Tips & Tricks diverser Applikationen
die er liebt - hier sehen Sie einen Auszug aus einem für Cuecard erstellten Programm, BM verwandelte alle Hinweise und schuf ein HTML-Dokument.
Sonderzeichen ersetzen
Wir haben die etwas versteckte
WordPerfect-Funktion entdeckt, mit der Sie Sonderzeichen suchen
und ersetzen.
Mit einem Trick übernehmen Sie Sonderzeichen
in die Suchen und Ersetzen-Dialogbox. Rufen Sie dazu mit der Taste
[F2] den Dialog Text suchen und ersetzen auf. Plazieren Sie den
Cursor im Feld Suchen, und benutzen Sie die Tastenkombination
[Strg-W].
Es erscheint die Dialogbox WordPerfect-Zeichensätze.
Sie stellt 14 verschiedene Zeichensätze zur Verfügung,
aus denen Sie über die Schaltfläche links oben das
gewünschte Sonderzeichen auswählen können. Mit
Einfügen/ Schließen übernehmen Sie das ausgewählte
Sonderzeichen in das Suchen-Feld.
Leider läßt sich
der Cursor bei geöffneter Zeichensatz-Dialogbox nicht neu
plazieren. Wenn Sie ein Sonderzeichen durch ein anderes ersetzen
möchten, müssen Sie den Zeichensatz-Dialog schließen
und die Prozedur für das Feld Ersetzen durch wiederholen.
Systemvariablen nutzen
Mit einer umfangreichen Kollektion
von Systemvariablen automatisieren Sie Ihre Texte.
Der Befehl
SYSTEM(SysVar) innerhalb der Mischen-Funktion von WordPerfect
stellt Ihnen eine Vielzahl an Systemvariablen zur Verfügung.
Mit Hilfe dieser Variablen integrieren Sie beispielsweise Angaben
zum aktuellen Druckertyp, zum Datum oder zu diversen Systempfaden
in einen Text. Wählen Sie Tools/Mischen, betätigen Sie
die Schaltfläche Formular, und aktivieren Sie die Option
Keine Zuordnung, damit die Formular- nicht mit einer Datendatei
verknüpft wird.
Am Bildschirm erscheint die
Mischfunktionsleiste. Wählen Sie über Mischbefehle den
Eintrag SYSTEM(SysVar) aus, und klicken Sie auf Einfügen. Sie
erhalten eine Liste aller zur Verfügung stehenden
Systemvariablen. Mit OK übernehmen Sie eine ausgewählte
Variable direkt in den Text. Mit Mischen/Mischen und OK werden die
SYSTEM-Befehle im Text durch den Inhalt der Variablen ersetzt.
Wort-Automatik
Verknüpfen Sie Makros mit einzelnen
Wörtern, um Ihre Texte zu automatisieren.
Mit Hilfe der
Hypertext-Funktion von WordPerfect 6.0 lassen sich Makros
einzelnen Begriffen oder Textpassagen zuweisen und per Mausklick
starten. Dazu blenden Sie mit dem Befehl Tools/Hypertext zunächst
die Hypertext-Funktionsleiste ein. Markieren Sie anschließend
das gewünschte Wort, klicken Sie in der Leiste auf Erstellen,
und schalten Sie in der Dialogbox die Option Makros ausführen
ein. Über die Dateiauswahlbox ordnen Sie das gewünschte
Makro zu, beispielsweise adrsbuch.wcm, das automatisch ein
Adreßbuch öffnet. Mit OK schließen Sie den
Vorgang ab.
Um die Funktion einzuschalten, klicken Sie die
Schaltfläche Aktivieren in der Hypertext-Leiste an.
Anschließend genügt im Text ein Klick auf das als
Hyperlink formatierte Wort, um das zugeordnete Makro zu starten.
Verborgene Menüfunktionen
Mit etwas Handarbeit
erweitern Sie WordPerfect um zusätzliche Menübefehle.
Über
den Menü-Editor von WordPerfect 6.1 integrieren Sie
zusätzliche Funktionen, die in den Standardmenüs nicht
zur Verfügung stehen. Den entsprechenden Editor rufen Sie mit
der Befehlsfolge Bearbeiten/Standardeinstellungen/Menü auf.
Falls nötig, müssen Sie zunächst im folgenden
Dialog mit Erstellen eine persönliche Menüstruktur
anlegen, da sich die Standard-Menübelegungen nicht verändern
lassen. Vergeben Sie dazu einen Menünamen wie Mein Menü,
und klicken Sie auf OK. Es erscheint der Dialog Menüleiste
bearbeiten, in dem die benötigte Option Programmfunktionen
bearbeiten bereits aktiviert ist.
In den einzelnen Menüs,
die Sie im Listenfeld Funktionskategorien auswählen, finden
Sie eine Reihe von Funktionen, die bisher nicht zur Verfügung
standen. Dazu gehören beispielsweise Alle Speichern im
Datei-Menü oder verschiedene Ansichtsraster im Anzeigen-Menü.
Um einen ausgewählten Befehl zu übernehmen, klicken Sie
auf Menüeintrag hinzufügen. Eine freie Zuordnung per
Drag&Drop ist ebenfalls möglich.
Alternativ können
Sie auch eine neue Funktion als Button ablegen. Dazu doppelklicken
Sie im Dialog Standardeinstellungen auf das Symbol Tastenleiste,
wählen eine Symbolleiste aus und klicken auf Bearbeiten.
Alles weitere funktioniert wie beim Menüeditor.
Eigene Abfragen in Vorlagen
So erstellen Sie Vorlagen mit
automatischen Abfragedialogen in WordPerfect.
Mit WordPerfect
integrieren Sie bei Bedarf eigene Abfragedialoge in Vorlagen.
Dadurch erscheint beim Anlegen eines neuen Dokuments ein Fenster,
das Daten abfragt und diese in das Dokument übernimmt.
Benutzen Sie dazu den Befehl Datei/Neu. Im Dialog wählen Sie
den Eintrag Zum Erstellen automatisierte Vorlage aus, klicken auf
Optionen und dann auf Neue Vorlage. Im Dokument benutzen Sie in
der Vorlagen-Funktionsleiste die Schaltfläche Abfragen
erstellen. Im Dialog Abfragen zusammenstellen legen Sie mit
Hinzufügen nacheinander die gewünschten Felder an,
beispielsweise Firma, Name etc. Sie können diese Felder auch
durch einen Klick auf die Schaltfläche unten mit den
entsprechenden Feldern im Adreßbuch von WordPerfect
verknüpfen. Die fertigen Felder übernehmen Sie mit der
Einfügen-Schaltfläche nacheinander in die Vorlage. Dabei
kann der Cursor bei geöffneter Dialogbox frei im Text
plaziert werden. Schließen Sie die Dialogbox mit OK, und
klicken Sie auf die Schaltfläche Objekt kopieren/entfernen,
um das benötigte Makro in die Vorlage zu übernehmen. Im
Dialog wählen Sie dazu unter Objekttyp die Option Makros auf
Datenträger aus.
Klicken Sie auf das Durchsuchen-Symbol im
Feld Quelle, und laden Sie das Makro _autofil.wcm mit OK.
Anschließend übernehmen Sie das Makro mit Kopieren in
das rechte Fenster Ziel und schließen den Dialog.
Im
Dokument benutzen Sie nun die Schaltfläche Zuordnen und
schalten im Dialog die Option Auslöser ein. Markieren Sie
links die Option Nach Neu, und wählen Sie im Listenfeld
Makros das Makro zum Ausfüllen automatisierter Vorlagen. Mit
OK schließen Sie ab. Jetzt muß die Vorlage noch
gespeichert werden.
Bei jedem Laden der Vorlage mit dem Befehl
Datei/Neu erscheint eine Abfragebox, welche die gewünschten
Informationen automatisch in das neue Dokument übernimmt.
Lesezeichen vor dem Speichern setzen
Mit Quickmarken
beginnen Sie Ihre Arbeit am Morgen dort, wo Sie am Abend aufgehört
haben.
Wer des öfteren größere Texte
bearbeitet, weiß das Einbinden von Lesezeichen zu schätzen.
Unter
Einfügen - Lesezeichen
geben Sie jederzeit solche
Lesezeichen an den Stellen Ihrer Wahl ein und gelangen wieder
mit
Bearbeiten - Gehe zu
zurück. Gehen Sie jedoch
sparsam mit der Vergabe um, damit Sie nicht den Überblick
über die Lesezeichen verlieren. Sehr komfortabel ist das
Angebot, die letzte Cursorposition vor dem Speichern automatisch
zu erfassen. Das ist besonders nützlich, denn Sie gelangen
beim nächsten Aufruf der Datei wieder mit [Strg-Q] an die
zuletzt bearbeitete Textstelle. Dort machen Sie weiter oder
wechseln schnell zum Textende.
Damit WordPerfect 6.1 für
Windows diese Stelle automatisch markiert, aktivieren Sie
unter
Bearb. - Standardeinstellungen - Organisation
die
Option
Quickmark beim Speichern setzen
Drag&Drop unter Windows NT 3.5
Ein Fehler beim Drag&Drop
in WP 6.1 unter Windows NT kann von alten DLLs herrühren.
Haben
Sie sich schon einmal darüber gewundert, warum Ihr per
Drag&Drop verschobener Text nie an der gewünschten
Stelle, sondern statt dessen am Anfang des Textes eingefügt
wird? Eine mögliche Fehlerquelle ist, daß WP alte
Versionen der folgenden DLLs aus dem System32-Verzeichnis benutzt:
"compobj.dll", "ole2.dll", "ole2disp.dll",
"ole2nls.dll" und "storage.dll".
Im
Systemverzeichnis befinden sich jedoch neuere Versionen dieser
Bibliotheken. Aufgrund der Prioritäten des Suchpfads
verwendet Windows dennoch die Versionen aus System32.
Kopieren
Sie also einfach die genannten Dateien aus System in das
System32-Verzeichnis. Denken Sie aber in jedem Falle daran, zuvor
Sicherungskopien zu machen!
Rechnende Datenbank
Setzen Sie Formeln in
WinWorks-Datenbanken ein, um Berechnungen
durchzuführen.
Automatische Berechnungen funktionieren in
der WinWorks-Datenbank im Prinzip genauso wie in der
Tabellenkalkulation. Um Werte einer Spalte in Formeln zu
übernehmen, geben Sie in der Datenbank die entsprechende
Spalten- bzw. Feldbezeichnung in der Formel an.
Nehmen wir an,
eine Datenbank enthält die Felder Bruttobetrag,
Mehrwertsteuersatz und Nettobetrag. Wenn die ersten beiden Daten
bekannt sind, läßt sich der Nettobetrag in der
Datenbank automatisch ausrechnen. Öffnen Sie dazu die
gewünschte Datenbank, und klicken Sie auf die Schaltfläche
Listenansicht. Wählen Sie das erste Feld der Spalte aus, in
der das Berechnungsergebnis erscheinen soll, beispielsweise in der
Spalte Nettobetrag. Fügen Sie eine Formel wie die folgende
ein:
=Bruttobetrag/(Mehrwertsteuersatz+100)*100
Bei der
Eingabe von Bruttobetrag und Mehrwertsteuersatz wird jetzt der
Nettobetrag automatisch berechnet.
Adreßbuch importieren
So machen Sie eine externe
Datenbankdatei zum Standard-Adreßbuch in WinWorks.
Sie
wollen eine externe Datenbank als Standardadreßbuch in
WinWorks nutzen? Dazu ist erforderlich, daß das Programm das
entsprechende Fremdformat importieren kann, was beispielsweise für
dbf-Dateien gilt.
Wählen Sie in WinWorks Datei/Öffnen.
Im erscheinenden Dialog stellen Sie im Listenfeld Dateityp das
benötigte Format ein - beispielsweise dBase (*.dbf) - und
öffnen die gewünschte Datei, die nun automatisch
importiert wird. Mit Extras/Einstellungen machen Sie die neue
Datei zum Standard-Adreßbuch, wählen die neue Datei im
Register Adreßbuch und schließen mit OK.
Ralph
Kusterer/ib
Vordefinierte Felder
WinWorks nimmt Ihnen viel Arbeit ab,
indem es Datenbankfelder automatisch ausfüllt.
Für
jedes Datenbankfeld läßt sich in WinWorks ein
Vorgabewert definieren, der bei einem neu angelegten Datensatz
automatisch eingefügt wird. Das ist sinnvoll, wenn bestimmte
Felder in einer Datenbank fast immer den gleichen Inhalt erhalten,
beispielsweise den Eintrag Geschäftsleitung in der c/o-Zeile
einer Kundendatenbank.
Laden Sie die entsprechende Datenbank,
und benutzen Sie den Befehl Ansicht/Formular. Im Eingabeformular
wählen Sie das gewünschte Feld aus, etwa ZHD. Hier geben
Sie den gewünschten Voreintrag als Formel
ein:
="Geschäftsleitung"
Wichtig ist, daß
Sie die Eingabe in Anführungszeichen setzen, damit WinWorks
den Eintrag als Text identifiziert. Wenn Sie jetzt in ein leeres
Formular etwas eingeben, fügt das Programm automatisch den
vordefinierten Text in das Feld ZHD ("Zu Händen")
ein. Bei Bedarf läßt sich dieser Eintrag nach Belieben
überschreiben.
Fußnoten plazieren
Fußnoten lassen sich in
WinWorks-Textdokumenten nach Wunsch anordnen.
Die
Textverarbeitung von Works kann Fußnoten entweder unten auf
jeder Seite oder gesammelt am Dokumentende abdrucken. Der
entsprechende Umschalter ist leider etwas versteckt.
Benutzen
Sie den Befehl Datei/Seite einrichten, und wählen Sie im
Dialog das Register Weitere Optionen aus. Hier finden Sie das
Kontrollkästchen Fußnoten am Dokumentende drucken, das
standardmäßig ausgeschaltet ist. Wenn Sie diese Option
einschalten und mit OK abschließen, ordnet Works alle
Fußnoten am Ende des Dokuments an. Ist die Option
deaktiviert, erscheinen die Fußnoten unten auf jeder Seite.
Um die aktuelle Anordnung zu überprüfen, benutzen Sie
den Befehl Ansicht/Layout oder klicken auf die Schaltfläche
Seitenansicht.
Exakter Zeilenabstand
Durch Angabe der Maßeinheit
definieren Sie exakte Zeilenabstände in
Works-Texten.
Standardmäßig legt WinWorks den
Zeilenabstand automatisch fest, wobei als Bemessungsgrundlage das
höchste Zeichen in einer Zeile herangezogen wird. Der
Zeilenabstand läßt sich auch individuell
definieren.
Dazu markieren Sie den gewünschten
Textbereich, benutzen den Befehl Format/Absatz und wählen in
der Dialogbox das Register Abstände aus. Tragen Sie im Feld
Zeilenabstand den gewünschten Wert ein, beispielsweise 1,5
für einen eineinhalbfachen Zeilenabstand.
Um den Abstand
noch genauer festzulegen, geben Sie zusätzlich eine
Maßeinheit wie cm (Zentimeter), mm (Millimeter), pt (Punkt)
oder in (Zoll) an. Mögliche Eingaben sind etwa 0,9 cm oder
18,4 pt. Mit OK übernehmen Sie die Änderungen.
Intelligenter Serienbrief
Works stellt automatisch die
benötigten Adreßbestandteile für Serienbriefe
zusammen.
Um Serienbriefe weitgehend zu automatisieren, lassen
Sie Works das Kürzel z. Hd. dem Empfängernamen
voranstellen, wenn der Datensatz neben dem Firmennamen den Namen
einer Kontaktperson enthält. Dafür benötigen Sie
ein zusätzliches Datenbankfeld in der verknüpften
Datenbank. Wechseln Sie zur entsprechenden Adreßdatei, und
benutzen Sie den Befehl Ansicht/Formularentwurf. Legen Sie im
Formular ein neues Feld an, indem Sie in einem freien Bereich die
Zeichen ZHD: eingeben. Betätigen Sie die Eingabetaste und im
anschließenden Dialog OK. Wechseln Sie mit [F9] in die
Formularansicht, und tragen Sie für jeden Datensatz in das
Feld ZHD entweder z. Hd. Herrn oder z. Hd. Frau ein. Wichtig ist,
daß Sie ein Leerzeichen hinter dieser Eingabe hinzufügen.
Bei Datensätzen, die nur die Anschrift einer Firma enthalten,
geben Sie hier nichts ein. Die Eingabe entfällt ebenfalls,
wenn der Empfänger bei keiner Firma arbeitet. Wechseln Sie
nun zum Serienbriefformular, und plazieren Sie den Cursor direkt
vor die Platzhalter zur Ausgabe des Namens in der Adresse. Mit
Einfügen/ Datenbankfeld übernehmen Sie den Platzhalter
ZHDin das Dokument. Falls der ausgewählte Datensatz in diesen
Feldern Angaben enthält, werden sie in den Serienbrief
übernommen sonst entfällt diese Zeile komplett bzw. wird
nur der Name des Adressaten gedruckt.
Individuelle Maske
Über das Ansicht-Menü in Works
statten Sie Datenbankformulare mit eigenen Beschreibungstexten
aus.
Viele Feldnamen einer Datenbanktabelle sind nicht
sonderlich aussagekräftig. Falls Ihnen die kurzen Feldnamen
in Ihren Datenbankformularen nicht klar genug sind, integrieren
Sie hier eigene Bezeichnungen für die Datenfelder. Dazu laden
Sie die Datenbank und benutzen den Befehl Ansicht/Formularentwurf.
Plazieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle im
Formular, und wählen Sie Einfügen/Etikett. In der
Dialogbox geben Sie den gewünschten Text ein, beispielsweise
Erläuterungen zur Funktion eines Feldes. Um den Text ins
Formular zu übernehmen, klicken Sie auf Einfügen. Die
Beschriftung können Sie mit der Maus beliebig auf dem
Formular positionieren. Auf Wunsch lassen sich alle (oder einige)
Feldnamen komplett durch eigenen Beschriftungen ersetzen. Dazu
wählen Sie den gewünschten Feldnamen aus und machen ihn
unsichtbar, indem Sie die Option Feldnamen anzeigen im Format-Menü
ausschalten.
Standardschrift ändern
So definieren Sie Ihre eigenen
Standardschriften für die einzelnen Module von Works.
Works
erlaubt Ihnen, selbstdefinierte Standardschriften für die
einzelnen Programmodule festzulegen. Falls Sie beispielsweise die
Standardschrift für Texte ändern möchten, öffnen
Sie im Register Works-Werkzeuge des Dialogs Works-Start mit einem
Klick auf Textverarbeitung ein neues Dokument. Hier wählen
Sie Format/ Schriftart und Schriftschnitt und stellen in der
Dialogbox die gewünschte Schriftart, -größe und
Farbe ein. Auf Wunsch aktivieren Sie im Bereich Schriftschnitt
noch zusätzliche Auszeichnungen wie fett oder kursiv. Klicken
Sie auf die Schaltfläche Standard, und bestätigen Sie
die folgende Abfrage mit Ja. Schließen Sie das aktuelle
Dokument. Wenn Sie nun einen neuen Text anlegen, verwendet Works
die von Ihnen definierte Standardschrift. Die Einstellung für
Texte gilt automatisch auch für neue Datenbank-Formulare und
umgekehrt. Anders ist dies bei der Tabellen- kalkulation: Hier
läßt sich die gewünschte Standardschrift auf
beschrie-bene Weise unabhängig von den anderen Modulen
einstellen.
Formulare mit Tagesdatum
So integrieren Sie die Anzeige des
aktuellen Datums in Ihre Datenbank-Eingabeformulare.
So zeigt
Works automatisch das aktu-elle Datum im Eingabeformular Ihrer
Datenbanken an. Per Hand richten Sie ein Feld ein, das diese
Aufgabe über-nimmt. Laden Sie die gewünschte
Datenbankdatei, und benutzen Sie Ansicht/ Formularentwurf, um die
Eingabemaske zu bearbeiten. Setzen Sie den Cursor an die Stelle im
Formular, an der das Datum erscheinen soll, und wählen Sie
Einfügen/Feld. Im Dialog Feld ein-fügen geben Sie als
Feldname die Be-zeichnung Datum ein. Aktivieren Sie im Bereich
Format die Option Datum, und wählen Sie die gewünschte
Darstellung aus, beispielsweise in der Form 1. Janu-ar 2000. Mit
OK fügen Sie das neue Feld Datum in das Formular ein. Hier
integrieren Sie eine Funktion, die automatisch das aktuelle Datum
ausgibt. Dazu aktivieren Sie mit Ansicht/Liste die tabellarische
Darstellung. In der Tabelle klicken Sie die erste Zelle in der
Spalte Datum an, geben die Funktion =JETZT() ein und drücken
[Enter]. Das aktuelle Datum erscheint in der Zelle. Zum Schluß
speichern Sie die Daten-bank.
Saubere Trennung
Mit Quicken lassen sich geschäftliche
und private Buchungen klar trennen.
Wollen Sie in Quicken Ihre
geschäftlichen von den privaten Buchungen trennen,
kennzeichnen Sie zunächst alle Kategorien, die sich auf
erstere Vorgänge beziehen, als einkommensteuerwirksam.
Benutzen Sie dazu den Befehl Listen/Kategorien und
Umbuchungskonten. Im Dialog wählen Sie die erste Kategorie
aus, die sich auf geschäftliche Vorgänge bezieht und
klicken auf Ändern. Aktivieren Sie anschließend das
Kontrollkästchen ESt-wirksam, und schließen Sie das
Fenster mit OK. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle
geschäftlichen Rubriken. In der Kategorienliste erhalten
diese Buchungen die Kennzeichnung ESt. Private Buchungen dürfen
diese Kennung nicht aufweisen. Falls nötig, schalten Sie bei
falsch gekennzeichneten Privatkategorien die Option ESt-wirksam
aus.
In den Quicken-Berichten lassen sich die privaten
Kategorien gezielt ausblenden. Rufen Sie dazu einen Bericht auf -
beispielsweise mit dem Befehl
Berichte/Grafiken/Geschäftlich/Gewinn und Verlust. Legen Sie
Berichtstitel und Zeitraum fest, klicken Sie auf Anpassen, und
aktivieren Sie im Register Zusätze die Option Nur
steuerrelevante Buchungen. Wenn Sie mit OK abschließen,
erscheinen nur noch die geschäftlich relevanten Buchungen im
Bericht; alle privaten Buchungen werden ignoriert. Mit der
Schaltfläche Speichern sichern Sie die Änderungen im
Bericht dauerhaft.
Korrekte Umsatzsteuer
Sorgfältiges Buchen ist nötig,
damit Quicken eine korrekte Mehrwertsteuerabrechnung
erstellt.
Damit Quicken alle Berechnungen für Ihre
Umsatzsteuererklärungen automatisch durchführt, müssen
Sie zunächst in der Kontenliste für jedes benötigte
Konto mit Hilfe der Ändern-Schaltfläche die Option
MwSt-Konto mitführen einschalten. Dann aktivieren Sie für
jede einkommensteuerrelevante Kategorie im Dialog Ändern
Kategorie die Option ESt-wirksam und weisen den entsprechende
Mehrwertsteuersatz zu.
Sobald Sie eine solche Buchung im
Kontenregister zuweisen, überträgt Quicken den
Mehrwertsteuerbetrag automatisch in das Mehrwertsteuer-Konto. Dies
funktioniert allerdings nur dann fehlerfrei, wenn Sie
grundsätzlich jeden steuerrelevanten Posten als Splittbuchung
erfassen. Geben Sie dazu die Buchung zunächst ganz normal in
das Register ein, und weisen Sie die korrekte Kategorie zu. Dann
klicken Sie den Pfeil neben dem Feld Kategorie an und die
Schaltfläche Splitten. Im Dialog Splittbuchung erscheinen nun
die Buchungsangaben, wobei Sie lediglich den Verwendungszweck neu
eingeben müssen. Den Netto- und Mehrwertsteuerbetrag
berechnet Quicken automatisch. Mit Fertig schließen Sie
ab.
Ganz wichtig ist, daß Sie auch
einkommensteuerrelevante Buchungen mit einem Mehrwertsteuersatz
von 0 Prozent auf die beschriebene Weise splitten, beispielsweise
Portokosten oder Bankgebühren. Ansonsten werden diese Beträge
später bei der Berichterstellung nicht erfaßt, und es
kommt zu Fehlbeträgen in der Gewinn- und Verlustrechnung.
Gezielt merken
Schalten Sie das automatische Merken von
Buchungen aus, um die Übersicht zu verbessern.
Standardmäßig
übernimmt Quicken 6 alle neu angelegten Buchungen in die
Liste der gemerkten Buchungen. Die hier gespeicherten Einträge
lassen sich jederzeit wieder in das Register übernehmen,
wodurch Sie viel Eingabearbeit sparen. Allerdings wird die Liste
sehr schnell unübersichtlich und voluminös. Daher
empfiehlt es sich, nur die benötigten Buchungen manuell in
die Liste zu übernehmen.
Benutzen Sie dazu den Befehl
Bearbeiten/Einstellungen/ Register. Im Register QuickFill des
Dialogs schalten Sie die Option Automatisches Merken neuer
Buchungssätze aus und schließen mit OK ab.
Quicken
übernimmt ab jetzt keine Buchungen mehr in die Liste Gemerkte
Buchungen. Um hier eine Buchung zu erfassen, wählen Sie diese
aus und benutzen Bearbeiten/Buchung/Buchung merken bzw. [Strg-M].
Gemerkte Buchungen übernehmen Sie in ein Register, indem Sie
den gewünschten Eintrag im Dialog Listen/Gemerkte Buchungen
wählen und auf Nutzen klicken.
Schlanke Berichte
Gestalten Sie Berichte in Quicken
übersichtlicher, indem Sie die Anzeige der Unterkategorien
unterdrücken.
Quicken zeigt standardmäßig alle
Unterkategorien an, die im Bericht Berücksichtigung finden.
Auf folgende Weise erhalten Sie eine übersichtlichere
Anzeige:
Öffnen Sie das Menü Berichte/Grafiken, und
wählen Sie die gewünschte Berichtskategorie aus,
beispielsweise mit dem Befehl Geschäftlich/Gewinn und
Verlust. Klicken Sie im Dialog den gewünschten Bericht an,
beispielsweise Gewinn und Verlust. Benutzen Sie die Schaltfläche
Anpassen, und wählen Sie im Dialog das Register Zusätze
aus. Hier stellen Sie im Listenfeld Unterkategorien die Option
Unterdrücken ein und schließen mit OK ab. Im Bericht
werden jetzt nur noch die Oberkategorien angezeigt, wodurch die
Darstellung erheblich übersichtlicher wird. Falls der Bericht
immer in dieser Form angezeigt werden soll, sichern Sie ihn
abschließend mit Hilfe der Schaltfläche Speichern.
Später können Sie diesen Bericht jederzeit mit Hilfe des
Befehls Berichte/Grafiken/Gespeicherte Berichte wieder abrufen.
Konto onlinefähig machen
So nutzen Sie ein bereits
vorhandenes Konto für das Online-Banking.
Wollen Sie Ihre
Konten künftig auch via T-Online führen? Um ein
vorhandenes Konto für das Online-Banking zu verwenden,
benutzen Sie den Befehl Listen/ Liste der Konten. Im Dialog wählen
Sie das gewünschte Konto aus und klicken auf die Schaltfläche
Ändern. Schalten Sie die Option Online-Kontozugang und
Zahlungsverkehr ein, und klicken Sie zweimal auf OK. Nun erscheint
der Dialog Online-Kontoeinstellungen. Hier tragen Sie in die
schwarz hervorgehobenen Felder die Daten ein, die Ihnen Ihre Bank
mitgeteilt hat, also die Persönliche Zugangsnummer (PIN) und
eventuell weitere Zugangscodes, die Sie jeweils zweimal eingeben.
Mit OK übernehmen Sie die Eingaben. Falls Sie bisher
Online-Banking noch nicht genutzt haben, ist es eventuell nötig,
zunächst mit Online/Online-Modemeinstellungen Ihr Modem oder
Ihren ISDN-Adapter zu konfigurieren. Benutzen Sie dazu im Dialog
die Schaltfläche Automatische Erkennung. Falls erforderlich,
geben Sie im Dialog Online/ Online-Zugangsdaten die Rufnummer des
Einwahlknotens (01910 für T-Online 1.0 oder 0191011 für
T-Online 2.0) und Ihre Zugangsdaten für den T-Online-Dienst
ein. Anschließend können Sie das Online-Banking für
dieses Konto nutzen.
Abweichender Kontostand?
Wenn Quicken falsch rechnet, fehlt
oft nur ein Kreuzchen an der richtigen Stelle.
Bei der Führung
eines Online-Kontos mit Quicken kann es vorkommen, daß beim
Kontenabgleich mit dem Bankrechner die Fehlermeldung
Der
Kontostand in Quicken weicht um 23,48 DM vom Online-Endstand
ab.
erscheint. Diese Meldung ist verbunden mit der Abfrage, ob
eine Ausgleichsbuchung eingefügt werden soll. Klicken Sie
hier grundsätzlich auf Nein, wenn die Kontostände im
Quicken-Register und auf Ihrem Bankkonto übereinstimmen. Das
geschilderte Problem tritt auf, sobald das Register Buchungen
enthält, die irrtümlich nicht abgeglichen worden sind.
Das bedeutet, daß hier bei einer oder mehreren Buchungen in
der OK-Spalte das Kreuzchen fehlt. Um das Problem zu beheben,
suchen Sie nach entsprechenden Buchungen. Haben Sie eine solche
Buchung gefunden, klicken Sie zweimal in das Feld der OK-Spalte
und wählen im Dialog Nein. Damit wird die Buchung mit einem
Kreuz versehen. Sobald alle Buchungen auf diese Weise als
abgeglichen gekennzeichnet sind, erscheint die Fehlermeldung nicht
mehr.
Regelmäßig buchen
Mit dem Finanzkalender richten
Sie regelmäßige Buchungen bequem ein.
Ihre
regelmäßigen Miet- oder Gebührenzahlungen können
Sie getrost Quicken überlassen. Das Programm erinnert Sie an
alle regelmäßigen Überweisungen und überträgt
diese automatisch ins Buchungsregister. Dies richten Sie besonders
einfach mit dem Befehl Ak-tionen/Finanzkalender ein. Im
Finanzkalender wählen Sie im rechten Fenster den Eintrag
<NEU> mit der Maus aus und ziehen ihn im Kalender auf das
Feld des Tages, an dem die Buchung zum ersten Mal ausgeführt
werden soll. Im Dialog Neue Buchung erstellen richten Sie die
Buchung ein, indem Sie das gewünschte Konto, die Art des
Vorgangs, die Kontendaten des Empfängers, die Kategorie und
den Verwendungstext festlegen. Anschließend stellen Sie im
Feld Häufigkeit das benötigte Zahlungsintervall ein,
beispielsweise monatlich. Im Feld Anzahl Zahlungen legen Sie fest,
wie oft die Buchung insgesamt ausgeführt werden soll. Soll
die Buchung bereits vor dem Termin im Register erscheinen, geben
Sie die gewünschte Zahl im Feld Tage im voraus ein. Im Feld
Registereintrag wählen Sie aus, ob die Buchung automatisch
oder erst nach Abfrage in das Register übernommen werden
soll. Mit OK schließen Sie ab. Auf ähnliche Weise
lassen sich bereits vorhandene Buchungen im Finanzkalender per
Drag&Drop erneut verwenden. Wählen Sie dazu eine Buchung
rechts in der Liste aus, und ziehen Sie diese auf das Feld des
gewünschten Kalendertages. Jetzt erscheint der Dialog Neue
Buchung erstellen, in dem Sie Änderungen vornehmen wie am
Betrag.
Neu numerieren
Ändern Sie die Numerierung von Buchungen
schnell und bequem, ohne Zahlen einzugeben.
Quicken 6.0
numeriert neue Buchungen im Register automatisch. Möchten Sie
die Buchungen individuell numerieren, erledigen Sie dies schnell
mit der [Plus]- und [Minus]-Taste. Schalten Sie zunächst
unter Bearbeiten/ Einstellungen/Register in der Lasche
Verschiedenes die Option Bestätigung wie zum Beispiel bei
Ändern oder Löschen von Buchungen aus, und schließen
Sie mit OK ab. Dadurch umgehen Sie die störende
Sicherheitsfrage, die sonst bei jeder Änderung an Buchungen
erscheint. Wählen Sie in der Buchung, die neu numeriert
werden soll, das Feld Vorgang aus, und drücken Sie die
[+]-Taste auf dem Nummernblock. Jeder Druck auf diese Taste
addiert zur ausgewählten Vorgangsnummer jeweils den Wert 1.
Sie erhöhen die Nummer also beliebig, indem Sie die Taste
entsprechend oft drücken. Sinnvoll einsetzen läßt
sich dies vor allem, wenn die neue Vorgangsnummer nur wenig von
der alten abweichen soll. Um eine Vorgangsnummer schrittweise zu
verringern, benutzen Sie entsprechend die [-]-Taste auf dem
Nummernblock. Mit der [Plus]- und [Minus]-Taste stellen Sie ebenso
die Vorgangsnummern von neu angelegten Buchungen nach Belieben
ein. Außerdem ist es möglich, mit diesen Tasten die
Eingaben für Tag, Monat oder Jahr im Feld Datum schrittweise
zu verändern.
Objekte messen
Mit Hilfe der frei verschiebbaren Lineale
messen Sie die Größe von Objekten.
Um die Größe
eines Objekts im MS Publisher zu bestimmen, blenden Sie zunächst
die Lineale mit dem Befehl Ansicht/Symbolleisten und Lineale ein.
Für genaue Messungen empfiehlt es sich, den Nullpunkt beider
Lineale exakt mit den Kanten des Objekts abzugleichen. Dazu
klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Feld oben links im
Schnittpunkt der Lineale und ziehen diese, bis die inneren
Hilfslinien mit der linken und oberen Kante des Objekts
deckungsgleich sind. Mit gedrückt gehaltener [Strg]-Taste
klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Feld im Schnittpunkt
der Lineale. Jetzt liegt der Nullpunkt beider Lineale exakt am
linken oberen Eckpunkt des Objekts, und Sie können die Maße
bequem ablesen.
Um den Nullpunkt beider Lineale wieder
zurückzusetzen, genügt ein Doppelklick auf das Feld im
Schnittpunkt der Lineale. Der Nullpunkt läßt sich auch
für jedes Lineal einzeln zurücksetzen. Dazu führen
Sie den Doppelklick direkt auf dem entsprechenden
Lineal aus.
Zum Abschluß verschieben Sie die Lineale wieder in die
ursprüngliche Position.
Kopfzeilen anlegen
Kopf- und Fußzeilen legen Sie beim
MS Publisher auf der Hintergrundseite an.
Um
Publisher-Dokumente mit Kopf- oder Fußzeilen zu versehen,
müssen Sie diese auf der Hintergrundseite plazieren. Elemente
auf dieser hinterlegten Folie erscheinen auf jeder Seite der
Publikation.
Benutzen Sie dazu den Befehl Ansicht/
Hintergrundseite bearbeiten. Dann klicken Sie das Text-Symbol in
der Werkzeugleiste an und ziehen beispielsweise einen Rahmen für
die Kopfzeile am oberen Rand der Druckseite auf. Geben Sie den
Text ein, und formatieren Sie ihn nach Wunsch. Wählen Sie
Ansicht/Vordergrundseite bearbeiten. Jede neue Seite der
Publikation enthält jetzt die definierte Kopfzeile.
Stufenloses Kerning
So verändern Sie den Zeichenabstand
markierter Textpassagen.
Manchmal ist es nötig, den
Zeichenabstand zu verändern, um beispielsweise ein zu langes
Textelement exakt einzupassen, ohne die Schriftgröße zu
verändern. Markieren Sie dazu die gewünschte
Textpassage, benutzen Sie den Befehl Format/Zeichenabstand, und
schalten Sie im Dialog die Option Markierung ein. Um den Text
enger zu setzen, wählen Sie die Option Vermindern. Den
exakten Grad der Unterschneidung legen Sie fest, indem Sie den
gewünschten Punkt-Wert im Feld Um: einstellen. Entsprechend
läßt sich Text gesperrt setzen, wenn Sie die Option
Erweitern auswählen.
Text verteilen
Mit Hilfe von Verknüpfungen verteilen
Sie Text automatisch auf mehrere Rahmen.
Wenn ein Text nicht
vollständig in einen Rahmen paßt oder an anderer Stelle
im Dokument weiterlaufen soll, führen Sie den Text in einem
verknüpften Textrahmen fort. Legen Sie dazu einen zweiten,
leeren Textrahmen an.
Wählen Sie den ersten Rahmen mit dem
Quelltext aus, und klicken Sie unterhalb des Rahmens auf das
Symbol mit den drei Punkten. Der Cursor nimmt die Form einer Kanne
an.
Klicken Sie in den zweiten Textrahmen, der daraufhin mit
Text aufgefüllt wird. Falls dieser Rahmen mit weiteren Rahmen
verbunden ist, wird der Text automatisch auf diese Rahmenserie
verteilt. Ansonsten müssen Sie den beschriebenen
Verknüpfungsvorgang für jeden weiteren Rahmen
wiederholen, bis der Text aufgeteilt ist. Um eine Verknüpfung
wieder zu lösen, klicken Sie im Rahmen mit dem Quelltext auf
das Kettensymbol.
Formatvorlagen importieren
MS Publisher bietet die Funktion,
fertige Formatvorlagen aus anderen Dateien zu übernehmen.
Wer
schon Formatvorlagen in anderen Programmen wie Word angelegt hat,
nutzt seine Vorlagen auch mit MS Publisher 97. Benutzen Sie dazu
den Befehl Format/Formatvorlage, und klicken Sie im folgenden
Dialog auf die Schaltfläche Formatvorlage(n) importieren.
Dann wählen Sie eine Datei aus, die Formatvorlagen enthält,
und schließen mit OK ab. Dies kann eine Publisher-Datei oder
auch eine Datei anderen Typs sein, beispielsweise ein
Word-Dokument. Stellen Sie vorher im Dialog Formatvorlage(n)
importieren jeweils den passenden Dateityp ein, beispielsweise
Word97.
Anschließend werden die Formatvorlagen der
importierten Datei im Fenster links aufgelistet. Wenn Sie auf
Schließen klicken, stehen die importierten Formatvorlagen in
der aktuellen Publisher-Datei zur Verfügung. Da diese nur mit
der aktuellen Datei gespeichert werden, müssen Sie diese
Prozedur für jede Publisher-Datei wiederholen, in die Sie
externe Formatvorlagen importieren möchten.
Effektvoller Textfluß
Der Publisher ermöglicht
es, die äußere Form von Grafiken zu verändern, so
daß der Text individuell in die Grafik hineinfließt.
Dieser
Tip zeigt, wie Texte mit Grafiken zu einer künstlerischen
Einheit verschmelzen. Doch dazu müssen Sie eine Grafik
individuell beschneiden, wozu Sie einen Grafikrahmen in einem
Textrahmen anlegen und das Bildelement hierhin kopieren. Wählen
Sie zunächst die Grafik aus, und aktivieren Sie die Option
Grafik im Dialog des Befehls Format/Grafikrahmeneigenschaften.
Klicken Sie nun die Schaltfläche Unregelmäßigen
Textfluß bearbeiten in der Format-Symbolleiste an. Durch
Verschieben der einzelnen Markierungspunkte können Sie die
äußere Begrenzung der Grafik verändern, indem Sie
beispielsweise Einschnitte in weniger wichtige Bildbereiche
vornehmen, in die dann Text automatisch hineinfließt. In
diesem Modus können Sie nach Belieben weiter
Markierungspunkte hinzufügen, um den Schnitt individuell
anzupassen. Halten Sie dazu die Taste [Strg] gedrückt, und
klicken Sie an der gewünschten Stelle auf eine gestrichelte
Markierungslinie, um einen neuen Bearbeitungspunkt hinzuzufügen.
Nach Beendigung der Aktion schalten Sie die Funktion
Unregelmäßigen Textfluß bearbeiten wieder aus.
Der Text fließt nun automatisch in die Einschnitte der
Grafik hinein.
Einseitiger Umlauf
Mit einem Blindrahmen verhindern Sie
beiderseitigen Textfluß um eine Grafik.
Grafiken lassen
sich nicht so leicht in Dokumente einbetten, ohne daß Text
sie umfließt. Wenn Sie einen Grafikrahmen mittig in einem
Textrahmen plazieren, fließt der Text in jedem Fall um die
Grafik herum, so daß sich auch rechts vom Bild Text
befindet. Ist dies nicht erwünscht, sperren Sie den Raum
rechts von der Grafik mit einem Blindrahmen. Ziehen Sie dazu in
diesem Bereich einen leeren Textrahmen auf, der den Freiraum bis
zum Seitenrand ausfüllt. Passen Sie dessen Höhe an das
Grafikobjekt an. Der Text läuft nun ausschließlich
links vor der Grafik weiter.
Fremde Masken
Picture Publisher verwendet Masken, die mit
anderen Programmen erstellt wurden.
In den Picture Publisher
können Sie Masken als Dateien einbauen, die in einem dem
Programm bekannten Grafikformat gespeichert sind. Laden Sie
zunächst eine Bilddatei, auf die Sie die importierte Maske
anwenden wollen. Wählen Sie Maske/Laden, und klicken Sie im
Dialog auf die Schaltfläche mit dem Ordner-Symbol. Über
den Befehl Hinzufügen gelangen Sie zum Öffnen-Dialog, in
dem Sie in das Verzeichnis wechseln, das die gewünschte Datei
enthält. Wählen Sie die Datei aus, die die Maske
enthält, und klicken Sie auf Öffnen. Im nächsten
Dialog geben Sie eine Bezeichnung für die Maske ein und
bestätigen mit OK.
Die neue Maske erscheint im Listenfeld
Maskenname des Dialogs Maske laden. Mit Laden und OK übernehmen
Sie sie in die aktive Grafik.
Variable Pipette
Mit einer Spezialpipette entnehmen Sie
Farbwerte aus beliebigen Bildflächen.
Der Picture
Publisher verfügt über eine spezielle Pipette, mit der
Sie Farbtöne aus einer frei definierbaren Bildfläche
auswählen. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise die
Farbtöne für Füllungen sehr gut an die umgebenden
Farben angleichen. Somit erhält Ihre Bildbearbeitung einen
professionellen Anstrich.
Laden Sie das gewünschte Bild,
und aktivieren Sie die Schaltfläche Aktivfarbe in der
Werkzeugleiste. Klappen Sie anschließend die Symbolleiste
Farbsonde aus, und wählen Sie das rechte Werkzeug, um Farben
aus einem rechteckigen Bereich zu entnehmen. Dann ziehen Sie im
Bild einen Rahmen um den Bereich mit dem gewünschten Farbton
auf. Achten Sie dabei darauf, daß der gewählte
Farbbereich möglichst einheitlich ist, da abweichende
Farbtöne das Ergebnis verändern.
Der Picture
Publisher berechnet aus allen umrandeten Pixeln den Mittelwert der
erfaßten Farbtöne und verwendet den errechneten Wert
als aktive Farbe zum Zeichnen oder für Füllungen.
Dadurch erzielen Sie oft bessere Ergebnisse als mit Hilfe der
normalen Pipette, die Farbpixel nur punktuell entnimmt.
Fehler überdecken
So reparieren Sie schadhafte
Bildbereiche mit Hilfe von kopierten Objekten.
Schadhafte
Bildstellen überdecken Sie am besten mit kopierten
Bildbereichen. Dieses Verfahren ist flexibler als das umständliche
Duplizieren, da sich mehrere Elemente kombinieren lassen, falls
keine ausreichend große Originalstruktur vorhanden ist.
Klicken Sie dazu auf Maskenwerkzeuge, und wählen Sie die
Schaltfläche Freihandmaske aus. Anschließend zeichnen
Sie mit gedrückter linker Maustaste einen Rahmen um einen
Bildbereich, der in Farbe, Struktur und Größe möglichst
genau der fehlerhaften Stelle entspricht. Per Doppelklick fixieren
Sie den Rahmen. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche
Kopieren.
Mit Einfügen erstellen Sie eine Kopie des
markierten Bildbereichs. Anschließend ziehen Sie das neue
Objekt über die beschädigte Stelle. Falls die Ränder
des Objekts zu deutlich hervortreten, benutzen Sie den Befehl
Objekt/Objekt verwischen. Im Dialog stellen Sie im Feld Intensität
einen Wert zwischen 2 und 10 ein. Mit Verwischen schließen
Sie ab.
Wenn alles stimmt, machen Sie das Element mit
Objekt/Einbinden/Gewählte Objekte zum festen Bestandteil der
Grafik. Falls Teile der schadhaften Stelle noch sichtbar sind,
fügen Sie weitere Objektkopien aus der Zwischenablage ein und
montieren diese wie beschrieben zusammen.
Dosierte Effekte
Setzen Sie den Maskenkanal zur
kontrollierten Bildverfremdung ein.
Mit Hilfe des Maskenkanals
kombinieren Sie Verläufe und Effektfilter, um dosierte
Bildverfremdungen zu erreichen. Laden Sie das gewünschte
Bild, und klicken Sie dann in der Statuszeile auf die Schaltfläche
Maskenkanal mit dem Alpha-Zeichen. Wählen Sie in der
Werkzeugleiste unten als Aktivfarbe Weiß und als
Alternativfarbe Schwarz aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
Füllwerkzeuge, und aktivieren Sie das erste Werkzeug
Verlaufsfüllung. Zeichnen Sie nun mit gedrückter linker
Maustaste im Bild eine Linie, um Länge und Richtung des
Verlaufs festzulegen, und lassen Sie die Maustaste los.
Wenn
der Verlauf erscheint, klicken Sie nochmals auf die Schaltfläche
Maskenkanal, um wieder zur normalen Bildanzeige zurückzukehren.
Benutzen Sie nun den Befehl Effekte/Effektfilter. Falls dieser
nicht verfügbar ist, wandeln Sie das Bild zunächst mit
Effekte/Konvertieren in/RGB-Farben um.
Im Effektkatalog weisen
Sie den gewünschten Effekt mit OK zu, beispielsweise Metall.
Der Effektfilter wirkt sich nun lediglich auf die hellen Bereiche
des Verlaufs aus.
Auf diese Weise können Sie Effekte durch
die Ausrichtung und Länge des Verlaufs auf dem Maskenkanal
gezielt steuern.
Gescannte Bilder verbessern
Mit einem Effektfilter entfernen
Sie den MoirI-Effekt aus gescannten Bildern.
Scannen Sie
Bilder, die in Zeitschriften oder Büchern abgedruckt waren,
so sind Ihre Bitmaps mit seltsamen Mustern durchzogen. Das liegt
daran, daß der aufgerasterte Druck vom Scanner noch einmal
in einem zumeist anderen Raster abgetastet wird: der sogenannte
MoirI-Effekt.
Picture Publisher bietet seit der Version 5 einen
Filter an, der diesen unerwünschten Nebeneffekt weitgehend
eliminiert. Laden Sie also das Bild, und aktivieren Sie über
Effekte - Effektfilter
den Eintrag "Muster entfernen"
im Abschnitt "Fototechnik". Über die Schaltfläche
[Vorschau] erhalten Sie einen ersten Eindruck vom Ergebnis.
Dadurch wirkt das Bild etwas verschwommen. Setzen Sie danach aber
den Filter "Selektive Schärfe" ein, wird Ihr Bild
mit Hilfe einer traditionellen Fototechnik wieder geschärft.
Farbmaske ausdehnen
Farbtonmaskierungen im Picture
Publisher lassen sich stufenweise erweitern.
Mit der
Maskierung von Bildbereichen schränken Sie
Bearbeitungsfunktionen Ihres Retuscheprogramms auf die umrandeten
Flächen ein. Wenn Sie im Picture Publisher mit dem
Zauberstabwerkzeug eine Markierung ähnlicher Farbtöne
vorgenommen haben, läßt sich die Maske schrittweise
ausdehnen. Erhöhen Sie dazu den Wert im Feld Erweitern der
Objektleiste um eine Zahl, und klicken Sie auf die Schaltfläche
Maske erweitern. Falls nichts passiert, erhöhen Sie den Wert
schrittweise und klicken erneut jeweils auf Maske erweitern. Je
nach Farbgebung im Bild wird der Publisher ab einem bestimmten
Wert die Markierung im Bild schrittweise vergrößern.
Dabei können Sie Werte zwischen 1 und 99 eingeben, wobei in
vielen Fällen bereits bei Werten zwischen 10 und 20 das
gesamte Bild markiert wird.
Motiv-Bibliothek
Sammeln Sie häufig benötigte
Bildelemente in einer erweiterten Zwischenablage.
Bei der
Bildbearbeitung ist ein Archiv häufig benötigter Motive
oder Bildelemente sehr nützlich. Mit Hilfe des
Zwischenablage-Katalogs bauen Sie eine solche Bibliothek aus
Bildversatzstücken mühelos auf. Dazu speichern Sie
beliebige Objekte und Bildteile als Grafiken in der erweiterten
Zwischenablage des Picture Publisher. Bei Bedarf lassen sich die
hier enthaltenen Objekte jederzeit wieder abrufen. Um ein
Bildelement zu erfassen, laden Sie eine Grafik und markieren mit
einem Maskenwerkzeug den Bildbereich, den Sie im Katalog speichern
möchten. An-schließend benutzen Sie den Befehl
Bearbeiten/ Kopieren in oder die Tastenkombination
[Strg-Umschalt-C]. Im Dialog übernehmen Sie die
voreingestellte Option Benannte Zwischenablage und vergeben im
Feld Zwischenablagename eine passende Beschreibung für das
Objekt. Mit einem Klick auf Kopieren schließen Sie den
Vorgang ab. Die Grafik wird nun im Zwischenablage-Katalog des
Picture Publisher abgelegt. Um ein Bild aus der erweiterten
Zwischenablage abzurufen, benutzen Sie den Befehl
Bearbeiten/Zwischenablage-Katalog. Der Dialog zeigt die im Katalog
enthaltenen Bilder als Dias an. Per Dop-pelklick fügen Sie
das gewünschte Bild als Objekt in die aktuell geladene
Bilddatei ein. Zusätzlich lassen sich im
Zwischenablage-Katalog mit Hilfe der [I]-Taste Informationen zur
ausgewählten Bilddatei abrufen oder der Grafik geeignete
Stichwörter zuordnen, mit deren Hilfe Sie später ein
Bild schnell auffinden.
Farbbereiche schützen
Mit negativen Farbmasken schützen
Sie Bildbereiche gezielt vor Änderungen.
Bei der
Bearbeitung von Bildern ist es oft sinnvoll, Farbtöne im
gesamten Bild mit einer negativen Maskierung zu versehen. Damit
schützen Sie Bildbereiche auf einfache Weise vor
unerwünschter Bearbeitung. Im Picture Publisher laden Sie
dazu ein Bild und benutzen den Befehl Maske/ Chroma-Maske.
Aktivieren Sie im Bereich Modus des Dialogs Chroma-Maske die
Schaltfläche mit dem Minuszeichen. Klicken Sie auf die erste
Schaltfläche in der Spalte Farbe wählen. Der Cursor
nimmt nun die Form einer Pipette an. Klicken Sie auf den
gewünschten Bildbereich, um einen Farbton zu übernehmen.
Die Bandbreite der erfaßten Farbtöne legen Sie dabei im
Feld Bereich in der gleichen Zeile fest. Der Prozentwert 0 bewirkt
hier, daß nur der gewählte Farbton maskiert wird,
während durch eine Erhöhung des Prozentsatzes
entsprechend mehr Farbtöne in die Auswahl einbezogen werden.
Mit der Schaltfläche Vorschau kontrollieren Sie die Wirkung
nach jeder Änderung, mit Rücksetzen kehren Sie wieder
zur alten Anzeige zurück. Auf die beschriebene Weise lassen
sich maximal sieben separate Farbtöne hin-zufügen, die
parallel maskiert werden. Mit OK legen Sie die negative Maske an.
Der Picture Publisher markiert nun alle Bereiche im Bild, die
nicht den gewählten Farbtönen entsprechen.
Objekte fixieren
Eine Sperrfunktion verhindert, daß
Sie Objekte unabsichtlich verschieben.
Bei der Arbeit an
komplexen Grafiken besteht immer die Gefahr, daß Sie die
Größe und Position von Bildelementen unbeabsichtigt
verändern, die bereits fertig in das Bild eingepaßt
sind. Das verschafft Ihnen ungewollt Mehrarbeit. Hier bietet der
Picture Publisher eine Lösung an, um individuell jedes Objekt
an der aktuellen Position zu fixieren, ohne es in den
Bildhintergrund integrieren zu müssen. Dazu versehen Sie ein
Objekt mit einer Positionssperre. Dies funktioniert nur mit
eigenständigen Objekten, die noch mit dem Bildhintergrund
verschmolzen sind. Sie erhalten ein Objekt, indem Sie einen
Bildbereich in die Zwischenablage kopieren und den Befehl
Bearbeiten/Einfügen benutzen. Um ein Objekt zu sperren,
aktivieren Sie Werkzeug Bearbeiten und wählen das gewünschte
Objekt per Mausklick aus. Dann klicken Sie in der Objektleiste auf
das Symbol Sperren/Sperre aufhe-ben. Das Objekt läßt
sich jetzt nicht mehr verschieben; Bearbeitungen mit Zeichnen- und
Füllwerkzeugen sind aber nach wie vor möglich. Klicken
Sie erneut auf das Symbol mit dem Hängeschloß, gibt der
Picture Publisher das ge-sperrte Objekt wieder vollständig
zur Bearbeitung frei.
Keine lästige Meldung
Auf Wunsch öffnet Picture
Publisher schreibgeschützte Bilder ohne Kommentar.
Dateien
auf einer CD-ROM sind grundsätzlich schreibgeschützt
(read only). Öffnen Sie eine solche Datei mit Picture
Publisher, erhalten Sie jedesmal den Hinweis, daß Sie sie
nur lesen können. Dieser Dialog ist lästig, wenn Sie
eine Reihe von Grafiken mit dem Picture Publisher betrachten
möchten, die auf einer CD gespeichert sind. Um die Meldung
abzuschalten, ändern Sie einen Eintrag in der Windows
Registry. Beenden Sie Picture Publisher. Laden Sie den
Registriereditor mit Start/Ausführen/regedit, und öffnen
Sie den Ordner
HKEY_CURRENT_USER\Software\Micrografx\Picture
Publisher\6.0\Settings
Klicken Sie doppelt auf den Schlüssel
WarnReadOnly. Im erscheinenden Dialogfeld ersetzen Sie den Eintrag
1 im Feld Wert durch 0 und schließen mit OK ab. Nach dem
nächsten Start von Picture Publisher öffnet das Programm
schreibgeschützte Bilder ohne Warnhinweis. Falls Sie die
Meldung wieder aktivieren möchten, wiederholen Sie den
beschriebenen Vorgang und setzen den Wert WarnReadOnly wieder auf
1.
Objekte markieren
Mit Hilfe eines Vorschaufensters markieren
Sie Objekte schnell und komfortabel.
Der Picture Publisher
eignet sich hervorragend dazu, Fotomontagen anzule-gen und zu
bearbeiten. Dabei arbeiten Sie mit Objekten, also isolierten
Bildbestandteilen, die sich nach Belieben arrangieren und
montieren lassen. Enthält eine Grafikdatei mindestens ein
Objekt, steht Ihnen ein Werkzeug zur komfortablen Markierung der
Bildelemente zur Verfügung. Zum Aufruf benutzen Sie den
Befehl Ansicht/Objektliste oder betätigen [F12]. Die
Ob-jektliste zeigt nun für jedes vorhandene Objekt eine
Schaltfläche mit verkleinerter Vorschau des jeweiligen
Objekts an. Um ein Objekt im Bild auszuwählen, klicken Sie in
der Objektliste auf die entsprechende Schaltfläche. Wenn Sie
dabei die [Umschalt]-Taste gedrückt halten, markieren Sie in
der Objektliste mehrere Objekte gleichzeitig.
Bequemes Zoomen
Im QuickZoom-Fenster wählen Sie
Bildausschnitt und Zoomfaktor individuell aus.
Wenn Sie im
Picture Publisher mit großen Grafiken oder hohen
Zoomfaktoren arbeiten, sehen Sie nur einen kleinen Bildausschnitt
im Dateifenster. Jetzt ist das QuickZoom-Fenster eine nützliche
Hilfe, das Sie mit [F10] oder Ansicht/ QuickZoom öffnen. Das
kleine Fenster zeigt eine minimierte Gesamt-übersicht des
aktuell geladenen Bilds. Der im Dateifenster sichtbare Bereich ist
im QuickZoom-Fenster mit einem Rahmen gekennzeichnet. Wenn Sie
einen anderen Bereich in das Dateifenster holen wollen, klicken
Sie einfach auf die gewünschte Bildstelle im
QuickZoom-Fenster. Weiterhin ziehen Sie hier mit der Maus einen
Rahmen auf, um sich in einen beliebigen Bildbereich zu zoomen.
Dieser erscheint dann im Hauptfenster.
Dosierte Rücknahme
Mit Hilfe der Korrekturliste nehmen
Sie mehrere Arbeitsschritte auf einmal zurück.
Sind Sie
mit dem Ergebnis einer Bildbearbeitung nicht zufrieden, machen Sie
im Picture Publisher problemlos mehrere Maßnahmen auf einmal
rückgängig. Dabei läßt sich gezielt
festlegen, welche Arbeitsschritte Sie zurücknehmen möchten.
Klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil neben der
Rückgängig-Schaltfläche in der Symbolleiste. Im
Dialog werden nun alle Änderungen aufgelistet, die Sie in
dieser Arbeitssitzung vorgenommen haben. Den Umfang der
Rücknahmeaktion legen Sie fest, indem Sie die Einträge
mit gedrückter linker Maustaste markieren. Sobald Sie die
Maustaste loslassen, nimmt der Picture Publisher alle markierten
Schritte auf einmal zurück. Dies funktioniert entsprechend
mit der Wiederherstellen-Funktion, falls Sie einmal zu viele
Aktionen zurückgenommen haben. Alternativ stehen Ihnen für
Rücknah-me und Wiederherstellung separate Dialoge zur
Verfügung, die Sie mit [Strg-F2] bzw. [Strg-F3] aufrufen.
CompuServe-Mail einbinden
Setzen Sie MS Outlook zur
Verwaltung Ihres CompuServe-E-Mail-Accounts ein.
Sie können
Ihren CompuServe-Briefkasten zusammen mit jedem externen
E-Mail-Client nutzen - auch mit MS Outlook. Zwei Voraussetzungen
sind zu beachten:
Zum einen muß der Internet-Mail-Patch
für MS Outlook installiert sein. Er ist Bestandteil der
Service Release 1 für MS Office 97, die Sie im Internet
unter
www.microsoft.com/germany/office/office/servicerelease/download.htm
herunterladen
können. Wer keinen Internet-Anschluß besitzt, erhält
das Update für 39 Mark bei MS Direkt (Tel.: 0521/9 71 91
70).
Zum zweiten müssen Sie Ihren Account mit dem
Befehl
go popmail
auf das neue Pop3-Mailsystem von
CompuServe umgestellt haben.
Ist das erledigt, starten Sie MS
Outlook mit dem Profil, in das Sie den neuen Dienst übernehmen
möchten. Benutzen Sie den Befehl Extras/Dienste, klicken Sie
auf Hinzufügen, und übernehmen Sie den Dienst
Internet-E-Mail mit OK. Im Register Allgemein geben Sie in das
Feld Mailkonto Ihre neue CompuServe-E-Mail-Adresse ein, die sich
aus Ihrem Alias-Namen und der Host-Kennung csi.com zusammensetzt.
Tragen Sie darunter Ihren Namen ein, und wiederholen Sie die
Eingabe der E-Mail-Adresse nochmals im entsprechenden Feld. Im
Register Server tragen Sie in das Feld Postausgang (SMTP)
folgendes ein:
smtp.site1.csi.com
Die korrekte Eingabe im
Feld Posteingang (POP3) lautet
pop.site1.csi.com
Aktivieren
Sie in diesem Feld die Option Authentifizierung durch gesichertes
Kennwort, da der Zugang mit Hilfe Ihres virtuellen Schlüssels
automatisch erfolgt. Wählen Sie im nächsten Register die
gewünschte Verbindung aus.
Übernehmen Sie die
Einstellungen mit OK, und starten Sie Outlook neu. Anschließend
können Sie Ihre CompuServe-E-Mails mit Outlook laden und
senden.
Wenn der Internet-Mail-Patch für MS Outlook nicht
installiert ist, gehen Sie so vor: Tragen Sie den POP-Server im
Register Allgemeines in das Feld Internet-Mail-Server ein. Klicken
Sie auf Weitere Optionen, und geben Sie hier den SMTP-Server ein.
Ordner integrieren
Outlook läßt sich effektiv zur
Verwaltung Ihrer gesamten Dokumente einsetzen.
Auf der
Hauptleiste von Outlook können Sie beliebige Ordner als
Symbole ablegen. So lassen sich beispielsweise sämtliche mit
MS Office angelegten Dokumente direkt aus Outlook aufrufen, indem
Sie den Office-Ordner Eigene Dateien in die Outlook-Leiste
aufnehmen. Benutzen Sie dazu den Befehl Datei/Zur Outlook-Leiste
hinzufügen.
Im sich öffnenden Dialog wählen Sie
das gewünschte Verzeichnis aus, in diesem Fall also Eigene
Dateien auf Laufwerk C:, und schließen mit OK ab. Um den
Inhalt dieses Ordners anzuzeigen, klicken Sie auf der
Outlook-Leiste (links im Programmfenster) auf die Schaltfläche
Weiter. Es erscheint das neue Symbol Eigene Dateien. Ein Mausklick
darauf genügt, und Outlook zeigt den Inhalt dieses Ordners im
Hauptfenster an. Jetzt können Sie Dateien per Doppelklick
laden oder mit Hilfe des Kontextmenüs verwalten.
Wenn Sie
zusätzlich die Schaltfläche Ordnerliste aktivieren,
erhalten Sie die gleiche Darstellung wie im Windows Explorer, also
mit getrennten Fenstern für Verzeichnisbaum und Dateiliste.
Die gewünschte Darstellung der Dateiliste stellen Sie im
Listenfeld Aktuelle Ansicht ein.
Archiv laden
So kommen Sie mit Outlook 97 wieder an Ihre
archivierten E-Mails heran.
Outlook führt in regelmäßigen
Abständen automatisch eine Archivierung älterer Elemente
durch. Falls Sie eine archivierte E-Mail später wieder
benötigen, benutzen Sie den Befehl Datei/Ordner mit
Sonderfunktionen öffnen und wählen Persönlicher
Ordner. Im Dialog wechseln Sie in das Verzeichnis Eigene Dateien
und wählen die Datei archiv.pst aus, die Sie mit OK öffnen.
Um die archivierten Elemente verfügbar zu machen, klicken Sie
auf die große Schaltfläche in der Ordnerleiste, die den
Namen des aktuell geöffneten Ordners anzeigt (momentan:
Archiv-Ordner).
Im sich öffnenden Fenster erscheint oben
der Verzeichniseintrag Archiv-Ordner. Wenn Sie hier beispielsweise
den Ordner Gesendete Objekte öffnen, stehen Ihre archivierten
E-Mail-Sendungen wieder zur Verfügung.
Teile und plane
Wenn Sie unter
Extras - Optionen
auf
der Registerkarte [Aufgaben, Notizen] das
Kontrollkästchen
Übertragene Aufgaben auf meine
Aufgabenliste kopieren und aktualisieren
aktivieren, informiert
Sie Outlook 97 fortlaufend über den Fortgang neuer Aufgaben,
die Sie anderen Personen zugewiesen haben. Nach Abschluß der
Arbeit erhalten Sie eine Meldung, sofern das
Kontrollkästchen
Statusbericht senden, wenn übertragene
Aufgaben erledigt wurden
markiert ist. Soll jemand anders an
einer bereits zugewiesenen und angenommenen Aufgabe
weiterarbeiten, fertigen Sie eine nicht zugewiesene Kopie dieser
Aufgabe an, die Sie dem neuen Ansprechpartner zuordnen. Dazu
müssen Sie unbedingt das Kontrollkästchen
Aktualisierte
Kopie dieser Aufgabe auf meiner Aufgabenliste speichern
in der
ursprünglich abgesandten Aufgabenanfrage aktivieren. Ist eine
Aufgabe zugewiesen, verfolgt Outlook, wer q damit betraut ist und
wann er diese aktualisiert. Sobald die Aufgabe bearbeitet wird,
aktualisiert Outlook sämtliche Kopien, die in den
Aufgabenlisten der anderen Personen vorhanden sind. Nach Abschluß
sendet das Programm einen Statusbericht an diejenigen, denen die
Aufgabe zugewiesen wurde und die einen Bericht angefordert
hatten.
Verteilen Sie eine Aufgabe auf mehrere Personen, läßt
sich keine Kopie davon in der eigenen Aufgabenliste führen.
Versuchen Sie deshalb, die Aufgabe in Anteile für
verschiedene Mitarbeiter aufzuschlüsseln und individuell
zuzuweisen. Dann informiert Sie Outlook 97 wieder durch
entsprechende Kopien in Ihrer persönlichen Aufgabenliste über
deren Fortgang.
Nachrichtenstop
Um zu verhindern, daß jemand noch auf
eine E-Mail zugreift, die bereits inhaltlich oder zeitlich
überholt ist, können Sie deren Lebensdauer begrenzen.
Verfassen Sie den Text mit
Datei - Neu - Nachricht
oder
mit
Verfassen - Nachricht
Rufen Sie die Registerkarte
[Optionen] auf. Tragen Sie im Bereich "Übermittlung
dieser Nachricht" im Feld "Nachricht verfällt am:"
das Verfallsdatum ein, oder wählen Sie den Termin aus dem
einblendbaren Kalender aus.
Semikolon statt Komma
Versenden Sie eine E-Mail an mehrere
Empfänger, trennen Sie die Angabe der Adressaten im Feld
"An..." durch Kommata ab. Outlook verwandelt das
Trennzeichen während des Sendens in ein Semikolon. Das führt
zum Problem, wenn Sie die Adressen einer Komma-separierten
Serienbrief- oder Adreßdatei entnehmen. In solchen Fällen
stellen Sie den automatischen Wechsel unter
Extras -
Optionen
auf der Registerkarte [Senden] ein, indem Sie das
Kontrollkästchen
Komma als Adreßtrennzeichen
zulassen
markieren.
Gesprächsnotizen protokollieren
Eine Gesprächsnotiz
halten Sie zur späteren Bearbeitung als Journaleintrag
fest.
Die Notizen, die Sie während eines Telefongesprächs
machen, sollten Sie nicht zu Papier bringen, sondern als
Journal-Eintrag in Outlook festhalten. Das hat den Vorteil, daß
nebenbei auch Zeitpunkt und Dauer des Gesprächs protokolliert
werden.
Sie zeichnen ein Telefonprotokoll auf, indem Sie in den
Kontakt-Ordner wechseln und dort den aktuellen Gesprächspartner
markieren. Ziehen Sie den Eintrag mit der Maus auf das Symbol
Journal in der Outlook-Leiste.
Daraufhin öffnet sich ein
neuer Journal-Eintrag, in dem bereits alle Informationen des
Kontakts eingetragen sind und Telefonanruf als Eintragstyp
ausgewählt ist. Mit den Schaltflächen Zeitmessung
beginnen und Zeitmessung beenden halten Sie die Gesprächsdauer
fest, während Sie im Bearbeitungsbereich Ihre Notizen
eintippen. Dabei darf die Verknüpfung zum Kontakt ruhig
gelöscht werden. Klicken Sie am Ende auf den Befehl Speichern
und Schließen.
Zum Einsehen der Gesprächsnotizen
öffnen Sie den gewünschten Kontakt und wechseln auf das
Register Journal. Dort finden Sie alle Telefonanrufe. Mit der
AutoVorschau sehen Sie sofort die ersten Zeilen der zugehörigen
Notiz.
Terminvereinbarung
Über die internen
Verknüpfungsmöglichkeiten von Outlook vereinbaren Sie im
Handumdrehen einen Termin.
Für Terminvereinbarungen oder
ähnliche Absprachen bietet es sich an, Telefonnummern,
E-Mail-Adressen etc. direkt in den Termin zu übernehmen. So
sparen Sie sich bei Rückfragen ein umständliches Suchen.
Wechseln Sie dazu in den Kontaktordner, und markieren Sie den
Kontakt, mit dem Sie einen Termin vereinbaren wollen. Ziehen Sie
den Eintrag mit der rechten Maustaste auf das Symbol Kalender in
der Outlook-Leiste. Sobald Sie die Maustaste loslassen, erscheint
ein Kontextmenü mit verschiedenen Aktionsmöglichkeiten.
Mit
Neue Adresse Besprechung legen Sie eine neue Besprechungseinladung
an, wobei als Empfangsadresse automatisch die E-Mail-Adresse des
Kontakts verwendet wird.
Besser geeignet für die oben
genannte Problemstellung sind die nächsten drei Befehle:
-
Hierher kopieren als Termin mit Text öffnet ein neues
Terminfenster, in dem der Name des Kontakts in der Betreff-Zeile
erscheint und in dem der Bereich für Terminnotizen bereits
die Informationen wie Telefonnummer, Adresse usw. enthält.
Sie brauchen nur noch die Zeitangaben anzupassen und bei Bedarf
weitere Notizen zu tippen.
- Etwas übersichtlicher ist
womöglich die Befehlsoption Hierhin kopieren als Termin mit
Verknüpfung, denn sie fügt neben den reinen Textangaben
auch eine Verknüpfung zum Kontakt in das Terminfenster ein.
Per Doppelklick öffnen Sie dann den Kontakt, so daß
Ihnen ebenfalls alle wichtigen Informationen zur Verfügung
stehen.
- Hierhin kopieren als Termin mit Anlage entspricht in
etwa dem letzten Befehl, nur daß Outlook den Kontakt nicht
als Verknüpfung, sondern als fest integrierte Anlage einfügt.
Geeignet ist diese Form für den Fall, daß Sie den
Termin weiterleiten oder delegieren wollen; eine Verknüpfung
mit Ihrem Kontaktordner würde auf einem anderen System nicht
funktionieren.
Die letzte Option Hierher verschieben als Termin
mit Anlage ist mit Vorsicht zu genießen: Sie fügt den
Kontakt zwar auch fest in den Termin ein, löscht ihn aber
gleichzeitig aus Ihrem Kontaktordner.
E-Mail-Adressen als Kontakte aufnehmen
E-Mail-Adressen aus
eingehenden Nachrichten können Sie in den Kontaktordner oder
in Ihr Adreßbuch übernehmen.
Die E-Mail-Adresse, die
im Kopf (Header) einer Nachricht hinterlegt ist, kann Outlook zum
Beispiel dazu verwenden, eine Antwort-Mail korrekt zu adressieren.
Daneben kann Outlook die Adreßangaben einer Nachricht als
neuen Kontakt anlegen, um so den Absender zu archivieren.
Dazu
öffnen Sie die erhaltene Nachricht im Posteingang. Zeigen Sie
im Formularkopf auf den Namen, der im Feld Von: angezeigt wird,
und drücken Sie die rechte Maustaste. Daraufhin öffnet
sich ein Kontextmenü, in dem Sie den Befehl In den Ordner
"Kontakte" eintragen anwählen.
Sie können
nun die Kontaktinformationen bearbeiten. Als vollständigen
Namen übernimmt Outlook die Angabe aus der E-Mail. Ob es sich
hierbei um eine brauchbare Zeichenfolge handelt, hängt jedoch
vom E-Mail-Programm des Senders ab. In den meisten Fällen
müssen Sie diesen Eintrag nochmals manuell überarbeiten.
Auch die postalische Adresse sowie Telefon- oder Faxnummern sind
natürlich nicht im Nachrichten-Header vermerkt und müssen
deshalb von Ihnen manuell eingetragen werden.
Übernommen
wird hingegen oft die E-Mail-Adresse, die somit für den
späteren Informationsaustausch verfügbar ist.
Wählen per Modem
Nutzen Sie für die automatische
Wahl per Modem die Telefonnummern, die in Ihren Kontakten
gespeichert sind.
Haben Sie in Ihren Kontakten auf der
Registerkarte Allgemeines Telefonnummern hinterlegt, können
Sie diese zum Wählen mit dem Modem benutzen, anstatt die
Nummer von Hand einzugeben.
Markieren Sie in der Übersicht
der Kontakte den gewünschten Kontakt, und rufen Sie das Menü
Extras/Wählen auf. In dem Menü erscheinen jetzt alle in
dem Kontakt hinterlegten Telefonnummern. Wenn Sie die gewünschte
Nummer auswählen, erscheint ein Dialogfenster mit weiteren
Optionen und der Schaltfläche Anruf beginnen.
Beachten
Sie: Damit Ihr Modem auch bei internationalen Verbindungen korrekt
wählt, müssen Sie die Telefonnummern in Outlook in der
Form +Ländervorwahl (Ortskennzahl) Rufnummer eingeben. Ein
Eintrag könnte beispielsweise lauten: +49 (089)
32168.
Befindet sich Ihr Telefon an einer Nebenstelle, müssen
Sie je nach Anschluß die Ziffer zur Amtsholung mit angeben -
auch wenn die entsprechende Einstellung in den Modem-Eigenschaften
bereits eingetragen ist.
Mehrere Kontakte gleichzeitig ändern
Ein paar
Mausaktionen genügen, um Angaben in mehreren Kontakten
gleichzeitig zu aktualisieren.
Sie haben mehrere Personen in
Ihren Kontakten, die bei derselben Firma arbeiten. Nun wollen Sie
die Adresse in den Einträgen ändern, da die Firma
umgezogen ist. Einen Befehl wie Suchen und Ersetzen in allen
Kontakten bietet Outlook leider nicht. Sie erreichen dies jedoch
über eine Tabellenansicht.
Definieren Sie zunächst
eine neue Ansicht für den Kontaktordner, der Ihre Kontakte
tabellarisch nach der Information gruppiert, die geändert
werden soll. Zum Ändern der Geschäftsadresse rufen Sie
Ansicht/Ansichten definieren auf und klicken auf die Schaltfläche
Neu. Geben Sie einen Namen wie Nach Geschäftsadresse ein,
aktivieren Sie unter Ansichtstyp den Eintrag Tabelle, und wählen
Sie im unteren Dialogfeldbereich die Option Alle Kontakt-Ordner.
Bestätigen Sie mit OK.
Sie gelangen zum Dialogfeld
Zusammenfassung anzeigen, in dem Sie Gruppieren anklicken. Als
erstes Kriterium wählen Sie aus dem Drop-Down-Feld den
Eintrag aus, in dem Sie Änderungen vornehmen wollen; in
diesem Fall also Adresse geschäftlich. Aktivieren Sie zudem
das zugehörige Kontrollfeld Feld in Ansicht anzeigen.
Bestätigen Sie diese Angaben. Wenn Sie wollen, können
Sie noch die Felder bestimmen, die in der Ansicht
erscheinen.
Anschließend klicken Sie auf Ok, womit Sie
zur Liste der definierten Ansichten zurückkehren. Wählen
Sie Ansicht übernehmen, damit die Kontakte in der passenden
Form dargestellt werden.
Um jetzt die Adressen zu ändern,
öffnen Sie den ersten Kontakt in der entsprechenden Gruppe
und nehmen die gewünschte Änderung vor. Speichern Sie
den Datensatz. Da die Adresse nicht mehr mit den anderen Kontakten
in dieser Firma identisch ist, trägt Outlook den geänderten
Satz als neue Gruppe in die Kontaktliste ein.
Suchen Sie danach
die Einträge mit der ursprünglichen Firmenadresse, und
ziehen Sie die zugehörige, grau hinterlegte
Gruppenüberschrift (beginnt mit Adresse geschäftlich:)
auf die Gruppenüberschrift mit der neuen Adresse. Outlook
zeigt neben dem Mauszeiger an, in welcher Form die Einträge
geändert werden; hier zum Beispiel Adresse geschäftlich
wird geändert in ... Anschließend werden alle Kontakte
der Firma aktualisiert. Das Prinzip funktioniert für alle
Felder.
Anschriften im Word-97-Brief
Übernehmen Sie die
Anschrift aus den Outlook-Kontakten per Mausklick in Ihr
Briefformular.
Wenn Sie Briefe an Personen aus Ihren
Outlook-Kontakten schreiben, können Sie sich Tipparbeit
sparen, indem Sie die Adresse aus den Kontakten nutzen.
Für
die Übernahme einzelner Anschriften aus Ihren
Outlook-Kontakten in Word erweitern Sie Ihre
Word-Standard-Symbolleiste um das Symbol Adresse einfügen.
Rufen Sie in Word das Menü Ansicht/Symbolleisten/Anpassen
auf. Wechseln Sie auf die Registerkarte Befehle, und wählen
Sie im Listenfeld Kategorien den Eintrag Alle Befehle aus. Das
rechte Listenfeld zeigt daraufhin alle Word-Funktionen.
Klicken
Sie auf den Eintrag EinfügenAdresse, und halten Sie die linke
Maustaste gedrückt. Verschieben Sie den Mauszeiger bei
gedrückter Maustaste in Ihre Word-Standard-Symbolleiste. Wenn
Sie die Maustaste lösen, wird an der aktuellen
Mauszeiger-Position das neue Symbol Adresse einfügen
plaziert.
Beenden Sie den Vorgang mit einem Klick auf
Schließen. Das neue Symbol wird beim Verlassen von Word in
Ihrer Standard-Dokumentvorlage gespeichert und steht ab sofort bei
jedem Start zur Verfügung.
Zum Einfügen einer
Anschrift klicken Sie auf das neue Symbol, worauf Sie beim ersten
Start das Profil Microsoft Outlook bestätigen. Dann erscheint
das Dialogfenster Namen auswählen. Hier wechseln Sie bei
Namen anzeigen aus auf das gewünschte Kontakte-Adreßbuch.
In dem Listenfeld führt Word daraufhin alle Kontakte auf.
Zur
Übernahme der Anschrift wählen Sie die gewünschte
Anschriftart aus, bevor Sie einen Namen per Doppelklick
bestätigen. Name und Anschrift werden jetzt an der aktuellen
Cursorposition eingefügt - die Art der Anschrift
(Postanschrift, Privat, Sonstiges) wählen Sie über die
Optionsfelder. Der Zugriff auf bereits übernommene
Anschriften ist besonders einfach: Wenn Sie in der
Word-Symbolleiste auf die kleine Pfeilschaltfläche neben dem
Symbol Adressen einfügen klicken, klappt eine Liste mit den
zuletzt genutzten Namen auf, Sie sparen sich den Umweg über
das Dialogfenster.
Geburtstage nicht vergessen!
Wenn Sie häufiger
Geburtstage vergessen haben, hilft Ihnen Outlook als universeller
Kontakte- und Terminplaner.
Zu den Feldern, die Outlook im
Kontaktordner verwaltet, gehört auch ein Geburtstagsfeld. Sie
finden es nach dem Öffnen eines Kontakts auf der
Registrierkarte Details. Nach Eingabe eines Geburtstags legt
Outlook einen entsprechenden Serientermin im Kalender an. Bei
konsequenter Nutzung des Kalenders werden Sie in Zukunft also
spätestens am selben Tag auf den Termin aufmerksam
gemacht.
Vorausschauender planen Sie mit einer angepaßten
Kalenderansicht, in der alle Geburtstage eines Monats aufgelistet
werden. Dazu wechseln Sie in den Kalender und wählen im
Drop-Down-Feld Aktuelle Ansicht (in der Outlook-Symbolleiste) den
Eintrag Jährliche Ereignisse aus.
Danach rufen Sie
Ansicht/Filtern auf und geben im Feld Suchen nach auf der
Registerkarte Termine und Besprechungen den Begriff Geburtstag
ein. Die Auswahl Nur im Feld "Betreff" in der
Drop-Down-Liste In kann unverändert bleiben. Wechseln Sie auf
die Registerkarte Erweitert. Dort klicken Sie die Schaltfläche
Feld an, um Alle Terminfelder und in der untergeordneten Übersicht
den Eintrag Serienmuster anzuwählen. Für das
Suchkriterium Bedingung übernehmen Sie enthält, im Feld
Wert geben Sie den Namen des Monats ein, in dem Sie Geburtstage
suchen (beispielsweise September). Zum Abschluß klicken Sie
auf In Liste eintragen. Wirksam wird der Filter nach einem Klick
auf OK. Outlook zeigt daraufhin die Geburtstage im ausgewählten
Monat.
Mailing-Listen einsetzen
Aus Ihren Kontakten stellen Sie
schnell eine Mailing-Liste zusammen, um Massensendungen zu
verschicken.
Wenn Sie vor Outlook schon mit Internet Mail und
dem Windows-Adreßbuch gearbeitet haben, kennen Sie
vielleicht die Vorteile des Massenversands von E-Mail. Dort lassen
sich Gruppen einrichten, die jeweils aus einer gezielten Auswahl
von Adreßbucheinträgen bestehen. Nachrichten werden
dann an eine solche Gruppe gesendet, die Empfänger müssen
nicht mehr einzeln ausgewählt werden.
Unter Outlook ist
die Zusammenstellung von Mailing-Listen in dieser Form nicht
möglich. Sie können den Kontakten aber Kategorien
zuweisen und anschließend eine Nachricht an alle Mitglieder
einer Kategorie verschicken.
Wenn Sie noch keine
Kategorisierung vorgenommen haben, öffnen Sie einen Kontakt,
klicken auf der Registerkarte Allgemeines auf die Schaltfläche
Kategorien und wählen die passende Beschreibung aus.
Alternativ können Sie auch eine eigene Bezeichnung in das
Kategorienfeld eintippen. Achten Sie aber auf eine einheitliche
Schreibweise in später bearbeiteten Kontakten, da
benutzerdefinierte Kategorien nicht automatisch in die
Kategorienliste aufgenommen werden. Verfahren Sie genauso mit
allen Kontakten, die Sie zu einer Mailing-Liste (= Kategorie)
hinzufügen wollen.
Lassen Sie sich die Kontakte in der
Ansicht Nach Kategorie anzeigen. Danach klicken Sie auf die
Gruppierungsüberschrift der Kategorie, die als Basis für
die Verteilerliste dienen soll. Wählen Sie den Befehl
Kontakte/Neue Nachricht an Kontakt, um das Fenster zum Verfassen
einer Nachricht zu öffnen. Eine eventuell angezeigte Meldung,
daß einige Kontakte keine E-Mail-Adresse besitzen,
bestätigen Sie mit OK.
Outlook trägt daraufhin alle
Empfänger in das Nachrichtenfeld An ein, beim Fehlen einer
E-Mail-Adresse wird auf die Fax-Rufnummer zurückgegriffen.
Sie geben jetzt nur noch eine Betreff-Zeile sowie Ihren
Nachrichtentext ein und starten den Versand. Beachten Sie, daß
Outlook Kontakte unter Umständen mehrfach übernimmt,
wenn mehrere E-Mail-Adressen erfaßt wurden. Löschen Sie
die doppelten Einträge manuell.
Außerdem erscheinen
die Namen aus dem Feld An bei jedem Empfänger im
Nachrichtenkopf. Wenn die Empfänger nicht sehen sollen, wer
die Nachricht ebenfalls bekommen hat, verschieben Sie die
Empfängerliste vor dem Versand in das Feld Bcc. Dazu machen
Sie das Feld mit dem Ansicht/"Bcc"-Feld sichtbar.
Anschließend genügt ein einfaches Ausschneiden und
Einfügen.
Zusätzliche Kontakte-Ordner
Zur besseren Übersicht
Ihrer Adressen lassen sich in Outlook mehrere Kontakte-Ordner
einrichten.
Benötigen Sie neben dem
Standard-Kontakte-Ordner einen zweiten Ordner, beispielsweise für
projektbezogene Adressen, gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie das
Menü Datei/Neu/Ordner auf. Es erscheint ein Dialogfenster, in
dem Sie bei Name einen Ordnernamen wie Projekt A eingeben.
Wählen
Sie im Drop-Down-Listenfeld Ordner enthält den Eintrag
Kontakt-Elemente aus. In dem Listenfeld Ordner wird
untergeordneter Ordner von können Sie die Position des
Ordners festlegen, so daß sich Ihre Daten optimal gliedern
lassen. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK, und
beantworten Sie die abschließende Frage zum Hinzufügen
des Ordners in die Outlook-Leiste mit Ja. Ab sofort verschieben
Sie Kontakte durch einfaches Ziehen und Ablegen zwischen den
Kontakt-Ordnern. Zum Kopieren halten Sie beim Ziehen und Ablegen
zusätzlich die Taste [Strg] gedrückt. Beachten Sie, daß
Kontakte, die in mehreren Kontakt-Ordnern geführt werden,
vollständig getrennt sind und bei Änderungen einzeln
aktualisiert werden müssen.
Das Löschen von
Kontakte-Ordnern erfordert einen Trick, da eine Löschfunktion
je nach Position des Ordners in keinem Menü zu finden ist.
Klicken Sie den Ordner in der Ordnerliste an, und ziehen Sie ihn
bei gedrückter Maustaste auf den Ordner Gelöschte
Objekte. Jetzt befindet er sich im Papierkorb und wird beim
nächsten Leeren des Papierkorbs entfernt.
Kontakt schneller anpassen
Kontakt-Daten lassen sich direkt
in der Kontaktliste ändern.
Zum Ändern der Daten
eines Kontaktes können Sie auf dem Kontakt-Namen einen
Doppelklick ausführen. Daraufhin gelangen Sie in das
Kontakte-Dialogfenster, auf dessen Registerkarten Sie die Daten
anpassen. Möchten Sie die Daten eines Kontakts ändern,
die bereits in der Kontakt-Liste erscheinen, lassen sich die
Änderungen noch schneller durchführen: Klicken Sie mit
der linken Maustaste auf die Kontakt-Eigenschaft, die Sie ändern
möchten. Alternativ können Sie mit [Tab] die Eigenschaft
anwählen und mit [F2] den Bearbeiten-Modus. Daraufhin kann
die Eigenschaft wie beim Umbenennen einer Datei im Explorer
geändert werden. Mit [Enter] übernehmen Sie die
Änderung.
Adreßdaten übernehmen
So greifen Sie gezielt auf
Adreßbestände von Outlook und Access zu.
Wenn Sie
mehr als nur eine Anschrift benötigen oder die Adreßdaten
gezielt in Ihrem Dokument plazieren möchten, hilft Ihnen das
Programm Brief und Fax-Manager für Word 97. Es verarbeitet
sowohl Outlook-Kontakte als auch Access-Adreßdatenbanken.
Die
Adressen können Sie anschließend in Word über das
Manager-Dialogfenster übersichtlich auswählen und
nachbearbeiten. Eine Testversion finden Sie auf der CD-ROM zu
diesem Heft oder im Internet unter
www.add-in-world.de/katalog
Serientermin anlegen
Outlook erinnert Sie auf Wunsch
automatisch an Termine, die regelmäßig wiederkehren.
Um
einen Serientermin einzurichten, klicken Sie in der Outlook-Leiste
(links) auf Kalender. Wählen Sie nun in der Kalenderübersicht
den gewünschten Tag aus, an dem dieser Termin zum ersten Mal
stattfindet. Anschließend geben Sie den Termin in die
Tagesliste ein und drücken [Enter]. Klicken Sie doppelt auf
diesen Termin. Im Dialog schalten Sie die Option Erinnerung ein
und wählen die gewünschte Vorwarnzeit aus. Benutzen Sie
im Fenster den Befehl Termin/Serie. Im Dialog Terminserie wählen
Sie den gewünschten Wiederholungszeitraum aus, beispielsweise
Monatlich. Stellen Sie das passende Intervall ein, etwa Am zweiten
Freitag jedes 1. Monats. Mit OK und Speichern und Schließen
legen Sie den Serientermin an.
E-Mails per Drag&Drop
Per Drag&Drop lassen sich
neue E-Mail-Nachrichten besonders schnell erstellen.
Sie haben
viele Adressen in die Liste der Kontakte eingetragen und schicken
häufig E-Mails an diese Adressen? Dann unterstützt
Outlook eine einfache Methode, um E-Mails schnell zu verschicken.
Klicken Sie dazu in der Outlook-Leiste auf die Schaltfläche
Kontakte, um die Liste der Kontakte anzuzeigen. Machen Sie in der
Outlook-Leiste das Postausgang-Symbol sichtbar, indem Sie unten in
der Leiste auf die Schaltfläche Mail klicken. Ziehen Sie nun
den Eintrag des gewünschten E-Mail-Empfängers aus der
Kontaktliste auf die Schaltfläche Postausgang. Outlook öffnet
automatisch ein Fenster für eine neue Nachricht, wobei die im
Kontakteintrag gespeicherte E-Mail-Adresse bereits in das Feld
An... eingetragen ist. Sie brauchen nur noch den Text einzugeben
und die Nachricht zu verschicken.
Sprachverständnis
Outlook versteht Eingaben wie heute,
morgen und wandelt sie in Datumsangaben um.
Wäre es nicht
schön, sich mit dem Computer wie mit einem Menschen
verständigen zu können? Mit Outlook gelingt das in einem
kleinen Bereich: Beim Anlegen von Terminen akzeptiert Outlook
Spracheingaben wie übermorgen und wandelt diese automatisch
in das entsprechende Datum um. Rufen Sie dazu im Kalender den
Dialog auf, um mit dem Befehl Datei/Neu/Termin einen Termin
anzulegen. Im Dialog Unbenannt/Termin markieren Sie den kompletten
Eintrag im Feld Beginn. Tippen Sie ein, wann der Termin
stattfindet, etwa Morgen oder in zwei Wochen. Wenn Sie [Enter]
drücken, trägt Outlook automatisch das entsprechende
Datum in das Feld Beginn ein. Entsprechend funktioniert dies im
Feld Ende, das auch Eingaben wie zwei Tage später akzeptiert.
Die Zeitfelder sind ebenfalls intelligent: Wenn Sie hier mittags
eingeben, setzt Outlook den Termin automatisch für 12 Uhr an.
Vergeßliche Erinnerung
So helfen Sie Outlook auf die
Sprünge, wenn das Programm Termine unterschlägt.
Haben
Sie viele Termine mit automatischer Erinnerungsfunktion angelegt,
gibt Outlook unter Umständen keine Hinweismeldung mehr aus,
wenn der vorgegebene Zeitpunkt eines Termins erreicht ist. Dieser
Bug tritt auf, obwohl die Option Erinnerung anzeigen im Register
Erinnerung des Befehls Extras/Optionen sowie die Option Erinnerung
in den Konfigurationsdialogen der jeweiligen Termine korrekt
eingeschaltet sind. Um das Problem zu beheben, rufen Sie die
Programmdatei Outlook.exe mit dem Parameter /cleanreminders auf.
Dazu benutzen Sie unter Windows den Befehl Start/Ausführen
und geben im Dialog den kompletten Pfad der Datei Outlook. exe mit
diesem Parameter ein. Standardmäßig sieht dies so
aus:
"c:\programme\Microsoft
Office\Office\Outlook.exe"/cleanreminders
Der Startbefehl
vor dem Parameter muß in Anführungszeichen gesetzt
sein, wenn Ihr Pfadname ein Leerzeichen enthält, da Sie sonst
eine Fehlermeldung erhalten. Nach einem Klick auf OKstartet
Outlook wie üblich. Anschließend zeigt das Programm
alle Erinnerungen wieder korrekt an.
Als Standard wiederherstellen
So richten Sie Outlook
anstelle von Outlook Express als Standard-Mail-Programm ein.
Falls
Sie Outlook als E-Mail-Programm unter Windows 95/98 nutzen und
später Outlook Express als zusätzlichen Newsreader
installieren, wird Outlook Express automatisch in der Registry als
Standard-E-Mail-Programm festgelegt. Um dies wieder rückgängig
zu machen, gehen Sie so vor: Wählen Sie zunächst in
Outlook Express Extras/Optionen, schalten Sie im Register
Allgemein die Option Outlook Express als Standardprogramm für
E-Mail einrichten aus, und übernehmen Sie die Änderung
mit OK. Anschließend öffnen Sie in der
Windows-Systemsteuerung das Modul Internet und wählen im
Dialog das Register Programme aus. Im Listenfeld E-Mail steht nun
wieder die Option Microsoft Outlook zur Verfügung. Stellen
Sie diese Option ein, und schließen Sie mit OK ab. Künftig
öffnet sich wie gewohnt Outlook, wenn Sie beispielsweise
während einer Internet-Session eine mailto:-Funktion zum
Schreiben einer E-Mail auslösen.
Inhalte exportieren
Einzelne Abschnitte einer
Office-Sammelmappe lassen sich jederzeit als separate Datei
exportieren.
Wenn Sie in einer Sammelmappe einen Text oder eine
Tabelle mit Hilfe des Befehls Abschnitt/Hinzufügen angelegt
haben, können Sie diese Abschnitte jederzeit als separate
Datei speichern. Ziehen Sie dazu das gewünschte Symbol aus
der Sammelmappen-Leiste auf den Windows-Desktop oder in einen
Ordner des Explorer-Fensters.
Um mit einem Schlag alle
Abschnitte einer Sammelmappe in eigenständige Dateien
umzuwandeln, klicken Sie im Datei/Öffnen-Dialog (oder im
Explorer) mit der rechten Maustaste auf die entsprechende
Sammelmappen-Datei mit der Endung obd und wählen Lösen.
Die einzelnen Dateien werden nun automatisch im gleichen Ordner
unter den entsprechenden Dateiformaten angelegt.
Es sieht aus wie ein Bug
Haben Sie mehrere
Paßwort-geschützte Tabellen, scheint Excel nicht mehr
zu reagieren.
In Ihrer Office-97-Sammelmappe befindet sich eine
Excel-Tabelle, die mit einem Paßwort geschützt ist.
Fügen Sie ein weiteres derart gesichertes Spreadsheet hinzu,
sieht es aus, als wäre Office abgestürzt, wenn Sie
versuchen, diese Sektion zu aktivieren. Tatsächlich wird
jedoch nur der Excel-Paßwort-Dialog im Hintergrund
angezeigt.
Diesen müssen Sie ausfüllen, bevor Sie die
Aktion ausführen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf
das blinkende Excel-Symbol in der Task-Leiste. Geben Sie dann im
Dialog das Kennwort ein, und alles funktioniert wieder wie
gewohnt.
David Kiefer/ib
Zu große Symbole
Die beiden Office-Ordner im
Start-Menü sind größer als alle anderen. Passen
Sie sie an!
Nach der Installation von Office 97 erscheinen im
Start-Menü zwei Symbole, mit denen Sie neue Office-Dokumente
erstellen bzw. vorhandene öffnen. Diese beiden Icons sind
größer als die übrigen von Windows 95. Wollen Sie
diese Verzerrung beheben, so klicken Sie mit der rechten Maustaste
auf die Task-Leiste und wählen
Kontext - Eigenschaften
In
der gleichnamigen Dialogbox markieren Sie das Kontrollkästchen
[Kleine Symbole im Menü Start anzeigen]. Sobald Sie Ihre
Angabe mit [OK] bestätigt haben, sind alle Symbole des
Start-Menüs wieder gleich groß.
21 PowerPoint:
Rotierende Objekte
Mit Hilfe der Hanteln drehen Sie Objekte in
Microsofts Präsentationsprogramm.
Klicken Sie in
PowerPoint ein Objekt an, wird es an den Ecken und Seiten mit acht
"Hanteln" versehen. Greifen Sie diese mit der Maus, läßt
sich das Objekt skalieren. War zusätzlich die Alt-Taste
gedrückt, verändert sich der Mauszeiger in einen
gebogenen Pfeil. Statt die Größe des Objekts zu ändern,
drehen Sie es, wenn Sie die linke Maustaste drücken, halten
und die Maus bewegen.
Falsches Icon in der Shortcut-Leiste
Neue Schaltflächen
erhalten ein falsches Symbolbild.
Wenn Sie der
Office-97-Shortcut-Leiste eine neue Symbolschaltfläche
hinzufügen, erscheint diese mit demselben Icon wie der erste
Button der Leiste. Dem helfen Sie jedoch ganz leicht ab: Klicken
Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich der Leiste,
und wählen Sie aus dem Kontextmenü Auffrischen.
Falsche Symbolbilder vermeiden
Neue Symbolschaltflächen
der Befehlsleiste von Office 97 erhalten das falsche Icon.
Fügen
Sie auf der Office-97-Shortcut-Leiste eine neue Schaltfläche
hinzu, erhält diese dasselbe Icon wie der erste Button. Um
diesen Fehler zu beheben, klicken Sie mit der rechten Maustaste
auf eine freie Stelle der Leiste und wählen den Eintrag Icons
auffrischen. Microsoft scheint in weiser Voraussicht gleich das
Workaround zu dem Bug eingebaut zu haben.
Service Pack austricksen
Erst durch gezielte Deinstallation
einer Anwendung wie Outlook läßt sich das Service
Release 2 erfolgreich durchführen.
Die Installation des
zweiten Service Release (SR 2) für MS Office 97 ist oft ein
Abenteuer mit ungewissem Ausgang. So scheitert die Installation
des SR 2 bisweilen mit der folgenden Fehlermeldung:
Entweder
ist Office 97 nicht auf diesem Computer installiert, oder es sind
Dateien von mehreren Versionen von Office 97 vorhanden.
Damit
sich das SR-2-Patch überhaupt installieren läßt,
ist ein vollständiges Update mit dem ersten Service Release
(SR 1) Voraussetzung. Die beschriebene Meldung tritt auf, wenn
einzelne Anwendungen von MS Office 97 nicht korrekt mit dem SR 1
ak-tualisiert worden sind. Dieses Problem betrifft in den meisten
Fällen Outlook, vereinzelt aber auch das Programm Access. Um
nicht aktualisierte Anwendungen zu finden, benutzen Sie im
Hilfe-Menü der Hauptanwendungen von MS Office jeweils den
Befehl Info und prüfen, ob die Angabe SR 1 im Dialog
erscheint. Falls diese Kennung bei einer Anwendung fehlt, etwa bei
Outlook 97, deinstallieren Sie diese Anwendung zunächst,
indem Sie im Hauptdialog des Setup-Programms von MS Office 97 den
kompletten Eintrag Microsoft Outlook deaktivieren und die
Deinstallation durchführen. Anschließend rufen Sie den
SR-2-Patch auf, der nun ohne Probleme durchlaufen sollte. Zum
Schluß installieren Sie das Programmpaket Outlook neu. Das
beschriebene Problem tritt übrigens auch auf, wenn Sie
Outlook 98 nach dem Service Release 1 installiert haben. Auch hier
hilft das gleiche Verfahren: Deinstallieren Sie Outlook 98, führen
Sie das SR 2 aus, und installieren Sie Outlook 98 erneut.
Neuaufbau ohne Altlasten
Bei einer Neuinstallation beseitigt
der Eraser letzte Hindernisse auf dem Weg zum SR 2.
Nicht
selten sperren sich die Service Releases SR 1 und SR 2 für MS
Office 97 hartnäckig gegen jeden Installationsversuch. In
solchen Fällen bleibt als letzter Ausweg nur die komplette
Neuinstallation des Programmpakets. Aber auch diese Maßnahme
bringt häufig nicht den gewünschten Erfolg, da nach der
Deinstallation Systemdateien und Registry-Einträge von MS
Office 97 zurückbleiben, die eine erfolgreiche Ausführung
der Patches verhindern können. Um diese Altlasten zu
entfernen, bietet Microsoft im Internet unter der
Adresse
ftp.microsoft.com/softlib/mslfi-les/ eraser97.exe
ein
Tool namens Eraser 97 an, das Sie unbedingt einsetzten sollten,
falls Sie MS Office komplett neu aufbauen müssen. Dafür
führen Sie folgende Schritte durch:
1. Sichern Sie alle
Daten, die Sie mit MS Office angelegt haben.
2. Rufen Sie das
Setup-Programm von MS Office 97 auf, und deinstallieren Sie das
Programmpaket komplett mit der Schaltfläche Alle entfernen im
ersten Dialog.
3. Führen Sie die Datei Eraser97.exe aus,
und installieren Sie das Programm.
4. Rufen Sie das Office 97
File and Registry Eraser Utility über das Start-Menü
auf, und klicken Sie im zweiten Dialog auf Continue.
5. Im
Dialog mit der Abfrage
Do you want to continue with an
Aggressive Cleanup?
klicken Sie auf Ja, um die Säuberung
durchzuführen.
6. Installieren Sie MS Office neu.
7.
Führen Sie das Service Release 1 aus.
8. Zum Schluß
installieren Sie das Service Release 2. Vor den Schritten 3, 6, 7
und 8 ist jeweils ein Neustart des Rechners erforderlich. Wenn Sie
diese Reihenfolge einhalten, läßt sich das SR 2
erfolgreich installieren. Welche Dateien und Registry-Einträge
das Säuberungsprogramm entfernt hat, ist in der Datei log.txt
dokumentiert, die Sie im Ordner C:\Programme\Eraser97 finden.
Adressen für Serienbriefe
So übernehmen Sie
Adressen von der CD Telefonbuch für Deutschland in
Serienbriefe.
Mit etwas Nachbearbeitung gelingt es, Datensätze
der offiziellen Telekom-CD Telefonbuch für Deutschland für
Serienbriefe zu nutzen. Allerdings können Sie dabei nur
maximal 150 Adressen auf einmal exportieren.
Sammeln Sie
zunächst die gewünschten Adressen im Persönlichen
Telefonbuch. Wählen Sie dazu eine Adresse aus, dann
Bearbeiten/Teilnehmer in das Persönliche Telefonbuch
übernehmen, und klicken Sie auf Aufnehmen. Um die gesammelten
Adressen in eine Serienbriefdatei zu übertragen, benutzen Sie
den Befehl Suchen/Persönliches Telefonbuch anzeigen und
klicken auf Export. Im Dialog aktivieren Sie die Option Alles und
schalten im Bereich Ausgabe die Option ohne Rufnummer ein, um die
Anzahl der exportierbaren Datensätze zu erhöhen. Klicken
Sie nochmals auf Export. Im folgenden Auswahldialog stellen Sie im
Listenfeld Dateityp die Option Semikolon ANSI-Format (*.ADR) ein,
vergeben einen Dateinamen und klicken auf Speichern.
Leider
fehlt in der so entstandenen Datei die erste Zeile mit den
Feldnamen, die für den Seriendruck zwingend notwendig ist.
Diese Feldnamen müssen Sie von Hand hinzufügen.
Bearbeiten Sie dazu die erzeugte adr-Datei mit einem
ANSI-Texteditor, beispielsweise mit dem Windows-Editor. Wenn Sie
Ihre Textverarbeitung benutzen, verwenden Sie dazu den
Importfilter Nur Text. Im Dokument fügen Sie vor dem ersten
Datensatz eine Leerzeile ein und tragen folgendes
ein:
NAME;VORNAME;
ZUSATZ1;ZUSATZ2;
STRASSE;NR;
PLZ;ORT;ZUSATZ3;
Achten Sie darauf, daß
kein Semikolon fehlt oder falsch plaziert ist. Anschließend
speichern Sie diese Datei im ANSI-Format mit der Endung txt. Die
Textdatei steht Ihnen nun uneingeschränkt für den
Seriendruck zur Verfügung, beispielsweise als
Word-Steuerdatei. Somit nutzen Sie die Daten der CD leicht zu
Werbezwecken.
Farbkanäle deaktivieren
So entfernen Sie gezielt
Farbinformationen aus einer Pixelgrafik.
Wollen Sie aus einem
Bild einen der Grundtöne komplett entfernen, so deaktivieren
Sie einfach den zugehörigen Farbkanal. Dazu klicken Sie das
Augensymbol an und wählen beispielsweise Blauer Kanal. Jetzt
sehen Sie das Bild völlig ohne Blauton. Die entsprechenden
Werte sind allerdings nicht tatsächlich aus dem Bild
eliminiert, sondern nur unsichtbar.
Über die
Zwischenablage kopieren Sie die veränderte Grafik und fügen
sie als neue Bitmap wieder ein.
Texturen als Desktop-Hintergrund
Mit einer speziellen
Funktion bereitet Corel Texture gerenderte Hintergründe fürs
Kacheln auf.
Im Corel-Draw-8-Paket finden Sie das kleine
Programm Corel Texture. Damit erzeugen Sie Texturen (strukturierte
Oberflächengrafiken wie Marmor oder Holz). Diese können
Sie in einer der anderen Corel-Anwendungen weiterverarbeiten, oder
Sie speichern das gerenderte Bild direkt in eine bmp-Datei.
Haben
Sie die Textur nach Ihren Wünschen gestaltet, wählen Sie
den Menübefehl Füllmuster/In Datei rendern. Da die
Standardgröße des Bildes eine komplette Desktop-Füllung
nicht zuläßt, müssen Sie das Bild entweder noch in
einem anderen Programm vergrößern oder als Kachel auf
den Desktop legen. Letzteres empfiehlt sich, wenn Ihnen nicht
genug Arbeitsspeicher zur Verfügung steht.
Die Übergänge
bei gekachelten Grafiken sind meist sehr unschön. Daher hat
Corel eine Funktion in Texture implementiert, die die Bildränder
so gestaltet, daß die Übergänge nicht auffallen.
Um dieses Feature zu nutzen, aktivieren Sie die Option
Füllmuster/Kachelbild erzeugen, bevor Sie In Datei rendern
wählen.
Datum berechnen
So berechnen Sie ein Datum bei vorgegebener
Kalenderwoche.
In der Rubrik Makro-Mania, Ausgabe 9/97, S. 170
stellten wir eine Formel zur Berechnung der Kalenderwoche eines
bestimmten Datums vor. Mit der Erweiterung von Paul Mohr gehen Sie
den umgekehrten Weg: Sie errechnen aus den Angaben Kalenderwoche
und Wochentag das entsprechende Datum. Oder wüßten Sie
ad hoc, auf welches Datum der Freitag in KW 46 fällt?
Richtig: auf den 13.11.
So gehen Sie vor: Im
Visual-Basic-Editor geben Sie den Code (Listing in Databox 8/98)
ein.
Verwenden Sie diese Funktion wie eine normale
Excel-Routine. Somit berechnet der PC genau Ihre Glückstage.
Makro in die Menüleiste legen
Vereinfachen Sie den
Zugriff auf Ihre VBA-Module und -Makros.
Um in Excel schnell
auf Makros zuzugreifen, legen Sie diese am besten als Menüpunkte
ab. Excel selbst stellt dafür das Menü Extras zur
Verfügung.
Rufen Sie über Extras/Makro das
Dialogfenster mit allen verfügbaren Makros auf. Klicken Sie
in der Liste den Namen der relevanten Routine an, und wählen
Sie den Befehl Optionen. Aktivieren Sie dort das Kontrollkästchen
Befehl im Menü 'Extras', und tragen Sie den Text des
Menüpunkts ein. Möchten Sie einen Buchstaben als
Shortcut verwenden, müssen Sie vor diesen ein kaufmännisches
Und (&) setzen. Lautet beispielsweise der Menüpunkttext
Zum Start&bildschirm, so braucht der Anwender nach dem Öffnen
des Menüs Extras nur b zu drücken.
Ab Excel 97
erhalten Sie über Extras/Makro/Makros .../Optionen nur noch
die Funktion, ein Makro mit einer [Strg]-Tastenkombination zu
verknüpfen. Ersatz bietet der Menüpunkt Extras/Anpassen,
mit dem Sie wie in allen Office-Anwendungen beliebige Befehle und
eigene Makros sowie Dialoge einem Menüpunkt zuordnen können.
Detektivarbeit
Die Detektiv-Symbolleiste erleichtert die
Fehlerprüfung in komplexen Tabellen.
Bei der Arbeit mit
komplexen Tabellen ist die Detektiv-Symbolleiste eine
unverzichtbare Hilfe und sollte ständig verfügbar sein.
Blenden Sie sie mit der Befehlsfolge
Extras/Detektiv/Detektiv-Symbolleiste ein, um Ihre Formeln zu
überprüfen. Wählen Sie eine Zelle aus, die eine
Formel enthält, und klicken Sie auf die Schaltfläche
Spur zum Vorgänger. Anhand von Pfeilen zeigt Ihnen Excel alle
Zellen an, deren Werte in die ausgewählte Formel übernommen
werden. Entsprechend arbeitet die Funktion Spur zum Nachfolger,
die Verweise zu allen Zellen anzeigt, die den Wert aus der
ausgewählten Zelle übernehmen. Falls sich eine
verknüpfte Zelle in einer anderen Tabelle befindet, erscheint
eine Linie mit einem Tabellensymbol.
Per Doppelklick auf die
Verbindungslinie rufen Sie die Koordinaten der verknüpften
Zellen ab. Auf diese Weise können Sie Ihre Formeln überprüfen
und Fehler schnell lokalisieren, die durch falsche Verweise
entstehen. Mit dem Button Alle Spuren entfernen löschen Sie
die Pfeile wieder.
Lottoscheine überprüfen
Lassen Sie sich keinen
verborgenen 3er im Lotto mehr entgehen.
Spätestens seit
Lotto-Online werden Sie nicht mal benachrichtigt, wenn Sie sechs
Richtige haben. Denn im Gegensatz zu früher tragen Sie ja auf
den neuen Lottoscheinen keinen Namen mehr ein, sondern erhalten
als Quittung lediglich einen Kontrollausdruck Ihres Scheins.
Was
aber, wenn Oma wegen ihrer fünf Dioptrien den Dreier oder gar
das Kästchen mit den sechs Richtigen übersehen hat? Wie
gut, daß es Excel gibt. Denn mit diesem Rechenkünstler
und unserer Funktion IstLotto entgeht Ihnen kein Lotteriegewinn
mehr. Und falls Sie mal nicht da sind, finden Sie die gezogenen
Zahlen der letzten zehn Wochen im WWW unter der
Adresse
http://members.aol.com/Fortserv/dresults.htm
Das
Arbeitsblatt haben wir, wie Sie in der Abbildung (PC Magazin 3/98,
Seite 190) sehen, in drei Abschnitte eingeteilt:
- Im oberen
Teil (bei uns: A1:H29) tragen Sie die Zahlen der letzten Ziehungen
ein.
- Der umrahmte Block dazwischen (bei uns: A30:M36) enthält
Ihre Tippreihen, wobei wir diese gemäß den
49er-Kästchen auf dem Lottoschein mit 1 Oben, 1 Unten, 2 Oben
usw. beschriftet haben.
- Unten (bei uns: A37:M66) finden Sie
eine Tabelle, die zu jeder Ihrer Tippreihen ermittelt, wieviele
Ihrer Zahlen in den gezogenen Zahlen enthalten waren. Während
Sie die darüberliegenden Zahlenkolonnen natürlich per
Hand ausfüllen müssen, enthalten die unteren Zellen die
IstLotto-Funktion. Die Adreßangaben sind so gestaltet, daß
Sie sie beliebig kopieren können und sich die Adreßangaben
automatisch anpassen.
So lautet die Formel in B37
beispielsweise
=IstLotto($B2: $G2;B$31:B$36)
Der erste
Parameter ist der Zellbereich, der die gezogenen Lottozahlen
enthält. Diese müssen nicht unbedingt nebeneinander
stehen. Die VBA-Routine stellt sich automatisch auf den Bereich
ein. Der zweite Parameter beschreibt die getippten Zahlen. Ein
zweiter kleiner Kniff zeigt Ihnen auch gleich durch eine
Rotfärbung an, wenn ein Tip unter den Gewinnern ist. Dazu
formatieren Sie den unteren Zellbereich über Format / Zellen
/ Zahlen / Benutzerdefiniert und geben als
Zeichenkette
[Rot][<0]"5+ZZ";[<3]Standard;
[Rot]Standard
ein.
Ist die Zahl negativ, erscheint in der Zelle die Anzeige 5+ZZ -
das ist die Ausgabe von IstLotto, die fünf Richtige mit
Zusatzzahl anzeigt. Liegt der ermittelte Wert zwischen 3 und 6,
erscheint der Wert in Rot, ansonsten in der Standardfarbe.
Geben
Sie nun die Funktion IstLotto gemäß dem Listing
(Listing in Databox 3/98) ein, indem Sie Extras/Makro Makros
wählen, einen beliebigen Makronamen eingeben und auf
Erstellen klicken. Fügen Sie den Listingtext im VBA-Editor an
die bereits vorhandenen Codezeilen an. Das wars, und toi, toi, toi
bei der nächsten Ziehung!
Getrennte Spalten
So trennen Sie mit einer VBA-Funktion Vor-
und Nachname, die gemeinsam in einer Zelle stehen.
Oft fängt
man spontan eine Adreßliste in Excel an und macht sich keine
Gedanken über deren Aufbau. Da kommt es schon mal vor, daß
Vor- und Nachname in einem Feld untergebracht werden. Oder
Postleitzahl und Ort. Viele solcher Angaben haben, getrennt
gesehen, einen viel höheren Informationsgehalt. Steht etwa
die komplette Ortsangabe in einer Zelle, ist es unmöglich,
die Orte alphabetisch zu sortieren. Ebenso bei den Namensangaben:
Hier ist es schwierig, den Vor- vom Nachnamen zu trennen. Wollen
Sie dann einen Serienbrief schreiben, erhalten Sie die Anrede
Sehr
geehrter Herr Müller, Heinrich
Aber dank VBA sind Sie ja
nicht nur auf Excels eigene Funktionen beschränkt. Im Makro
unten sehen Sie zwei Routinen, die aus einem typischen
Namenseintrag wahlweise den oder die Vornamen sowie den Nachnamen
extrahieren - egal, ob Sie Ihre Adressen in der Form Müller,
Heinrich oder Heinrich Müller erfaßt haben. Der erste
Fall ist besonders leicht gelöst: Vor dem Komma steht der
Nachname, dahinter der Vorname. Haben Sie hingegen die normale
Schreibweise gewählt, wird alles ab dem letzten Leerzeichen
als Nachname angesehen.
Die Funktionen wenden Sie genauso an
wie die in Excel eingebauten. Haben Sie beispielsweise in Zelle A1
den kombinierten Namen stehen, so erhalten Sie mit
B1:
=GetVorName(A1)
in B1 den Vornamen und analog mit
C1:
=GetNachName(A1)
in C1 den Nachnamen.
Wir haben das Makro
(Listing in Databox 9/97) in der englischen und deutschen Notation
abgedruckt. Unsere Empfehlung: Verwenden Sie in Excel aus
Kompatibilitätsgründen die englische (Einstellung in
Extras/Optionen/Modul Allgemein). Wenn Sie das ablehnen, geben Sie
den deutschen Code ein. In der Standardeinstellung verwendet Excel
als Trennzeichen für Parameter das Semikolon. Erhalten Sie
bei der Ausführung der Routinen eine Fehlermeldung, ersetzen
Sie diese durch Kommata.
Werte auf Knopfdruck erhöhen
Wenn Sie die
Standardereignisse von Excel geschickt ausnutzen, ersparen Sie
sich viel Arbeit.
Mit Excel können Sie unter anderem
statistische Werte oder Wahlergebnisse erfassen. Haben Sie
beispielsweise zehn verschiedene Ausprägungen, die - je nach
vorliegendem Ergebnis - jeweils um den Wert 1 hochgezählt
werden, ist es sehr unpraktisch, immer die neue Zahl einzugeben.
Angenehmer wäre es, wenn Excel den Wert automatisch erhöht
- etwa via [+]-Taste oder Doppelklick.
Und genau zu diesem
Zweck belegen Sie in Visual Basic für Applikationen
Ereignisse mit benutzerdefinierten Prozeduren. Zwei dieser
Ereignisse heißen OnKey und OnDoubleClick. Während die
erste für beliebige Tastenkombinationen eingesetzt wird,
aktiviert Excel letztere immer dann, wenn Sie in einem beliebigen
Arbeitsblatt einen Doppelklick ausführen.
Nehmen wir
einmal an, Sie hätten eine Tabelle namens Tabelle1. In der
ersten Spalte stehen die unterschiedlichen Ausprägungen und
in der zweiten Spalte deren Anzahl. Eine Routine, die automatisch
diesen Wert hoch- oder runterzählt, könnte dann wie
folgt lauten:
Sub Counter(ByVal Differenz As Integer)
If
ActiveCell.Column <= 2 Then
If IsEmpty(Cells(ActiveCell.Row;
2)) Then
Cells(ActiveCell.Row; 2)=0
End If
If
IsNumeric(Cells(ActiveCell.Row; 2)) Then
' Sicherungskopien mit
Zeitstempel der vorherigen 10 Werte
For I = 20 To 4 Step
-1
Cells(ActiveCell.Row; I)=Cells(ActiveCell.Row; I -
2)
Next
Cells(ActiveCell.Row; 3) = Now
Cells(ActiveCell.Row;
2) = Cells(ActiveCell.Row; 2) + Differenz
End If
End If
End
Sub
Sub UPCount()
Counter 1
End Sub
Sub
DownCount()
Counter -1
End Sub
Die Routine erhält
als Parameter einen Wert, um den der Eintrag in Spalte B der
aktuellen Zeile verändert werden soll. Als erstes legt die
Routine Sicherheitskopien der letzten zehn Eingaben mit
Zeitstempel an und verändert dann den Wert. Die beiden
Prozeduren UpCount und DownCount haben wir nur aus formalen
Gründen eingefügt, die im folgenden klar werden.
Wie
aber verbinden Sie diese Routine mit dem Drücken einer Taste
oder einem Doppelklick? Hier kommen die Ereignisse OnKey
respektive OnDoubleClick ins Spiel. Diese verknüpfen Sie
über
Sub TastenBelegen()
With Application
.OnKey
"{+}"; "UpCount"
.OnKey "-";
"DownCount"
.OnDoubleClick = "UpCount"
End
With
End Sub
mit den beiden Zählroutinen und entfernen
die Verknüpfung wieder mit
Sub TastenNormal()
With
Application
.OnKey "{+}"
.OnKey "-"
.OnDoubleClick
= ""
End With
End Sub
Als ersten Parameter
erhält OnKey eine Zeichenkette, die die Tastenkombination
repräsentiert. Einige Beispiele dafür
lauten:
Tastenbeschriftung Zeichenkette
BILD-AB
"{BILDU}"
BILD-AUF "{BILDO}"
NACH-LINKS
"{LINKS}"
NACH-OBEN "{OBEN}"
NACH-RECHTS
"{RECHTS}"
NACH-UNTEN "{UNTEN}"
POS1
"{POS1}"
ENDE "{ENDE}"
TAB "{TAB}"
EINFG
"{EINFG}"
ENTF "{ENTF}"
EINGABETASTE
"~"
Weitere Tastenbezeichnungen finden Sie in der
VBA-Hilfe von Excel unter dem Suchbegriff OnKey. Neben den
"normalen" Tasten lassen sich aber auch Kombinationen
mit [Strg], [Umschalt] und [Alt] belegen.
Taste Symbol Beispiel
Bedeutung
ALT % "%x" Alt+X
STRG ^ "^c"
Strg+C
UMSCHALT + "+a" A
Natürlich sind auch
Kombinationen der Sondertasten, wie etwa [,-^-+-a-"] für
[Strg-Umschalt-A] zulässig. Wollen Sie hingegen eines der
Sonderzeichen belegen, müssen Sie es in geschweifte Klammern
setzen. Die Zeichenkette für [Alt-+] lautet also "%{+}".
Der zweite Parameter von OnKey ist ähnlich wie der Wert von
OnDoubleClick der Name der Routine, die Sie aufrufen möchten.
Nun müßten Sie aber jedesmal, wenn Sie Ihre Tabelle
aktivieren, TastenBelegen aufrufen und immer dann, wenn Sie zu
einem anderen Blatt wechseln, mit TastenNormal die Belegung wieder
aufheben. Aber auch dafür gibt es jeweils ein Ereignis:
OnSheetActivate und OnSheetDeactivate. Und wenn Sie diese über
Sub
Auto_Open()
With Worksheets(,Tabelle1").OnSheetActivate =
"TastenBelegen"
.OnSheetDeactivate =
"TastenNormal"
End Sub
belegen, führt Excel
sie jedesmal aus, wenn Sie das Arbeitsblatt laden.
Schnelle Inhaltsübersicht
Auf Knopfdruck erhalten Sie
ein komplettes Inhaltsverzeichnis Ihrer Präsentation.
Das
Präsentationsprogramm PowerPoint erzeugt bei Bedarf
automatisch eine Inhaltsübersicht Ihrer fertigen Präsentation
als eigene Folie. Dazu wechseln Sie über das Ansicht-Menü
in die Darstellungsart Foliensortierung. Markieren Sie mit
gedrückter Umschalt-Taste alle Folien, die in der endgültigen
Präsentation erscheinen, oder wählen Sie den Befehl
Bearbeiten/Alles markieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche
Inhaltsfolie in der Symbolleiste für die Foliensortierung.
PowerPoint erstellt automatisch eine eigene Folie, die alle
Überschriften der markierten Folien enthält.
Bilder auf Stichwort
Eine Automatikfunktion von PowerPoint
vereinfacht die Auswahl passender Grafiken.
Meist müssen
Sie wild herumbasteln, bis alle grafischen Elemente einer
Präsentation halbwegs ihrem Inhalt entsprechen. Statt sich
durch die Unmengen an Grafiken auf der Clipart-CD zu kämpfen,
nutzen Sie lieber Microsofts Präsentator
PowerPoint.
PowerPoint analysiert auf Wunsch den Text der
aktiven Präsentation, erstellt eine Liste der enthaltenen
Stichwörter und sucht passende Grafiken aus der ClipArt
Gallery, denen eines dieser Stichwörter zugeordnet ist.
Laden
Sie dazu die gewünschte Präsentation, und wählen
Sie in der Folienansicht Extras/AutoClipArt. Nach kurzer Analyse
erscheint ein Dialog, der die in der Präsentation gefundenen
Stichwörter im Listenfeld links unten aufführt. Zunächst
wählen Sie hier das gewünschte Stichwort aus. Im Feld
Auf Folie listet PowerPoint die Nummern der Folien auf, in denen
das ausgewählte Stichwort enthalten ist. Falls es in mehreren
Folien vorkommt, wählen Sie in diesem Listenfeld zunächst
die gewünschte Foliennummer aus. Um in diese Folie ein
passendes Bild zu übernehmen, klicken Sie auf die
Schaltfläche ClipArt anzeigen. Jetzt erscheint das
ClipArt-Gallery-Fenster mit allen Grafiken, denen das
entsprechende Stichwort zugeordnet worden ist. Hier markieren Sie
das gewünschte Bild und klicken auf Einfügen, um es in
die ausgewählte Folie zu übernehmen.
Automatisches Begleitheft
PowerPoint erzeugt mit Hilfe von
Word eine gedruckte Kurzfassung Ihrer Präsentation.
Die
Wirkung einer Präsentation wird erheblich verbessert, wenn
Sie ein gedrucktes Begleitheft zur Verfügung stellen, das
alle wichtigen Informationen übersichtlich zusammenfaßt.
Auf Wunsch legt PowerPoint in Zusammenarbeit mit WinWord ein
solches ExposI automatisch an.
Laden Sie dazu in PowerPoint
Ihre fertige Präsentation, und benutzen Sie im Untermenü
Datei/Senden an den Befehl Microsoft Word. Im folgenden Dialog
wählen Sie die gewünschte Darstellungsform aus,
beispielsweise Notizen neben Folien oder Leerzeichen neben Folien.
Während mit der ersten Option die vorhandenen Notizen in das
Dokument übernommen werden, läßt Ihnen die zweite
Variante die Möglichkeit, später eigene Kommentare im
WinWord-Dokument hinzuzufügen.
Unten im Dialog legen Sie
mit den entsprechenden Befehlen fest, ob Sie die
Präsentationsinformationen einfügen oder verknüpfen
möchten. Die Verknüpfung bietet den Vorteil, daß
spätere Änderungen an der Präsentation automatisch
ins Word-Dokument übernommen werden. Nach einem Klick auf OK
startet WinWord automatisch. Die Textverarbeitung erzeugt nun ein
Dokument im gewählten Layout, das eine komplette Übersicht
über Ihre Präsentation inklusive der grafischen
Darstellungen Ihrer Folien enthält. Somit verschaffen Sie
Ihrem Vortrag die Übersichtlichkeit, die Ihnen jeder danken
wird.
Pixelgrafiken als Füllung
Verwenden Sie in PowerPoint
beliebige Grafikdateien als Füllung von
Zeichnungsobjekten.
Wer in seiner Demo-Grafik einen
ansprechenden Hintergrund einbaut, erzielt höhere
Aufmerksamkeit für seine Vorführung. Legen Sie dazu ein
Zeichnungsobjekt mit Hilfe eines geeigneten Zeichenwerkzeugs an,
beispielsweise eine Ellipse. Blenden Sie nun die
Zeichnen-Symbolleiste ein, und wählen Sie das gezeichnete
Objekt im Hauptbildschirm aus. Dann klicken Sie in der Leiste
Zeichnen auf den Pfeil rechts neben der Schaltfläche
Füllfarbe, wählen den Befehl Fülleffekte und
aktivieren das Register Grafik. Mit der Schaltfläche Grafik
auswählen laden Sie die gewünschte Grafikdatei und
ordnen sie anschließend mit OK dem ausgewählten
Zeichnungsobjekt als Füllung zu.
Animation Player
Wandeln Sie Ihre Präsentation mit dem
HTML-Assistenten über
Datei - Als HTML speichern
in
eine Web-Präsentation um. Wenn Sie in Ihrer Präsentation
Animationen eingebunden haben, lassen sich diese mit dem Animation
Player auch im Internet/Intranet wiedergeben.
Doch Vorsicht:
Das PowerPoint Animation Player-Add-in arbeitet nicht mit allen
Web-Browsern zusammen. Von Microsoft ist es lediglich für den
Microsoft Internet Explorer 2.0 oder 3.0 und den Netscape
Navigator ab Version 1.22 freigegeben. Zudem speichert PowerPoint
das Add-in nicht zusammen mit der Präsentation, sondern lädt
es vom Microsoft Web Server - was bei Intranet-Anwendungen das Aus
für den Animation Player darstellt. Beschränken Sie sich
im HTML-Assistenten auf die "Grafiktypen" GIF und JPEG.
Wollen Sie auf die Animationen nicht verzichten, fügen Sie
später mit Hilfe von Zusatzprogrammen standardisierte
Java-Scripts ein.
Eine Inhaltsangabe erzeugen
Für das Anlegen einer
Inhaltsverzeichnis-Folie mit sämtlichen Folien-Überschriften
mußten Sie bisher die einzelnen Titel Folie für Folie
kopieren und ins Inhaltsverzeichnis einfügen. In PowerPoint
97 ist damit endlich Schluß: Erzeugen Sie zuerst die
vollständige Präsentation. Arbeiten Sie dabei mit den
PowerPoint-eigenen Folien-Layouts. Damit besitzt die Präsentation
einheitliche Titel, die PowerPoint für das Inhaltsverzeichnis
später nutzt.
Zum Anlegen der Inhalt-Folie markieren
Sie
Ansicht - Foliensortierung
Klicken Sie bei gedrückter
[Umschalt]-Taste auf alle Folien, deren Titel Sie ins
Inhaltsverzeichnis aufnehmen möchten. Nun genügt ein
Klick auf das neue Symbol "Inhaltsfolie" in der
Foliensortierung-Symbolleiste. PowerPoint fügt dann vor der
ersten markierten Folie das Inhaltsverzeichnis ein, eine
Titelfolie bleibt dabei weiterhin am Folienanfang stehen.
Wichtig:
PowerPoint erzeugt nur eine Folie, gleichgültig ob der Platz
für die Folientitel ausreicht. Bei mehr als sieben
Folien-Titeln ist deshalb manuelle Nacharbeit erforderlich.
Fehlende Linien aus Word-Tabellen zurückholen
Wenn Sie
in Word eine Tabelle erzeugt und über die
Windows-Zwischenablage in eine PowerPoint-Folie eingefügt
haben, sind Rahmen und Gitternetzlinien unter Umständen
teilweise verschwunden und tauchen auch in der höchsten
Zoomstufe nicht immer auf. Drucken Sie die scheinbar fehlerhafte
Folie aus, sind plötzlich wieder alle Linien und Rahmen
vorhanden.
Der Grund: PowerPoint kann Linien mit einer
Strichstärke von 0,25 und 0,5 Punkt je nach Plazierung der
Tabelle nicht anzeigen. Die Lösung: Klicken Sie in Word
auf
Tabelle - Tabelle markieren
und weisen Sie allen Linien
die Linienstärke "1 pt" (oder dicker) zu.
Übernehmen Sie die Tabelle anschließend erneut in
PowerPoint, sind die Linien wie gewünscht vorhanden.
Schriften ersetzen
So verändern Sie das
Erscheinungsbild einer PowerPoint-Präsentation.
Die Wahl
der verwendeten Schriftart ist entscheidend für die
Lesbarkeit der Informationen. Dies gilt vor allem bei
Präsentationen mit Overhead-Folien. PowerPoint 97 bietet
daher eine Funktion, die verwendeten Schriftarten schnell in der
kompletten Präsentation zu ersetzen. Laden Sie dazu das
gewünschte Dokument, und markieren Sie ein Textobjekt mit der
Schriftart, die Sie verändern möchten. Dann benutzen Sie
den Befehl Format/Schriftarten ersetzen.
Die markierte
Schriftart erscheint nun im Listenfeld Ersetzen des Dialogs. Im
unteren Listenfeld Durch wählen Sie eine Schriftart aus, die
an die Stelle des ungeeigneten Fonts treten soll. Sobald Sie auf
die Schaltfläche Ersetzen klicken, ersetzt PowerPoint die
alte Schriftart durch die angegebene neue in der gesamten
Präsentation. Mit Schließen kehren Sie wieder zur
Präsentation zurück.
Formen anpassen
PowerPoint bietet fertige Symbole, die sich
modifizieren und austauschen lassen.
Mit eigenen Schaltflächen
gestalten Sie Ihre Präsentationen. Viele der fertigen
Formsymbole, die Sie mit der Schaltfläche AutoFormen der
Zeichnenleiste anlegen, können Sie individuell anpassen.
Klicken Sie ein Formsymbol an, etwa den Nächste-Button im
Menü Interaktive Schaltflächen, und ziehen es in
gewünschter Größe in der Folie auf. Zusätzlich
zu den normalen Markierungspunkten erscheinen bei manchen Formen
gelbe, rautenförmige Ziehpunkte. Durch Verschieben dieser
Ziehpunkte mit der Maus verändern Sie die Proportionen
innerhalb der Form. In unserem Beispiel erhält die
Schaltfläche einen 3D-Effekt, wenn Sie den gelben Punkt nach
rechts ziehen. Auf Wunsch läßt sich außerdem ein
angelegtes AutoForm-Symbol komplett durch ein anderes ersetzen.
Wählen Sie dazu das Formsymbol in der Folie aus und klicken
auf die Zeichnen-Schaltfläche in der Zeichnen-Leiste. Über
das Menü AutoForm ändern wählen Sie das neue Symbol
per Mausklick aus, um die alte Form zu ersetzen.
Farbige Verluste
Excel formatiert negative Zahlenwerte auf
Wunsch automatisch mit roter Schriftfarbe.
Durch die farbige
Kennzeichnung negativer Zahlen heben Sie Verluste optisch hervor
und verbessern so die Übersichtlichkeit in großen
Tabellen. Wählen Sie dazu die Zelle (oder die Zellen) aus, in
der negative Zahlen rot formatiert werden sollen. Benutzen Sie den
Befehl Format/Zellen. Im Register Zahlen wählen Sie in der
Liste Kategorie die Option Zahl aus. Rechts daneben erscheint die
Liste Negative Zahlen, in der Sie das Format auswählen. Sie
können negative Zahlen allein mit roter Schrift oder mit
vorangestelltem Minuszeichen und roter Schrift
formatieren.
Anschließend stellen Sie noch die gewünschte
Anzahl Dezimalstellen ein und schließen mit OK ab. Negativen
Zahlen in den markierten Zellen weist Excel nun automatisch das
zugewiesene Format zu.
Formeln im Überblick
Auf Knopfdruck machen Sie alle
Formeln in der aktiven Tabelle sichtbar.
Um alle Formeln in
einer Tabelle schnell zu kontrollieren, laden Sie eine
Arbeitsmappe und wählen die gewünschte Tabelle aus. Wenn
Sie [Strg-#] betätigen, zeigt Excel alle Formeln an, die sich
in der aktiven Tabelle befinden. Durch erneutes Drücken
dieser Tastenkombination schalten Sie wieder zur gewohnten Anzeige
der Werte zurück.
Zentrierte Überschriften
Eine Automatikfunktion von
Excel plaziert Überschriften in der Mitte der Tabelle.
Mit
Excel können Sie Überschriften innerhalb eines
Arbeitsblatts exakt zentrieren. Geben Sie dazu den Text ein, und
markieren Sie in der gleichen Zeile den Bereich, in dem der Text
zentriert werden soll, beispielsweise die Spalten A bis
einschließlich F. Dann klicken Sie auf die Funktionstaste
Verbinden und zentrieren in der Formatleiste. Excel wandelt nun
den markierten Bereich in eine Zelle um und zentriert den Text in
dieser Zelle.
Individuell ausfüllen
So legen Sie das Intervall bei
automatischen Reihen direkt in der Tabelle fest.
Wenn Sie
Tabellenüberschriften automatisch ausfüllen lassen,
sparen Sie sich viel Arbeit. Beim automatischem Fortschreiben von
Begriffsreihen bietet Excel die Möglichkeit, die Schrittweite
beliebig zu verändern. Sie können beispielsweise
Monatsnamen in Zweierschritten ergänzen lassen.
Tragen Sie
den Startbegriff der gewünschten Reihe in eine Zelle ein,
beispielsweise Januar. Dann geben Sie in die Zelle darunter den
zweiten Begriff der Reihe ein, um das Inkrement festzulegen. Damit
Excel nur jeden zweiten Monat berücksichtigt, geben Sie hier
also März ein.
Markieren Sie beide Eingaben, und zeigen
Sie auf den kleinen schwarzen Punkt rechts unten auf dem
Markierungsrahmen. Der Cursor nimmt nun die Form eines
Pluszeichens an. Sie halten die linke Maustaste gedrückt und
markieren den gewünschten Ausfüllbereich, beispielsweise
die vier darunterliegenden Zellen. Wenn Sie die Maustaste
loslassen, fügt Excel die entsprechenden Monatsnamen im von
Ihnen definierten Abstand hinzu, in diesem Fall also Mai, Juli,
September und November.
Eigene Automatiklisten
Mit Excel können Sie eigene
AutoAusfüllen-Listen definieren, die das Programm automatisch
vervollständigt.
Mit der AutoAusfüllen-Liste
organsieren Sie anfallende Verwaltungsarbeit schnell und effektiv.
So legen Sie mit dieser Funktion beispielsweise eine fertige Liste
Ihrer Mitarbeiter an, die Sie jederzeit automatisch in eine
Tabelle einfügen können. Benutzen Sie dazu den Befehl
Extras/Optionen, und aktivieren Sie das Register AutoAusfüllen.
Hier wählen Sie im Fenster Befehlsliste den Eintrag Neue
Liste. Klicken Sie nun in das Fenster Listeneinträge rechts
daneben. Hier geben Sie die Begriffe für die neue Liste ein.
Achten Sie darauf, daß die einzelnen Eingaben kein Komma
oder Semikolon enthalten. Nach Eingabe jedes Begriffs führen
Sie via [Enter] eine Zeilenschaltung durch. Wenn die Liste
komplett ist, klicken Sie auf Einfügen. Die neue Liste wird
nun in das linke Fenster übernommen. Mit OK schließen
Sie ab. Auf Wunsch können Sie eine AutoAusfüllen-Liste
auch direkt aus einer Tabelle übernehmen. Dazu tragen Sie die
gewünschten Begriffe der neuen Liste im Arbeitsblatt
untereinander in einer Spalte ein, wobei jede Zelle einen Begriff
enthält. Dann rufen Sie das Register AutoAusfüllen wie
beschrieben auf und klicken auf die Schaltfläche Importieren.
Excel fügt jetzt die markierten Begriffe automatisch als
komplette Liste ein und übernimmt diese als neuen Eintrag in
das Fenster Befehlsliste des Dialogs. Um die Liste automatisch
ausfüllen zu lassen, geben Sie den ersten Begriff ein und
wählen die Zelle aus. Dann zeigen Sie auf den Punkt rechts
unten auf dem Markierungsrahmen. Wenn der Cursor die Form eines
Pluszeichens annimmt, markieren Sie den gewünschten
Ausfüllbereich und lassen die Maustaste los. Excel trägt
nun alle Begriffe Ihrer selbstdefinierten Liste in den markierten
Bereich ein.
Anwenderkontrolle
Mit der Gültigkeitsprüfung
verhindern Sie die Eingabe ungültiger Zahlenwerte,
Datumsangaben oder Listeneinträge.
Im allgemeinen legen
Sie mit der Gültigkeitsprüfung Bedingungen fest, die
Eingaben erfüllen müssen, um akzeptiert zu werden. So
verhindern Sie beispielsweise, daß zu kleine oder zu große
Werte eingegeben werden. Dazu markieren Sie einen Zellbereich und
benutzen den Befehl Daten/Gültigkeit.
Um etwa die Eingabe
auf Werte bis 1000 zu beschränken, wählen Sie im Feld
Zulassen des Registers Einstellungen die Option Ganze Zahl. Dann
stellen Sie im Feld darunter als Operator kleiner oder gleich und
darunter das gewünschte Maximum ein, also hier 1000.
Im
Register Fehlermeldung wählen Sie anschließend den
gewünschten Dialogtyp für die Ablehnung und geben den
Meldungstext ein. Mit OK weisen Sie die Gültigkeitsprüfung
zu. Wenn Sie jetzt versuchen, in die markierten Zellen einen Wert
außerhalb des gültigen Bereichs einzugeben, zeigt Excel
Ihre Fehlermeldung an.
Automatische Hinweise
Eine neue Meldefunktion vereinfacht
die Benutzerführung in komplexen Tabellen.
Jede einzelne
Zelle eines Excel-97-Arbeitsblatts können Sie mit einer
Nachricht verbinden. Excel zeigt diese Nachrichten automatisch an,
wenn der Anwender den Zellzeiger in die entsprechende Zelle
bewegt. Auf diese Weise lassen sich Hinweise integrieren, die
ungeübten Anwendern die Arbeit mit einer vorhandenen Tabelle
erleichtern. Dazu wählen Sie die gewünschte Zelle aus,
dann den Befehl Daten/Gültigkeit und aktivieren das Register
Eingabemeldung. Hier muß die Option Eingabemeldung anzeigen,
wenn Zelle ausgewählt ist eingeschaltet sein.
Geben Sie
den gewünschten Titel der Hinweisbox und den erklärenden
Text ein. Mit OK übernehmen Sie die Eingaben. Wenn ein
Anwender diese Zelle anklickt, erscheint automatisch die von Ihnen
definierte Meldung in Form eines Tool-Tips mit fett dargestellter
Titelzeile.
Bedingt formatieren
Excel 97 bietet die neue Funktion,
Zellen dynamisch bezüglich ihres Inhalts hervorzuheben.
Oft
werden Excel-Tabellen wesentlich übersichtlicher, wenn Sie
bestimmte Werte farblich hervorheben. Mit der Excel-Funktion
Bedingte Formatierung kennzeichnen Sie beispielsweise automatisch
Werte, die einen bestimmten Schwellenwert über- oder
unterschreiten.
Um etwa alle negativen Werte rot hervorzuheben,
markieren Sie den gewünschten Zellbereich und wählen den
Menüpunkt Format/Bedingte Formatierung. Im Dialog übernehmen
Sie die erste Einstellung Zellwert ist. Im zweiten Feld wählen
Sie den gewünschten Operator aus - in unserem Beispiel
kleiner als - und geben im dritten Feld den Schwellenwert ein:
0.
Klicken Sie dann auf Format, und stellen Sie im Dialog die
gewünschte Art der Hervorhebung ein, indem Sie beispielsweise
im Register Schrift die Farbe rot aktivieren. Mit OK kehren Sie
zum ersten Dialog zurück. Hier legen Sie optional mit
Hinzufügen weitere Bedingungen fest. Mit OK aktivieren Sie
schließlich die bedingte Formatierung.
Wenn Sie jetzt im
markierten Zellbereich einen negativen Wert eingeben, erscheint
dieser automatisch in roter Schrift. Die Bandbreite für den
Einsatz dieser Funktion ist sehr groß. So blenden Sie durch
geschickte Farbwahl Zellen ganz aus oder lassen Datumsangaben
automatisch kennzeichnen, die außerhalb eines definierten
Zeitraums liegen.
Falsches Trennzeichen
Falsche Listentrennzeichen führen
bei der Konvertierung zu Fehlern.
Haben Sie alte Excel-Sheets
mit Makros, die nach der Konvertierung plötzlich fehlerhaft
sind? Dann liegt das aller Wahrscheinlichkeit nach am Trennzeichen
für Listen und Parameter. Dieses konnten Sie in den früheren
Versionen des Rechenkünstlers nämlich noch beliebig
wählen. So bot sich beispielsweise bei der deutschen
Software-Installation das Semikolon an, um es gegen das
Dezimalkomma abzugrenzen.
Die 97er Version von Excel sieht
jedoch nur noch Englisch als Programmiersprache und nur noch das
Komma als Trennzeichen vor. Bei der Konvertierung wird dies jedoch
nicht berücksichtigt. Ersetzen Sie daher alle Strichpunkte im
VBA-Code durch Kommata, sofern diese nicht Teil einer Zeichenkette
sind.
Formate per Makro zuweisen
Das Arbeiten mit Formaten
erleichtert in Excel die Gestaltung der Tabellen so lange, wie Sie
zusammenhängende Blöcke mit einem Format versehen.
Wechselt das Format von Zelle zu Zelle, ist die Formatdefinition
ein mühsamer Weg: beispielsweise Daten in einem karoförmigen
Tabellenschema. q Jede zweite Zelle ist rot unterlegt und mit
weißer Schrift versehen, die anderen Zellen haben einen
weißen Hintergrund und rote Schrift.
Solche
Formatzuweisungen lassen sich per Makro in Sekunden produzieren.
Zunächst definieren Sie wie gewohnt die Formate: Zelle
markieren, Einstellungen vornehmen und unter einem passenden Namen
speichern, zum Beispiel "rot" und "weiß".
Im
zweiten Schritt merken Sie sich den Bereich, der das Karomuster
enthalten soll. Den Rest erledigt eine verschachtelte
Laufanweisung:
Sub ausfüllen()
For i = 1 To 10
For
j = 1 To 10
If Int((i + j) / 2) = (i + j) / 2
Then
Worksheets("Tabellen_Name").Cells(i, j).Style =
"weiß"
Else
Worksheets("Tabellen_Name").Cells(i,
j).Style = "rot"
End If
Next
Next
End Sub
Die Laufanweisungen enthalten in diesem Fall die Zeilen-
und Spaltennummern des auszufüllenden Bereichs. Für ein
Karomuster gilt: Wenn die Summe aus Zeilen- und Spaltennummer
gerade ist, verknüpft das Makro sie mit dem einen Format, bei
einem ungeraden Ergebnis mit dem anderen. Die entsprechenden
Abfrage erledigt in diesem Makros die If-Anweisung.
Formeln teilweise prüfen
Indem Sie Formeln separat
prüfen, lassen sich Fehler schneller lokalisieren.
Excel
bietet eine nützliche Hilfe zur Fehlersuche in komplexen
Formeln. Sie können selektiv Teile einer Formel berechnen und
auf diese Weise herausfinden, welcher Teil der Formel das Problem
verursacht. Doppelklicken Sie dazu auf die Zelle mit der
entsprechenden Formel. Markieren Sie den Teilbereich der Formel,
den Sie testen möchten, und drüücken Sie die
F9-Taste. Excel ersetzt daraufhin den markierten Formelbereich
durch das Ergebnis der Berechnung. Wenn Sie statt dessen eine
Fehlermeldung vom Assistenten erhalten, kann dieser Teil der
Formel für das Problem verantwortlich sein.
Vergessen Sie
nicht, mit Esc den ursprünglichen Zustand der Formel
wiederherzustellen. Haben Sie aus Versehen bestätigt, fügt
Excel das Ergebnis der Zwischenrechnung in die Formel ein. Über
Datei/Rückgängig machen Sie diesen Fehler
ungeschehen.
Ralph Kusterer/ib
Fortlaufend numerieren
Fortlaufendes Numerieren innerhalb
einer Spalte (die ersten drei Zellen mit "1,2,3"
markieren und die rechte untere Ecke nach unten ziehen) - etwa für
eine Bestenliste - hatte bisher immer den Nachteil, daß
Excel 95 sich die einmal zugeordneten Werte merkte. Das Löschen
oder Einfügen von Zellen zerstört die fortlaufende
Numerierung ebenso wie das Sortieren der Zeilen. Excel weist
nämlich die einmal berechneten Laufnummern den alten
Zeileneinträgen zu.
Abhilfe bringt nun ein direkter
Zugriff auf die Zeilennummer. Sie bleibt selbst beim Löschen
von Zeilen erhalten. Nur beim Einfügen müssen Sie die
Formel
=ZEILE(A1) oder =ZEILE(ZS)
in die gewünschte
Zelle setzen. Dann kopieren Sie sie in die benötigten Zellen
hinein.
Beginnt die Numerierung nicht in der ersten Zeile,
subtrahieren Sie in der Bezugsart Z1S1 den Differenzwert von der
aktuellen Zeile. Mit der Bezugsart A1 überträgt Excel 97
automatisch die Zeilennummer 1. Soll beispielsweise die Plazierung
1 in Zeile 4 starten, verwenden Sie die Formel:
=ZEILE(A1) oder
=ZEILE(Z(-3)S)
Tabellen und Arbeitsblätter verstecken
Nicht immer
sollen die Inhalte von Tabellen oder Arbeitsblättern jedem
zugänglich sein. So macht es Sinn, den Quellcode vor allzu
leichtem Zugriff zu schützen, um eventuell unbeabsichtigte
Eingaben zu verhindern, die zu Programmfehlern führen. Mit
einem Makro lassen sich die Arbeitsblätter sehr gut schützen.
Dabei hilft die Visible-Routine. Folgendes Makro läßt
ein Arbeitsblatt verschwinden:
Sub
unsichtbar()
Sheets("Name_des_Arbeitsblatts").Visible=xlVeryHidden
End
sub
Das Arbeitsblatt wird wieder sichtbar mit
Sub
sichtbar()
Sheets("Name_des_Arbeitsblatts").Visible=True
End
sub
Diese Makros dürfen nicht auf dem Arbeitsblatt liegen,
das Sie verstecken wollen. Das Problem dabei: Das Makro zum
Verstecken und Sichtbarmachen ist im Dokument eingebettet und
könnte auch von anderen genutzt werden. Um ganz sicher zu
gehen, geben Sie den kritischen Arbeitsblättern nicht
nachvollziehbare Namen. Die
jeweils drei Zeilen langen Makros
sollten Sie bei Bedarf schnell in den VBA-Editor tippen und von
dort aus ausführen. So bleiben die Makros außerhalb des
Dokuments.
Dateinamen einfügen
Ein Makro trägt den
Dateinamen an der gewünschten Position in die Tabelle ein.
Oft ist es sinnvoll, Namen und Pfad der aktuellen Datei in ein
Tabellenblatt einzutragen. Das folgende VBA-Makro nimmt Ihnen
diese Arbeit ab. Als zusätzlichen Komfort läßt es
Sie vorher die Zelle bestimmen, in welcher der Name erscheinen
soll. Das Makro legen Sie über Extras/ Makro/Visual
Basic-Editor an. Im Editor wählen Sie Ansicht/Code, um das
Eingabefenster zu öffnen. Hier tragen Sie das folgende
Listing ein:
Sub PositionName()
value1 = InputBox( _ "Geben
Sie die Koordinaten "+ _ "der Zelle für die
Position"+ _ " des Dateinamens ein:")
With
ActiveWorkbook
Range(value1).Value =.Name
End With
End
Sub
Speichern Sie das Makro, und schließen Sie den
VBA-Editor. Über den Dialog Extras/Makro/Makros führen
Sie das Makro aus, das einen Abfragedialog anzeigt. Geben Sie die
Koordinaten der gewünschten Zelle ein, etwa D9. Nach
Bestätigung mit OK trägt Excel den aktuellen Dateinamen
in diese Zelle ein. Soll hier zusätzlich der komplette
Dateipfad erscheinen, ersetzen Sie im Listing .Value = .Name durch
.Value = .FullName.
Kontrollierte Eingabe in Tabellen
Mit Hilfe einer
Gültigkeitsprüfung vermeiden Sie unerwünschte
Eingaben in Tabellen.
Oft benötigen Sie in einer Zelle
einen Wert, der bestimmte Voraussetzungen erfüllt. So ist es
wenig sinnvoll, bei der Berechnung der Einkommensteuer negatives
Einkommen zuzulassen. Mit Hilfe einer Gültigkeitsprüfung
legen Sie Bedingungen fest, die Eingaben in Tabellen erfüllen
müssen. Damit lassen sich beispielsweise Eingaben verhindern,
die bestimmte Zahlenwerte, Datumsbereiche oder Textlängen
über- oder unterschreiten. Markieren Sie einen Zellbereich,
und benutzen Sie den Befehl Daten/Gültigkeit. Um
beispielsweise nur Datumseingaben zu gestatten, die im ersten
Quartal 1999 liegen, stellen Sie im Feld Zulassen des Registers
Einstellungen die Option Datum ein. Wählen Sie im Feld Daten
den Operator zwischen, und geben Sie darunter das Anfangsdatum
(also 01.01.99) sowie das Enddatum (hier: 31.03.99) ein. Damit die
Eingabe in jedem Fall verhindert wird, übernehmen Sie im
Register Fehlermeldung den Dialogtyp Stop im Listenfeld Stil.
Wählen Sie statt dessen den Stil Warnung oder Information,
erhält der Anwender zwar einen entsprechenden Hinweis, kann
aber trotzdem Werte außerhalb des Gültigkeitsbereichs
eingeben. Im Register tragen Sie den Meldungstext für den
Dialog ein, der bei fehlerhaften Eingaben erscheint. Auf Wunsch
definieren Sie zusätzlich im Register Eingabemeldung einen
Hinweis, der erscheint, wenn Sie die Zelle auswählen. Mit OK
weisen Sie die Gültigkeitsprüfung zu. Wenn Sie nun in
die markierten Zellen ein Datum außerhalb des gültigen
Zeitbereichs eingeben, zeigt Excel Ihre Fehlermeldung an und
verhindert die Eingabe. Mit einem Klick auf Wiederholen kann der
Anwender den Wert korrigieren.
Sternchen suchen
Mit einem Trick durchsuchen Sie Tabellen
erfolgreich nach Multiplikationszeichen.
Gelegentlich ist es
nötig, Excel-Tabellen nach mathematischen Operations-zeichen
zu durchsuchen, beispielsweise dem Multiplikationszeichen. Wenn
Sie allerdings im Dialog Bearbeiten/Suchen das Sternsymbol *
eingeben und die Suche durchführen, stoppt Excel bei jeder
Zelle mit Inhalt, da die Suchfunktion dieses Zeichen als
Stellvertreterzeichen für alle beliebigen Zeichen
interpretiert. Damit die Suche trotzdem gelingt, stellen Sie im
Eingabefeld des Dialogs Suchen eine Tilde voran. Dieses Zeichen
erhalten Sie, indem Sie gleichzeitig die [Alt-Gr]- und die
[+]-Ta-ste drücken oder alternativ die Tastenkombination
[Alt-126] auf dem Nummernblock benutzen. Mit der Eingabe ~* im
Feld Suchen nach findet die Suchfunktion von Excel nur noch
Zellen, in denen das Sternchen vorkommt. Entsprechend hilft die
vorangestellte Tilde bei der Suche nach anderen Stellvertreter-
und Sonderzeichen, etwa dem Fragezeichen (Eingabe: ~?) oder der
Tilde selber (Ein-gabe: ~~).
Hinweis-Automatik
Setzen Sie in komplexen Tabellen eigene
Infotexte zur Benutzerführung ein.
Sollen ungeübte
Anwender mit komplexen Tabellen arbeiten, sind konkrete
Handlungsanweisungen und Infotexte in der Tabelle sehr hilfreich.
Excel 97 bietet zwei Methoden an, um Zellen mit Informationen zur
Benutzerführung zu verknüpfen.
Auf Wunsch zeigt
Excel Hilfetexte an, wenn eine bestimmte Zelle angeklickt wird.
Wählen Sie dazu die gewünschte Zelle aus. Benutzen Sie
den Befehl Daten/Gültigkeit, und aktivieren Sie das Register
Eingabemeldung. Hier schalten Sie die Option Eingabemeldung
anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird ein. Geben Sie den
gewünschten Titel der Hinweisbox sowie unter Eingabemeldung
den erklärenden Text ein. Mit OK übernehmen Sie Ihre
Eingaben. Klickt ein Anwender diese Zelle an, erscheint
automatisch die zugewiesene Meldung.
Als zweite Methode
integrieren Sie namentlich gekennzeichnete Kommentare, die Sie per
MouseOver abrufen. Dazu wählen Sie eine Zelle aus und
benutzen den Befehl Einfügen/Kommentar. In das Eingabefenster
tippen Sie den gewünschten Text ein und schließen ab,
indem Sie eine andere Zelle anklicken. Zellen mit Kommentaren sind
durch eine rote Ecke rechts oben gekennzeichnet. Der Kommentar
erscheint, sobald Sie mit dem Mauscursor auf diese Zelle zeigen.
Ob und wie die Kommentare angezeigt werden, stellen Sie im
Register Extras/Optionen/Ansicht individuell ein.
Erweiterte Rücknahme
Sorgen Sie für mehr
Sicherheit, indem Sie die Anzahl der Undo-Operationen erhöhen.
Mit
der Rückgängig-Taste von Excel 97 lassen sich bis zu 16
Arbeitsschritte zurücknehmen. Falls Ihnen dies nicht genügt,
erhöhen Sie die Anzahl der Un-do-Operationen bis auf maximal
100. Dazu fügen Sie einen neuen Eintrag in die
Windows-Registry ein. Sichern Sie vorher unbedingt die aktuelle
Registrierung, indem Sie die versteckten Dateien system.dat und
user.dat kopieren. Diese Dateien finden Sie im
Windows-Verzeichnis. Ist dies erledigt, starten Sie den
Registrierungseditor. Dazu wählen Sie den Befehl
Start/Ausführen, wobei Sie im Dialogfeld regedit eintippen,
und dies-mit OK bestätigen. Im Registrierungseditor wählen
Sie dann folgenden Ordner aus:
HKEY_CURRENT_USER\Software\
Microsoft\Office\8.0\ Excel\Microsoft Excel
Benutzen Sie den
Befehl Bearbeiten/ Neu/DWORD-Wert. Im rechten Fenster erscheint
der Eintrag Neuer Wert #1. Überschreiben Sie diesen mit der
neuen Bezeichnung UndoHistory, und drücken Sie die
Eingabetaste. Führen Sie einen Doppelklick auf den neuen
Eintrag UndoHistory aus. Wichtig ist, daß Sie im Dialog die
Option Dezimal einschalten. Dann geben Sie in das Feld Wert eine
Zahl zwischen 16 und 100 ein, je nachdem, wie viele Schritte Excel
maximal zurücknehmen soll. Mit OK schließen Sie ab.
Nach dem nächsten Start stellt Ihnen Excel die gewünschte
Anzahl von Undo-Operationen zur Verfügung.
Hintergründige Diagramme
Vor dem passenden Hintergrund
wirken Diagramme attraktiver und aussagekräftiger.
Die
optische Wirkung von Diagrammen verbessern Sie auf einfache Weise,
indem Sie ihnen einen grafischen Hintergrund zuweisen. Klicken Sie
dazu mit der rechten Maustaste in den Umgebungsbereich des
Diagramms, in dem sich Elemente wie Titel oder
Achsenbeschreibungen befinden. Im Kontextmenü benutzen Sie
den Befehl Diagrammfläche formatieren. Dann klicken Sie im
Register Muster des Dialogs auf die Schaltfläche Fülleffekte.
Im gleichnamigen Dialog wählen Sie die gewünschte
Füllung aus, beispielsweise eine Hintergrundgrafik im
Register Struktur. Mit zweimal OK weisen Sie den ausgewählten
Hintergrund zu. Auf Wunsch statten Sie zusätzlich das
Diagramm selbst mit einem anderen, kontrastierenden Hintergrund
aus, um die Informationen hervorzuheben. Klicken Sie dazu mit der
rechten Maustaste in den eigentlichen Diagrammbereich, und
benutzen Sie im Kontextmenü den Befehl Zeichnungsfläche
formatieren. Der Rest funktioniert wie be-schrieben. Hebt sich die
Schrift jetzt nicht mehr deutlich genug vom geänderten
Hintergrund ab, ändern Sie die Schriftfarbe der
Bezeichnungselemente wie Titel oder Legende einzeln. Führen
Sie dazu einen Doppelklick auf das gewünschte Element aus,
und aktivieren Sie im Formatieren-Dialog das Register Schrift.
Hier weisen Sie im Listenfeld Farbe eine besser geeignete
Schriftfarbe zu.
Serienbrief-Export
Nutzen Sie den Adreßcontainer, um
Adressen in Ihre Serienbriefe zu übernehmen.
Um Adressen
verschiedener Herkunft in eine Datenbank zu exportieren, sammeln
Sie diese zunächst im Adreßcontainer, dem integrierten
Adreßbuch der D-Info-CD. Dazu müssen Sie zunächst
eine Containerdatei anlegen.
Wählen Sie in der
D-Info-Software den Befehl Optionen/Adresscontainer anzeigen und
im Adreßcontainer-Fenster Datei/Neu. Im folgenden Dialog
geben Sie in das Feld Dateiname die Bezeichnung der neuen Datei
ein, beispielsweise Adressbuch, und klicken auf Speichern.
Jetzt
können Sie in diesen Adreßcontainer Anschriften
übernehmen. Dazu suchen Sie wie gewohnt eine Adresse,
markieren diese und drücken die [Einfg]-Taste. Analog
funktioniert auch die Übernahme von mehreren ausgewählten
Adressen. Um den Inhalt der Sammeldatei zu sichten, benutzen Sie
erneut den Befehl Optionen/Adresscontainer anzeigen.
Mit der
Markierungsfunktion in der ersten Spalte legen Sie fest, welche
Einträge in die Datenbank übernommen werden sollen. Soll
ein Datensatz nicht exportiert werden, schalten Sie dessen
Kreuzchen aus. Um die Adressen in eine Datenbankdatei zu
übertragen, benutzen Sie den Befehl Datei/Exportieren. Im
Dialog wählen Sie im Listenfeld Exportvorlagen das gewünschte
Datenbankformat aus, beispielsweise WinWord-Seriendruck.
Alternativ stehen hier unter anderem die Formate dBase und HTML
zur Auswahl. Die weiteren Voreinstellungen markierte Datensätze
und Alle Felder lassen Sie unverändert. Wenn Sie
unvollständige Datensätze, die für eine
Post-Adressierung nicht verwertbar sind, automatisch ausschließen
möchten, aktivieren Sie außerdem die Option nur
vollständige Adressen. Mit OK starten Sie den
Exportvorgang.
Anschließend wählen Sie im nächsten
Dialog das Ablageverzeichnis aus, geben den Dateinamen,
beispielsweise Serienbrief, ein und klicken auf Speichern. Die
Adressen liegen jetzt in einem Format vor, das für den
Seriendruck nutzbar ist.
Archivierung teilen
WinZip eignet sich für Backups, da
es Archive automatisch auf mehrere Datenträger aufteilt.
Wer
nicht gerade ein Streamerband zur Datensicherung besitzt, ist mit
den normalen Windows-Anwendungen aufgeschmissen. Das DOS- bzw. -
seit Version 95 auch - Windows-Programm Backup erledigt zwar seine
Aufgabe, wirklich befriedigend ist der Funktionsumfang jedoch
nicht. Mit WinZip 6.3 führen Sie Datensicherungen wie mit
einem Backup-Programm durch. Legen Sie dazu mit Hilfe der
Schaltfläche Neu eine neue Archivdatei direkt auf einer
Diskette oder einem Wechseldatenträger an (beispielsweise
einem LS-120-Medium). Im Dialog Hinzufügen aktiviert WinZip
jetzt selbständig die Option Automatisch im Feld
Datenträgerübergreifend.
Nehmen Sie die gewünschten
Einstellungen im Dialog Hinzufügen vor, und starten Sie die
Archivierung. WinZip erstellt das gewünschte Archiv auf dem
Wechseldatenträger und fordert Sie auf, eine neue Diskette
einzulegen, wenn das erste Medium voll ist. Bei diesem Verfahren
besteht allerdings die Einschränkung, daß Sie dem
Archiv nachträglich keine Dateien mehr hinzufügen
können.
Fixer Viewer
Nutzen Sie einen Universal-Dateibetrachter als
Standard-Viewer in WinZip.
Falls Sie ein Betrachterprogramm wie
QuickView Plus besitzen, das zahlreiche Dateiformate anzeigt,
können Sie dieses Programm direkt mit der [Einsehen]-Taste
von WinZip verknüpfen. Normalerweise öffnet WinZip bei
einem Klick auf [Einsehen] einen Dialog, in dem sich der
gewünschten Betrachter auswählen läßt. Ein
Universalbetrachter macht diesen Zwischenschritt überflüssig.
Zur
Einrichtung klicken Sie in der Classic-Oberfläche von WinZip
auf Einsehen und aktivieren im Dialog die Option Editor. Klicken
Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, um ein
Programm hinzuzufügen.
QuickView Plus finden Sie
standardmäßig im Verzeichnis C:\Programme\Quick View
Plus\Program. Hier wählen Sie die Datei Qvp32.exe aus, die
Sie mit Öffnen in das Viewer-Feld übernehmen. Klicken
Sie auf Einsehen, um den Betrachter zu aktivieren.
Anschließend
benutzen Sie in WinZip den Befehl Optionen/Konfiguration, schalten
die Option Anklicken der Schaltfläche Einsehen aus und
schließen mit OK ab. Die neue Programmkonfiguration sichern
Sie mit Optionen/Einstellungen sofort speichern. Von nun an werden
die markierten Dateien im WinZip-Fenster direkt mit QuickView Plus
angezeigt, wenn Sie auf Einsehen klicken.
Masken anpassen
Drehen und stauchen Sie Masken in
PhotoPaint, um die Auswahl exakt anzupassen.
Wenn Sie eine
Markierung mit dem Maskenwerkzeug Reckteck-Auswahl anlegen, läßt
sich die Maske in beliebigem Winkel mit der Maus drehen. Klicken
Sie dazu einmal in den Markierungsrahmen. Nun werden an den Ecken
Pfeilsymbole eingeblendet, über die Sie die komplette Maske
um den als Kreis dargestellten Mittelpunkt drehen können.
Dazu zeigen Sie mit dem Cursor auf einen Pfeil und ziehen ihn mit
gedrückter linker Maustaste in die gewünschte Richtung.
Zusätzlich läßt sich die Achse, um die gedreht
wird, individuell verändern. Ziehen Sie dazu den Kreis in der
Mitte der Markierung an eine andere Position. Ein weiterer
Mausklick innerhalb der Maske macht Doppelpfeile an den Ecken der
Maske sichtbar, mit denen Sie eine Maske stauchen oder seitlich
verzerren können.
Dateien archivieren
Benutzen Sie den UnInstaller, um selten
genutzte Dateien platzsparend aufzubewahren.
Wenn Sie
Festplattenspeicher sparen möchten, archivieren Sie mit dem
UnInstaller beliebige Dateien. Dazu verwenden Sie im Programm den
Befehl Deinstallation/Anwendungen archivieren. Im nächsten
Dialog wählen Sie das Symbol einer (möglichst
unwichtigen) Anwendung aus, die Sie sowieso archivieren möchten,
und klicken auf die Schaltfläche Analysieren. Wenn die
Analyse abgeschlossen ist, klicken Sie im nächsten Dialog auf
die Schaltfläche Datei hinzufügen und anschließend
auf Datei wählen. Mit Hilfe der Dateiauswahlbox wählen
Sie nun die erste zusätzliche Datei aus, die Sie archivieren
möchten, und klicken auf Öffnen. Auf die gleiche Weise
übernehmen Sie weitere Dateien in die Liste. Mit Schließen
kehren Sie zum Hauptdialog zurück. Hier fügen Sie im
Feld für die Archivbeschreibung eine entsprechende Anmerkung
hinzu, beispielsweise ... plus 15 WAV-Dateien. Dann klicken Sie
auf Archivieren, und der UnInstaller verschiebt alle angegebenen
Dateien in komprimierter Form in die Ablage. Um die Dateien wieder
verfügbar zu machen, benutzen Sie den Befehl
Deinstallation/Archiv wiederherstellen und wählen den
gewünschten Eintrag in der Liste aus. Klicken Sie dann auf
Dateien wählen, und markieren Sie die gewünschten
Dateien. Zum Schluß übernehmen Sie die Auswahl mit OK
und klicken auf Wiederherstellen.
Getracte Bilder nutzen
So machen Sie mit CorelTrace
vektorisierte Bilder in allen Anwendungen verfügbar.
Geeignete
Bilder lassen sich mit dem Zusatzprogramm CorelTrace
vektorisieren, um ein verlustfreies Skalieren der Grafik zu
ermöglichen. Leider kann CorelTrace Dateien nur im eps-Format
speichern. Damit sich die vektorisierten Grafiken in jeder
Windows-Anwendung verarbeiten lassen, wandeln Sie die erzeugte
eps-Datei mit Corel Draw in ein anderes Vektorformat um.
Benutzen
Sie dazu in Corel Draw den Befehl Datei/Importieren, und laden Sie
die neue eps-Datei. Gehen Sie auf den Befehl Datei/Exportieren. Im
Exportdialog wechseln Sie in den Zielordner, beispielsweise in das
Clipart-Verzeichnis Ihrer Textverarbeitung.
Im Feld
Aufzulistender Dateityp stellen Sie das gewünschte
Vektorformat ein, beispielsweise Windows-Metafile, *.wmf, und
geben nochmals den Dateinamen ein. Mit zweimal OK schließen
Sie ab.
Optimal aufgelöst
Durch Testläufe erzielen Sie
optimale Ergebnisse bei der Zeichenerkennung.
Um bei
schwierigen Vorlagen die optimale Auflösung für die
Schrifterkennung zu ermitteln, führen Sie vor der
eigentlichen Erfassung einige Testläufe durch. Dazu starten
Sie TextBridge in der Standardeinstellung (OCR trainieren und
Prüfdaten speichern sind ausgeschaltet) und klicken auf
Go.
Wählen Sie in der Vorschau einen Bereich mit
verschiedenen Textelementen aus. Als Auflösung stellen Sie
zunächst 200 dpi ein, lesen die Vorlage ein und klicken
anschließend auf Beenden. Wiederholen Sie den Vorgang
mehrmals mit höheren Auflösungen, also zunächst mit
300 dpi, dann mit 400 dpi usw., bis der Maximalwert erreicht ist,
den Ihr Scanner physikalisch unterstützt.
Im von
TextBridge erzeugten Dokument in der verknüpften
Textverarbeitung finden Sie nun untereinander die Ergebnisse der
einzelnen Testläufe und ermitteln so die Auflösung, mit
der TextBridge die besten Resultate erzielt. Diesen Wert verwenden
Sie bei der Erfassung des gesamten Textes.
Bei sehr schwierigen
Vorlagen führen Sie zusätzlich Tests mit verschiedenen
Helligkeitsstufen durch, um das Ergebnis zu optimieren.
Office Installation: Update und Deinstallation
Sie wollen
von Office 95 auf 97 updaten? Das Setup-Programm erkennt die auf
Ihrem PC bereits vorhandene alte Version. Sie läßt sich
mit dem Update-Assistenten entfernen.
Doch Vorsicht: Office 95
hatte mit der Indexerstellung, der Shortcut-Leiste und dem
Schnellstart drei Programme in der Windows-95-Autostart-Gruppe
hinzugefügt. Sie sind auch bei der Installation der neuen
Office-Version aktiv und behindern den Vorgang. Da sie teilweise
im "Hintergrund" arbeiten und sich nicht ohne weiteres
schließen lassen, entfernen Sie alle Einträge aus der
Autostart-Gruppe und starten Windows 95 anschließend neu.
Jetzt können Sie ohne Komplikationen auf Office 97
updaten.
Das Problem tritt auch auf, wenn Sie Office 97 durch
ein künftiges Büropaket ersetzen wollen. Verfahren Sie
hier entsprechend.
Den Verzeichnisbaum löschen
Das Setup-Programm kann
nicht nur das komplette Office-Paket installieren, es
deinstalliert etwa bei einem Systemwechsel auch alle
Office-Bestandteile fast rückstandslos. Dagegen ist das
manuelle Entfernen der Dateien und Verzeichnisse von Ihrer
Festplatte sehr mühsam.
Das Setup legt in allen
Unterverzeichnissen unter "mscreate.dir" eine 0 Byte
große Datei an. Außerdem weist es der Datei die
Attribute "Schreibgeschützt" und "Versteckt"
zu, so daß sie ohne entsprechende Hilfsmittel nicht zu sehen
ist. Das Entfernen eines scheinbar leeren Office-97-Verzeichnisses
mit
RD <Verzeichnis>
wird mit der
Fehlermeldung
Ungültiger Pfad, kein Verzeichnis oder
Verzeichnis nicht leer
quittiert. Sofern Ihnen noch der
Windows-95-Explorer zur Verfügung steht, können Sie die
Datei immerhin durch Bestätigen zahlreicher
Sicherheitsabfragen entfernen. Auf DOS-Ebene ist dies deutlich
schwieriger: Dort müssen Sie zuerst mit
ATTRIB -H -R *.*
/S
die Attribute aller Dateien im gesamten Office-97-Baum
zurücksetzen und können dann mit dem DelTree-Befehl den
ganzen Verzeichnisbaum löschen.
Installation aktualisieren
Office 97 legt zahlreiche
Informationen in der Registrierungsdatenbank von Windows 95 ab.
Tritt dort ein Fehler auf und es kommt zum System-Neustart, fehlen
sämtliche Office-97-Einstellungen. Die Folgen: Ihre
Office-Anwendungen lassen sich nicht mehr starten, und Ihre
individuelle Konfiguration ist verloren.
Zumindest die
Office-Einstellungen sind mit wenig Aufwand wiederhergestellt:
Starten Sie die Installation erneut. Das Setup-Programm erkennt,
daß Office 97 auf Ihrem PC bereits installiert war und
startet im "Wartungsmodus". Wählen Sie dort die
Option "Neuinstallation" aus, prüft Setup die
bereits vorhandene. Hierzu zieht es die Datei "off97???.stf"
zu Rate, die eine Routine im Setup-Verzeichnis anlegt (die
Platzhalter "???" lauten bei der Professional-Version
"PRO", bei der Standardversion "STD"). Stellt
Setup Unterschiede zwischen der aktuellen Einstellung und der
STF-Datei fest, trägt Windows alle fehlenden Komponenten nach
und aktualisiert die Registrierungsdatenbank.
Lange Dateinamen unter NetWare/IntranetWare
Beim
Server-gerechten Einsatz von Office 97 im Netzwerk installiert das
Programm alle Office-Programmteile auf dem Server. Jeder Anwender
führt anschließend auf seinem PC eine
Arbeitsplatz-Installation durch. Für die Server-Installation
ist es dabei nicht notwendig, auf dem NetWare-Datenträger,
auf dem Office 97 installiert wird, lange Dateinamen einzurichten:
Das Setup-Programm nutzt hierfür nämlich ausschließlich
kurze Dateinamen im "8.3"-Format.
Nur der
NetWare-Datenträger, auf dem sich das Stammverzeichnis des
Anwenders befindet und auf dem er auch seine privaten
Office-97-Dateien speichert, sollte über lange Dateinamen
verfügen. Aktivieren Sie diese unbedingt vor der
Arbeitsplatz-Installation, und melden Sie sich zur Aktualisierung
anschließend nochmals am Server an. Der Grund: Das
Setup-Programm prüft das Dateiformat, und Sie müssen die
Installation für die langen Dateinamen nochmals wiederholen.
Manuelle Server-Installation
Beim Einlegen der Office-97-CD
lädt Windows 95 dank der AutoRun-Funktion automatisch das
Willkommen-Dialogfenster. Mit einem Klick auf die Schaltfläche
[Microsoft Office installieren] starten Sie den
Installationsvorgang, und die CD richtet Office 97 auf Ihrem PC
ein.
Wenn Sie den Einsatz von Office 97 im Netzwerk planen und
hierzu die spezielle Server-Installation benötigen, dürfen
Sie sie nicht über das Willkommen-Fenster starten, denn zur
Server- Installation von Office 97 müssen Sie beim Aufruf des
Setup-Programms den Parameter "/A" angeben. Starten Sie
deshalb die Installation mit einem Klick auf [Start] in der
Windows-95-Task-Leiste, und geben Sie bei "Ausführen"
den Text
D:\SETUP.EXE /A
ein (der Laufwerksbuchstabe muß
dem Ihres CD-ROM-Laufwerks entsprechen).
Registerkarten und Vorlagen
Rufen Sie in Word, Excel,
PowerPoint oder Access das Menü
Datei - Neu
auf,
erscheint ein Dialogfenster mit mehreren Registerkarten. Über
diese wählen Sie die Vorlagen aus, auf deren Basis das
Programm das neue Dokument angelegt.
Wenn Sie Office 97 auf dem
Server installiert haben und mit einem Windows-95-PC arbeiten, auf
dem die Arbeitsstations-Installation korrekt durchgeführt
wurde, lauten die Namen der Registerkarten anders als bei der
Installation von Office 97 auf der lokalen Festplatte.
Bei der
Netzwerkinstallation sind die Registerkartennamen maximal acht
Zeichen lang. Das Setup-Programm kürzt die Namen teilweise ab
oder benennt die Registerkarten einfach um. So wird aus
[Publikationen] beispielsweise [Pub], aus [Sonstige Dokumente]
[Sonstige], aus [Präsentationen] [Inhalt] und aus
[Tabellenvorlagen] [Excel]. Auch die Namen der Vorlagen sind
entsprechend gekürzt, so daß in den meisten Fällen
kaum noch ein Bezug zu den Vorlagen mit den langen Dateinamen
vorhanden ist.
Beachten Sie, daß die gekürzten Namen
auch dann zum Einsatz kommen, wenn Ihr Server lange Dateinamen
unterstützt.
Setup-Streik beheben
So gehen Sie vor, wenn Sie Ihrem
CD-ROM-Laufwerk eine neue Laufwerksnummer zugeordnet haben und das
Setup-Programm von Office nicht mehr startet.
Wenn Sie eine
neue Festplatte in Ihrem Rechner einbauen oder eine zusätzliche
Partition einrichten, verändern sich die Laufwerkszuweisungen
aller nachfolgend aufgelisteten Geräte. Auch das CD-Laufwerk
erhält in diesen Fällen einen neuen Laufwerksbuchstaben.
Die Folge: Das Setup-Programm des Office bricht mit der
Fehlermeldung ab, daß der Zugriff auf das Verzeichnis
D:\Setup nicht möglich sei.
Um das Problem zu lösen,
laden Sie mit einem beliebigen Texteditor die stf-Datei (etwa
Off95std.stf bei MS Office 95) aus dem Unterverzeichnis
Office/Setup Ihrer MS-Office-Installation. In der Datei suchen Sie
nun die Zeile mit dem Eintrag Source Directory. Hier ersetzen Sie
die alte Laufwerkskennung des CD-ROM-Laufwerks durch die neue,
also beispielsweise D:\ durch E:\. Nach dem Speichern der Änderung
greift das Setup-Programm wieder korrekt auf das CD-ROM-Laufwerk
zu und läßt sich wie gewohnt ausführen.
Schaltflächen umbenennen
Mit einem kleinen Makro
versehen Sie beliebige Symbolschaltflächen mit eigenen
Hilfetexten.
Wenn Ihnen die kleinen Tooltips der
Excel-Symbolschaltflächen auch zu öde sind, so versehen
Sie diese doch mit neuen Texten. Dazu schreiben Sie ein kleines
Makro, das über das Toolbars-Objekt die Texte neu belegt.
Wollen Sie beispielsweise in der Standard-Symbolleiste die Hilfe
für Neu und Öffnen verändern, so lautet das
Makro
Sub ChngTooltips()
With Application.Toolbars
(,Standard")
.ToolbarButtons(1).Name =
"Neu"
.ToolbarButtons(2).Name = "Öffnen
..."
.ToolbarButtons(3).Name = "Speichern ..."
'
und so weiter ...
End With
End Sub
Das Besondere an
diesem Makro ist, daß Sie es nur einmal aufrufen müssen,
da es die Applikationseigenschaft dauerhaft überschreibt.
VBA-Programme beschleunigen
Mit einer einzigen Programmzeile
machen Sie Ihre VBA-Programme um ein Vielfaches schneller.
Wenn
Sie ein VBA-Programm schreiben, das viele Zellen, noch dazu in
verschiedenen Arbeitsblättern, bearbeitet, frischt Excel nach
jeder Operation den Bildschirm auf. Dieses Verfahren ist extrem
zeitaufwendig und völlig unnötig, da Sie ja zumeist auf
ein schnelles Resultat aus sind.
In Excel 4.0 gab es die
Echo-Funktion, mit der alle Bildschirmausgaben unterdrückt
wurden, bis das Endergebnis vorlag. Auch in Visual Basic für
Applikationen existiert dieser Befehl. Da Excels
Programmiersprache inzwischen aber als "objektorientiert"
charakterisiert wird, handelt es sich nicht mehr um eine Funktion,
sondern um eine Eigenschaft des Objekts "Application".
Soll also der Bildschirm nicht aufgefrischt werden, geben Sie am
Anfang Ihrer Routine die Zeile
application.screenupdating _ =
False
ein und heben dies am Ende mit
application.
screenupdating _ = True
wieder auf.
Hilfe bei Virenbefall
Zwei WWW-Seiten erklären Ihnen,
wie Sie sich verhalten, wenn Ihr Excel-Sheet infiziert ist. Zwar
verbreitet sich der im Sommer 1996 gefundene Excel-Virus viel
langsamer als der Word-Makrovirus, dennoch hört man immer
wieder von befallenen Tabellen. Um auf eine digitale Infektion
vorbereitet zu sein, hilft es einerseits, die Arbeitsweise des
Virus zu verstehen. Die entsprechenden Informationen finden Sie im
Internet
unter
http://www.cheyenne.com/
security/vbaselaroux.html
Alternativ
erhalten Sie von Microsoft selbst ein Excel-Add-in, das jede
Arbeitsmappe prüft und gegebenenfalls den Virus entfernt.
Auch dieses kostenlose Tool finden Sie im Internet, und zwar
unter
http://microsoft.com/msexcel/
productinfo/vbavirus/add_in.htm
Lottoscheine ausfüllen
Mit diesem Excel-Sheet
generieren Sie neue Gewinnzahlen.
Stehen Sie freitags um 17 Uhr
auch oft grübelnd in der Annahmestelle und hadern mit den
Zahlen, die Ihnen endlich das nötige Bare ins Haus bringen
sollen? Mit unserer Excel-Lotto-Tabelle hat das Kopfzerbrechen ein
Ende: Sie liefert sechs Zufallszahlen zwischen 1 und 49.
Um
Zufallszahlen zu erstellen, geben Sie in Zelle A4 die Formel
A4:
=GANZZAHL(49*ZUFALLSZAHL()+1)
ein und kopieren sie nach unten
bis zur Zelle A9. Jedesmal wenn Sie [F9] drücken, erhalten
Sie eine neue Zahlenkombination - aber leider sind zuweilen
Dubletten dabei! Mit einem Trick umschiffen Sie diese
Klippe.
Tragen Sie zunächst in der Zelle B4 die Formel
B4:
=KKLEINSTE(A$4:A$9; ZEILE()-3)
ein, und kopieren Sie diese
parallel zu den Zufallszahlen. In Zelle B4 steht dann die kleinste
der Zufallszahlen, in B5 die zweitkleinste und so weiter. Jetzt
haben Sie zwar in der Spalte B die Zahlen sortiert, aber Dubletten
treten immer noch auf.
Kommen wir jetzt zur dritten Spalte, die
auf Dubletten prüft:
C4:=WENN(B4<=C3;C3+1;B4)
Ist
eine vorhanden, nimmt sie einfach die Folgezahl. Wichtig ist nur,
daß Sie Zelle C4 frei lassen. Die Formel haben wir so
gewählt, daß Sie sie problemlos nach unten kopieren
können. Tragen Sie nach dem Kopiervorgang in die Zelle C4 die
Formel
C4: =B4
ein, können Sie danach auch die
Überschrift vergeben.
Große Zellbereiche markieren
Mit einer einzigen
Eingabe markieren Sie in Excel mehrere tausend Zellen.
Bei
großen Excel-Tabellen mit langen Datenreihen ist es
gelegentlich erforderlich, umfangreiche Zellbereiche -
beispielsweise von Zelle A500 bis C4000 - zu markieren. Wenn Sie
versuchen, diese Zellen mit der Maus oder den Cursortasten zu
markieren, wird Ihnen der Spaß bei der Arbeit schnell
vergehen.
Doch es geht viel einfacher: Öffnen Sie über
[Strg-G] den Dialog
Gehe zu..:
Geben Sie dort als Bezug den
Zellbereich, also etwa
A500:C4000
ein, so ist der Bereich
nach dem Druck auf [OK] markiert.
Noch schneller geht es, wenn
Sie den Eintrag in das Namensfeld direkt über der linken
Spaltenüberschrift eingeben und danach [Enter] drücken.
Schnelle Balkengrafik
Mit einer Formel und etwas
Formatierung erhalten Sie schnell ein übersichtliches
Balkendiagramm.
Die Grafikfunktionen von Excel lassen kaum
Wünsche offen. Von dreidimensionalen Kuchen- über
Oberflächendiagramme bis hin zu Punktverteilungen ist alles
vertreten und durch die flexible Formatierung auch für jeden
Anwendungsbereich geeignet.
Aber ist das nicht ab und zu des
Guten zuviel? Würde es nicht manchmal auch eine einfache
kleine Balkengrafik tun, wenn es nur darum geht, nüchterne
Zahlenwerte in einer den Augen genehmen Form zu präsentieren?
Genau da setzt dieser Tip an: Mit der Zeichenkettenfunktion
"Wiederholen" und der Schriftformatierung "Terminal"
lassen sich ganz einfach kleine Balken erzeugen, die zudem in der
Tabelle selbst stehen.
Nehmen wir an, Sie hätten in der
Spalte A die Werte stehen. Geben Sie dann in B die Formel
B1:
=Wiederholen("Ü";A1)
ein. Nun sehen Sie viele Ü.
Formatieren Sie die Schrift als "Terminal, 4,5 pt", und
schon haben Sie eine Balkengrafik. Je nach Größe der
Werte skalieren Sie die Balken, indem Sie den Zellwert mit einem
Faktor multiplizieren. Haben Sie beispielsweise Werte von 0 bis 1,
so liefert die Formel
B1: =Wiederholen("Ü";A1*100)
brauchbare
Werte. Sollen hingegen große Werte bis 100 000 dargestellt
werden, erhalten Sie mit
B1: =Wiederholen("Ü";A1/1000)
eine
übersichtliche Grafik.
Wollen Sie jedoch statt
horizontaler Balken lieber vertikale Säulen haben, so
bestimmen Sie dies in der Zellformatierung durch eine
quergestellte Ausrichtung.
Minusstunden darstellen
Mit einem Trick stellen Sie in Excel
negative Zeitangaben zur weiteren Berechnung dar.
Wenn Sie
Arbeitsstunden in einer Excel-Tabelle erfassen, kann es vorkommen,
daß an bestimmten Tagen die Ist-Stundenzahl das
vorgeschriebene Soll nicht erreicht. Excel ist jedoch in keiner
Formatierung fähig, negative Stunden darzustellen. Um mit den
Werten der Minder- respektive Mehrleistung weiterrechnen zu
können, verwenden Sie einfach separate Zellen. Steht
beispielsweise in der Zelle A7 die Differenz aus Ist- und
Soll-Stunden, so benutzen Sie A8 als Zelle für die
Mehrleistung respektive A9 für die Minderleistung. Als
Formeln enthalten diese Zellen
A8: =Wenn(A7>0;A7;0)
A9:
=Wenn(A7<0;Abs(A7);0)
Verstecken Sie dann die Zeile 7 mit
der eigentlichen Differenz, da Excel hier bei negativen Werten
lediglich "#####" anzeigt. Die übrigen Zeiten
formatieren Sie als "Benutzerdefiniert" mit dem
Formatierungsstring [h]:mm:ss
Auf diese Weise zeigt Excel auch
Zeiten an, die jenseits der 24-Stunden-Grenze liegen.
Zahlenbereiche anzeigen
Über die Zellformatierung
bestimmen Sie, welche Zahlen ein- oder ausgeblendet werden.
Mit
der Formatierung legen Sie nicht nur fest, wie Inhalte dargestellt
werden sollen, sondern auch, welche angezeigt werden. Wollen Sie
etwa nur Werte von 0 bis 100 sehen, dann lautet der
Formatierungsstring, den Sie über
Format - Zellen - Zahlen
- Benutzerdefiniert
eingeben:
[<0]",;[>100]",;Standard
Soll
Excel hingegen nur positive Zahlen anzeigen und Werte über 50
rot darstellen, lautet der
Formatausdruck
[<0]",;[Rot][>50]Standard;[Schwarz]Standard
Anfangs- und Endzelle gesucht
So ermitteln Sie die Adresse
der ersten und der letzten markierten Zelle eines Bereichs.
In
VBA-Modulen gelingt es oft nicht, die linke obere und rechte
untere Zelladresse herauszubekommen. Mit den folgenden Zeilen
gelangen Sie zum Ziel:
ZeileOL = Auswahl.ZelleListe _
(1;1).Zeile
SpalteOL = Auswahl.ZelleListe _
(1;1).Spalte
ZeileUR = ZeileOL + _ Auswahl.ZeileListe.Anzahl -
1
SpalteUR = SpalteOL + _ Auswahl.SpalteListe.Anzahl - 1
Für
Programmierer, die sich lieber der englischen Syntax
bedienen:
ZeileOL=Selection.Cells(1;1).Row
SpalteOL =
Selection.Cells _ (1;1).Column
ZeileUR = ZeileOL + _
Selection.Rows.Count - 1
SpalteUR = SpalteOL + _
Selection.Columns.Count - 1
dBase-Dateien ohne Ä/Ö/Ü
Aus FoxPro heraus
gespeicherte dBase-Dateien erscheinen in Excel ohne Umlaute.
Seit
der Version 2.5 arbeitet FoxPro mit Cross-Plattform-Unterstützung.
Das bedeutet: Im Dateikopf der dBase-Tabelle steht, in welchem
Zeichensatz (ASCII oder ANSI) die Daten gespeichert sind. Der
große Vorteil des Foxpro-Verfahrens ist, daß mehr
Zeichen dargestellt und die Umlaute und landesspezifischen
Sonderzeichen lexikalisch korrekt sortiert werden. Mit diesem
löblichen Verfahren steht FoxPro ziemlich allein da. Alle
anderen Datenbanksysteme und auch Excel greifen auf xBase-Tabellen
als ASCII-Dateien zu. Und damit verschwinden die Umlaute.
Für
Excel 5.0 exportieren Sie die Daten am besten aus FoxPro heraus
als XLS-Datei über
Datenbank - Kopieren nach
Bei Excel
4.0 führt der Weg zum Erfolg hingegen über das
integrierte Datenbank-Tool Q+E. Öffnen Sie hier die
FoxPro-Datei im dBase-Format, und geben Sie unter [Optionen] den
ANSI-Zeichensatz an.
Wollen Sie die Datei anschließend
als "echte" dBase-Datei ablegen, so wählen Sie beim
Speichern in Q+E als Option den Zeichensatz
IBM PC (ASCII)
Schulnoten runden
So runden Sie numerische Werte, damit sie
in das Schulnotensystem passen.
Kalkulationsprogramme wie Excel
oder Works erleichtern sowohl Lehrern als auch Schülern das
Berechnen von Schulnoten. Diese werden nur in Schritten von 0,25
vergeben. So ist ein Notenschnitt von 2,1 noch eine glatte 2. 2,18
hingegen nur noch eine 2-.
Standardmäßig bieten
Microsofts beide Rechenkünstler keine Funktion, die diese
Rundungsmethode beherrscht. Mit der Wenn-Funktion gelangen Sie
trotzdem zum korrekten Ergebnis. Nehmen wir an, daß die
Zelle A1 das errechnete Durchschnittsergebnis enthält. Dann
berechnen Sie zunächst mit
A2: =Ganzzahl(A1)
den Wert
vor dem Komma und mit
A3: =A1-A2
den Wert hinter dem Komma.
In die Zelle A4 schreiben Sie nun entsprechend diesem Ergebnis die
Formel
A4: =WENN(A3<0,1245;A2;
WENN(A3<0,3745;
A2+0,25;
WENN(A3<0,6245;A2+0,5;
WENN(A3<0,8745;A2+0,75;
A2+1;0))))
Das Autostart-Verzeichnis
So erreichen Sie, daß alle
Worksheets automatisch geladen werden.
Sollen gewisse
Makrodateien (.XLA) oder Arbeitsblätter (.XLS) bei jedem
Start von Excel automatisch geladen werden, so kopieren Sie die
Dateien in den Ordner
Excel\Xlstart
Ihres
Office-Installationsverzeichnisses.
Manuela Herziger/ib
Zahlen als Text eingeben
So stellen Sie auch numerische
Werte als Text dar.
Wenn Sie eine Zahl in eine Zelle eingeben,
wird diese auch automatisch als solche erkannt. Schreiben Sie ein
"=" und bewegen den Cursor in eine andere Zelle, so
folgt deren Adresse dem "=". Wollen Sie Zahlen oder
Rechenzeichen wie Text behandeln, beginnen Sie die Eingabe mit
einem Auslassungszeichen ([Umschalt-#]). Das Zeichen ist nach
Verlassen der Zelle nicht mehr zu sehen.
Optimale Breite
Mit einem Mausklick stellen Sie die optimale
Breite für eine Spalte ein.
Über den Menüpunkt
Format
- Spalte - Optimale Breite
passen Sie die horizontale
Ausdehnung einer Spalte an den Inhalt ihrer Zellen an. Den
mühsamen Weg, sich durch drei Menüebenen zu hangeln,
umgehen Sie, wenn Sie im Spaltenkopf einen Doppelklick am rechten
Rand der Spalte ausführen. Wollen Sie beispielsweise die
Spalte B anpassen, dann führen Sie den Mauszeiger auf den
Trennstrich zwischen B und C und klicken zweimal an dieser Stelle.
Genauso gehen Sie vor, wenn Sie die Zellhöhe anpassen wollen,
indem Sie am unteren Rand der Zeilennummer diese Mausaktion
ausführen. Dies funktioniert jedoch nur, wenn zumindest eine
Zelle der Zeile mit Zeilenumbruch formatiert ist.
Uhrzeit und Datum einfügen
Mit einer Tastenkombination
fügen Sie die aktuelle Uhrzeit respektive das Datum in die
aktuelle Zelle ein.
Wenn Sie Formulare, etwa eine Rechnung, mit
Excel erstellen, werden Sie häufig das aktuelle Datum
benötigen. Die Funktion JETZT() hilft Ihnen da wenig. Haben
Sie aber eine Rechnung vor drei Wochen geschrieben, so soll
natürlich auch dieses Datum statt des heutigen im Formular
erhalten bleiben, wenn Sie die Rechnung erneut öffnen.
Mit
der Tastenkombination [Strg-.] fügt Excel das Systemdatum als
Wert in die markierte Zelle ein und formatiert es auch gleich als
Datum, sofern nicht bereits eine andere Darstellung für den
Bereich galt. Aber auch die Zeit fügt Excel auf Tastendruck
über [Strg-Umschalt-.] ein.
Zeilen und Spalten verstecken
Statt umständlich per
Menü verstecken Sie Zeilen und Spalten per Shortcut.
Oft
benötigt man in Excel Zellen, um Zwischenergebnisse zu
berechnen. Diese sollen jedoch in der Regel unsichtbar bleiben. Um
dies zu erreichen, gibt es einige Verfahren. Sie können
beispielsweise die Schrift- und Hintergrundfarbe auf denselben
Wert setzen und die Zelle schützen. Sehr viel einfacher ist
es, die entsprechende Zeile oder Spalte zu verstecken. Dies
erreichen Sie über
Format - Zeile -
Ausblenden
respektive
Format - Spalte - Ausblenden
und
analog mit dem Einblenden-Befehl, um sie wieder sichtbar zu
machen. Anstelle des Menüs können Sie auch die
Tastenkombinationen [Strg-9] und [Strg-Umschalt-9] verwenden, um
Zeilen aus- bzw. einzublenden respektive [Strg-0] und
[Strg-Umschalt-0], um dasselbe mit den Spalten durchzuführen.
Dialoge auch in Add-ins
Bei Dialogen, die aus XLA-Dateien
aufgerufen werden, benötigen Sie die korrekte
Referenzierung.
Konvertieren Sie eine XLS-Datei in ein
Excel-Add-in (Endung: XLA), kommt es vor, daß Dialoge, die
zuvor problemlos liefen, nicht mehr angezeigt werden. In diesem
Fall müssen Sie die Show-Methode eindeutig referenzieren.
Statt eines Aufrufs über
Dialogsheets("Dialog1").Show
müssen
Sie zudem die Arbeitsmappe des Dialogs angeben,
etwa
ThisWorkbook.Dialogsheets("Dialog1").Show
Systemmeldungen unterdrücken
So untersagen Sie Excel,
Statusmeldungen anzuzeigen, während Sie ein Makro
ausführen.
Führen Sie eine VBA-Routine aus, zeigt
Excel standardmäßig alle Statusinformationen an. Das
kostet Zeit und verwirrt den Benutzer. Mit dem
Kommando
Application.DisplayAlerts=False
unterdrücken
Sie diese Anzeige.
Logos im Tabellenkopf
Der Tabellenkopf kann mehr aufnehmen
als nur Text.
Schreiben Sie mit Excel Rechnungen oder nehmen
lange Auswertungen vor, ist es wünschenswert, das Firmenlogo
oder ähnliche Grafiken am Anfang jeder Seite einzufügen.
Naheliegend ist, das Logo einfach in die Kopfzeile einzufügen,
so daß es auf jeder Seite erscheint. Leider läßt
die Kopfzeile jedoch nur links, rechts und mittig ausgerichteten
Text zu.
Mit einem kleinen Trick gelangen Sie dennoch zum
gewünschten Ergebnis, ohne die Grafik für jede Seite
erneut einfügen zu müssen. Rufen Sie über
Datei
- Seite einrichten den gleichnamigen Dialog auf, und wählen
Sie das Register "Tabelle". Dort sehen Sie die Option
"Wiederholungszeilen". Hier legen Sie fest, welche
Zeilen auf jeder Seite wiederholt werden sollen. Geben Sie hier
beispielsweise den Wert
$1:$3
ein, erscheinen die Zeilen 1,
2 und 3 am Anfang jeder neuen Druckseite. Was ursprünglich
dazu gedacht war, Überschriften auch auf Folgeseiten
darzustellen, nutzen Sie nun, um eine Grafik (oder sonst ein
Objekt) auf allen Seiten zu wiederholen.
Fügen Sie
über
Einfügen - Grafik
eine beliebige Grafik in
die Tabelle ein, und richten Sie sie passend aus. Wählen Sie
als nächstes wie zuvor den Dialog "Seite einrichten",
und positionieren Sie die Eingabemarke im Textfeld
"Wiederholungszeilen". Markieren Sie dann in der Tabelle
im Hintergrund alle Zeilen, die von der Grafik überlagert
werden. Haben Sie Ihre Angaben mit [OK] bestätigt,
vergewissern Sie sich über
Datei - Seitenansicht
vom
Erfolg Ihrer Formatierung.
Tabellenteile drucken
Wir zeigen einen einfachen Weg, um nur
Teile einer Tabelle auszugeben.
Um zu bestimmen, welcher Teil
eines Arbeitsblatts gedruckt wird, legen Sie normalerweise
über
Datei - Druckbereich - Festlegen
den Zellbereich
fest und geben diesen dann über
Datei - Drucken
aus.
Wollen Sie verschiedene Bereiche in einer Tabelle hin und wieder
getrennt zu Papier bringen, ist dieses Verfahren zu
umständlich.
Praktikabler ist folgende Vorgehensweise:
Markieren Sie hintereinander die verschiedenen Zellbereiche.
Vergeben Sie über
Einfügen - Namen - Festlegen
für
jeden Bereich eine unterschiedliche, möglichst kurze
Bezeichnung, etwa "A" oder "B".
Wollen Sie
nun den ersten Zellbereich drucken, aktivieren Sie über
[Strg-G] den Dialog "Gehe zu", geben dort "A"
ein und drücken auf [Enter]. Die gewünschten Zellen sind
nun markiert.
Als nächstes wählen Sie den
Menüpunkt
Datei - Drucken
und markieren dort die Option
"Markierung". Nun gibt Excel nur die markierten Zellen
auf dem Drucker aus.
Kopieren ohne Zwischenablage
Mit [F2] kopieren und
verschieben Sie Text schneller als über die
Zwischenablage.
Über das Bearbeiten-Menü oder die
Tastenkombinationen [Strg-C] und [Strg-V] kopieren Sie Texte in
die Zwischenablage und fügen sie wieder in Ihr Dokument ein.
Da jedoch in der Zwischenablage immer nur ein Eintrag Platz hat,
löscht ein weiteres [Strg-C] den vorherigen Inhalt. Diesen
Nachteil weisen die Word-eigenen Funktionen "Text
verschieben" und "Text kopieren" nicht auf.
Allerdings werden Sie sie im Menü vergeblich suchen.
Vielmehr
gehen Sie so vor: Markieren Sie den gewünschten Text. Zum
Verschieben drücken Sie auf [F2], zum Kopieren auf [Strg-F2].
Danach erscheint in der Statuszeile die Frage, wohin kopiert
respektive verschoben werden soll. Sobald Sie den Cursor an der
entsprechenden Stelle positioniert haben, bestätigen Sie mit
[Enter], und die Aktion wird ausgeführt.
Schulnoten runden, Teil 2
So runden Sie numerische Werte,
damit sie in das Schulnotensystem passen.
In Ausgabe 5/97 (Tip
27, Seite 125) haben wir Ihnen einen Ansatz gezeigt, wie Sie in
Excel und Works einen errechneten Notendurchschnitt in das
Schulnotensystem konvertieren. Während ein Schnitt von 2,1
noch einer glatten 2 entspricht, erscheint auf dem Zeugnis bei
einem Mittelwert von 2,18 bereits eine 2-. Die Vorgehensweise war,
in zwei Hilfszellen die Vor- und Nachkommastellen zu separieren
und mit Hilfe einer Wenn-Abfrage die vier verschiedenen Fälle
zu unterscheiden.
"Viel zu kompliziert", sagten viele
Leser. Eine besonders einfache Lösung: Verwenden Sie die
Tabellenfunktion "Untergrenze" mit der
Syntax
UNTERGRENZE(Zahl; Schritt)
Diese Funktion rundet eine
Zahl betragsmäßig auf das größte Vielfache
von "Schritt" ab. Beim Schulnotensystem mit den
Schritten im Abstand von 0,25 lautet die Formel
A2:
=Untergrenze(A1+0,1255;0,25)
wobei A1 den errechneten Schnitt
enthält.
Keine Angst vor dem Jahr 2000
Mit Excel kommen Sie
problemlos ins dritte Jahrtausend.
Im Gegensatz zu vielen
anderen Programmen ist Excel bestens für den
Jahrtausendwechsel und darüber hinaus gerüstet. Das
resultiert daraus, daß die Tabellenkalkulation das Datum als
Zeitspanne seit dem 1.1.1900 sieht: Der 2.1.1900 hat den Wert 2
und der 1. September diesen Jahres 35 674. Da Excel für das
Datum jedoch den Wertebereich von 0 bis 65 380 einschränkt,
ist auch das letzte verfügbare Datum genau definiert: der 31.
Dezember 2078. Tröstlich: Selbst solche derzeit modernen
Rechenkünstler werden unseren Urenkeln wohl nur noch ein
müdes Lächeln abringen.
Einen Nachteil hat diese
zeitlichen Begrenzung: Historische Datenbanken oder statistische
Hochrechnungen komplexer Systeme sind mit Excel nicht machbar.
Kurios: Das erste Datum in Excels Zeitrechnung ist nicht etwa der
1. Januar 1900, sondern der 0.1.1900.
Gleichungssysteme
Statt aufwendige eigene Routinen zu
schreiben, lösen Sie lineare Gleichungssysteme mit einer
Standardfunktion von Excel.
In Ausgabe 5/97 (Seiten 130, 132)
löste der Leser Hannes Fassold mit einem C++-Programm das
Problem linearer Gleichungen mit dem Gaußschen
Eliminationsverfahren. Mit Excel kommen Sie auch ohne C-Compiler
schnell zum Ergebnis. Statt dessen verwenden Sie die internen
Matrixfunktionen.
Als Beispiel verwenden wir dieselben drei
Gleichungen wie Herr Fassold:
3a + 4b + c = 7
2b - c = 0
-a
- b = -3
Im Bereich B4:D6 tragen Sie die sogenannte
Koeffizientenmatrix, den Faktoren aus den Gleichungen
entsprechend, ein. Dabei müssen Sie zwei Besonderheiten
berücksichtigen:
- Kommt in einer Gleichung eine
Unbekannte ohne explizit vorangestellten Faktor vor (etwa c in der
ersten und -c in der zweiten), so ist der entsprechende
Koeffizient 1 respektive -1.
- Taucht keine der Unbekannten
auf, ist der entsprechende Koeffizient 0.
Im Bereich E4:E6
tragen Sie die Konstantenmatrix, also das Ergebnis der Gleichungen
ein. Die Lösung errechnen Sie mit Hilfe der
Excel-Matrixfunktionen. Da das Ergebnis kein einzelner Wert,
sondern ein Wertebereich ist, markieren Sie zunächst den
Bereich B7:D7. Tragen Sie dann in der Zelle B7 die
Formel
=MTRANS(MMULT(MINV(B4:D6):E4:E6))
ein, und schließen
Sie die Eingabe mit [Strg-Umschalt-Enter] ab. Die Abbildung
"Lineare Gleichungssysteme" verdeutlicht dieses
Vorgehen.
Gegenüber dem C-Programm der Ausgabe 5/97 hat
die Excel-Lösung den Vorteil, daß Sie leicht einzelne
Koeffizienten ändern können und sofort die Lösung
erhalten. Zudem rechnen Sie nach Belieben mit der Zielwertsuche
respektive dem Solver von der gewünschten Lösung auf die
Koeffizienten zurück.
Schnelles Füllen
Mit zwei Mausklicks füllen Sie
beliebige Zellbereiche mit Zahlen-/Zeichenketten- oder
Datumsreihen.
Bekannt ist Excels Fähigkeit, über den
Menüpunkt Bearbeiten/Ausfüllen/Reihe Zellbereiche
auszufüllen. Geben Sie in einer Zelle 1 und in der nächsten
3 ein, so füllt diese Funktion die Folgezellen mit den Werten
5, 7, 9 usw. Wählen Sie im Dialog Reihe die richtigen
Optionen, füllt Excel sogar bei einer Vorgabe von Jan die
Folgezellen mit den Monatskürzeln aus.
Alles zu
kompliziert? Finden wir auch! Deshalb schauen Sie sich einmal Ihre
Excel-Zellmarkierung genau an: Im kleinen Kästchen an der
unteren rechten Ecke versteckt sich eine der praxisorientiertesten
Funktionen des Rechengenies. Geben Sie einmal in zwei
übereinanderliegenden Zellen zwei Werte ein und markieren Sie
diese. Klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf das kleine
schwarze Quadrat. Der Mauszeiger verändert sich, und wenn Sie
die Maus bewegen, vergrößert sich der markierte
Bereich. Lassen Sie die Maustaste los, füllt Excel
automatisch die hinterlegten Zellen mit Zahlen, Datumswerten oder
Zeichenketten. Dabei versucht es immer, die optimale Füllvariante
zu verwenden. Falls Ihnen das nicht gefällt, verwenden Sie
statt der linken die rechte Maustaste. Sobald Sie diese loslassen,
erscheint ein Kontextmenü, in dem Sie die Methode manuell
auswählen.
Tabellenblätter zusammenfassen
Mit der Funktion
INDIREKT erstellen Sie Zusammenfassungen gleich aufgebauter
Tabellen im Handumdrehen.
Angenommen, Sie haben eine
Arbeitsmappe mit vielen Tabellen, die alle gleich aufgebaut sind
und die Daten mehrerer Perioden enthalten. Wollen Sie dann in
einer zusätzlichen Tabelle die Übersicht über alle
Perioden haben, müssen Sie meist sehr umständlich
vorgehen.
Um etwa in Zelle C4 der Zusammenfassung den Wert zu
übernehmen, der in Feld A2 der ersten Periode steht, geben
Sie das Gleichheitszeichen ein, aktivieren Tabelle 1, bewegen den
Zellzeiger nach A2 und drücken [Enter]. Selbst bei nur
wenigen Tabellen bzw. Werten ist das ganz schön mühsam
und fehleranfällig.
Mit einem kleinen Trick kommen Sie
schneller und sicherer ans Ziel: Nehmen wir einmal an, Sie haben
neben der Übersicht noch drei weitere Tabellen mit den
Standardnamen Tabelle1, Tabelle2 usw. In den Zellen A2 bis A4
dieser Blätter stehen jeweils die Summen der einzelnen
Perioden. Tragen Sie dann in der Übersichtstabelle waagerecht
in den Zellen C3, D3 und E3 die Namen der übrigen
Tabellenblätter ein. Mit der Autofüll-Funktion ist das
auch bei vielen Perioden kaum Arbeit. In den Zellen B4 bis B6
tragen Sie senkrecht die Zellbezeichnungen ein, die in den
Periodentabellen die Summendaten enthalten. In unserem Beispiel
sind das die Zeichenketten A2, A3 und A4.
Am Kreuzungspunkt der
beiden Einträge A2 und Tabelle1 - C4 - lautet der Verweis auf
die entsprechende Zelle:
=INDIREKT(,',&C$3&"'!"&$B4)
In
unserem Beispiel lautet die Funktion dann
aufgelöst:
INDIREKT(,'Tabelle1'!A2")
Die Formel
ist so geschrieben, daß sie sich auf den gesamten Bereich
kopieren läßt und die Zellbezüge automatisch
anpaßt.
Zahlen als Brüche eingeben
Mit einem Kniff überlisten
Sie Excel so, daß Sie Brüche eingeben und darstellen
können.
Excel weist einer Eingabe automatisch das passende
Format zu. Geben Sie beispielsweise 1,3e4 ein, erkennt das
Programm, daß Sie die Zahlen in der wissenschaftlichen
Exponentialnotation schreiben, und wendet diese an. Da es aber aus
dem angloamerikanischen Raum kommt, interpretiert es Brüche
wie 22/9 in einer Zelle als Datum und wandelt ihn entsprechend in
den 22. September 1997 um.
Wollen Sie jedoch tatsächlich
einen Zahlenwert in der Bruchschreibweise eingeben, dann tippen
Sie vor dem eigentlichen Wert die Kombination [0-Leertaste]. So
verwendet Excel beispielsweise die Eingabe 0 2/5 intern als 0,4.
In der Anzeige erscheint jedoch nur der Bruch 2/5.
Große Screenshots
Mit einer Excel-eigenen Funktion
gelingen Ihnen auch Screenshots von mehreren hundert
Zeilen.
Wollen Sie eine formatierte Excel-Tabelle in einem
Bericht oder einer Präsentation zeigen, so eignet sich weder
die Zwischenablage noch OLE. Denn meist wird das Spreadsheet nicht
so dargestellt, wie Sie es in Excel gestaltet haben. Besser ist da
schon ein Screenshot, also die Darstellung der Tabelle als Grafik
und deren Austausch via Clipboard. Leider erfaßt ein
Bildschirm-Schnappschuß mit der [Druck]-Taste nur den
sichtbaren Bereich. Zudem werden auch noch das Menü und die
Symbolleisten abgebildet, was nicht sehr praxistauglich
ist.
Hervorragend geeignet ist jedoch die Snapshot-Funktion von
Excel selbst. Diese verbirgt sich allerdings hinter der
[Umschalt]-Taste. Wenn Sie diese Taste drücken und den
Menüpunkt Bearbeiten wählen, zeigt das Programm
plötzlich einen Eintrag mehr: Grafik kopieren. Markieren Sie
einmal die Zellen A1 bis C100. Wählen Sie dann bei gedrückter
[Umschalt]-Taste den Menüpunkt Bearbeiten/Grafik kopieren, so
erscheint ein Dialog mit drei verschiedenen Auswahlvarianten.
Während Wie angezeigt farblich die Bildschirmdarstellung
übernimmt, paßt Wie ausgedruckt den Screenshot an die
Druckerausgabe an. Die Wahl des Formats unterscheidet, ob der
Schnappschuß als Vektor- (Picture) oder als Pixelgrafik
(Bitmap) in der Zwischenablage landet. Nun steht Ihnen der große
Zellbereich in fast allen Windows-Anwendungen zur
Verfügung.
Richten Sie über
Ansicht/Symbolleisten/Anpassen Ihre Symbolleiste ein, so erhalten
Sie die Screenshot-Funktionalität auch per Icon. Sie finden
das Bild in der Kategorie Werkzeug als Kamerasymbol.
Charts nicht automatisch anpassen
Eingefügte Objekte
passen sich automatisch an die Zeilen- oder Spaltengröße
an.
Fügen Sie ein Chart in eine Excel-Tabelle ein,
verändert dieses automatisch seine Größe, wenn Sie
eine Spalte oder eine Zeile in ihrer Breite anpassen. Das führt
dazu, daß manche Charts ziemlich verzerrt aussehen.
Mit
einer Einstellung verändern Sie dieses Verhalten. Markieren
Sie das Diagramm, und wählen Sie Format/Objekt/Eigenschaften.
Mit Hilfe der drei Optionsfelder bestimmen Sie, welche
Auswirkungen Veränderungen der Zellen auf Ihr Chart haben
sollen.
Tooltips für Zellen
So versehen Sie einzelne Zellen
Ihres Arbeitsblatts mit kleinen Hilfetexten.
Nicht immer ist
eine Excel-Tabelle eindeutig. Anstatt aber umständlich eine
Dokumentation zu schreiben, die doch niemand liest, versehen Sie
doch einfach Ihre wichtigen Zellen mit Tooltips. Wenn dann der
Mauszeiger eine Sekunde über der Zelle verweilt, erscheint
Ihre Hilfestellung in gewohntem Gewande.
Wollen Sie einen
solchen Tooltip erstellen, markieren Sie die entsprechende Zelle
und wählen Einfügen/Notiz. Im Textfeld geben Sie die
Hilfestellung für den Anwender ein.
Schnelle Rahmen
Mit einer einfachen Tastenkombination
umrahmen Sie beliebige Zellen in Excel.
Wollen Sie bestimmte
Datenbereiche optisch zusammenfassen, so eignet sich ein Rahmen
hierzu besonders gut. Dabei müssen Sie nicht mühsam über
die Zellformatierung oder den Griff zur Maus mit anschließendem
Klick in der Symbolleiste vorgehen, denn es steht Ihnen auch eine
einfache Tastenkombination zur Verfügung:
[Strg-Umschalten--]
Drag&Drop mit Gefühl
Was in Word so einfach geht,
verlangt in Excel nach Präzision.
Word unterstützt
Drag&Drop. Dabei markieren Sie einen beliebigen Text, fahren
mit dem Mauszeiger darüber und verschieben ihn bei gedrückter
Maustaste an jede beliebige Stelle des Dokuments. Ganz so einfach
geht es bei Excel jedoch nicht. Haben Sie einen Zellbereich
markiert und wollen ihn analog verschieben, markiert Excel einfach
einen neuen Teil des Blattes. Der Kniff liegt bei Excel im
Mauszeiger. Denn solange sich dieser als fettes Plus zeigt, ist
mit Drag&Drop nichts zu machen. Erst am Rand der Markierung
wird er zu einem Pfeil, der nach links oben weist. Und genau dann
funktioniert auch das bewährte Verschieben.
Automatisches Speichern
Wer bei einem Systemabsturz alle
Daten verliert, sollte vorher das passende Add-In aktiviert
haben.
Der Kopf raucht. Stundenlang hängen Sie über
einem Problem. Und da plötzlich ... der blaue Bildschirm des
Todes. Der Schwere Ausnahmefehler ist der böse große
Bruder der von Windows 3.1 bekannten Allgemeinen Schutzverletzung.
In diesem Falle haben Sie kaum eine Chance, Ihre Daten zu retten.
Und wer wirklich intensiv gearbeitet hat, hat vermutlich auch
vergessen zu speichern. Wohl dem, der zuvor das Add-In
Automatisches Speichern eingebunden hat was Excel bei der
Standardinstallation unterläßt. Erst wenn Sie über
Extras/ Add-In-Manager diese Funktionalität eingebunden
haben, finden Sie unter Extras den Menüpunkt Automatisches
Speichern. Hier stellen Sie ein, was und in welchen Abständen
automatisch gesichert wird.
Optimale Breite für mehrere Spalten
Statt langer
Menübefehle reicht ein Doppelklick, um die optimale
Spaltenbreite einzustellen.
Wollen Sie in Excel eine Tabelle
platzsparend formatieren, bietet sich eine Excel-Funktion an, die
alle Spalten entsprechend ihrer Inhalte auf die optimale Breite
einstellt. Diese Funktion paßt alle markierten Spalten an.
Also auch, wenn Sie mit der [Strg]-Taste nicht zusammenhängende
Spalten markieren.
Sie können jedoch auch - statt den
umständlichen Weg über den Menübefehl
Format/Spalte/Optimale Breite zu gehen - in der Titelzeile direkt
am rechten Rand doppelt in eine der markierten Spalten klicken.
Dann passen sich alle Breiten automatisch an. Warten Sie vor dem
Doppelklick jedoch darauf, bis sich der Mauszeiger in einen
horizontalen Doppelpfeil verwandelt.
Mehrseitige Spaltenüberschriften
So definieren Sie
bestimmte Zeilen als immer wiederkehrende Spaltenüberschrift.
Bei
großen Tabellen verteilt Excel die Spaltenüberschriften
selbständig über mehrere Seiten. Aber spätestens ab
200 Zeilen müssen Sie die Tabelle selbst über mehrere
Seiten verteilen, um noch etwas erkennen zu können. Woher
weiß man aber, was die neunte Spalte enthält? Jedesmal
zur ersten Seite mit den Spaltenüberschriften
zurückzublättern, ist mühsam.
Statt dessen
bietet Excel eine Funktion, mit der Sie eine oder mehrere Zeilen
auf jeder Seite wiederholen. Wählen Sie dazu im Menü
Datei den Punkt Seite einrichten. Positionieren Sie dann im
Register Tabelle die Eingabemarke in das Textfeld
Wiederholungszeilen. Hier geben Sie die Zeilennummern an, die am
Anfang jeder Seite wiederholt werden sollen, falls die ersten
beiden Zeilen die Überschriften enthalten, also
beispielsweise $1:$2
Analog gehen Sie für wiederkehrende
Spalten vor, indem Sie die Eintragung im Feld Wiederholungsspalten
vornehmen.
Formeln und Text kombinieren
So bauen Sie Texte und
Rechenergebnisse leichter in Tabellen ein.
In großen
Tabellen ist es manchmal notwendig, zu Werten einen erläuternden
Text hinzuzufügen. Dazu benötigen Sie keine
umständlichen Konvertierungsfunktionen. Statt dessen
verknüpfen Sie die Texte sowie die numerischen Werte
respektive die Zellverweise mit dem kaufmännischen Und
(&).
Als Text und Formel geben Sie ein:
="Im
Rechnungsbetrag sind "&C3&" Prozent
Mehrwertsteuer = "&RUNDEN(E5/(C3+100)*C3; 2)&"
DM enthalten."
Als Resultat lesen Sie:
Im
Rechnungsbetrag sind 15 Prozent Mehrwertsteuer = 13,04 DM
enthalten.
Wichtig sind die Leerzeichen zu Beginn und am Ende
eines jeden Textelements, die für den entsprechende Freiraum
zwischen Textpassagen und Zahlenwerten sorgen.
Nichts für neugierige Augen
So verstecken Sie alle
unnötigen Sheets eines Arbeitsblattes.
Oft enthält
ein Arbeitsblatt zahlreiche Tabellen, die entweder nur
Zwischendaten enthalten oder auch nicht für jedermann
bestimmt sind. Dafür ist der Menübefehl Format / Blatt /
Ausblenden geeignet, mit dem Sie Informationen verstecken
können.
Wenn Sie jedoch von einem Makro aus die Tabellen
verstecken wollen, müssen Sie direkt auf das Sheets-Objekt
zugreifen. Die Prozedur HideSheet (Listing in Databox 5/98)
versteckt alle Blätter, außer jenem, dessen Name als
Parameter übergeben wird.
Kurt Jahn/ib
Gruppensumme als Formel
Mit zwei Excel-Funktionen erstellen
Sie Zwischensummen.
Ein großes Thema im Bereich der
Datenbanken sind die Gruppenwechsel. Dabei werden bestimmte
Datensätze anhand eines Kriteriums zusammengefaßt.
Haben Sie beispielsweise eine Tabelle mit Außendienstmitarbeitern,
so wäre eine Gruppierung nach Verkaufsgebiet sinnvoll, um zu
sehen, wie umsatzstark die einzelnen Gebiete sind.
Den
Gruppenwechsel realisieren Sie mit der Makrosprache Visual Basic
for Applications (VBA), die Excel seit jeher beherrscht.
Orientieren Sie sich am Bild unten: Sie sehen, in einer Tabelle
aufgelistet, Außendienstmitarbeiter, die in verschiedenen
Verkaufsgebieten ihre Umsätze machen. Mit der Funktion
VGruppenSumme erstellen Sie eine Zusammenfassung in den Spalten E
und F nach Gebieten (E) und Ländern (F). Diese Funktion
erhält als Argumente die Zelle mit den Werten, in diesem Fall
die Umsätze, und die mit dem Unterscheidungskriterium. Als
Ergebnis liefert sie nur dann die Summe, wenn in der Folgezeile
ein Wechsel des Kriteriums stattfindet. Ansonsten ist das Resultat
0. So lautet beispielsweise die Formel in Zelle E3
=VGruppensumme
(D3;B3)
In Zelle E4, die die Gruppensumme bezüglich des
Landes berechnet, lautet die Formel
=VGruppensumme(D3;A3)
Wollen
Sie die Kriterienspalte nicht auf Ihrem Blatt sehen, dann
verstecken Sie sie, indem Sie bei markierter Spalte den Menübefehl
Format/Spalte/Ausblenden ausführen.
Um auch für
Tabellen gerüstet zu sein, die den Wechsel horizontal statt
vertikal vornehmen, finden Sie im Listing (Listing in Databox
6/98) neben der Funktion VGruppensumme ihr waagerechtes Pendant
HGruppensumme.
Nachdem Sie die beiden Funktionen im VBA-Editor
eingegeben haben, formatieren Sie nur noch die Summenzellen, so
daß Nullwerte unterdrückt werden. Dazu markieren Sie
die Zellen und geben als benutzerdefiniertes Zahlenformat den
Ausdruck
[=0] ,,;#.##0 DM
an, wobei die Zeichen nach dem
Semikolon das Werteformat bestimmen.
Das System im Griff
Mit Hilfe der Info-Funktion erhalten Sie
systemspezifische Angaben in Ihrem Arbeitsblatt.
Arbeitet der
Anwender Ihres Tabellenblatts unter Windows 3.1, 95 oder gar NT?
Wieviel Arbeitsspeicher hat er noch zur Verfügung? Und muß
er jedesmal [Strg-Alt-F9] drücken, um die Tabelle zu
aktualisieren, oder geschieht das von selbst? Diese und mehr
Informationen erhalten Sie über die Zellfunktion
=Info("..."). Geben Sie beispielsweise
=Info("Sysversion")
ein, sehen Sie in der Zelle als
Ergebnis das zugrundeliegende Betriebssystem. Eine Liste aller
gültigen Zeichenketten finden Sie in der Hilfe unter dem
Suchbegriff Info-Tabellenfunktion.
In Unordnung suchen
Mit Verweisfunktionen finden Sie auch
Ergebnisse in unsortierten Tabellen, wie etwa Adreß-,
Artikel- und Telefonlisten.
Mit Hilfe der Verweisfunktionen
WVerweis und SVerweis ermitteln Sie Ergebnisse aus Tabellen.
Nehmen wir einmal an, Sie haben eine Telefonliste. In Spalte A ab
Zeile 3 befinden sich die Namen aller Mitarbeiter und in Spalte C
deren Telefonnummern. Befindet sich in Zelle C1 die Formel
=SVERWEIS(B1;A3:F70;3)
so erhalten Sie dort die Telefonnummer
des Mitarbeiters angezeigt, den Sie in Zelle B2 eintragen. Im
Klartext lautet diese Formel: Suche in der ersten Spalte des
Bereichs A3:F70 (Parameter 2) nach dem Eintrag B1 (Parameter 1).
Hast Du diesen gefunden, liefere den Zellinhalt der dritten
(Parameter 3) Spalte des Bereichs zurück.
Dieser
Funktionsaufruf hat jedoch den Nachteil, daß der Bereich
nach dem Suchkriterium sortiert sein muß. Der vierte
Parameter dieser Funktion ist optional. Lassen Sie ihn weg, muß
der Suchbereich sortiert sein. Geben Sie hingegen als vierten Wert
des Funktionsaufrufs die 0 ein, so ist es Excel egal, ob der
Bereich sortiert ist oder nicht:
=SVERWEIS(B1;A3:F70;3;0)
Auf
diese Weise suchen Sie beispielsweise eine Telefonnummer in einer
Adreßliste, die nur nach Namen sortiert ist. Der Nachteil
dieser Vorgehensweise ist jedoch, daß genau dieser
Suchbegriff in der Adreßliste enthalten sein muß.
Anderenfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Rechenkünstler?
Was macht eine Tabellenkalkulation?
Rechnen! Aber manchmal hapert es schon bei der Eingabe.
Die
eigentliche Aufgabe einer Tabellenkalkulation besteht darin, mit
Zahlen zu jonglieren. Das klappt bei Excel auch recht gut, sieht
man einmal von kleineren Fehlern ab, über die wir bereits
berichtet haben.
Etwas erstaunlich ist allerdings, was Excel
aus der Eingabe
1,40737488355328
macht. Tippen Sie nämlich
diesen Wert in eine beliebige Zelle und bestätigen das Ganze
mit der Eingabe-Taste, ist der Inhalt der Zelle plötzlich
"0,64".
Die einzige Möglichkeit, diese Zahl
korrekt einzugeben, ist, ein Gleichheitszeichen davorzusetzen,
also
=1,40737488355328
Dadurch wird die Eingabe als Formel
interpretiert und korrekt dargestellt. Vielleicht finden Sie ja
noch weitere solcher "Un-Zahlen".
Falsches Schaltjahr
Excel geht fälschlich davon aus,
daß das Jahr 1900 ein Schaltjahr ist.
Alle vier Jahre ist
ein Schaltjahr, das weiß jeder. Doch das ist nicht ganz
richtig: Für durch 100 teilbare Jahreszahlen gilt das nur,
wenn sie sich auch durch 400 teilen lassen. Das ist bei 1200, 1600
und 2000 der Fall, nicht aber beim Jahr 1900. Dennoch zeigt Excel
den 29. Februar 1900 als ganz gewöhnliches Datum an.
Noch
viel gravierender ist, daß Excel alle Wochentage vor dem
29.2.1900 falsch angibt. So ist der 1.1.1900 nicht etwa ein
Sonntag, wie behauptet, sondern ein Montag. Und auch als Differenz
zwischen dem 1.9.97 und dem 1.1.1900 zeigt Excel nicht etwa
korrekt 35672 an, sondern 35673 Tage. Besonders blamabel für
Microsoft: Dieser Fehler existiert in Excel bereits seit der
ersten Version und besteht auch weiterhin in Excel 97.
Kalenderwoche
Bei der Berechnung der Kalenderwoche ist viel
zu beachten. Hier eine Lösung für Access. Hätten
Sie gedacht, daß der 31.12.1991 bereits in die Kalenderwoche
(KW) 1 von 1992 fällt, derselbe Tag des Jahres 1992 jedoch in
der 53. KW liegt?
Die Berechnung der Kalenderwoche ist eine
wahre Wissenschaft. Selbst die Analysefunktion "Kalenderwoche"
des Add-in-Managers von Excel liefert oft das falsche Ergebnis.
Die hier vorgestellte Funktion KWoche hingegen beachtet alle
Regeln und liefert Ihnen auch über das Jahr 2000 hinaus das
korrekte Ergebnis. Sie können diese Funktion sowohl in Access
als auch in Excel als VBA-Modul verwenden.
In Excel müssen
Sie jedoch sicherstellen, daß die englische Syntax
eingestellt ist. Dazu wählen Sie im Dialog
Extras -
Optionen - Modul Allgemein
unter "International" den
Eintrag
Englisch/(Benutzerdefiniert)
Eine Übersicht aller Arbeitsmappen
Die VBA-Routine
CheckWorkbooks zeigt alle geöffneten Arbeitsmappen
an.
Vielleicht verlieren auch Sie manchmal den Überblick
über alle geöffneten Arbeitsmappen. Zudem lädt
Excel ja alle XL?-Dateien aus dem Ordner XLStart automatisch. Und
viele davon sind obendrein unsichtbar.
Das Makro CheckWorkbooks
zeigt in einer Dialogbox alle Arbeitsmappen an und gibt an, wie
viele Arbeitsblätter, VBA-Module, Charts und VBA-Dialoge die
jeweilige Mappe enthält. Zudem kennzeichnet es alle noch
nicht gespeicherten Dateien mit einem Sternchen und alle
unsichtbaren Mappen mit einem Minus.
Geben Sie das Makro
über
Einfügen - Makro - VBA-Modul
ein. Klicken Sie
dann mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste, und wählen
Sie aus dem Kontext-Menü den Eintrag "Anpassen".
Markieren Sie die Kategorie "Benutzerdefiniert", und
ziehen Sie per Drag&Drop ein beliebiges Symbol aus der
Dialogbox auf eine Symbolleiste. Sobald Sie das Icon loslassen,
erhalten Sie eine Liste aller Makros. Markieren Sie hier
"CheckWorkbooks", klicken Sie auf [OK] und schließen
Sie den Anpassen-Dialog mit der gleichnamigen Schaltfläche.
Module übersetzen
Das Word-Makro übersetzt
Excel-Code aus der deutschen in die englische Syntax und
umgekehrt.
In Excel hat sich die Unsitte eingeschlichen, Visual
Basic für Applikationen in der Landessprache zu
programmieren. Das führt dazu, daß Ihr VBA-Modul nur
einem deutschsprachigen Excel-Programmierer etwas sagt. Denn ein
Ausdruck wie
Wenn Nicht FensterListe ...
ist außerhalb
unseres Sprachraums wohl kaum jemandem verständlich. Und
selbst hier spalten sich die Programmierer in zwei Lager, was die
Wahl der Sprache von VBA angeht. Microsoft hat wohl eingesehen,
daß dieses Gerangel ein Ende haben muß und sich
eindeutig zu der in Englisch programmierenden Anwenderschar
bekannt. Denn in Office 97 wird VBA nur noch in englischer
Notation vorliegen. Um so wichtiger ist es, für alle, die
heute noch in Deutsch programmieren, eine komfortable Lösung
zu finden, mit der sie ihre VBA-Module übersetzen können.
Und genau das ist das Ziel dieses Makros: ein Übersetzer für
Excel-Programme als Word-Makro.
Die Vorgehensweise bei der
Übersetzung ist denkbar einfach. Zunächst kopieren Sie
Ihren VBA-Code über die Zwischenablage in ein neues
Word-Dokument. Dann starten Sie das Makro, wählen die
Übersetzungsrichtung, also von Deutsch nach Englisch oder
umgekehrt, und los geht's.
Aber halt! Woher soll denn Word die
über 2000 Schlüsselwörter aus Excel kennen? In
Ihrem Excel-Verzeichnis finden Sie eine Datei namens
"vbaliste.xls". Diese Arbeitsmappe enthält alle
VBA-Schlüsselwörter in ihrer deutschen und englischen
Notation, tabellarisch aufgelistet.
Öffnen Sie als erstes
diese Datei in Excel, und markieren Sie im ersten Arbeitsblatt die
Zellen von A4 bis B328. Kopieren Sie diesen Zellbereich über
[Strg-C] in die Zwischenablage, und fügen Sie ihn in ein
neues Word-Dokument über
Bearbeiten - Inhalte einfügen
- Unformatierter Text
ein. Als nächstes markieren Sie den
Zellbereich von D4 bis E1930 und fügen ihn auf dieselbe Weise
am Ende des Word-Dokuments ein. Speichern Sie diese Datei dann im
Hauptverzeichnis des Laufwerks C als
C:\Vbaliste.doc
Dann
wählen Sie in Word
Extras - Makro
geben als Namen
"XLTranslate" ein und drücken auf [Erstellen].
Tippen Sie das Word-Makro auf Seite 211 ein und speichern Sie es,
indem Sie das Makro-Fenster schließen.
Kopieren Sie den
Quelltext eines Excel-Moduls zum Testen über die
Zwischenablage in ein neues Word-Dokument. Starten Sie das Makro
über
Extras - Makro - Ausführen
und wählen
Sie im Dialog die Übersetzungsrichtung. Den übersetzten
VBA-Code fügen Sie dann wieder über die Zwischenablage
in eine Excel-Arbeitsmappe als Modul ein.
Excel unterstützt
in einer Arbeitsmappe entweder die englische oder die deutsche
Syntax. Welche Sprache Sie verwenden, geben Sie über Extras -
Optionen - Modul Allgemein
unter "Sprache/Land"
ein
Ähnlich wie bei natürlichen Sprachen funktioniert
das Makro nicht hundertprozentig.
Das liegt einerseits an der
Excel-Namensvergabe. So kann beispielsweise das englische "Name"
entweder als "Name" oder als "benenne"
übersetzt werden, je nachdem, ob es sich um die Eigenschaft
oder die Methode "Name" handelt. Diesen "Fehler"
zeigt Excel sofort an.
Andererseits bestimmen Sie über die
Ländereinstellung auch die Interpunktionszeichen. So
verwendet ein englisches Makro beispielsweise das Komma als
Trennzeichen für Parameter und für andere Notationen das
Semikolon. Das wird bei dem Makro nicht berücksichtigt.
Dennoch
dürfte Ihnen allein die 99prozentige Trefferquote bei der
Namensübersetzung viel Arbeit ersparen.
Zellen automatisch einfärben
Mit diesem Makro färben
Sie Zellbereiche spalten- oder zeilenalternierend ein.
Auch
wenn Sie um Zellbereiche einen Rahmen legen, ist es - besonders
bei großen Tabellen - schwierig, die Zuordnung der einzelnen
Einträge zu ermitteln. Sehr viel angenehmer für die
Augen ist es, wenn die einzelnen Spalten oder Zeilen alternierend
farblich dargestellt sind, wie es früher auf Listingpapier
der Fall war.
Die VBA-Makros "Spaltenfarbig" und
"Zeilenfarbig" (Listings in Databox 7/97) erledigen
diese Arbeit für Sie. Während Sie ohne diese Routinen
jeden Zellbereich einzeln markieren und jeden getrennt einfärben
müßten, gehen die Funktionen die gesamte Markierung
durch und hinterlegen die Zellen alternierend mit der definierten
Farbe und einem einfachen Rahmen.
Welche Nummer Ihre gewünschte
Farbe besitzt, finden Sie in der Excel-Hilfe, wenn Sie nach dem
Begriff "ColorIndex" suchen.
Am besten legen Sie die
Routinen in einer Datei ab, die Sie in das
Verzeichnis
C:\Excel\XLStart kopieren.
Dadurch stehen sie
Ihnen bei jedem Start von Excel zur Verfügung. Verknüpfen
Sie sie zusätzlich über
Extras - Makro - Optionen
mit
den Tastenkombinationen [Strg-H] und [Strg-h], so färben Sie
die markierten Bereiche auf Tastendruck.
Zeilen und Spalten automatisch füllen
Mit diesem Makro
füllen Sie auf Knopfdruck Zellbereiche mit Zahlen- oder
Datumsreihen.
Über den Befehl
Bearbeiten - Ausfüllen
- Reihe
füllen Sie den markierten Zellbereich mit einer
Zahlen- oder Datumsreihe. Dabei bestimmen Sie im Dialog, wo und in
welcher Art die Zellen gefüllt werden sollen. Über die
Option "Spalte" legen Sie fest, daß nur die linken
Zellen und mit "Zeile" nur die am oberen Rand gefüllt
werden. Excel beginnt dabei immer mit dem Wert, der in der linken
oberen Ecke der Markierung steht. Um welchen Betrag sich die
Zellen unterscheiden, geben Sie im Textfeld "Inkrement"
an.
Enthält die zweite Zelle einen Wert, so belegt Excel
das Feld "Inkrement" mit der Differenz der beiden Zahlen
vor.
Zu umständlich? Stimmt. Deshalb haben wir für
Sie ein Makro (Listing in Databox 7/97) geschrieben, mit dem Sie
auf Knopfdruck einen markierten Zellbereich mit Werten füllen.
Das Makro geht so weit, daß es die vorliegenden Inhalte
analysiert und den Inkrement-Wert aus den ersten beiden
Zellinhalten berechnet. Markieren Sie beispielsweise den Bereich
von A1 bis A12 und A1 enthält den Wert 10 und A2 20, so füllt
das Makro den Zellbereich mit der Zahlenreihe
10 20 30 ...
120
Aber nicht nur mit Zahlen funktioniert unsere Routine. Auch
wenn Sie ein Datum - beispielsweise den 1.6.97 in der ersten und
den 8.6.97 in der zweiten Zelle - angeben, errechnet das Makro die
Differenz und füllt den Bereich korrekt: in unserem Beispiel
im Wochenrhythmus.
Am besten legen Sie das Makro in einer Datei
ab, die Sie in das Verzeichnis
C:\Excel\XLStart
kopieren.
Dadurch wird es bei jedem Start von Excel automatisch geladen.
Verknüpfen Sie es zusätzlich über
Extras - Makro
- Optionen
mit der Tastenkombination [Strg-F], so füllt es
den markierten Bereich mit der Zahlenreihe, sobald Sie
[Strg-Umschalt-f] drücken.
Hinweis: Das Makro funktioniert
nur, wenn Sie unter
Extras - Optionen
im Register
"Modul/Allgemein" als "Sprache/Land" den
Eintrag
Englisch/[Benutzerdefiniert]
eingestellt haben.
Ansonsten müssen Sie die Trennzeichen ; durch , austauschen
und gegebenenfalls die englische Syntax in die deutsche
übersetzen.
Kalenderwoche in VBA
Hier eine weitere Lösung, um aus
einem Datum die Kalenderwoche nach DIN zu berechnen.
Wie sehr
Sie das Thema "Kalenderwoche" interessiert, zeigt die
Anzahl der Zuschriften zu diesem Thema. Immer wieder treffen
Verbesserungsvorschläge ein, die Sonderfälle aufzeigen
und eine verbesserte Variante der Berechnung liefern.
So fand
auch ein Leser in unserem letzten Lösungsansatz (Ausgabe
1/97, S. 212) einen Haken: Der 31.12.2004 wird der ersten
Kalenderwoche zugerechnet und der Folgetag wieder der Nummer 52
des Vorjahres. Offensichtlich ein Fehler. Sorry!
Im Grunde gibt
es nach DIN nur zwei Regeln, die bestimmend für die
Zugehörigkeit eines Tages zum einen oder anderen Jahr sind:
-
Montag ist der erste Tag der Woche.
- Eine Woche zählt zu
demjenigen Kalenderjahr, in dem mindestens vier Tage liegen.
Aus
diesen zwei Regeln resultiert dann auch die folgende kurze
VBA-Routine:
Function KWoche(ByVal d As Date)
Dim t As
Long
t = DateSerial(Year(d + (8 - WeekDay(d)) Mod 7 - 3); 1;
1)
KWoche = ((d - t - 3 + (WeekDay(t) + 1) Mod 7)) \ 7 + 1
End
Function
respektive in deutscher Notation:
Funktion
KWoche(AlsWert d)
Dim t Als Lang
t = Datumszahl(Jahr(d + (8
- Wochentag(d)) Mod 7 - 3); 1; 1)
KWoche = ((d - t - 3 +
(Wochentag(t) + 1) Mod 7)) \ 7 + 1
Ende Funktion
Letztes Sicherungsdatum als Kopfzeile
Oft ist es sehr
nützlich, wenn in Tabellenblättern automatisch das Datum
des letzten Speicherns angezeigt wird.
Mit den Formatcodes für
Kopf- und Fußzeilen (siehe Excel-Hilfe) läßt sich
lediglich das aktuelle Datum angeben. Einen Zugriff auf die Aktion
des Speicherns können Sie jedoch mit Hilfe des
programmierbaren Ereignisses OnSave des Workbook-Objekts
herstellen. Denn haben Sie beispielsweise mit dem
Befehl
ActiveWorkbook.OnSave = "XYZ"
eine
Behandlungsroutine für dieses Ereignis festgelegt, ruft Excel
jedesmal, wenn der Anwender speichert, eine Routine auf, die Sie
in der Form Sub XYZ(Speichern As Boolean) deklariert haben. Welche
Aktionen Sie vor dem Speichern noch vornehmen, bleibt Ihnen
überlassen. Der logische Parameter Speichern entscheidet
darüber, ob Excel die Arbeitsmappe nach Beenden Ihrer Routine
tatsächlich speichern soll. Setzen Sie den Wert auf Speichern
= False
speichert Excel die Mappe nicht. Wie alle
benutzerdefinierten Ereignisse setzen Sie auch OnSave in die
Routine, die beim Laden der Mappe automatisch ausgeführt
wird: x Auto_Openx:
Sub Auto_Open()
ActiveWorkbook.OnSave =
"LastSaveDate"
End Sub
In der Routine LastSaveDate
brauchen Sie nur die Kopf- respektive Fußzeile entsprechend
Ihren Vorstellungen mit Datum und Uhrzeit zu belegen:
Sub
LastSaveDate(s As Boolean)
With
ActiveSheet.PageSetup
.RightHeader = "Letztes
Speicherdatum "+Format(Date;"Long Date")+Format(Time;
"Long Time")
' oder .LeftHeader = ...
' oder
.CenterHeader = ...
' oder .RightFooter = ...
' oder
.LeftFooter = ...
' oder .CenterFooter = ...
End With
End
Sub
Erscheint bei Ihnen eine Fehlermeldung, so kann das zwei
Gründe haben. - Einerseits haben Sie vielleicht als
Programmiersprache unter Extras/Optionen/Modul/Allgemein den
Eintrag Deutsch ... gewählt. Obwohl wir Ihnen dringend
empfehlen, die englische Notation zu verwenden, hier das Pendant
in der deutschen VBA-Variante:
Sub
Auto_Öffne()
AktiveArbeitsmappe.BeiSpeichern="LastSaveDate"
Ende
Sub
Sub LastSaveDate(s Als Boolesch)
Mit
AktivesBlatt.Seiteneinrichtung
.RechteKopfzeile = "Letztes
Speicherdatum "+Format(Datum; "t.m.jj")+Format(Zeit;
" hh:nn")
' oder .LinkeKopfzeile = ...
' oder
.MittlereKopfzeile = ...
' oder .RechteFusszeile = ...
'
oder .LinkeFusszeile = ...
' oder .MittlereFusszeile = ...
Ende
Mit
Ende Sub
Bleibt hingegen der Cursor beim Semikolon
stehen, dann haben Sie andere Trennzeichen vorbelegt. Ersetzen Sie
in diesem Fall alle Semikolons im Listing durch Kommata.
Eingaben streuen
So bringen Sie Excel dazu, Ihre Eingaben in
beliebig viele Tabel- len zu übernehmen.
Gelegentlich ist
es nötig, gleiche Eingaben in mehreren Tabellen vorzuneh-men,
damit alle Tabellen in einer Arbeitsmappe identisch aussehen. Dazu
nutzen Sie eine Arbeitserleichterung von Excel, mit der Sie
Eingaben und Formatierungen in einem Rutsch für beliebig
viele Tabellen vornehmen. Wählen Sie dazu mit gedrückter
[Strg]-Taste oberhalb der Statusleiste die Registerlaschen aller
Tabellen per Mausklick aus, in die Sie etwas eingeben möchten.
Die Registerlaschen der ausgewählten Tabellen sind dann weiß
mar-kiert. Geben Sie nun in die aktive Tabelle etwas ein,
überträgt Excel automatisch diese Eingaben in alle
markierten Tabellen. Formatierungen und Formeln werden dabei
ebenfalls berücksichtigt. Um die Auswahl wieder aufzuheben,
klicken Sie die Registerlasche einer nicht ausgewählten
Tabelle an.
Excel-Start im Vollbild
Mit einem Trick erreichen Sie, daß
Excel immer im Vollbildmodus startet.
Excel merkt sich die
zuletzt verwendete Fenstereinstellung. Falls Sie Excel im Fenster
beendet haben, erscheint das Programm beim nächsten Aufruf
ent-sprechend im Fenster. Damit immer sofort die komplette
Arbeitsoberfläche zur Verfügung steht, zwingen Sie
Excel, grundsätzlich im Vollbildmodus zu starten. Dazu fügen
Sie dem Befehl zum Aufruf von Excel 95 oder 97 den Parameter /I
hinzu. Um dies unter Windows 95/98 einzurichten, klicken Sie mit
der rechten Maustaste auf die StartSchaltfläche und benutzen
im Kontextmenü den Befehl Explorer. Jetzt erscheint der
Windows Explorer mit dem ausgewähltem Startmenü-Verzeichnis.
Hier wählen Sie den Ordner Pro-gramme aus, klicken die Datei
Microsoft Excel mit der rechten Maustaste an und benutzen im
Kontextmenü den Befehl Eigenschaften. Im Dialog aktivieren
Sie das Register Verknüpfung. Hier sehen Sie im Feld Ziel den
Befehl zum Aufruf von Excel. Fügen Sie rechts davon ein
Leerzeichen und den Parameter /I ein. Der Befehl muß
weiterhin in Anführungszeichen stehen, während der
Parameter dahinter ohne Anführungszeichen eingetragen wird.
Mit OK übernehmen Sie die Änderung. Anschließend
startet Excel immer im Vollbild, wenn Sie das Programm über
Start/Programme/Microsoft Excel aufrufen. Unter Windows 98 läßt
sich diese Änderung einfacher vornehmen. Klicken Sie dazu
direkt im Start-Menü den Befehl Microsoft Excel mit der
rechten Maustaste an, und verwenden Sie den Befehl Eigenschaften.
Gehen Sie dann wie zuvor beschrieben vor.
Doppelte Listeneinträge löschen
Räumen Sie
Ihre Listen auf, und lassen Sie Excel alle Duplikate
entfernen.
Doppelte Einträge blähen Adreßlisten
oder andere Daten auf. Um Ihre Listen zu bereinigen, entfernen Sie
alle Duplikate automatisch mit der Filterfunktion von Excel.
Benutzen Sie dazu den Befehl Daten/ Filter/Spezialfilter. Im
Dialog schalten Sie im Bereich Aktion die Option Liste an gleicher
Stelle filtern ein. Definieren Sie den Listenbereich: Markieren
Sie im Tabellendokument die gesamte Liste mit gedrückter
linker Maustaste. Die entsprechenden Koordinaten erscheinen im
Feld Listenbereich des Dialogs. Markieren Sie die
Koordinatenangabe, und kopieren Sie diese mit [Strg-C] in den
Arbeitsspeicher. Drücken Sie die [Tab]-Taste, und fügen
Sie die Bereichsangabe mit [Strg-V] in das Feld Kriteri-enbereich
ein. Zum Abschluß schalten Sie die Option Keine Duplikate
ein. Den Filterlauf starten Sie mit dem Klick auf den OK-Button.
Excel entfernt nun automatisch alle doppelten Datensätze im
festgelegten Listenbereich.
Verknüpfungen lösen
Mit einem Trick entfernen Sie
Verknüpfungen aus kopierten Tabellen, ohne die Werte zu
verlieren.
Sie kopieren Werte aus einer Tabelle und fügen
sie in eine andere Excel-Ar-beitsmappe ein. Excel legt
Verknüpfungen auf die Quelldatei, wenn die kopierten Werte in
der Original-Arbeitsmappe mit tabellen- oder dateiübergreifenden
Formeln errechnet werden. In diesem Fall speichert Excel die
kopierten Werte nicht fest in der neuen Tabelle, sondern übernimmt
sie mit Formeln aus den jeweiligen Zellen der Quelldatei. Diese
Formeln sind nach der
Syntax
='Pfad[<Quelldatei.xls>]<Tabelle>'!<Zellbezug>
aufgebaut.
Sind übergreifende Bezüge vorhanden, fragt Excel bei
jedem Öffnen der neuen Arbeitsmappe, ob die Verknüpfungen
aktualisiert werden sollen. Außerdem stehen die Werte in der
neu-en Tabelle nicht mehr zur Verfügung, wenn die Quelldatei
gelöscht oder umbenannt wird. Das verhindern Sie, indem Sie
die tabellenübergreifenden Bezüge in der neuen Tabelle
in Zahlenwerte umwandeln. Dazu markieren Sie die entsprechenden
Zellen und übernehmen die Inhalte mit der
Kopieren-Schaltfläche in die Zwischenablage. Die Markierung
lassen Sie bestehen. Benutzen Sie den Befehl Bearbeiten/Inhalte
einfügen. Im Dialog schalten Sie im Bereich Einfügen die
Option Werte ein und schließen mit OK ab. Excel ersetzt die
übergreifenden Bezüge im markierten Bereich durch die
festen Zahlenwerte, wodurch die Verknüpfungen gelöst
werden. Dieser Werte aktualisiert Excel nun nicht mehr. Um sich
von vornherein die nachträgliche Umwandlung zu ersparen,
benutzen Sie bereits beim Kopieren von Werten in eine neue
Arbeitsmappe den Befehl Bearbeiten/Inhalte einfügen und
schalten die Option Werte ein.
Allround-Dateiformat
Nutzen Sie das kombinierte Dateiformat,
damit auch ältere Excel-Versionen Ihre Dateien lesen
können.
Viele Firmen setzen unterschiedliche
Excel-Versionen ein. Da sich das Datei-format beim Sprung von
Version 95 auf 97 geändert hat, kommt es zu
Kompatiblitätsproblemen. Um diese zu umgehen, speichern Sie
mit Excel 97 oder 2000 Ihre Arbeitsmappen in einem speziellen
Format, welches alle Versionen ab Excel 5.0 lesen können.
Dadurch lassen sich Dateien mit Excel 5.0 oder 95 öffnen und
bearbeiten, die mit einer neueren Version erzeugt worden sind.
Ändern Sie das Standard-Speicherformat: Aktivieren Sie unter
Extras/Optionen das Register Umsteigen. Hier wählen Sie im
Listenfeld oben die Option Microsoft Excel 97 (-2000) & 5.0/95
Arbeitsmappe aus und bestätigen mit OK. Excel speichert die
Tabelleninhalte doppelt in einer Datei, so daß alle
Programmversionen etwas damit anfangen können. Dies hat den
Nachteil, daß die Dateien größer werden.
Tabelle aller Schaltflächensymbole
Das Makro erzeugt
eine Tabelle mit allen 306 internen Symbolen von Word.
Wenn Sie
über den Menüpunkt Extras/Anpassen eine neue
Schaltfläche mit einem Makro oder einem Word-Befehl
verknüpfen, so steht Ihnen dafür nur eine Handvoll
Symbolbilder zur Auswahl. Dabei verfügt Word über eine
stattliche Sammlung von über 300 Icons. Und alle stehen Ihnen
zur Verfügung. Sie müssen eigentlich nur noch deren
Nummern kennen und sie mit dem Befehl SchaltflächenSymbolWählen
einer Schaltfläche zuweisen. Wollen Sie beispielsweise den
ersten Button der Symbolleiste Standard mit einem Bücherregal
versehen, so lautet der Aufruf
SchaltflächenSymbolWählen
\
.Aussehen = 283, \
.Schaltfläche = 1, \
.Symbolleiste
= "Standard"
Aber woher nimmt man die Nummern der
Symbolbilder? Nun, einerseits findet man sie natürlich nach
einigem Suchen in der Windows-Hilfe, in drei Gruppen unterteilt.
Mit unserem Makro (Listing in Databox 4/98) hingegen erstellen Sie
eine Tabelle (PC Magazin 4/98, Seite 188) mit allen Icons.
Liste aller laufenden Anwendungen
Der Task-Manager zeigt
Ihnen eine Liste aller sichtbaren Anwendungen. Word liefert auch
die versteckten.
Mit der Makrosprache von Word haben Sie nicht
nur komfortablen Zugriff auf die Funktionen des Texters. Vielmehr
beinhaltet der Sprachumfang jede Menge Befehle rund um die
Systemumgebung. Dazu zählen auch die Funktion AnwZählen()
und die Prozedur AnwNamenHolen. Während die Funktion die
Anzahl der laufenden Tasks liefert, ermittelt die Prozedur die
Namen der laufenden Anwendungen. Die folgenden Zeilen fügen
deren Namen an der aktuellen Stelle Ihres Dokuments ein.
Sub
MAIN
size = AnwZählen() - 1
Dim
winname$(size)
AnwNamenHolen winname$()
For n = 0 To
size
Einfügen winname$(n)
EinfügenAbsatz
Next
End
Sub
Zusammengesetzte Zeichen
Mit einem Makro simulieren Sie die
Fähigkeit einer Schreibmaschine, Zeichen übereinander zu
drucken.
Zu Zeiten, als statt eines Computers noch eine
Schreibmaschine jeden zweiten Bürotisch zierte, gab es ein
Verfahren, das bei der heutigen Arbeitsweise nur selten angewandt
wird. Tippte man auf der Schreibmaschine einen Buchstaben, die
[Rückschritt]-Taste und dann ein weiteres Zeichen, so wurden
diese übereinandergedruckt. Bei einer Textverarbeitung löscht
ein solcher Versuch natürlich den ursprünglichen Text.
Für manche Spezialdarstellungen, wie der mathematischen
Darstellung von ungleich oder der Null mit Querstrich, wäre
diese Vorgehensweise jedoch sehr praktisch. Mit einem Trick
realisieren Sie dieses Verfahren, das auf den ersten Blick nur den
analogen Textern vorbehalten scheint, auch mit Word für
Windows. Denn über die Laufweite bestimmen Sie, wie weit ein
Buchstabe von seinem Nachfolger entfernt ist. Geben Sie also
folgende Zeilen unter dem Namen DoppelZeichen ein und verknüpfen
Sie das Makro mit der Tastenkombination [Strg-Rückschritt].
Sub
MAIN
grd = Schriftgrad()
lw = grd / 2 : Print grd,
lw
ZeichenLinks 1
ZeichenLinks 1, 1
FormatZeichen
.Laufweite = - lw
ZeichenRechts 2
End Sub
Die Routine ist
so aufgebaut, daß Sie sie ausführen, nachdem Sie das
zweite Zeichen eingegeben haben. Wollen Sie beispielsweise das
mathematische ungleich darstellen, dann geben Sie die Zeichen =/
ein und drücken dann [Strg-Rückschritt]. Wir haben das
Makro so gefaßt, daß es dem ersten Zeichen die halbe
Laufweite zuweist. Hat es beispielsweise den Schriftgrad 12, wird
der Laufweite der Wert -6 - also 6 Punkt gesperrt - zugewiesen.
Schnelles Sichern auf Diskette
Mit wenigen Handgriffen legen
Sie im Speichern-Dialog eine Sicherungskopie auf Diskette an.
Word
95 bietet Ihnen - wie viele andere Programme auch - im
Speichern-Dialog mit der rechten Maustaste das Kontextmenü
an. Das ist besonders praktisch, wenn Sie Ihre Daten auf Diskette
sichern wollen.
Wählen Sie unter dem Menü Datei den
Punkt Speichern unter aus. WinWord markiert dann im Fenster
Speichern unter die Datei, an der Sie arbeiten; ist dies nicht der
Fall, suchen Sie die Datei im großen Feld des Dialogfensters
heraus. Klicken Sie diese Datei mit der rechten Maustaste an, und
wählen Sie Senden an 3,5"-Diskette (A). Damit sichern
Sie Ihre Datei auf Diskette.
Wenn Sie anschließend die
[Esc]-Taste betätigen, schließen Sie dieses
Dialogfenster wieder, ohne weitere Einstellungen zu
verändern.
Achtung: Wenn Sie die Sicherheitskopie über
Speichern unter anlegen, arbeiten Sie danach mit der
Sicherheitskopie weiter, weil Speichern unter die aktuelle Arbeit
unter diesem Namen fortsetzt. Das ist aber nicht der Sinn einer
Sicherheitskopie!
Zugriff auf das API
Auch von WinWord aus greifen Sie mit
Hilfe des Betriebssystems auf das Windows-API zu.
Auch unter
der Windows-95-Version von Word (7.0) lassen sich
Windows-Funktionen "anzapfen". Eigentlich ist die
Word-eigene Programmiersprache (WordBasic) leistungsfähig
genug, um auch individuelle Problemlösungen mit Hilfe von
Makros zu realisieren; dennoch soll dieser Tip hier einmal
demonstrieren, wie Sie in Word-7.0-Makros DLL-Funktionen
heranziehen:
Mit Hilfe der "Declare"-Anweisung teilen
Sie Word mit, wo die benötigte DLL-Bibliothek zu finden ist.
Diese Deklaration muß der eigentlichen SUB-Procedure (Sub
Main) im Makro vorangehen.
Dann kann Word die Routine in den
Speicher laden und wie eine Word-interne Prozedur aufrufen. Die
Syntax für die Deklaration lautet
- für
Funktionen:
Declare Function Fname Lib "Dll-Datei"(ParamListe)
As Typ
oder:
Declare Function Name Lib
"Dll-Datei"(ParamListe) Alias "Fname" As Typ
-
für Prozeduren:
Declare Sub Name Lib
"Dll-Datei"(ParamListe)
oder:
Declare Sub Name Lib
"Dll-Datei"(ParamListe) Alias "FName"
Dabei
bedeuten:
FName: Original-Name der Funktion/Prozedur in der
Dll-Datei.
Dll-Datei: Name der Dll-Datei, die die Routine
enthält.
ParamListe: Liste der benötigten/gelieferten
Parameter.
Name: Alias-Name für die Funktion.
Typ:
Funktionstyp (Integer, String).
Besonders praktisch ist beim
Aufruf die Verwendung von Alias-Namen als Prozedur- oder
Funktionsname. Dazu ersetzen Sie den Funktionsnamen (Name) durch
einen aussagekräftigen Namen und ergänzen die
Deklaration am Ende durch die Bezeichnung "alias
Originalname". Um die Windows-eigene Formatierroutine in
Makros unter Word 7.0 zu verwenden, schreiben Sie das
Makro-Listing "FormatDisk" (Listing in Databox
7/97).
Etwas schwieriger wird es allerdings, wenn die Funktion
die Übergabe von Parametern erwartet. Als Beispiel diene die
Funktion GetWindowsDirectoryA. Die Parameter müssen Sie in
der Deklaration typisieren, wie es das Makro-Listing "GetWindir"
(Listing in Databox 7/97) ausführt. Das Makro ermittelt das
Windows-Verzeichnis und gibt es am Bildschirm aus. Die Syntax der
einzelnen API-Funktionsaufrufe entnehmen Sie den einschlägigen
Dokumentationen.
Alternative für Alternativ
Manuell bringen Sie Word
bei, daß das Wort "alternativ" korrekt geschrieben
ist.
In Ausgabe 6/97 haben wir in der Rubrik "Bug Busters"
von einem immer wiederkehrenden Fehler in Word berichtet:
Verwenden Sie in einem Text das Wort "alternativ" und
haben die automatische Rechtschreibhilfe aktiviert, so erscheint
es immer rot unterstrichen als Fehler markiert. Es nützt
dabei nichts, wenn Sie es in Ihrem Benutzerwörterbuch über
das Kontext-Menü als korrekt hinzufügen.
Diesem
Mißstand können Sie manuell abhelfen. Dazu wählen
Sie den Menüpunkt
Extras - Optionen
dort das Register
"Rechtschreibung" und klicken auf die Schaltfläche
[Benutzerwörterbücher]. Im Dialog öffnen Sie mit
[Bearbeiten] die Textdatei, die alle individuellen Korrekturen und
Fachwörter enthält. Hierbei handelt es sich um eine
reine ANSI-Datei, die Sie - sofern über die Optionen
vorgesehen - als "Nur Text" laden. Fügen Sie am
Ende den Eintrag "alternativ" in einer separaten Zeile
ein, markieren Sie das gesamte Dokument mit [Strg-A], und
sortieren Sie die Einträge über Tabelle - Text
sortiren
Speichern und schließen Sie das Dokument.
Anschließend müssen Sie noch die automatischen
Korrekturvorschläge über
Extras - Optionen -
Rechtschreibung
reaktivieren.
Geschickter bedienen
Kennen Sie schon die folgenden
Tastenkombinationen und Mausaktionen?
So komfortabel kann es
sein, Maus und Tastatur einzusetzen:
- Mit den Tasten
[Strg-Bild auf] respektive [Strg-Bild ab] gelangen Sie zum Anfang
bzw. ans Ende der sichtbaren Bildschirmseite.
- Mit [Strg -
Cursor auf] versetzen Sie den Cursor an den Anfang des aktuellen
und mit [Strg - Cursor ab] an den Anfang des nächsten
Absatzes.
- Die Icons, um den aktuellen Absatz ein- und
auszurücken, lassen sich auch mit [Strg-m] und
[Strg-Umschalt-m] über die Tastatur aktivieren. Mit [Strg-t]
versehen Sie den Abschnitt, in dem sich die Eingabemarke befindet,
mit einem hängenden Absatz, wie man es von Lebensläufen
und Aufzählungen her kennt. Für die zweite Zeile und
alle folgenden gilt als linker Rand die Position des ersten
Tabulators. Bestimmen Sie diesen also, bevor Sie den Absatz
einrücken. Diese Formatierung heben Sie mit [Strg-Umschalt-t]
wieder auf.
Aber auch die Maus bietet mehr sinnvolle Aktionen,
als die meisten Benutzer ahnen. Daß Sie mit einem
Doppelklick das aktuelle Wort und mit einem weiteren Klick den
ganzen Absatz markieren, ist Ihnen sicherlich bekannt.
Wußten
Sie aber auch,
- daß ein Doppelklick, kombiniert mit
einem Druck auf die [Strg]-Taste, den gegenwärtigen Satz
markiert?
- Oder daß ein Klick links neben dem Text,
sobald der Mauszeiger einen nach rechts weisenden Pfeil anzeigt,
die momentane Zeile hinterlegt?
Aber auch in anderen
Bildschirmbereichen hat es die Maus in sich:
- Ein Doppelklick
auf dem freien Bereich einer Toolbar holt diese aus ihrer
Verankerung und läßt Verschieben zu.
- Dieselbe
Aktion, auf dem Lineal ausgeführt, öffnet das
Seitenlayout und im Tabulatorbereich das gleichnamige
Einstellungsfenster.
- In der Statuszeile hingegen aktivieren
Sie von links nach rechts die Dialoge "Gehe zu", "Makro
aufnehmen" und "Überarbeiten".
Word-97-Dokumente lesen
Mit einem Gratistreiber importieren
Sie Word-97-Dokumente in frühere Versionen.
Die
DOC-Dateiformate der Versionen 6 und 7 unterscheiden sich nur
unwesentlich. So öffnen Sie ohne Probleme unter Word 6
Dokumente, die Sie mit Office 97 angelegt haben. Anders sieht es
mit Version 8 von Office 97 aus: Microsoft hat hier ein neues
Format definiert, das offen für Neuerungen ist und auch mit
künftigen Versionen des Texters kompatibel sein wird.
Probleme treten jedoch auf, wenn Sie diese Dateien unter älteren
Versionen laden. Word 97 erkennt das Format nicht und kann sie
nicht öffnen.
Für alle Benutzer einer älteren
Variante bietet Microsoft jedoch einen Treiber an, den Sie
kostenlos
unter
http://www.microsoft.com/kb/articles/Q162/2/14.htm
laden
können. Die knapp 952 KByte große Setup-Datei
installiert die Konvertierungsfilter für Word 6 und 7. Öffnen
Sie dann eine Word-97-DOC-Datei, übersetzt dieser Filter den
Text und die Formatierung. Dabei bleiben Neuerungen der 97er
Version unberücksichtigt. Leider unterstützt der Treiber
nicht das Speichern im Word-97-Format.
Besitzen Sie die
Office-97-CD oder haben Sie Zugriff darauf, so finden Sie die
Datei "wd97konv.exe" im \Cdzugabe-Verzeichnis.
Word-Befehle umdefinieren
So definieren Sie bestehende
Word-Funktionen um und belegen sie mit einem Makro.
Word
besitzt eine Fähigkeit, die dem Anwender bei gleichem
Erscheinungsbild unterschiedliche Funktionen zur Verfügung
stellt. Denn alle internen Word-Befehle lassen sich vom Anwender
umdefinieren. Soll etwa einem Anwender vor jedem Druck mitgeteilt
werden, daß er den Drucker anschalten soll, dann gehen Sie
wie folgt vor:
Wählen Sie den Menüpunkt Extras /
Makro, und geben Sie als Makro-Namen DateiDruckenStandard ein.
Wenn Sie dann die Schaltfläche Bearbeiten anklicken, sehen
Sie die Standardbefehle von Word für diese Funktion. Fügen
Sie hier direkt nach dem Sub MAIN den Befehl
MsgBox "Drucker
einschalten!!!"
ein, und schließen Sie das
Makro-Fenster. Jedesmal, wenn der Anwender nun vermeintlich den
Word-Befehl über die Drucker-Schaltfläche ausführt,
verwendet er tatsächlich Ihre Makro-Erweiterung.
Eine
Liste aller Word-Befehle erhalten Sie, wenn Sie im Dialog
Extras/Anpassen als Kategorie Alle Befehle auswählen.
Liste aller Befehle
So erhalten Sie eine Übersicht über
alle Word-Befehle, alle Makros und alle Formatvorlagen, die mit
einer Tastenkombination verknüpft sind.
Wußten Sie,
daß man in Word rechnen kann? Unzählige Befehle von
Word für Windows finden sich weder über eine
Tastenbelegung noch in einem Menüpunkt repräsentiert.
Dennoch schlummern sie im Hintergrund und warten nur darauf,
endlich einmal ihren Dienst zu tun. Aber woher soll man sie alle
kennen? Ein Weg, um zumindest eine Übersicht in Listenform
aller Word-Anweisungen zu erhalten, führt über einen
neuen Menüpunkt. Wählen Sie im Menü Extras den
Punkt Anpassen. Aktivieren Sie das mittlere Register mit den Namen
Menüs, erscheinen zwei Listenfelder. Wählen Sie im
linken unter Kategorien den Eintrag Alle Befehle. Rechts erhalten
Sie nun eine Zusammenstellung aller Word-Anweisungen, die sich
über Menüs, Symbolschaltflächen oder die Tastatur
aktivieren lassen. Jetzt ist es natürlich ziemlich
umständlich, jedesmal diese Aufstellung zu durchforsten, um
den geeigneten Aufruf zu finden. Besser wäre da schon eine
Tabelle mit allen Befehlen. Und genau diese erhalten Sie mit der
Word-Funktion BefehleAuflisten. Wählen Sie diesen Eintrag
unter Befehle, und bestätigen Sie diese Auswahl mit OK.
Ihr
Extra-Menü hat jetzt einen neuen Eintrag erhalten. Klicken
Sie diesen an, erscheint ein Dialog, der Ihnen entweder zu einer
Tabelle aller Word-Befehle oder einer Liste aller Tastatur- und
Menüeinstellungen verhilft. Jede einzelne binden Sie genauso
wie BefehleAuflisten in Ihr Menü ein.
Von Schusterjungen und Hurenkindern
Eine kaum bekannte
Funktion staucht Ihr Dokument so zusammen, daß es auf eine
Seite paßt.
Kennen Sie das Phänomen? Der fertige
Brief ist drei Wörter zu lang, um auf eine Seite zu passen.
Was tun: den Seitenrand ändern und der Zeilenabstand
vermindern?
Viel zu umständlich. Word nimmt Ihnen diese
Arbeit ab. Dazu gehen Sie mit Datei/Seitenansicht in die
Druckvorschau. Ganz unbemerkt befindet sich dort in der
Symbolleiste eine Schaltfläche mit einem nicht sonderlich
aussagekräftigen Bild. Verweilen Sie mit der Maus darüber,
erscheint der Text Größe anpassen: die Antwort auf das
oben beschriebene Problem. Ein Klick auf diese Schaltfläche
reduziert die Schriftart des Textes soweit, daß er auf eine
Seite paßt.
Aber Achtung! Diesen Befehl können Sie
nicht mehr rückgängig machen. Und unter Word 97 steht er
leider auch nicht mehr zur Verfügung.
Eselsohren für Ihre Dokumente
Machen Sie in Ihre
Word-Dokumente ein Eselsohr, und beginnen Sie an der Stelle, wo
Sie das letzte Mal aufgehört haben.
Stört es Sie
nicht auch, daß Sie beim Öffnen eines Dokuments immer
an den Anfang des Textes befördert werden? Viel besser wäre
es doch, wenn man automatisch zur Stelle der letzten Änderung
gelangen würde. Und genau hierfür existiert in Word 6
und 7 der Befehl ZurückEinfügemarke. Leider ist diese
Funktion weder einem Menüpunkt noch einer Schaltfläche
oder einer Tastenkombination zugeordnet. Über Extras/Makro
öffnen Sie den gleichnamigen Dialog. Wählen Sie unter
Makros aus: den Eintrag Word-Befehle, erscheinen im Listenfeld
darüber alle Befehle Ihres Textprogramms.
Damit dieser
jedesmal ausgeführt wird, wenn ein Dokument geöffnet
wird, erstellen Sie über den Befehl Extras/Makro und die
Schaltfläche Erstellen ein neues Makro mit dem Namen
AutoOpen. Tragen Sie hier zwischen den Makroanweisungen Sub
MAIN
und End Sub den Befehl ZurückEinfügemarke
ein.
Arbeiten
Sie bereits mit Office 97, ist die Vorgehensweise etwas anders.
Hier wählen Sie den Menüpunkt Extras/Makro/Makros. Als
Namen geben Sie AutoOpen.MAIN ein und klicken auf Erstellen.
Ändern Sie den Basic-Code wie folgt ab:
Public Sub
MAIN()
WordBasic.GoBack
End Sub
Verlassen Sie Word, und
starten Sie es erneut. Immer wenn Sie nun eine doc-Datei öffnen,
setzt Word den Cursor automatisch an die Stelle, an der Sie
aufgehört haben zu arbeiten.
Mit der Tastenkombination
[Umschalt-F5] gelangen Sie jeweils zu den letzten Textpassagen, an
denen Sie herumgewerkelt haben - auch, wenn sich diese in ganz
anderen Dokumenten befinden.
Künftig nur noch dot
Speichert Word Ihre Dokumente nur
noch als dot-Dateien? Dann ist vielleicht ein Virus in Ihrem
System.
Sie wählen den Befehl Datei/Speichern und wundern
sich. Denn statt der reichen Auswahl an Dateiformaten stehen Ihnen
nur noch .dot-Dateien zur Verfügung. Wer jetzt glaubt, dies
sei ein Bug von Word, der täuscht sich. Denn dieses
Fehlverhalten wird von einem ungebetenen Gast namens NOP:DE Virus
hervorgerufen. Das besonders Fatale an diesem digitalen Übeltäter:
Er ist nicht nur in Dokumentvorlagen zu finden, sondern auch in
ganz normalen doc-Dateien. Und diese sind im WWW zu Tausenden
vorhanden, wobei einige davon infiziert sind!
Allerdings
erkennen und entfernen die meisten der modernen Virenscanner
diesen Word-Makro-Virus.
Dokumente löschen
Mit diesem Makro löschen Sie das
aktuelle Dokument ohne Datei-Manager.
Sie wollen mal wieder
Ihre Festplatte aufräumen und völlig veraltete Dokumente
ins Nirwana schicken? Dann empfiehlt es sich, die zu löschenden
Dokumente zunächst zu laden. Denn trotz der langen Dateinamen
der 32-Bit-Windows-Betriebssysteme ist eine Identifizierung anhand
der Bezeichnung oft nicht eindeutig. Haben Sie jedoch ein Dokument
geladen und als wertlos befunden, müssen Sie zunächst
das Dokument schließen, dann in den Datei-Manager oder
Explorer wechseln und es schließlich löschen.
Das
einfache Makro EraseFile (Listing in Databox 8/97) beschleunigt
diese aufwendige Arbeit. Die Routine merkt sich den kompletten
Dateinamen, schließt das Dokument und löscht es dann
von der Festplatte.
Über die Funktion DateiName$(0)
ermitteln Sie zunächst den kompletten Dateinamen. Nach einer
Sicherheitsabfrage, ob die Datei wirklich gelöscht werden
soll, schließen Sie das Dokument, ohne es zu speichern,
mit
DateiSchließen 2
und löschen es anschließend
von der Platte. Am besten verknüpfen Sie das Makro
über
Extras - Anpassen
mit einer Schaltfläche, der
Sie als Symbol den Papierkorb zuweisen und die Sie neben das
Disketten-Icon verschieben.
Taschenrechner auf Knopfdruck
Über eine Schaltfläche
rufen Sie aus WinWord den Taschenrechner auf.
Immer wieder
braucht man auch in einer Textverarbeitung einen Taschenrechner.
Zugegeben: Word beherrscht bereits grundlegende Rechenkenntnisse,
und zudem existiert der Windows-Taschenrechner "calc.exe".
Erstere reichen jedoch für die meisten Berechnungen nicht
aus. Schon eine einfache Prozentrechnung überfordert die
mathematischen Fähigkeiten von Word. Der leistungsstärkere
Taschenrechner ist zwar für fast alle Aufgaben geeignet. Doch
Sie müssen ihn unter Windows 95 erst umständlich
über
Start - Zubehör - Rechner
in Gang setzen.
Auch hier schafft ein winziges Makro Abhilfe:
Sub MAIN
If
AnwAktiv(,Rechner") Then
AnwAktivieren "Rechner",
1
Else
Shell "CALC.EXE", 1
End If
End Sub
Um
das Programm nicht mehrfach starten zu müssen, prüft die
Routine zunächst, ob der Rechner schon läuft. Ist das
der Fall, holt Word ihn lediglich in den Vordergrund. Ist hingegen
das Programm "calc.exe" noch nicht geladen, holt das
Makro dies über den Shell-Befehl nach.
Den Seitenrand dynamisch verändern
Eine
Symbolschaltfläche in WinWord reagiert auf Umschalten und
Doppelklick.
Alle wichtigen und häufig gebrauchten Makros
verknüpft der versierte Word-Anwender mit einer Schaltfläche.
Leider erfährt das Makro nie, wie der Anwender die
Symbolschaltfläche gedrückt hat, ob nur mit der linken
Maustaste oder zusätzlich mit der [Alt]- oder [Strg]-Taste.
Könnte das Makro diesen feinen Unterschied erkennen, wären
Sie in der Lage, ein und dasselbe Symbol, abhängig von den
gedrückten Zusatztasten, mit mehreren Aktionen zu belegen. So
könnte eine Schaltfläche beispielsweise
bei einem
normalen Klick den linken Seitenrand um 0,1 cm vergrößern
oder ihn, falls [Umschalt] gedrückt ist, entsprechend
verkleinern. Aber leider weiß das Makro ja nicht, welche
Tasten gerade gedrückt sind.
Falsch! Denn wie fast alle
Programmiersprachen unter Windows so hat auch die Makrosprache von
Word Zugriff auf die Windows-API. Und diese bietet eine Funktion
namens GetAsyncKeyState, mit der Sie ermitteln, ob eine bestimmte
Taste gerade gedrückt ist. Als Parameter erhält die
Routine einen numerischen Code, der eine der Spezialtasten
repräsentiert:
Code Taste Code Taste
16 Umschalten 17
Strg
18 Alt 12 Num5
19 Pause 44 Druck
112 F1 1 li.
Maustaste
145 Scroll 2 re. Maustaste
144 Num Lock 4
mit.Maustaste
Unser Beispiel-Makro prüft, ob die
[Umschalt]-Taste gedrückt ist. Ist das der Fall, verkleinert
es den linken Seitenrand um 0,1 cm, ansonsten vergrößert
es ihn.
Achten Sie darauf, daß die Deklaration der
API-Routine für Word 6 und 7 unterschiedlich ist. Geben Sie
also abhängig von Ihrer Word-Version nur eine der beiden
Deklarationen ein. Das Makro macht nur dann Sinn, wenn Sie es über
Extras/Anpassen mit einer Symbolschaltfläche verbinden.
Piktogramme, die Zweite
Wir stellen Ihnen eine einfache und
zudem sichere Variante vor, eigene Dokumente mit Randsymbolen zu
versehen.
Das Makro Piktogramme von Gerhard Frey aus Ausgabe
4/97, S. 156, traf auf reges Interesse. Leider waren in dieser
Routine noch einige Schwachstellen. So funktioniert das Makro
nicht, wenn mehrere Absätze markiert sind oder der aktuelle
Absatz leer ist. Ebenso führt es zu einem Fehler, wenn der
Absatz bereits ein Randsymbol besitzt.
All diese Mankos hat ein
Leser beseitigt. Das Ergebnis ist zudem viel kürzer als das
Original (Listing in Databox 9/97).
Optionsfelder in Formularen
Mit einem einfachen Makro
erweitern Sie Word um ein neues Formularelement:
Optionsfelder.
Windows unterscheidet zwei Kontrollelemente, um
Werte zu markieren: Kontrollkästchen und Optionsfelder. Immer
dann, wenn mehrere Eigenschaften gleichzeitig gelten können,
verwendet man die quadratischen Kontrollkästchen, etwa für
die Informationen Raucher, Angestellt und Männlich. Schließen
sich jedoch zwei oder mehr Eigenschaften gegenseitig aus, sind es
die Optionsfelder, die zum Einsatz gelangen. Um beispielsweise die
Augenfarbe anzugeben, trifft nur eines der Attribute Blau, Grün,
Braun, Grau zu. Immer dann, wenn der Anwender Blau anklickt, wird
automatisch die vorherige Auswahl aufgehoben. Leider stellt Word
bei Formularen diese wichtige Zusatzfunktion nicht zur Verfügung.
Mit dem Makro CheckBoxControl erweitern Sie Ihren Texter um diese
Eigenschaft. Alles, was Sie tun müssen: Markieren Sie das
Kontrollkästchen, wählen Sie im Kontextmenü
Optionen für Formularfelder aus und in der Dialogbox als
Eintrittsmakro CheckBoxControl, und vergeben Sie einen Namen in
der Form chkX. Dabei numerieren Sie X von 1 bis zur Anzahl Ihrer
Optionsfelder durch.
Texte verschlüsseln
Dieses Makro erweitert unser
Projekt in Ausgabe 4/97 ab S. 188.
In Ausgabe 4/97 haben wir
Ihnen in einem Projekt gezeigt, wie Sie "auf Nummer Sicher"
gehen und Ihre Word-Texte vor fremden Augen schützen. Das
zugehörige Makro hatte jedoch den Nachteil, daß es
keine Texte mit integrierten Tabellen verschlüsselte.
Unser
Leser Jochen Voigtmann hat das Makro dahingehend verbessert und um
einige nützliche Funktionen erweitert. Zum einen hat er eine
Hilfestellung integriert und zudem den gesamten Dialog
praxisorientierter gestaltet. Dazu gehört, daß das
richtige Feld den Fokus besitzt und unnütze Optionen
ausgeblendet werden. Da das gesamte Makro (Listing in Databox
10/97) über 180 Zeilen lang ist, haben wir es nicht
abgedruckt. Sie finden es jedoch auf der Databox sowie im DIP
unter
www.pc-magazin.de
Datum berechnen
So berechnen Sie ein Datum in drei Wochen
oder ermitteln, wie viele Tage es noch bis zu Ihrem Urlaub
sind.
Wollen Sie einem Freund schreiben, wie viele Tage Sie
noch im Dienste der Republik durch den Schlamm robben? Mit unserem
Makro (Listing in Databox 12/97) berechnen Sie ein beliebiges
Datum in x Tagen oder ermitteln, wie viele Tage es noch bis zu
einem bestimmten Datum sind.
Word ordnet jedem Tag eine
Seriennummer zu. Das Datum nach einer bestimmten Anzahl von Tagen
erhalten Sie, indem Sie zur Seriennummer von heute die Anzahl der
hinzukommenden Tage addieren und die Summe in die
Datumsdarstellung umwandeln. Nach demselben Prinzip ermitteln Sie
von den Seriennummern zweier Daten die Differenz, die mit der
Anzahl der Tage übereinstimmt. Das Makro fragt sie zuerst,
was sie berechnen wollen, danach geben Sie das Enddatum respektive
die Anzahl der Tage in die Statuszeile ein. Word fügt das
Ergebnis selbständig an der aktuellen Cursorposition ein.
Klammern überprüfen
Eine Klammer oder ein
Anführungszeichen vergißt man schnell einmal. Nicht
mehr mit diesem Makro!
Gerade in Texten, in denen viel mit
Klammern und wörtlicher Rede gearbeitet wird, vergißt
man schon mal, eine Klammer zu schließen oder ein Zitat mit
einem Gänsefüßchen zu beenden. Mit folgendem Makro
(Listing in Databox 12/97) passiert Ihnen das nicht mehr.
Das
Programm sucht im Text nach linken und rechten Klammern sowie nach
An- und Ausführungszeichen und bestimmt deren Anzahl. In
einem korrekten Text stimmt die Anzahl beider Suchergebnisse
überein. Andernfalls erscheint eine Meldung, wie viele und
welche Zeichen fehlen. Anführungsstriche werden jedoch nur
gefunden, wenn Sie unter Extras im Befehl Autokorrektur die Option
Gerade Anführungszeichen durch typographische ersetzen
aktiviert haben.
Mathematische Streckendarstellung
In Word lassen sich
Zeichen über die Formatfunktion unter- und durchstreichen.
Mit diesem Makro "überstreichen" Sie sie sogar.
Der
Formeleditor in WordBasic findet zu Unrecht keine große
Beachtung. Sicher lassen sich komplizierte mathematische Terme
bequem mit Einfügen/Objekt/ Microsoft Formel-Editor
erstellen. Will man jedoch schnell ein bestimmtes Zeichen, ein
Wort oder einen Satz mit einem Rahmen versehen, so hilft der
Schalter \x der Feldfunktion FORMEL. Besonders Mathematiker
vermissen die Fähigkeit von Word, einzelne Zeichen mit einem
"Überstrich" zu versehen: In der Geometrie oder bei
der Darstellung von Strecken benötigt man diese Art der
Gestaltung.
Hier hilft das Makro Überstrich (Listing in
Databox 12/97):
Sub MAIN
m$ = Markierung$()
Print m$ :
Beep
AnsichtFeldfunktionen 1
fkt$ = "formel
\x\to("+m$+")"
Print fkt$
EinfügenFeld
fkt$
AnsichtFeldfunktionen 0
End Sub
Das Makro geht davon
aus, daß Sie vor dem Aufruf den entsprechenden Text markiert
haben. In der zweiten Zeile legt es daher die markierten Zeichen
über die Funktion Markierung$() in der Zeichenkettenvariablen
m$ ab, die zur Kontrolle in der Statuszeile angezeigt wird. Dann
baut das Makro daraus einen Formel-Ausdruck auf. Soll der Ausdruck
AB mit einem Überstrich versehen werden, lautet die
Formel:
formel \x\to(AB)
Die Option \x\to bildet das
Argument der Feldfunktion FORMEL. Sollen die Striche hingegen
darunter oder an den Seiten dargestellt werden, verwenden Sie
statt \to die Parameter \le, \ri oder \bo.
Euro-Streik
Eine interne Tastenbelegung blockiert das
Euro-Symbol in Word 6.0 und Word 95.
Ältere Versionen von
Word haben Probleme mit dem Euro-Zeichen: So läßt sich
das neue Währungssymbol unter Word 6.0 und 95 nicht mit der
Ta-stenkombination [AltGr-E] einfügen, obwohl dieses
Sonderzeichen grund-sätzlich verfügbar ist. Statt dessen
öffnet sich hier ein Fußnotenfenster. Die Ursache für
dieses Problem ist, daß Word diese Tastenkombination intern
mit einer anderen Funktion belegt. Zur Behebung benutzen Sie in
Word den Befehl Extras/Anpassen und aktivieren das Register
Tastatur. Hier klicken Sie in das Feld Neuen Shortcut wählen
und betätigen die Tastenkombination [AltGr-E]. Unter dem Feld
erscheint nun die Funktion, die dieser Tasten-kombination
zugeordnet ist. Standardmäßig ist dies
EndnoteJetztEinfügen. Damit das Euro-Symbol abrufbar ist,
löschen Sie diese Zuweisung. Klicken Sie dazu im Bereich
Kategorien die Option Alle Befehle an, und markieren Sie in der
Liste Befehle den Eintrag EndnoteJetztEinfügen. Wählen
Sie in Aktuelle Shortcuts die Tastenkombination [Alt-Strg-E] aus,
und klicken Sie auf Entfernen. Das Euro-Symbol läßt
sich jetzt mit [AltGr-E] in Ihre Word-Dokumente einfügen.
Verfahren Sie entsprechend, wenn Sie dieser Tastenkombination
einen anderen Befehl zugeordnet haben. Das beschriebene Problem
tritt in Word 97 nicht mehr auf.
Nach Sonderzeichen suchen
Eckige Klammern helfen bei der
gezielten Suche nach Sonderzeichen.
Verwenden Sie in
Datensätzen einer Access-Tabelle Sonderzeichen wie das
Sternchen, führt die Suche danach zu scheinbar merkwürdigen
Ergebnissen. Geben Sie nämlich als Suchzeichenfolge das
Zeichen "*" ein, so werden alle vorhandenen Datensätze
aufgelistet. Kein Wunder, denn das Sternchen ist standardmäßig
Platzhalter für eine beliebige Zeichenkette. Setzen Sie das
Sternchen jedoch in eckige Klammern ([*]), erhalten Sie
tatsächlich nur die Datensätze, die dieses gesuchte
Zeichen aufweisen. Auf die gleiche Weise verfahren Sie übrigens
mit Sonderzeichen wie dem Fragezeichen oder der Raute.
Benutzerdefinierte Titelleiste
Über
Windows-Systemaufrufe ändern Sie die Titelzeile von
Access.
In Access Basic existiert keine Eigenschaft, um die
Titelzeile von Access zu ändern. Mit Hilfe des Windows-API
(Application Programming Interface) beheben Sie dieses
Manko.
Zunächst fügen Sie im Deklarationsbereich
eines Access-Moduls die API-Funktionen FindWindow und
SetWindowText ein:
Declare Function findwindow Lib "User"
(class As Any, cap As Any) As Integer
Declare Sub setwindowtext
Lib "User" (ByVal a As Integer, ByVal b As String)
Diese
beiden Funktionen rufen Sie dann vom Programmtext aus
mit
hwndaccess = findwindow(ByVal "OMain", ByVal
0&)
setwindowtext hwndaccess, "Meine Titelleiste"
auf.
Soll die Funktion jedesmal ausgeführt werden, wenn Sie eine
bestimmte Access-Datenbank öffnen, so tragen Sie den
Funktionsaufruf im Autoexec-Makro der Datenbank ein.
Word-Tabellen importieren
Durch geschicktes Konvertieren
wandeln Sie eine Word-Steuerdatei in eine Access-Datenbank um.
Um
die Daten einer Word-Steuerdatei in eine Access-Datenbank zu
importieren, öffnen Sie zunächst die Steuerdatei in Word
als normales Dokument. Markieren Sie dann die gesamte Tabelle, und
wandeln Sie diese über
Tabelle - Tabelle in Text
mit
dem Semikolon als Trennzeichen in reinen Text um. Speichern Sie
die Datei über
Datei - Speichern unter
als
Dokumententyp "Nur Text". Schließen Sie das
Dokument, und starten Sie Access mit der gewünschten
Datenbank, in die Sie die Word-Tabelle importieren wollen. Starten
Sie über Datei - Importieren
den Dialog "Importieren",
wählen Sie als Dateiformat "Text (mit Trennzeichen)",
und klicken Sie auf die Schaltfläche [OK]. Im Dialog "Datei
auswählen" bestimmen Sie die gewünschte Word-Datei
und klicken auf [Importieren].
Im Dialog "Import von
Text-Optionen" stellen Sie ein, daß sich Feldnamen in
der Textdatei befinden und daß es sich bei dem Trennzeichen
um das Semikolon handelt. Mit [OK] starten Sie den Import.
Eigene Formulareinstellungen
Über eine eigene
Mustervorlage verewigen Sie alle Formatierungen für neue
Arbeitsmappen.
Mögen Sie die Schriftart "Arial"
nicht? Oder passen Ihnen die Standard-Kopf- und -Fußzeilen
nicht? Oder möchten Sie gar für jede neue Arbeitsmappe
ein vordefiniertes Layout bekommen? Dann sind die Mustervorlagen
von Excel die Lösung Ihrer Probleme. Diese Vorlagen ähneln
den Dokumentenvorlagen in Word für Windows (DOT-Dateien).
Haben Sie eine Excel-Arbeitsmappe, die nach Ihren Wünschen
gestaltet ist, dann speichern Sie diese über
Datei -
Speichern unter
im Verzeichnis MSOffice\Vorlagen
und wählen
als Dateityp
Mustervorlage (*.xlt)
Wenn Sie das nächste
Mal eine neue Arbeitsmappe anlegen, erhalten Sie in der Dialogbox
einen neuen Eintrag. Auf Basis dieser Vorlage erzeugt Excel dann
eine neue Arbeitsmappe mit dem von Ihnen definierten Layout.
So
verfahren Sie auch, wenn Sie die Standard-Arbeitsmappe ändern
wollen, die Excel beim Neustart automatisch anlegt. Nur der
Ablageort ist ein anderer. Speichern Sie Ihre gestaltete
Tabellenvorlage unter dem Namen "muster.xlt" im Ordner
MSOffice\Excel\XlStart
Who is who ?
Zumeist offensichtlich, manchmal versteckt: die
Macher im Hintergrund
Ob Sie sie nun bewundern oder abgrundtief
hassen, weil ein Absturz des Programms Ihre zweistündige
Arbeit wieder einmal zunichte gemacht hat: Der "Cheat",
um die Liste der Programmierer zu sehen, ist in Excel einen Blick
wert. Denn was Sie erwartet, ist ein 3D-Raum im Doom-Stil, an
dessen Wände die Namen projiziert sind.
Öffnen Sie
Excel 95 mit einem leeren Arbeitsblatt. Markieren Sie die 95ste
Zeile, und bewegen Sie mit der Tabulatortaste die Eingabemarke in
Spalte B. Wählen Sie über den Menüpunkt
? -
Info
den Info-Dialog. Halten Sie die
Tastenkombination
[Umschalt-Strg-Alt]
gedrückt und
klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche
[Software-Service], so erscheint ein neues Fenster. Hier finden
Sie den virtuellen Raum, den Sie über die Cursortasten
beschreiten können: die Hommage an die gequälten
Programmierer.
Verknüpfung ohne Gitter
Excel-Objekte verlieren in Word
die Rasterlinien der Zellen.
Betten Sie in Word ein
Excel-Arbeitsblatt ein, sehen Sie keine Gitterlinien. Das liegt
daran, daß Excel das Objekt so in der Client-Anwendung
darstellt, wie es dieses ausdrucken würde. Stellen Sie daher
in Excel für das Objekt die Gitternetzdarstellung im
Menü
Datei - Seite einrichten
im Register "Tabelle"
ein. Alle hier vorgenommenen Einstellungen spiegeln sich dann auch
in der Ansicht von Word wider.
Zeichenketten sezieren
So zerlegen Sie Zeichenketten in
logische Bestandteile.
Sie haben öfters Zahlenkolonnen vor
sich, die Sie ohne Kommata oder Strichpunkte in eine Excel-Tabelle
eingeben wollen? Ersparen Sie sich viel lästige Tipparbeit:
Mit einer Visual-Basic-for-Applications-Funktion extrahieren Sie
die einzelnen Werte.
Die Funktion Token (Listing in Databox
5/98) erhält drei Parameter. Der erste ist die Zeichenkette,
die durchsucht werden soll. Der zweite bestimmt, die wievielte
Einheit gesucht wird. Mit dem dritten Parameter legen Sie fest,
wie das Trennzeichen lautet. So liefert zum Beispiel der
Aufruf
=Token("Mir geht's gut", 3, " ")
als
Ergebnis die Zeichenkette gut zurück.
Ein praktisches
Anwendungsbeispiel ist das Lotto-Arbeitsblatt aus der Ausgabe
3/98, S. 190 . Hier war zunächst die Funktion IstLotto das
Ziel, mit deren Hilfe Sie herausfinden, wie viele Richtige Sie
haben. Die Resultate der vergangenen Ziehungen erhalten Sie im
Internet beispielsweise
unter
members.aol.com/Fortserv/
dresults.htm Allerdings
finden Sie hier die Ergebnisse in der Form
5, 6,17,23,27,47
Zus.: 18
Aber mit Hilfe der Token-Funktion extrahieren Sie die
Resultate. Steht die Zahlenkolonne beispielsweise in Zelle A8, so
lautet die Formel, um den ersten Wert zu erhalten
=Wert(Token(A8,
1, ","))
für den zweiten
=Wert(Token(A8, 2,
","))
und so weiter. Die Zusatzzahl hingegen ist
durch einen Doppelpunkt vom Rest der Formel getrennt. Daher lautet
hier der Aufruf
=Wert(Token(A8, 2, ":"))
Da diese
Funktion in VBA geschrieben ist, läßt sie sich
natürlich auch in Word 97 und Access 97 einsetzen.
So vermeiden Sie falsche Eingaben
Mit einer VBA-Routine
ermitteln Sie, ob Sie versehentlich die Feststelltaste gedrückt
haben.
Wenn Sie viele Werte in Excel-Tabellen eingeben, kann es
leicht passieren, daß Sie versehentlich die Feststelltaste
erwischt haben. Damit werden Ihre Eingaben jedoch unbrauchbar. Mit
der Funktion GetCapsLockState (Listing in Databox 5/98) passiert
Ihnen das nicht: GetCapsLockStatestellt fest, ob die
Feststelltaste gedrückt ist.
Diese VBA-Routine kapselt
eine Windows API-Funktion und liefert den Zustand der
Feststelltaste (Caps Lock). Ist diese gedrückt, ist das
Ergebnis True, ansonsten False (= 0).
Wichtig ist jedoch, daß
Sie die Systemfunktion auch deklarieren. Die folgenden Zeilen
stehen am Anfang des Moduls:
Declare Function GetKeyState Lib
"USER32" (ByVal nVirtKey As Integer) As Integer
Const
VK_CAPITAL = &H14
Idealerweise geben Sie eine Warnung aus,
wenn die Feststelltaste gedrückt wurde. Dann sind Sie gleich
informiert, bevor Sie weiter unbrauchbare Werte eingeben.
Defekte Registrierungsdatei
Ein Doppelklick auf die
Registrierungsdatei von Excel erzeugt nur eine
Fehlermeldung.
REG-Dateien unter Windows 95 und NT sind
Registrierungsdateien. Ein Doppelklick aus dem Explorer auf eine
REG-Datei bewirkt, daß die entsprechende Anwendung neu
registriert wird. Bei "excel7.reg" haben die Macher von
Microsoft jedoch zwei Zeilen vergessen. Statt des erwarteten
Neueintrags in der Registry erhalten Sie unter beiden
32-Bit-MS-Betriebssystemen nur eine Fehlermeldung. Damit die Datei
ordnungsgemäß funktioniert, öffnen Sie diese mit
einem Editor - beispielsweise dem Notepad. Fügen Sie dann
zwei Leerzeilen am Anfang ein. In der ersten Zeile tragen
Sie
REGEDIT
in Großbuchstaben ein und speichern die
Datei. Ein erneuter Doppelklick bringt dann das gewünschte
Ergebnis, und Excel ist wieder registriert.
Telefonnummern wählen
Verwalten Sie Ihre Adressen mit
Excel, so wählt das Makro automatisch die passenden
Telefonnummern.
Excel ist nicht nur ein hervorragendes
Kalkulationsprogramm. Viele Anwender verwenden es auch als Ersatz
für ein Datenbanksystem. So findet man auf vielen Rechnern
die Adressen in einem Excel-Sheet.
Genau an dieser Stelle setzt
die Prozedur "Telefon" ein. Das Makro wählt
automatisch die Telefonnummer, die eine vorher definierte Zelle
enthält. Zwar stellt Excel selbst die nötige
Funktionalität nicht zur Verfügung, das Windows-Tool
Dialer aber tut es. Excel ruft diese Anwendung auf und steuert sie
über eine virtuelle Tastatur.
Erstellen Sie über
Einfügen
- Makro - VBA-Modul
ein leeres Quellcode-Register, und geben
Sie den Text aus dem Listing (Listing in Databox 7/98) ein. Die
Routine Auto_Open wird immer ausgeführt, wenn Sie die
Arbeitsmappe laden. Indem Sie der Eigenschaft OnDoubleClick der
Applikation den Namen der Prozedur "Telefon" zuweisen,
legen Sie fest, daß "Telefon" immer aufgerufen
wird, wenn Sie einen Doppelklick auf eine Zelle im Arbeitsblatt
Tabelle1 ausführen. Heißt Ihre Adreßtabelle
anders, so müssen Sie hier natürlich den korrekten Namen
festlegen. Speichern Sie dann die XLS-Datei und laden Sie sie
erneut. Sollte das Makro bereits in der ersten Zeile einen Fehler
anzeigen, dann stellen Sie die Programmiersprache, wie unter
"Kalenderwoche mit Access und Excel" beschrieben, auf
die englische Notation um.
Bevor Sie das Makro verwenden, ist
es wichtig, daß Sie Ihr Modem korrekt installiert haben.
Über
Start - Einstellungen - Modems
öffnen Sie
dazu das Setup und installieren dann gegebenfalls ein Modem, falls
noch nicht geschehen. Klicken Sie dann in der Dialogbox auf die
Schaltfläche [Eigenschaften]. Entfernen Sie auf der
Registerkarte "Einstellungen" die Markierung von
Vor
dem Wählen auf Freizeichen warten
und schließen Sie
alle Fenster mit [OK] und [Schließen].
Leere Datei nach Absturz
Falls Excel geöffnete Dateien
nicht anzeigt, müssen die Inhalte meist nur eingeblendet
werden.
Kommt es während der Arbeit mit Excel zu einem
Systemabsturz, tritt unter Umständen das Problem auf, daß
Excel anschließend die betroffene Arbeitsmappe zwar lädt,
aber nur einen leeren Bildschirm zeigt. Die Blätter der
Arbeitsmappe scheinen also ebenso zu fehlen wie der Dateiname in
der Titelleiste. Excel sieht also genauso aus, als ob überhaupt
keine Datei geöffnet wäre. In diesem Fall ist die
komplette Arbeitsmappe wahrscheinlich nur ausgeblendet, was der
Crash verursacht hat. In diesem Fall steht im Datei-Menü der
Befehl Einblenden zur Verfügung, der sonst dort nicht
erscheint. Benutzen Sie diesen Befehl, um die komplette
Arbeitsmappe wieder sichtbar zu machen, und speichern Sie die
Tabelle.
Schnelle Formulargestaltung
Mit den richtigen Einstellungen
gelingen Ihnen Formulare im Handumdrehen.
Erstellen Sie auch
häufiger Formulare mit Corel Draw? Dann kennen Sie das
mühsame Plazieren und Justieren kopierter Objekte, bis diese
bündig und im richtigen Abstand zueinander stehen.
Hilfslinien sind hier bereits eine Erleichterung, da verschobene
Objekte an diesen Linien einrasten. Aber es geht noch
leichter.
Wollen Sie beispielsweise ein Blatt mit Linien im
Abstand von einem Zentimeter füllen, dann gehen Sie wie folgt
vor: Zeichnen Sie eine dünne Linie über die gesamte
Blattbreite mit einem Abstand von zirka 2 Zentimetern vom oberen
Blattrand. Öffnen Sie über Optionen -
Grundeinstellungen
oder die Tastenkombination [Strg-J] den
Einstellungsdialog. Geben Sie dort unter "Abstand für
Duplikate und Klone" den Wert "0.0 mm" für den
horizontalen und "10.0 mm" für den vertikalen
Abstand ein. Speichern Sie dann die Einstellungen mit
[OK].
Markieren Sie nun die Linie und duplizieren Sie sie mit
[Strg-D]. Dadurch wird eine Kopie genau einen Zentimeter unter dem
Original angelegt. Da dieses Objekt auch gleich markiert ist,
brauchen Sie nur so lange [Strg-D] zu drücken, bis das ganze
Blatt gefüllt ist.
Diese Vorgehensweise am Beispiel einer
einfachen Linie funktioniert auch bei komplexen Objekten wie
beispielsweise einem Formularfeld oder einer ganzen
Tabellenzeile.
Kinderleichtes Kopieren
Mit einer einfachen Mauskombination
kopieren Sie in Corel Draw beliebige Objekte ohne die
Tastatur.
Für das Kopieren eines Objekts benötigen
Sie lediglich die Maus. Klicken Sie die Vorlage an und ziehen Sie
sie bei gedrückter linker Maustaste an die neue Position.
Drücken Sie auch auf die rechte Taste, bevor Sie beide Tasten
wieder loslassen. Corel Draw plaziert daraufhin eine Kopie des
Quellobjekts an eben dieser Stelle. Wollen Sie das Objekt außerdem
an einer horizontalen oder vertikalen Ortslinie ausrichten,
drücken Sie beim Ziehen zusätzlich noch auf [Strg].
Save and Quit
Fast alles läßt sich in Excel als
Makro aufzeichnen - bis auf das Schließen!
Die meisten
Aktionen können Sie in Excel mit dem Makro-Rekorder
aufzeichnen. Die so aufgezeichneten Befehle legt Excel in einem
eigenen Register des Arbeitsblatts als VBA-Code ab.
Wollen Sie
allerdings das Speichern und Schließen des Arbeitsblatts
aufzeichnen, versagt der Rekorder den Dienst. Fügen Sie statt
dessen einfach den Code
Activeworkbook.close _
savechanges:=true
in einem neuen Makro ("Sub .. End Sub")
ein.
Die Qual der Flexibilität
So bringen Sie VBA-Makros
unter Excel zum Laufen.
Visual Basic für Applikationen
(VBA) ist eine äußerst flexible Programmiersprache.
Während konventionelle Sprachen wie Pascal, C oder auch Basic
nur eine englische Syntax unterstützen, bestimmen Sie in
Excel die Sprache selbst. Wollen Sie beispielsweise den Typ des
aktuellen Arbeitsblatts feststellen, so kann der
Befehl
AktivesBlatt.Typ
oder
ActiveSheet.Type
lauten,
je nachdem, welche Sprache Sie unter
Extras - Optionen - Modul
allgemein
definiert haben. Ändern Sie hier die Sprache, so
wirkt sich diese Einstellung erst auf künftige Arbeitsblätter
aus. Bei aller Flexibilität von VBA kommt es jedoch häufig
zu Verwirrung, wenn ein Makro trotz korrekter Spracheinstellung
nicht läuft und einen Syntaxfehler meldet. Zumeist bleibt
dann die Eingabemarke auf einem Komma oder einem Semikolon stehen.
In diesem Fall haben Sie in Ihrer Excel-Umgebung ein anderes
"Listentrennzeichen" vereinbart als der Autor der
Routine. Ebenso wie die Sprache wählen Sie auch dieses
Zeichen über
Extras - Optionen - Modul
allgemein
Ausschlaggebend ist auch hier der
Eintrag
Sprache/Land
Wollen Sie die deutsche Syntax mit dem
Semikolon als Trennzeichen, so wählen Sie aus der
Liste
Deutsch/Deutschland
Die englische Syntax mit Trennung
durch Kommata erhalten Sie über
Englisch/USA
In
Hinblick auf Office 97, das nur noch die englische Syntax
unterstützt, empfehlen wir Ihnen, diese Einstellung zu
verwenden, die wohlgemerkt nur für die Programmierung gilt.
Aber auch hier ist die Einstellung erst für künftige
Arbeitsmappen wirksam.
Eigene Menüpunkte
Anstatt VBA-Module umständlich
aufzurufen, verknüpfen Sie diese mit einem eigenen
Menüpunkt.
Einer der Gründe, warum Excel so beliebt
ist, ist die einfache und doch mächtige Erweiterbarkeit durch
Visual Basic für Applikationen. Solange Sie nur Funktionen
programmieren, setzen Sie diese ganz normal in Excel-Formeln ein.
Wollen Sie aber einen Arbeitsvorgang programmieren, der etwa Ihre
Tabelle auswertet, so müssen Sie diesen stets über den
Menüpunkt
Extras - Makro - Ausführen
aktivieren.
Doch
Excel bietet noch einen einfacheren Weg: Jedes beliebige Makro
können Sie mit einem Menüpunkt verbinden. Dazu wählen
Sie wie gewohnt
Extras - Makro
und markieren das VBA-Modul
in der Liste. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche
[Optionen], so öffnet sich ein Dialog. Wählen Sie die
Option
Extras - Befehl
Im Eingabefeld geben Sie den Menütext
ein. Dieser Menü-Makro-Bezug ist nun fest in Ihrer XLS-Datei
gespeichert. Jedesmal, wenn Sie die Arbeitsmappe laden, erscheint
der Menüpunkt im Extras-Menü, und sobald Sie die Datei
schließen, wird er wieder entfernt.
Aber Achtung: Ist
eine andere Arbeitsmappe aktiv, so bleibt der Menüpunkt
weiter erhalten. Wählen Sie Ihren Menüpunkt aus, so
wirkt das VBA-Modul auf das aktuell angezeigte Arbeitsblatt. Sie
müssen also im Modul selbst überprüfen, ob dessen
Ausführung Sinn macht oder nicht.
Gedrehte Tabellen
Über die Zwischenablage drehen Sie in
Excel Tabellen - ganz ohne Programmierung.
In Ausgabe 11/96
haben wir auf Seite 214 ein Makro vorgestellt, mit dem Sie
Tabellenbereiche drehen können. Zudem haben wir behauptet,
daß diese Funktion in Excel "oft gebraucht, nicht
vorhanden, stark vermißt" sei.
Doch: Nobody is
perfect! Viele Leser haben uns daraufhin entrüstet
geschrieben, daß diese Funktionalität sehr wohl in
Excel enthalten ist. Nur verbirgt sie sich nicht hinter dem
Begriff "drehen". Statt dessen nennt man sie bei
Microsoft "transponieren".
Der Vorgang ist so einfach
wie das Kopieren von Zellen: Zunächst markieren Sie den
Zellbereich und kopieren ihn via [Strg-C] in die Zwischenablage.
Dann wählen Sie die neue obere linke Ecke der gedrehten
Tabelle und fügen den Inhalt der Zwischenablage
über
Bearbeiten - Inhalte einfügen
ein, wobei Sie
vor dem endgültigen [OK] das Kontrollkästchen
"Transponieren" ankreuzen.
Ein kleiner Lichtblick für
alle, die sich die Mühe gemacht haben, das Makro abzutippen:
Im Gegensatz zu unserem VBA-Modul verwendet die Excel-eigene
Funktion zwangsläufig die Zwischenablage und ist nicht in der
Lage, die Tabelle an derselben Stelle zu drehen - pardon: zu
transponieren.
Leichte Auswahl bei großen Mappen
Auf Mausklick
erhalten Sie eine Liste aller Tabellen Ihrer
Arbeitsmappe.
Besonders bei großen Excel-Mappen mit
vielen Arbeitsblättern ist es mühsam, sich mit den
Steuerpfeilen von der ersten zur letzten Tabelle durchzuhangeln.
Klicken Sie statt dessen doch einmal mit der rechten Maustaste auf
einen der Pfeile. Dann zeigt Ihnen Excel alle Tabellen in
Listenform, und Sie können sie leicht auswählen.
Rechnungen mit Verweisen
Mit der Verweisfunktion durchsuchen
Sie Artikellisten anhand der Artikelnummer und erhalten sofort den
richtigen Preis und die Bezeichnung.
Wollen Sie mit Excel
Rechnungen erstellen, stehen Sie oft vor dem Problem, wie Sie am
einfachsten Ihre Artikeldaten - wie die Bezeichnung des Artikels
oder dessen Preis - in Ihrem Rechnungsformular unterbringen, ohne
diese Daten manuell eingeben zu müssen.
Legen Sie als
erstes - wie in der Abbildung "Die Verweisfunktion"
gezeigt - in einem neuen Arbeitsblatt Ihre Artikelliste fest. In
unserem Beispiel befindet sie sich im Bereich von A500 bis D520.
Gestalten Sie dann im oberen Ende der Tabelle Ihr
Rechnungsformular. Während Sie die Angaben der Artikelnummer
sowie die Menge manuell eintragen, sucht sich Excel die
Beschreibung sowie den Stückpreis aus der Artikelliste. Dazu
dient die Formel
C3: =VERWEIS($A3;$A$500:$A$520;
C$500:C$520)
die Sie für alle Einträge sowohl in der
Spalte "Beschreibung" als auch in "Einzelpreis"
verwenden können. Bleibt nur noch die Summe der
Einzelpositionen
E3: =D3*B3
die Gesamtsumme
E11:
=SUMME(E3:E10)
sowie die Berechnung der enthaltenen
Mehrwertsteuer von 15 Prozent
E12: =E11/1,15*0,15
und fertig
ist Ihr Rechnungsformular.
Als letztes legen Sie den
Druckbereich fest. Markieren Sie dazu alle Zellen, die ausgedruckt
werden sollen, und wählen Sie dann den Menüpunkt
Datei
- Druckbereich - Festlegen
Dann genügt ein einfacher Klick
auf das Druckersymbol, und schon wird nur die Rechnung selbst
gedruckt.
System-Know-how
Mit der Info-Funktion erhalten Sie
zahlreiche Informationen über den RAM-Verbrauch und Ihr
System.
Neben Verweis-, finanzmathematischen Funktionen und
Zeichenketten bietet Excel auch eine Zellfunktion namens "Info".
Diese erhält als Parameter eine Zeichenkette mit der Angabe
über die gewünschte Information. Je nachdem gibt sie
eine Zahl oder eine Zeichenkette zurück, die Sie für
weitere Berechnungen verwenden können.
So liefert
etwa
=Info("VerfSpeich")
die Anzahl der
verfügbaren Bytes im Arbeitsspeicher
und
=Info("BenutztSpeich")
die Anzahl der Bytes,
die Excel derzeit für Ihre Arbeitsblätter
benötigt.
Besonders für Auswertungen in der
=Wenn(...-Funktion geeignet sind die Parameter "GesamtSpeich",
"Sys-Version", "Version" und "System".
Dabei erhalten Sie Informationen über den gesamten
verfügbaren Speicher, die Versionsnummer des Betriebssystems
und des verwendeten Excel sowie den Namen des Rechnersystems. So
beantwortet die Abfrage
=Wenn(Info(,System")="PCDOS";
"PC";"MAC")
ob Ihr Arbeitsblatt auf einem
PC oder einem Mac läuft.
Fehlermeldungen unterdrücken
Fehlermeldungen und
Sicherheitsabfragen in Excels VBA stören Sie? Nicht mehr
lange!
Immer wenn Sie eine nicht gesicherte Datei schließen,
ein Arbeitsblatt löschen oder Excel beenden wollen, obwohl
noch veränderte Arbeitsmappen offen sind, erscheint eine
Sicherheitsabfrage - und zwar sowohl, wenn Sie diese Aktionen
interaktiv vornehmen, als auch, wenn Sie einem VBA-Makro die
Arbeit überlassen. Es existiert jedoch eine Eigenschaft des
Objekts Application, die Fehler- und Sicherheitsmeldungen
unterdrückt:
Application.DisplayAlerts=False
Formelansicht aktivieren
So aktivieren Sie statt der
Ergebnisse die Formelansicht Ihres Arbeitsblatts.
Besonders
wenn Sie Excel-Mappen archivieren oder komplizierte Ausdrücke
und Berechnungen überprüfen wollen, bietet es sich an,
ein Arbeitsblatt in der Formelansicht darzustellen. Über
Extras - Optionen - Ansicht - Formeln
sehen Sie dann anstatt
der Ergebnisse Ihre Berrechnungsausdrücke. Wollen Sie die
Ansicht öfters wechseln, ist dieser Weg ziemlich umständlich.
Verwenden Sie lieber die Tastenkombination [Strg-#], die die
Formelansicht ein- und ausschaltet.
Gesprochene Zellnotizen
Mit Zellnotizen informieren Sie den
Anwender eines Arbeitsblattes über den Sinn einer Zelle.
Wer
kennt sie nicht, die kleinen gelben Post-It-Zettel, die an
Einkäufe oder an wichtige Telefonate erinnern? Ebenso
hilfreich sind die davon abgeleiteten Tool-Tips, die Ihnen zu den
Schaltflächen einer Symbolleiste mitteilen, was welcher
Button bewirkt.
Dasselbe erreichen Sie in Ihrem
Excel-Arbeitsblatt für jede beliebige Zelle. Erstellen Sie
beispielsweise eine Tabelle für Ihren Freund, der zwar ein
Finanzgenie, aber gleichzeitig ein absoluter PC-Laie ist, so mag
diesem der Hinweis
Gib in dieser Zelle den Kreditbetrag
ein
eine echte Hilfe sein, wenn der Mauszeiger wieder einmal
verloren über den Bildschirm gleitet. Um eine derartige Hilfe
in Ihr Sheet aufzunehmen, müssen Sie lediglich die gewünschte
Zelle markieren und mit [Umschalt-F2] den Dialog aufrufen, in dem
Sie den Hilfetext eingeben. Nach der Eingabe erscheint in der
oberen rechten Ecke eine kleine rote Markierung, die anzeigt, daß
diese Zelle mit einer Hilfestellung verknüpft ist. Verweilt
nun die Maus über diesem Tabellenfeld, ist sofort der
Hilfetext zur Stelle, um geplagten Laien weiterzuhelfen.
Statt
eines einfachen Textes lassen sich im oben beschriebenen Dialog
über Importieren auch multimediale Daten einfügen: etwa
ein Videoclip oder eine WAV-Datei, die Sie zuvor mit Mikrofon und
Soundkarte aufgenommen haben.
Who is who - noch einmal
Nicht ganz so spektakulär wie
bei Excel, aber dennoch nett anzusehen: die "Credits"
des Organizer.
Beim Lotus Organizer ist die Huldigung der
Programmier nicht ganz so perfekt ausgefallen wie das virtuelle
Monument bei Excel. Dennoch ist auch dieser "Cheat"
sehenswert.
Halten Sie die
Tastenkombination
[Umschalt-Strg-Alt]
gedrückt. Klicken
Sie dann schnell dreimal hintereinander auf den Abfalleimer in der
linken unteren Ecke des Bildschirms. Nachdem die Flammen sich
gelegt haben, sehen Sie die Liste der Entwickler. Mit [Esc]
flüchten Sie vor dieser Selbstbeweihräucherung.
Web-Zugang freischalten
Der Zugriff aus dem Organizer 97 auf
Lotus Web-Sites beschränkt sich auf ausgewählte
Seiten.
Wer den Lotus Organizer installiert hat, kann sich auf
WWW-Seiten durchschalten. Doch Sie müssen sich auf einige
Überraschungen gefaßt machen, denn der Zugang gestaltet
sich abhängig davon, mit welchen Web-Browsern Organizer 97
zusammenarbeitet. Organizer 97 hat den Zugang zu drei Lotus
Web-Seiten bereits eingebaut: zur Homepage der Firma Lotus, zur
Homepage des Lotus Customer Support und zu dessen FTP-Server.
Auf
diese Web-Seiten greifen Sie mit SmartIcons oder dem Hilfemenü
zu. Mehr als diese drei Seiten erreichen Sie aber nicht.
Sie
sollten jedoch wissen: Der Organizer 97 hat keinen eingebauten
Web-Browser. Damit das Programm die Web-Seiten aufrufen kann, muß
ein Web-Browser bereits installiert und richtig konfiguriert sein.
Organizer 97 arbeitet mit folgenden 32-Bit-Browser
zusammen:
-_Netscape 1.x und 2.x
-_und Microsoft Internet
Explorer 1.x und 2.x
Stoßen Sie im Organizer 97 auf die
Fehlermeldung:
WWW Browser nicht gefunden
so haben Sie einen
16-Bit-Browser installiert. Organizer 97 funktioniert auch nicht
mit Notes 4 Internotes Web Navigator oder mit Global Network
Navigator (GNNWorks Browser), die der SmartSuite 4.0 beigefügt
sind Christine Radwan/et
Organizer Adressen übernehmen
Mit einem vorgefertigten
Makro übertragen Sie Organizer-Daten in das
Serienbrief-Format von Word Pro.
Lotus liefert Word Pro 96 mit
einem Skript, das aus Ihren Organizer-Adressen eine Datendatei
erstellt, die Sie für Serienbriefe, -faxe und -mails
verwenden können. Starten Sie den Organizer 2.x, und öffnen
Sie die gewünschte Datendatei. Laden Sie dann auch Word Pro,
und führen Sie den Menübefehl
Bearbeiten - Makros -
Ausführen
aus. Betätigen Sie im Dialog die
Schaltfläche [Durchsuchen]. Im WordPro\Scripts-Ordner finden
Sie die Datei "orgmerge.lwp". Wählen Sie diese aus,
startet ein Assistent, der Sie durch die weiteren Schritte
führt.
Haben Sie den Adreß-Abschnitt im Organizer
umbenannt, fordert Sie ein entsprechender Dialog auf, den Namen
einzugeben. Die weiteren Schritte dieses Assistenten sind
selbsterklärend.
Alternativ können Sie Ihre Daten
auch vom Organizer aus im Format "ASCII Komma separiert"
exportieren. Word Pro kann die so erzeugte Datei wieder
importieren und als Steuerdatei verwenden.
Kommandozeilen-Parameter
Noch lange kein Schnee von gestern:
die Kommandozeilenoptionen von Word Pro unter Windows 95
Obwohl
Sie unter Windows 95 alle Anwendungen nur noch via Mausklick
öffnen, lassen sich die meisten Programme weiterhin über
Parameter steuern - so auch Word Pro (siehe Tabelle unten). Diese
geben Sie beispielsweise ein, indem Sie das Symbol zum
Programmstart mit der rechten Maustaste anklicken und aus dem
Kontext-Menü den Punkt "Eigenschaften" wählen.
In
der Eigenschaften-Dialogbox finden Sie auf der zweiten Seite
namens "Verknüpfung" den Eintrag "Ziel",
der den genauen Aufruf des Programms enthält. Alle
Kommandozeilenoptionen tragen Sie in diesem Textfeld ein.
Laufwerke ermitteln
So stellen Sie fest, welche Laufwerke
vorhanden sind und um welchen Typ es sich dabei handelt.
Mit
der API-Funktion GetDriveType ermitteln Sie in Visual Foxpro, um
welchen Typ es sich bei einem bestimmten Laufwerksbuchstaben
handelt. Als Parameter übergeben Sie das Root Directory des
Laufwerks in Großbuchstaben, also beispielsweise "A:\".
Der Rückgabewert ist ein ganzzahliger numerischer Wert. So
liefern Disketten und Wechselplatten den Wert 2, Festplatten 3,
Netzwerke 4, CD-ROMs 5 und eine RAM-Disk den Wert 6. Anderenfalls
ist das Laufwerk nicht vorhanden.
Vergrößerter Tastaturpuffer
So umgehen Sie die
Beschränkung des Tastaturpuffers auf 128 Zeichen.
Der
virtuelle Tastaturpuffer, den Foxpro unterstützt, kann
maximal 128 Zeichen aufnehmen. Mit Hilfe mehrerer
aufeinanderfolgender KEYBOARD-Anweisungen läßt sich
diese Schranke umgehen. Während
KEYBOARD Replicate("X",
200)
eine Fehlermeldung produziert, arbeitet Foxpro die
Zeilen
KEYBOARD Replicate("X", 100)
KEYBOARD
Replicate("X", 100)
ohne Murren ab.
Benutzername im Netzwerk
Ermitteln Sie in Ihrer
Foxpro-Anwendung den Benutzernamen des Anwenders. Wollen Sie in
Visual Foxpro den Benutzernamen des Anwenders im Netzwerk
ermitteln, nutzen Sie die API-Funktion WNetGetUser() der
Dynamischen Linkbibliothek "mpr.dll", die sich im
Systemverzeichnis von Windows 95 befindet.
Deklarieren Sie
zunächst den DLL-Aufruf mit
DECLARE INTEGER WNetGetUser
;
IN mpr.dll STRING , STRING @,;
INTEGER
@Legen Sie dann zwei Variablen
UName =
Space(255)
ULen = 255
fest, und rufen Sie die Funktion
mit
WNetGetUser(0, @UName,@ULen)auf.
Ist das Ergebnis des Funktionsaufrufs gleich Null, war der Aufruf
erfolgreich, und in "UName" steht der Name des Benutzers
- allerdings in ASCIIZ-Form, weshalb Sie die unnötigen
Zeichen mit
LEFT(UName,AT(CHR(0),UName )-1)
entfernen
müssen.
Das Hauptfenster ausblenden
Mit diesem Trick verbergen Sie
das Hauptfenster von Visual FoxPro.
Unter Visual FoxPro 3.0 für
Windows gelingt es grundsätzlich nicht, das Hauptfenster
dadurch zu verbergen, daß Sie die Visible-Eigenschaft auf
FALSE stellen oder die Hide-Methode anwenden. Um es dennoch
verschwinden zu lassen, gehen Sie wie folgt vor:
Legen Sie ein
Formular an, das später allein auf dem Bildschirm erscheinen
soll. Setzen Sie die Desktop-Eigenschaft des Formulars auf TRUE
(.T.). Im Init-Ereignis des Formulars nehmen Sie dann folgenden
Code auf:
PUBLIC gnOldHeight, gnOldWidth
PUBLIC gnOldLeft,
gnOldTop
gnOldHeight = _SCREEN.Height
gnOldWidth =
_SCREEN.Width
gnOldLeft = _SCREEN.Left
gnOldTop =
_SCREEN.Top
_SCREEN.Height = 1
_SCREEN.Width =
1
_SCREEN.Left = -300
_SCREEN.Top = -300
Wenn Sie die
Anwendung beenden, holen Sie das Hauptfenster wieder in den
sichtbaren Bereich zurück. Dazu geben Sie den
Code
_SCREEN.Height = gnOldHeight
_SCREEN.Width =
gnOldWidth
_SCREEN.Left = gnOldLeft
_SCREEN.Top =
gnOldTop
beispielsweise im Unload-Ereignis des Formulars ein.
Fehler bei Excel-Objekten
Auch OLE hat seine Tücken. Am
Beispiel eines Excel-Objekts in FoxPro wird dies deutlich.
Klicken
Sie unter Windows NT 3.5 oder Windows 3.11 doppelt in einem
FoxPro-Formular auf ein eingebettetes Excel-Objekt, und benutzen
Sie anschließend den Chart-Wizard der Tabellenkalkulation,
antwortet FoxPro mit einer Systemverletzung. Laut Microsoft liegt
das nicht an FoxPro. Dumm in diesem Fall ist nur, daß auch
der OLE-Server, MS Excel, aus dem Hause des Software-Multis ist.
Eigene Dateierweiterungen verwenden
Vergeben Sie eigene
Erweiterungen für Ihre StarWriter-Dokumente.
StarWriter
vergibt als Dateiextension seiner Dokumente standardmäßig
SWG. Wollen Sie diese beispielsweise in BRF umbenennen, so gehen
Sie wie folgt vor: Öffnen Sie in einem Texteditor die Datei
"install.ini". Suchen Sie hier die Zeile
SWG=StarWriter,
wrtswg.dll, *.SWG, SWG?
und ändern Sie diese
in
SWG=StarWriter, wrtswg.dll, *.BRF, SWG?
Dann werden beim
nächsten Dateidialog alle Dateien mit der Erweiterung BRF
angezeigt.
Alternativ fügen Sie im selben Abschnitt der
Datei einfach einen weiteren Importeintrag als Dateityp ein,
beispielsweise
SWGB=StarWriter für Briefe, wrtswg.dll ,
*.brf , SWG?
Standardschrift festlegen
Mit drei Schritten starten Sie die
Textverarbeitung von MS Works mit Ihrer Lieblingsschrift.
Wollen
Sie die Standardschrift des Textmoduls von Works verändern,
so gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Erstellen Sie ein
neues Dokument, und stellen Sie die gewünschte Schrift- oder
auch Absatzformatierung ein.
2. Wählen Sie den
Menüpunkt
Datei - Speichern unter
bestimmen Sie als
Dateiformat "TV-Vorlage", und bestätigen Sie die
Eingabe mit [OK].
3. Wenn Sie nun ein neues Textdokument
anlegen, werden Schriftart, Schriftgröße und
Absatzformatierung, Ihren Wunschvorgaben entsprechend, automatisch
vorgegeben.
Die Jetzt()-Funktion, richtig angewandt
So extrahieren Sie
alle Daten ab dem heutigen Datum.
Verwenden Sie die Funktion
Jetzt(), um alle Datensätze herauszufiltern, die ab heute
gelten, so werden Sie mit der Eingabe
>=Jetzt()
keinen
Erfolg haben. Die Funktion liefert nämlich zusätzlich
zum Datum auch noch die aktuelle Uhrzeit zurück. Beides
kombiniert sie in einem gebrochenen Wert, wobei die
Vorkommastellen das Datum und der gebrochene Teil die Uhrzeit (0,5
= 12 Uhr, 0,75 = 18 Uhr) repräsentieren. Um zum gewünschten
Ergebnis zu gelangen, verwenden Sie in der Abfrage den
Ausdruck
>=Ganzzahl(Jetzt())
Leere Feldnamen unterdrücken
Eine Abfrageoption liefert
nur belegte Datenfelder.
Um sich nur die beschriebenen
Datenfelder einer Works-Datenbank anzeigen zu lassen, gehen Sie
wie folgt vor: Wechseln Sie über
Ansicht - Abfrage
in
den Abfragebildschirm. Geben Sie dann in das Feld "Feldname"
die Formel
FELDNAME: <>0
ein. Bestätigen Sie Ihre
Angaben mit [Enter], und wechseln Sie über den
Menüpunkt
Ansicht - Liste
in den Listenbildschirm
zurück. Bei dieser Abfrage werden alle Datensätze mit
einem Eintrag im Datenfeld "Feldname" gefunden.
Schulnoten runden
So runden Sie numerische Werte, damit sie
in das Schulnotensystem passen.
Kalkulationsprogramme wie Excel
oder Works erleichtern sowohl Lehrern als auch Schülern das
Berechnen von Schulnoten. Diese werden nur in Schritten von 0,25
vergeben. So ist ein Notenschnitt von 2,1 noch eine glatte 2. 2,18
hingegen nur noch eine 2-.
Standardmäßig bieten
Microsofts beide Rechenkünstler keine Funktion, die diese
Rundungsmethode beherrscht. Mit der Wenn-Funktion gelangen Sie
trotzdem zum korrekten Ergebnis. Nehmen wir an, daß die
Zelle A1 das errechnete Durchschnittsergebnis enthält. Dann
berechnen Sie zunächst mit
A2: =Ganzzahl(A1)
den Wert
vor dem Komma und mit
A3: =A1-A2
den Wert hinter dem Komma.
In die Zelle A4 schreiben Sie nun entsprechend diesem Ergebnis die
Formel
A4: =WENN(A3<0,1245;A2;
WENN(A3<0,3745;
A2+0,25;
WENN(A3<0,6245;A2+0,5;
WENN(A3<0,8745;A2+0,75;
A2+1;0))))
Datenbanken manuell komprimieren
Lassen Sie mit wenigen
Befehlen aus Ihren Access-Datenbanken die Luft heraus.
Wenn Sie
laufend Tabellen, Formulare, Makros und Module ändern,
empfiehlt es sich unter Access, die Datenbank des öfteren zu
komprimieren. Access neigt nämlich dazu, die MDB-Datei
explosionsartig wachsen zu lassen, wobei der Speicherplatz
überwiegend nicht belegt ist und frühere Makroversionen
oder Hilfstabellen enthält.
Mit Access 7.0 leiten Sie die
Komprimierung Ihrer Daten über den Menüpunkt
Extras -
Datenbank-Dienstprogramme - Datenbank komprimieren
ein. Vor dem
Komprimieren sollten Sie jedoch immer eine unkomprimierte
Sicherungskopie behalten, da dieser Vorgang - besonders bei
umfangreichen Datenbanken - zuweilen fehlerhaft endet oder keine
wesentliche Verringerung des Dateivolumens eintritt.
In einem
solchen Fall sollten Sie Ihre Datei manuell komprimieren.
Erstellen Sie zunächst über
Datei - Neue Datenbank
anlegen
eine leere neue Datenbank. Als nächstes
importieren Sie mit
Datei - Externe Daten - Importieren
alle
Tabellen der ursprünglichen Datenbank. Wiederholen Sie diesen
Vorgang für alle Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und
Module, und schließen Sie die neu erstellte Datenbank. Sie
enthält jetzt keine unnötigen Daten mehr und ist neu
strukturiert.
Datenbankabfrage eines Zeitraums
So filtern Sie mit einer
Abfrage alle Datensätze eines bestimmten Zeitraums
heraus.
Benötigen Sie einen Auszug einer Datenbanktabelle,
die alle erfaßten Datensätze enthält, stoßen
Sie wie immer bei Datumsabfragen auf Probleme. Durch eine einfache
Umwandlung läßt sich eine Datumsangabe jedoch
normieren.
Nehmen wir an, daß das Feld der Tabelle
EingabeDatum heißt und die beiden Textboxen des
Abfrageformulars Von und Bis. Formulieren Sie dann den
Abfrage-String wie folgt:
EingabeDatum between " &
clng(me!von) & " and " & clng(me!bis)
1,2 x 100 = 119
Access hat Probleme bei der Berechnung
einfacher Ausdrücke.
Wollen Sie in Access die Aufgabe
X
= Int(1.2 * 100)
rechnen, werden Sie über das Ergebnis
erstaunt sein. Denn statt der erwarteten 120 meint Access, das
Ergebnis sei 119. Knapp daneben!
Grund für dieses
Fehlverhalten, das Sie - mit anderen Zahlen - beispielsweise auch
in Excel oder Lotus 1-2-3 beobachten können, ist das
Zahlenformat. Im Double-Format werden Zahlen in einer anderen
Darstellung abgelegt. Während ganzzahlige Datentypen - wie
beispielsweise Integer - die Zahlen binär darstellt, wird der
Double-Datentyp in Exponentialschreibweise abgebildet. Das
wiederum bedeutet, daß einige Zahlen einfach nicht
darstellbar sind. Vorteil des Ganzen ist jedoch, daß Ihr
numerischer Coprozessor mit diesen Zahlen direkt operieren kann
und somit extrem schnell rechnet.
Um einer Leserbrieflawine
vorzubeugen: Wir sind uns darüber im klaren, daß dieses
Problem nicht auftritt, wenn man die Round-Funktion bemüht.
Die Aufgabe der beiden Funktionen ist jedoch eine völlig
unterschiedliche, und jede hat ihre Berechtigung - Int besonders
im finanzmathematischen Einsatz. Und das ist ja zumeist der
Anwendungsbereich eines Datenbanksystems wie Access.
Bewegungsdaten löschen
Hier finden Sie eine clevere
Lösung, wie Sie das Wachstum Ihrer Bewegungsdaten im Zaum
halten.
Bewegungsdaten haben die unangenehme Eigenschaft, sich
fortwährend zu vermehren. Deshalb müssen sie von Zeit zu
Zeit gelöscht werden, damit sie nicht ins Uferlose anwachsen.
Nehmen wir einmal an, Sie haben eine Kundendatenbank, an die eine
Tabelle mit den Besuchsterminen gekoppelt ist. In diesem Fall ist
es sinnvoll, in regelmäßigen Zeiträumen alle alten
Besuche zu löschen. Ein Ansatz hierbei ist, nur die zehn
letzten Einträge zu behalten. Leider erreichen Sie dies in
Access nicht mit Hilfe einer Standard-Löschabfrage. Und genau
hier erweitert die BehalteN-Prozedur aus dem Listing (Listing in
Databox 4/97) den Funktionsumfang des Datenbanksystems. Die
Routine ist dateiunabhängig, so daß Sie sie mit
beliebigen Bewegungsdaten verwenden können. Dazu verwendet
sie zwei Parameter. Der erste ist der Name einer Abfrage und der
zweite ein numerischer Wert, wie viele Bewegungsdaten erhalten
bleiben. Mit Hilfe der Abfrage spezifizieren Sie die
Bewegungsdaten, aus denen die überschüssigen gelöscht
werden. Haben Sie beispielsweise die oben erwähnte
Adreßdatenbank und eine Tabelle mit Besuchen, dann sind die
beiden über ein Relationsfeld - etwa die Adreßnummer -
verknüpft. Zusätzlich enthält die Besuchstabelle
noch Angaben über das Datum und die Zeit sowie ein Memo.
Bauen Sie dann eine Abfrage namens "BESUCHE" über
die gesamte Tabelle auf, und lassen Sie die Ergebnisse wie folgt
sortieren:
Adreßnummer aufsteigend
Datum
absteigend
Zeit absteigend
Hinweis: Die Prozedur BehalteN
geht davon aus, daß es sich bei dem ersten Abfragefeld um
das Gruppenfeld handelt. In unserem Beispiel ist dies die
Adreßnummer.
Diese Routine können Sie beispielsweise
mit dem Ereignis "Beim Klicken" einer Schaltfläche
verknüpfen, indem Sie innerhalb der Ereignisprozedur das
Unterprogramm wie folgt aufrufen:
Sub Behalte_10_Click()
Call
BehalteN(,Besuche", 10)
End Sub
Das Alter berechnen
Mit dem AccessBasic-Modul errechnen Sie
das Alter in Jahren.
Um in Access das genaue Alter zu
berechnen, genügt es nicht, das Geburtsjahr vom aktuellen
abzuziehen. Liegt etwa das Geburtsdatum im Dezember 1963, so
ergibt sich im April 1997 ein Alter von 33 statt 34 Jahren. Hier
hilft die Age-Funktion.
ib
Keine Lizenz?
Access muß neu registriert werden, wenn
der Hinweis Keine Lizenz erscheint.
Unter Umständen
verweigert Access plötzlich den Start mit der
Fehlermel-dung
Microsoft Access kann nicht gestartet werden, da
auf diesem Computer keine entsprechende Lizenz vorliegt.
Ursache
ist ein fehlender Eintrag in der Registry-Datenbank von Windows
9x. Verwenden Sie Access 97/8.0, finden Sie normalerweise
folgenden Schlüssel:
HKEY_CLASSES_ROOT\Licenses\
8CC49940-3146-11CF-97A1- 00AA00424A9F
Für Access 95/7.0
muß folgender Eintrag vorhanden
sein:
HKEY_CLASSES_ROOT\Licenses
\B54DCF20-5F9C-101B-AF4E-00AA003F0F07
Fehlen diese Schlüssel,
erhalten Sie die beschriebene Fehlermeldung. Unter Windows 95/98
stellen Sie diesen Eintrag auf folgende Weise wieder her: Führen
Sie das Setup-Programm von der MS-Office-CD aus, und klicken Sie
im Hauptdialog auf Neuinstallation. Anschließend läßt
sich Access wieder starten. Alternativ lösen Sie das Problem,
indem Sie Access mit Hilfe des Setup-Programms von MS Office
zunächst deinstallieren und dann neu installieren. Unter
bestimmten Voraussetzungen läßt sich die zeitraubende
Neuinstallation auch umgehen: Falls Sie Access 97 auf einem
Windows-98-PC einsetzen, erhalten Sie einen Bugfix unter der
Adresse
http://support.microsoft.com/
download/support/mslfiles/ aclicn97.exe
Führen Sie die
Datei Aclicn97.exe aus, und installieren Sie das Programm in ein
beliebiges Verzeichnis. Hier finden Sie sodann die Datei
aclicens.exe vor, die Sie aufrufen. Das Bugfix trägt die
erforderlichen Lizenzierungsinformationen ein, und Access läßt
sich sofort wieder starten.
Den Programmaufruf beschleunigen
Mit einer zweiten INI-Datei
startet Access erheblich schneller.
Beim Start von MS Access
werden bei einer Standardinstallation alle Add-ins geladen - das
dauert sehr lange. Wenn Sie mit einer fertigen Datenbank arbeiten
wollen, müssen Sie nicht mehr alle Zusatzmodule laden, da die
meisten Add-ins nur beim Entwurf der Datenbank gebraucht werden.
Welche Werkzeuge Access lädt, ist in der INI-Datei des
Datenbanksystems festgelegt.
Installieren Sie Access zuerst als
Minimalversion. Es legt dabei im Windows-Verzeichnis eine 3 KByte
große INI-Datei an (bei Version 2.0: "msacc 20.ini").
Benennen Sie sie beliebig um: beispielsweise in "msaccmin.ini".
Danach installieren Sie Access als Standardversion, wobei jetzt
die INI-Datei eine Größe von 8 KByte hat.
Starten
Sie die Vollversion. Ihre fertige Datenbank, für welche Sie
die Add-ins nicht mehr benötigen, booten Sie mit folgendem
Programmaufruf, den Sie in den Eigenschaften des betreffenden
Icons eintragen:
c:\access\msaccess.exe /ini msaccmin.ini
c:\daten\datenbank.mdb
Ausblenden beim Ausdruck
Mit einer einfachen Eigenschaft
unterdrücken Sie die Ausgabe bestimmter Formularelemente auf
dem Drucker.
Beim Ausdruck eines Formulars sollen in der Regel
Schaltflächen und ähnliche Steuerelemente vom Drucker
ignoriert werden. Die Einstellungen, mit denen Sie festlegen,
welche Elemente am Bildschirm erscheinen sollen, sind in Access
2.0 und 7.0 unterschiedlich. In beiden Versionen markieren Sie das
entsprechende Control. Wählen Sie den Menüpunkt
Ansicht
- Eigenschaften
so öffnet sich ein Registerdialog. Unter
Access 2.0 lautet die benötigte Seite "Layouteigenschaften",
in der 32-Bit-Version "Format" heißt. Auf dieser
Seite ändern Sie den Eintrag "Anzeigen" in
Nur
am Bildschirm
Entsprechend gelingt auch der umgekehrte Effekt:
nur ausdrucken, ohne Anzeige am Bildschirm.
Automatische Größenanpassung
Mit einem
Doppelklick passen Sie Beschriftungsfelder an den tatsächlich
benötigten Platz an.
Beim Gestalten von Formularen und
Berichten kostet es viel Zeit, Objekte an die optimale Größe
anzupassen. Hierbei ist Ihnen der Formulardesigner eine gute
Hilfe. Markieren Sie das betreffende Objekt, so erscheinen die
Anfasser an den vier Ecken und an den vier Seiten. Klicken Sie
jetzt doppelt in die rechte untere Ecke des Objekts, so paßt
sich dessen Größe automatisch an.
Sachsen auch in Access
So umgehen Sie bei numerischen
Datenfeldern für die Postleitzahl die Probleme der führenden
Nullen.
Bei der Vergabe der fünfstelligen Postleitzahlen
hat die Post in Sachsen führende Nullen verteilt. Dies kann
bei der Datenbank Access zu Problemen führen: Wenn die
Postleitzahl in einem numerischen Datentyp abgelegt ist,
verschluckt Access bei der Ausgabe die vorausgehende Null.
Formatieren Sie das Feld mit der Postleitzahl mit "00000",
fügt es die fehlende Null wieder ein. Tragen Sie im
Tabellenentwurfs-Fenster unter Feldeigenschaften - Format
einfach
fünf Nullen ein.
Es empfiehlt sich jedoch generell,
Postleitzahlen als Text zu speichern. Das erhöht die
Flexibilität im Hinblick auf die Postleitzahlensysteme
anderer Länder. Allerdings müssen Sie dann bei der
Eingabe die führende Null auch mit eingeben.
Schnelle Druckausgabe
Auf Laserdruckern beschleunigen Sie
die Ausgabe von Formularen und Berichten.
Das Drucken von
Access-Formularen und -Berichten dauert zuweilen sehr lange. Grund
dafür ist die pixelweise Aufbereitung der Daten. Allerdings
bietet Access eine Option an, um diesen Vorgang auf Laserdruckern
erheblich zu beschleunigen. So werden in diesem speziellen Modus
Raster, Linien und Rechtecke nicht vom PC in die entsprechende
Rasterung übersetzt, sondern direkt an den Laserdrucker
weitergegeben.
Öffnen Sie einen Bericht oder ein Formular
in der Entwurfsansicht. Wählen Sie dann
Ansicht -
Eigenschaften
und aus der Auswahlliste den Eintrag
Andere
Eigenschaften
Im Eigenschaftsfeld "Schneller Laserdruck"
geben Sie als Wert "Ja" ein, und schon geht das Drucken
schnell vonstatten.
Verborgene Tabellen
Mit dem Namens-Präfix verstecken
Sie gezielt Informationen vor den Augen des Benutzers.
Microsoft
Access speichert Systeminformationen für Abfragen, Indizes
und relationale Verknüpfungen in sogenannten Systemtabellen.
Deren Namen beginnen mit dem Präfix "MSys" (vgl.
"MSysQueries"). Aufgrund dieser Kennung werden diese
Tabellen normalerweise ausgeblendet. Um sie zu sehen, wählen
Sie im Menü Extras - Optionen
das Register "Ansicht"
und markieren das Kontrollkästchen [Systemobjekte].
Sie
selbst können auf diese Weise jedoch keine Tabellen
verstecken. Statt des Präfix "MSys" stellt Access
für benutzerdefinierte Systemdateien die Vorsilbe "USys"
zur Verfügung. Nennen Sie also eine Tabelle
"USysMeineTabelle", so verschwindet diese wie alle
anderen Systemtabellen auch.
Datensatznummer bestimmen
Über das Recordset-Objekt
bestimmen Sie die Nummer des aktuellen Datensatzes.
Eine
undokumentierte Eigenschaft des Objekts Recordset liefert Ihnen
die Nummer des aktuell gewählten Datensatzes. Dazu
deklarieren Sie zunächst die beiden Variablen
Dim Tab As
RecordSet
Dim NR As Integer weisen danach der Objektvariablen
die aktuelle Datenmenge zu:
Set Tab =
Me.RecordSetClone
definieren die aktuelle
Markierung
Tab.Bookmark = Me.Bookmark
und erhalten aus der
Eigenschaft
NR = Tab.AbsolutePosition
die Nummer des
Datensatzes. Allerdings zählt Access die Datensätze von
0 beginnend, so daß der zehnte Datensatz in AbsolutePosition
den Wert 9 liefert.
Menüzeichen als Zellinhalt
So geben Sie als Zellinhalt
in 1-2-3 das Zeichen < oder den Slash (/) ein.
Als reiner
Windows-Anwender werden Sie sich wundern, wenn Sie in Lotus 1-2-3
die Taste [<] oder [/] drücken. Diese Zeichen werden nicht
als Eingabe angesehen, vielmehr sehen Sie das 1-2-3-Classic-Menü
früherer DOS-Versionen.
Soll dennoch einmal der Inhalt
einer Zelle mit einer der beiden Tasten beginnen, so geben Sie
zunächst ein Leerzeichen, gefolgt vom entsprechenden
"Sonderzeichen" ein. Schließen Sie die Eingabe ab,
dann wechseln Sie mit [F2] in den Editiermodus und löschen
das vorangestellte Leerzeichen.
Übrigens: Für den
"Slash" gilt in Excel das gleiche Vorgehen. Dort wird
bei dieser Taste das Menü aktiviert.
Installation ohne Wahl
Bei der Installation von Lotus 1-2-3
werden bestimmte Dateien einfach überschrieben.
Wollen Sie
die Tabellenkalkulation Lotus 1-2-3 97 unter Windows 95 oder NT
installieren, erhalten Sie möglicherweise die Meldung, daß
sich ältere Dateiversionen bereits auf Ihrer Platte befinden.
Nun stehen Ihnen leider nur zwei Schaltflächen zur Auswahl.
Mit Weiter werden die älteren Dateien durch die neuen ersetzt
und der Vorgang fortgesetzt. Wählen Sie hingegen Abbrechen,
endet das Setup vorzeitig. Die Wahl, die älteren Dateien
beizubehalten, existiert nicht. Dennoch brauchen Sie sich keine
Gedanken zu machen: Es handelt sich um Lotus-eigene
Approach-97-Dateien, also keine Systemdateien.
Berechnungsfehler in Finanzfunktionen
Manche
Bereichsfunktionen liefern falsche Ergebnisse, wenn sich leere
Zellen im Bereich befinden.
Ein seltener, aber schwerwiegender
Fehler findet sich in den Finanzfunktionen der Tabellenkalkulation
Lotus 1-2-3 der SmartSuite 97. Die vier Funktionen
@IRR,@MIRR,@NPVund @NSUMliefern
falsche Ergebnisse, wenn sich im angegebenen Bereich Zellen ohne
Inhalt befinden. Ansonsten arbeiten die Funktionen laut Lotus
korrekt.
Ein zeitweiliges Workaround ist, alle leeren Zellen
mit Nullen aufzufüllen. Lotus wird in Kürze ein
Update-Kit unter
www.lotus.com/123
zur
Verfügung stellen, das diesen Bug behebt.
Der Schreibmaschinen-Effekt
So beschriften Sie Ihre Bilder
wie mit einer Schreibmaschine, deren Farbband zur Neige geht.
Sehr
beliebt ist der Effekt, Bilder oder Logos mit einer
Schreibmaschinenschrift zu beschriften, die aussieht, als würde
das Farbband kurz vor dem Exitus stehen. Mit Picture Publisher von
Micrografx können Sie diesen Effekt leicht mit eigenen
Bildern nachempfinden.
Laden Sie zunächst das Bild, das
beschriftet werden soll. Schalten Sie dann über das Icon mit
dem griechischen Alpha den Maskenkanal ein, woraufhin sich das
Bild schwarz färbt. Wählen Sie als Vordergrundfarbe
Weiß, und geben Sie Ihren Text ein. Verwenden Sie dazu
bevorzugt eine Schriftart wie Courier, da diese den Effekt
besonders gut darstellt.
Nachdem Sie den Text eingegeben haben,
wählen Sie das Pfeil-Werkzeug und verschieben ihn an die
gewünschte Stelle. Binden Sie dann das Textobjekt über
[Strg-Umschalt-F] in Ihren Maskenkanal ein. Aktivieren Sie
über
Effekte - Effektfilter
oder [Strg-E] den
Effektkatalog, und wählen Sie aus der Liste den
Eintrag
Gaußsches Verwischen
Setzen Sie die Intensität
so hoch, daß Sie in der Vorschau Ihres Textes kein reines
Weiß mehr sehen. Sobald Sie auf [OK] klicken, wird der
Effekt in Ihrem Bild angewandt. Öffnen Sie den Effektkatalog
danach ein zweites Mal, und markieren Sie das Verfahren
"Schwellenwert". Stellen Sie mit dem Schieberegler einen
Wert von zirka 60 Prozent ein. Welcher Wert in Ihrem Fall am
besten ist, müssen Sie selbst ausprobieren, indem Sie nach
jeder Wertänderung den Schalter [Vorschau]
betätigen.
Entspricht das Ergebnis Ihren Erwartungen,
übernehmen Sie den Schwellenwert mit [OK], woraufhin er auf
Ihren Text angewandt wird. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche
[Maskenkanal], so sehen Sie wieder Ihr Bild. Der Text wird nun als
Maske dargestellt. Mit Hilfe des Farbeimers können Sie ihn -
vorzugsweise in Schwarz - einfärben: fertig ist der
Schriftzug.
Fliegende Schatten
Mit fliegenden Schatten sehen kombinierte
Grafiken viel natürlicher aus.
Früher verzierte man
Grafiken mit einem homogenen schwarzen Rand, um einen
Schatteneffekt anzudeuten. Besonders natürlich wirkte dieser
Trick jedoch nicht. Vielmehr sahen besonders die Ränder
abgehackt und künstlich aus.
In vielen Grafiken - wie
beispielsweise in den meisten Screenshots des PC Magazin -
umranden heute natürliche Schatten die Bilder. Und diese sind
sehr leicht herzustellen. Ganz egal, mit welchem Retuscheprogramm:
von PaintShop Pro über den PhotoShop bis hin zum Picture
Publisher von Micrografx. Am Beispiel des letztgenannten zeigen
wir Ihnen, wie es geht. Als erstes erstellen Sie eine exakte Kopie
des Bildes oder des markierten Ausschnitts. Füllen Sie dieses
neue Bild - wenn Sie eine Maske kopiert haben, natürlich nur
diesen Bereich - mit der Farbe Schwarz. Erweitern Sie anschließend
das Bild, so daß Ihr schwarzes Bild einen weißen
Rahmen bekommt. Alternativ können Sie die Markierung auch in
ein größeres weißes Bitmap-Bild einfügen.
Binden Sie dann den schwarzen Bereich in die Grafik ein, und
führen Sie den Effektfilter Gaußsches Verwischen
(engl.: Gaussian Blur) aus. Mit welcher Intensität Sie den
Filter einsetzen, hängt von der Größe des Bildes
ab. Ist der Vorgang abgeschlossen, liegt Ihr Schatten vor Ihnen.
Kopieren Sie dann darüber das Originalbild, und versetzen Sie
es ein wenig nach links oben.
Im Picture Publisher können
Sie mehrere überlappende Ebenen mit Schattenwurf simulieren.
Haben Sie einen Schatten erstellt, dann kopieren Sie ihn samt
weißem Hintergrund in die Zwischenablage. Fügen Sie ihn
in Ihre Grafik ein, und wählen Sie als Mischmodus den Eintrag
Subraktiv. Dadurch werden die weißen Bildanteile
transparent.
Mit Hilfe des Menüpunkts Objekt/Ausrichten
lassen sich die einzelnen Bildteile mehr in den Vorder- respektive
Hintergrund verschieben.
Rundumblick
Erweitern Sie Ihren Blickwinkel, indem Sie
mehrere Bilder kombinieren.
Wer kennt sie nicht:
übereinandergelegte Fotos, die den Panoramablick eines
Bergmassivs oder einer Skyline vermitteln? Solche Fotos machen
Sie, indem Sie mehrmals den Auslöser drücken, während
Sie sich drehen.
Ein wenig unterscheiden sich die Winkel und
Dimensionen der Aufnahmen jedoch immer. So ist es schwer, sie
durch einfaches Cut&Paste zu einem einzigen Bild
zusammenzufügen. Hier hilft beim Picture Publisher die
Funktion Heften.
Dazu gehen Sie wie folgt vor: Zunächst
laden Sie die beiden Perspektiven, die Sie zusammenheften wollen.
Wählen Sie dann den Menüpunkt Effekte/Heften. Suchen Sie
im oberen Bereich in beiden Bildern je einen gleichen Punkt, und
klicken Sie diese an. Um möglichst genau die gleichen Punkte
zu treffen, vergrößern Sie einfach die beiden
Ansichten. An den angeklickten Stellen erscheint eine runde
Markierung.
Klicken Sie dann im unteren Bereich der beiden
Bilder zwei gleiche Stellen an, erscheinen dort eckige
Markierungen. Beide Marken lassen sich auch im nachhinein noch
verschieben. Gehen Sie dann auf die Schaltfläche Heften, und
bestätigen Sie den folgenden Dialog. Picture Publisher
erzeugt nun ein neues Bild mit vergrößerter
Perspektive, und die beiden Bilder passen zusammen.
Zoomen mit Größenanpassung
So vergrößern
Sie die Ansicht eines Bildes und passen gleichzeitig das Fenster
an.
Verwenden Sie im Picture Publisher das Lupensymbol, so
vergrößert dieses zwar den Ausschnitt, der Rahmen des
Fensters bleibt jedoch bei seiner alten Größe. Das ist
ärgerlich, da Sie diesen nun manuell anpassen müssen.
Halten Sie hingegen beim Klick mit der Lupe die Taste [Strg]
gedrückt, so paßt sich auch die Fenstergröße
an.
ib
Isolierte Objekte
Durch einfaches Kopieren erzeugen Sie
eigenständige Objekte innerhalb eines Bildes.
Einfache
Pixelprogramme kennen keine Objekte. Mit dem Picture Publisher
wandeln Sie ganz einfach feste Bestandteile eines Bildes in
eigenständige Objekte um, die sich unabhängig bearbeiten
lassen. Laden Sie das gewünschte Bild. Falls eine Markierung
vorhanden ist, benutzen Sie den Befehl Maske/Entfernen. Aktivieren
Sie ein geeignetes Maskenwerkzeug, und markieren Sie den
gewünschten Bildbereich. Um das neue Objekt zu erstellen,
klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren und anschließend
auf Einfügen. Der markierte Bildbereich wird eingefügt
und läßt sich isoliert bearbeiten, etwa verschieben, in
der Größe verändern, drehen oder retuschieren.
Solange sich das Objekt in der Zwischenablage befindet, läßt
es sich durch wiederholtes Klicken auf Einfügen in beliebiger
Anzahl anlegen. Diese Objekte bleiben auch bei der nächsten
Arbeitssitzung erhalten, wenn Sie sie im Picture Publisher eigenen
PPT-Format speichern.
Polierte Scans
Gescannte Grafiken verbessern Sie mit zwei
Filtern des Picture Publisher.
Picture Publisher bietet zwei
Effektfilter, um die Qualität gescannter Grafiken zu
verbessern. Benutzen Sie dazu nach dem Scannen des Bildes den
Befehl Effekte/ Effektfilter. Im Dialog machen Sie die Kategorie
Fototechnik sichtbar und wählen die Option Sprenkel entfernen
aus. Dieser Filter mildert das Bildrauschen, indem er unerwünschte
Bildpunkte entfernt, die beim Scannen entstehen. Die Wirkung
beeinflussen Sie mit Hilfe der Regler Intensität und
Schwellenwert. Mit der Vorschau-Schaltfläche kontrollieren
Sie das Ergebnis, mit OK schließen Sie ab. Eine unerwünschte
Nebenwirkung des Scannens ist der MoirI-Effekt, der störende
Schachbrettmuster im Bild erzeugt. Um diesen Effekt zu mildern,
steht der Filter Muster entfernen zur Verfügung. Zur
Dosierung wählen Sie eine der Optionen Starke Musterung und
Schwache Musterung aus. Zu bedenken ist, daß dieser Filter
einen Weichzeicheneffekt verursacht.
Drag&Drop von Designer
Wenn Sie ein Objekt vom Designer
in ein Picture-Publisher-Fenster per Drag&Drop kopieren, fügt
der Publisher es viel zu groß ein.
Sie sehen ein Objekt
in der Ansicht des Designer richtig, dann wird es jedoch groß
und grobpixelig im Publisher eingefügt. Dieses Problem tritt
auf, wenn der Publisher in Standardeinstellung bleibt. Wählen
Sie deshalb im Picture Publisher nicht die Option Extras/Optionen/
Objekt in Originalgröße einfügen . Ferner hängt
die Größe des kopierten Objekts von der gewählten
Ansichtsgröße ab. Achten Sie also darauf, in beiden
Anwendungen die gleiche Ansichtsgröße zu wählen.
ANITA MUHR/ ET
Vorschaubilder aktualisieren
Nach einem Zip-Wechsel
berechnet Ihr PC neue Vorschaubilder.
Sie verwenden ein
Zip-Drive. Mit Vorschaubilder automatisch aktualisieren werden die
Bilder nach dem Wechsel des Speichermediums neu angelegt. Das
beansprucht sehr viel Zeit. Wenn Sie diese Option abwählen,
sparen Sie die Zeit, weil der Picture Publisher die Vorschaubilder
nicht neu anlegt, wenn Sie einen Datenträger wechseln. A.
MUHR/ ET
Grafiken beschneiden
Passen Sie Bilder und Fotos an Ihre
Bedürfnisse an.
Es ist ganz einfach, Grafiken und Fotos in
TextMaker einzubinden. Um Ränder zu beschneiden oder sich nur
einen bestimmten Bereich des Bildes anzeigen zu lassen, müssen
Sie Ihren Texter nicht verlassen und dies in einem anderen
Programm wie PaintShop oder SoftMaker PhotoPad erledigen. Statt
dessen klicken Sie doppelt auf die Grafik und wählen im
erscheinenden Objektformat-Dialog die Beschnitt-Option. Hier geben
Sie Prozentwerte für die Reduzierung aller vier Ränder
getrennt an.
Noch einfacher geht es jedoch mit der Maus und
[Strg]. Markieren Sie das Bild, so daß ein Selektionsrahmen
erscheint. Verschieben Sie den rechten und unteren Rand mit der
Maus bei gedrückter Strg-Taste. TextMaker nimmt den Beschnitt
sichtbar vor, und Sie sehen das Ergebnis sofort vor sich.
Geschützte Leerzeichen
So fügen Sie in TextMaker
geschützte Leerzeichen in Ihre Texte ein.
Besonders bei
Markangaben ist es ärgerlich, wenn ein Ausdruck wie "10
DM" am Zeilenende umbricht. Hier hilft es, wenn Sie ein
geschütztes Leerzeichen statt des normalen einfügen.
Anstelle der Leertaste drücken Sie [Alt-0160] (numerisches
Tastenfeld). Das Ergebnis sieht aus wie ein Leerzeichen, wird am
Zeilenende jedoch nicht umbrochen.
Standardschrift einstellen
Mit der Dokumentenvorlage
"normal.tmv" stellen Sie die Standardvorgaben für
alle Texte ein.
Gefällt Ihnen die Standardschrift in
TextMaker-Dokumenten (Times New Roman) nicht oder wollen Sie eine
andere Größe oder Absatzformatierung, so öffnen
Sie zunächst über
Datei - Öffnen
die Datei
"normal.tmv" und ändern dort die Zeichen- und
Absatzvorlage nach Ihren Wünschen ab. Bei dieser Gelegenheit
passen Sie auch Papierränder und Einzüge Ihren
Vorstellungen an. Speichern Sie dann die Dokumentenvorlage wieder,
so basieren alle künftigen Dokumente auf dieser Vorlage.
Einkommensteuer-Formate ergänzen
So erweitern Sie Ihre
Kategorien in Quicken um die fehlenden ESt-Formularfelder.
In
Quicken 4.0 können Sie bei Bedarf jede Kategorie dem
entsprechenden Formularfeld auf der Einkommensteuererklärung
zuweisen. Allerdings sind standardmäßig nicht alle
Felder der deutschen Einkommensteuerbögen
berücksichtigt.
Wenn Sie eine neue Kategorie anlegen und
unter "Form" den gesuchten Eintrag nicht finden, so
müssen Sie zunächst die Datei "tax.scd"
erweitern. Hierbei handelt es sich um eine normale Textdatei, die
Sie mit einem Texteditor öffnen, etwa mit "Notepad".
Es
fehlt beispielsweise der Eintrag "Solidaritätszuschlag
zur
Kapitalsteuer" der Anlage KSO. Suchen Sie als erstes
die Zeile 400 SYN KSO
Darunter tragen Sie
473 LYP 24-1
Solidarzuschl.z.KapSt
an der richtigen Position in einer Zeile
ein. Achten Sie darauf, daß die drei Einträge genau in
der richtigen Spalte stehen. "LYP 24-1" bedeutet
beispielsweise, daß die Summe dieser Kategorie in Zeile
24/Spalte 1 der Anlage KSO eingetragen wird.
Animierte Symbole
Mit dem Wingdings-Zeichensatz erhalten Sie
auch in Powerpoint kleine Animationen.
In Powerpoint können
Sie nur Texten eine Animation zuordnen. Um Zeichen zu bewegen,
verwenden Sie etwa den Effekt "Text von links".
Wollen
Sie statt eines Schriftzugs lieber ein Flugzeug über den
Bildschirm fliegen lassen, so geben Sie als Text ein Q ein.
Formatieren Sie es über
Format - Schriftart
in
Wingdings, und richten Sie diesen "Text" über
Format
- Ausrichtung
rechtsbündig aus. Als nächstes öffnen
Sie über den Menüpunkt
Extras - Animation
einen
Dialog und markieren in der Effektenliste "Text von links".
Sobald Sie nun Ihre Animation starten, fliegen Flugzeuge von links
quer durchs Bild. Anstelle der Flugzeuge stehen Ihnen allein im
Wingdings-Zeichensatz über 220 Symbole zur Verfügung.
Und bei Grafikprogrammen wie Corel oder auch in der Shareware gibt
es Tausende zusätzlicher Symbolschriften.
Weg mit dem Startbildschirm
Der Start-Screen des
Virenschutzes VShield ist genauso unnötig wie nervtötend.
Entfernen Sie ihn!
Haben Sie VShield installiert, so meldet
sich dieses Programm bei jedem Windows-Start mit einem
Begrüßungsbildschirm. Mit einem kleinen Eintrag in der
Datei "default.vsh" umgehen Sie den
Startdialog.
,default.vsh". finden Sie in der Regel in
Ihrem Installationsverzeichnis unter
McAfee\VirusScan95
Öffnen
Sie die Datei mit einem Editor, etwa dem Windows-Notepad. Sie ist
aufgebaut wie eine Windows-INI-Datei. Den Eintrag
bNoSplash=0
im
Abschnitt [General] ändern Sie in
bNoSplash=1
Falls der
bNoSplash-Eintrag gar nicht existiert, fügen Sie ihn
hinzu.
Noch ein Tip am Rande: Laden Sie mindestens einmal im
Monat die neueste Version der Virenliste auf Ihren PC. Im Internet
erhalten Sie sie unter
http://www.mcafee.com
Norton Utilities: Auslagerungsdatei optimieren
Wer weiß,
wie das System seine Daten verwaltet, steigert die Geschwindigkeit
mit einem kleinen Trick.
Den Speicherplatz auf Ihrem
Festplattenlaufwerk, den Windows zur temporären
Datenspeicherung nutzt, bezeichnet man auch als "virtuellen
Speicher". Er macht für Windows Arbeitsspeicher (RAM)
für Anwendungsprogramme frei, indem ein Teil der im RAM
befindlichen Daten vorübergehend auf die Festplatte
ausgelagert wird. Dazu wird ein Teil des auf dem Laufwerk
vorhandenen Speicherplatzes als virtueller Speicher reserviert.
Darin befindet sich die Auslagerungsdatei "win386.swp".
Wenn
die zu einer Datei gehörenden Daten in mehreren nicht
zusammenhängenden Blöcken über die Festplatte
verteilt sind, so wird diese Datei als "fragmentiert"
bezeichnet. Durch Fragmentierung kann die Leistung des Rechners
sinken, da das Lesen fragmentierter Daten vom Datenträger
mehr Zeit in Anspruch nimmt als bei unfragmentierten
Dateien.
Windows verwaltet die Auslagerungsdatei normalerweise
dynamisch, indem es die Größe der Datei ständig
den Anforderungen des Systems anpaßt. Dadurch wird die
Auslagerungsdatei aber ziemlich schnell fragmentiert. Dies können
Sie so vermeiden:
- Wählen Sie Arbeitsplatz -
Systemsteuerung - System und dann die Registerkarte
[Leistungsmerkmale].
- Im Gruppenfeld "Erweiterte
Einstellungen" klicken Sie auf [Virtueller
Arbeitsspeicher].
- Im neuen Gruppenfeld "Virtueller
Arbeitsspeicher" des erscheinenden Dialogs selektieren Sie
die Option Es gelten benutzerdefinierte Einstellungen für den
virtuellen Arbeitsspeicher.
Geben Sie unter Minimum und Maximum
einen Wert von 64 MByte an, das sollte genügen.
-
Bestätigen Sie die Angaben mit [OK]. Den daraufhin
auftauchenden warnender Hinweis schließen Sie mit [Ja] ab,
ignorieren ihn also. Klicken Sie noch einmal auf [OK], und starten
Sie nach Aufforderung den Rechner neu.
Durch diese Maßnahmen
haben Sie eine Reduzierung der Fragmentierung und eine statische
Größe der Auslagerungsdatei erreicht. Windows
reserviert nämlich ab jetzt die entsprechende Menge an
Speicherplatz (64 MByte) für die
Auslagerungsdatei.
Defragmentieren Sie nun Ihre Festplatte mit
"Speed Disk" der Norton Utilities folgendermaßen:
-
Wählen Sie Datei - Optionen
- Klicken Sie auf die
Schaltfläche [Konfigurieren...] im Gruppenfeld
"Optimierungsmethode".
- Klicken Sie auf die
Registerkarte [Dateien zuerst] im Dialogfeld "Komplette
Optimierung konfigurieren".
- Geben Sie in das Textfeld
"Dateispezifikation" folgendes
ein:
c:\windows\win386.swp
- Klicken Sie auf
[Hinzufügen].
Speed Disk legt nun bei der Optimierung die
Auslagerungsdatei an den Festplattenanfang und macht sie
unverschiebbar. Diese Mühe belohnt das System in Zukunft mit
einer verbesserten Systemgeschwindigkeit.
Norton Navigator: Zu kleine Schriften
Zu kleine oder
chaotische Schriften im Norton-Dateimanager kommen von einer
fehlerhaften TTF-Datei.
Wenn Sie nach der Installation des
Norton Navigator für Windows 95 plötzlich nur noch viel
zu kleine oder wirre Zeichen im Norton-Dateimanager sehen, liegt
das wahrscheinlich an der Schriftart Mtsorts_.ttf. Befindet sich
diese Datei auf Ihrem System, dann benennen Sie sie um, und
starten Sie Windows neu. Ist damit das Problem nicht beseitigt,
schauen Sie in der Datei win.ini, ob die Einträge im
Abschnitt [FontSubstitutes] wie folgt
lauten:
[FontSubstitutes]
Helv=MS Sans Serif
Tms Rmn=MS
Serif
Times=Times New Roman
Helvetica=Arial
MS Shell
Dlg=MS Sans Serif
MT Symbol=Symbol
Falls nicht, ändern
Sie sie, und starten Sie Windows erneut. Wenn das nicht hilft,
bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als sukzessive alle
Schriften zu deinstallieren, bis das Problem verschwindet.
Falls
Sie sehr viele Schriften haben, kann diese Einzeldeinstallation
mühsam werden. Entfernen Sie jedoch alle Schriften, müssen
Sie die Fonts von jedem Programm installieren, die es verlangt.
Norton Navigator: Verweigerte Deinstallation
Wollen Sie den
Navigator von Ihrem System entfernen, kann es zu Problemen
kommen.
Richten Sie den Norton Navigator auf Ihrem System ein
oder wollen diesen wieder entfernen, so kann eine der folgenden
Meldungen erscheinen:
Fehler beim ... von WIN.IN_
Fehler
beim ... von SYSTEM.IN_
Im schlimmsten Fall stürzt Ihr
System beim Deinstallieren ab, und Windows 95 läßt sich
nicht mehr starten.
Für dieses Fehlverhalten kann Quicken
5 ursächlich sein. Es erstellt bei der Installation zwei
Sicherungskopien der Windows-INI-Dateien und benennt deren
Extension in ".in_" um. Laut der (inoffiziellen)
Namenskonventionen bedeutet ein "Underscore" als drittes
Zeichen der Dateierweiterung, daß es sich um eine
LZ-komprimierte Datei handelt. Dies ist jedoch bei den beiden
Sicherungsdateien nicht der Fall. Das Setup-Programm des Navigator
versucht erfolglos, diese Dateien zu dekomprimieren und bricht
nach der Fehlermeldung ab. Vergewissern Sie sich also vor der
(De-)Installation des Navigator, ob derartige Dateien vorhanden
sind, und benennen Sie diese um.
Norton Disc Doctor: Ungültige Einträge
Prüfen
Sie das Systemdatum, bevor Sie unnötige Reparaturen
durchführen.
Wenn Sie Ihre Festplatte mit dem Norton Disk
Doctor aus den Norton Utilities analysieren und dabei eine
Vielzahl von Fehlermeldungen über falsche Verzeichniseinträge
erhalten, sollten Sie zunächst überprüfen, ob das
Systemdatum stimmt. Ist ein in der Vergangenheit liegendes Datum
eingestellt, weisen viele Dateien Datumsvermerke auf, die, wenn
das eingestellte Systemdatum zuträfe, noch gar nicht
existieren dürften. Das führt zu Fehlermeldungen.
Zum
Überprüfen der Systemzeit klicken Sie auf die
Uhr-Anzeige rechts unten in der Task-Leiste. Falls das angezeigte
Systemdatum falsch ist, schließen Sie den Hinweisdialog des
Norton Disk Doctor, ohne Änderungen vorzunehmen. Anschließend
führen Sie einen Doppelklick auf die Uhr-Anzeige aus, um das
Datum korrekt einzustellen. Danach führen Sie den Disk Doctor
erneut aus.
Norton Commander: Platte aufräumen
Mit dem Norton
Commander befreien Sie Ihre Festplatte von
Datenmüll.
Überflüssiges wie temporäre
Dateien, Sicherungskopien oder unnötige Infotexte löscht
der Norton Commander für Windows 95 auf Wunsch automatisch.
Benutzen Sie dazu die Tastenkombination [Umschalt-F1]. Im Dialog
Festplatte aufräumen wählen Sie unten im Listenfeld
zunächst das Laufwerk aus, das nach abkömmlichen Dateien
durchsucht werden soll. Dann schalten Sie die gewünschte
Suchgruppe, beispielsweise Temporäre Dateien, per Mausklick
ein.
Alternativ können Sie mehrere Suchgruppen parallel
verwenden. Um beispielsweise alle Kopien von Systemdateien zu
ermitteln, aktivieren Sie die Optionen Alte Autoexec-Dateien, Alte
Config-Dateien und Alte Windows-ini-Dateien. Wenn Sie auf Start
klicken, sucht der Norton Commander nach den entsprechenden
Dateitypen und zeigt die gefundenen Dateien im unteren Fenster an.
Mit der Löschen-Schaltfläche befördern Sie diese in
den Papierkorb.
Noch mehr Vielfalt erschließt die
Schaltfläche Im Fenster anzeigen. Die gefundenen Dateien
erscheinen im Norton-Commander-Fenster, so daß alle
gewohnten Funktionen zur Verfügung stehen. In diesem Modus
können Sie beispielsweise Dateiinhalte anzeigen oder die
Dateien in ein komprimiertes Archiv verschieben.
Norton Commander: PC-Verbindung herstellen
Verbinden Sie
Ihren Laptop und den Heimrechner mit dem Norton Commander.
Mit
dem Norton Commander für Windows 95 stellen Sie ohne großen
Aufwand eine Verbindung zwischen zwei Computern her. Dazu
benötigen Sie weder eine Netzwerkkarte noch sonstige
Zusatz-Hardware, sondern lediglich die vorhandenen Schnittstellen.
Verbinden Sie dazu beide Rechner mit einem geeigneten seriellen
oder parallelen Kabel. Anschließend laden Sie auf beiden
Computern den Norton Commander und benutzen jeweils den Befehl
Befehle/Nach Verbindung suchen. Im nächsten Dialog wählen
Sie für jeden PC die Schnittstelle (beispielsweise COM2) aus,
an der das Verbindungskabel angeschlossen ist, und klicken auf
OK.
Benutzen Sie nun auf dem Computer, mit dem Sie die
Operation steuern möchten, entweder im Menü Rechts oder
Links den Befehl Verbinden. Daraufhin erscheint in diesem Fenster
das aktuelle Verzeichnis des zweiten Computers. Sie können
nun wie gewohnt mit beiden Fenstern arbeiten, indem Sie
beispielsweise auf dem ferngesteuerten Slave-PC ein Verzeichnis
öffnen und hieraus Dateien auf den anderen Rechner kopieren.
Norton Commander: Individuell aufräumen
Mit dem
Commander entfernen Sie Datenmüll auf komfortable Weise.
Die
Funktion Festplatte aufräumen des Norton Commander für
Windows 95 spürt überflüssige Dateien auf der
gesamten Festplatte auf und entfernt diese. Dabei lassen sich
eigene Dateigruppen definieren, nach denen Sie gezielt suchen
können.
Nehmen wir an, Sie haben zahlreiche
Sicherheitskopien mit der Endung old angelegt, die Sie loswerden
möchten. Rufen Sie dazu den Dialog Festplatte aufräumen
mit [Umschalt-F1] auf, und klicken Sie auf Definieren. Im ersten
Register aktivieren Sie die Schaltfläche Benutzerdef. Nr.
11.
Schalten Sie links neben dem Feld Verzeichnis die Option
und darunter ein, und tippen Sie in das Feld Filtername eine
Beschreibung ein, beispielsweise OLD-Dateien. Aktivieren Sie das
Register Name und Attribute.
Im Feld Einschließen tragen
Sie die Suchmaske *.old ein. Falls weitere Dateitypen erfaßt
werden sollen, fügen Sie die entsprechenden Suchmasken hinzu,
die jeweils durch ein Leerzeichen zu trennen sind. Nach einem
Klick auf OK erscheint der neue Eintrag im Hauptdialog.
Hier
wählen Sie unten das Laufwerk aus, aktivieren den neuen
Eintrag und klicken auf Start. Der Norton Commander listet nun
alle Dateien mit den definierten Endungen auf dem gewählten
Laufwerk auf. Mit der Löschen-Schaltfläche entfernen Sie
die ausgewählten Dateien.
Norton Utilities für Windows 95: Auslagerungsdatei
überwachen
Der System Doctor informiert Sie über
Größe und Nutzung der Auslagerungsdatei.
Informiert
zu sein, ist die halbe Miete für ein stabiles System. Das
Modul Norton System Doctor versorgt Sie mit Informationen zur
aktuellen Auslastung des Systems, beispielsweise zur Nutzung des
Prozessors oder zur Belegung der Festplatte. Sie können
selbst bestimmen, welche Bestandteile des Rechners hier überwacht
werden. Um sich über die Größe der aktuellen
Auslagerungsdatei informieren zu lassen, benutzen Sie im System
Doctor den Befehl Sensor/Hinzufügen. Es erscheint eine
Auswahlliste mit den zur Verfügung stehenden Anzeigeoptionen.
Klicken Sie auf den Befehl Größe der Auslagerungsdatei.
Im Fenster des System Doctor erscheint das neue Anzeigeinstrument
AD unbenutzt. Infos zur Auslastung der Auslagerungsdatei erhalten
Sie, indem Sie den Sensor mit der rechten Maustaste anklicken und
den Befehl Information benutzen. Um das Element zu löschen,
wählen Sie im Kontextmenü Entfernen.
Norton Commander: Zweiggröße ermitteln
Der Norton
Commander ermittelt den Platzbedarf kompletter
Verzeichniszweige.
Bei der Arbeit mit Verzeichnissen ist es oft
wichtig zu wissen, wieviel Platz ein Verzeichnis mit allen
angeschlossenen Unterverzeichnissen belegt. Der Norton Commander
liefert Ihnen diese Information auf Knopfdruck. Dazu wählen
Sie das gewünschte Verzeichnis aus, ohne es zu öffnen,
und Schnellansicht im Menü des anderen Fensters, al-so
entweder Rechts oder Links. Alternativ verwenden Sie die
Tastenkombination [Strg-Q]. Im linken Fenster zeigt die
Schnellansicht-Funktion künftig unter Byte: den Platzbedarf
aller Dateien an, die sich im ausgewählten Verzeichniszweig
befinden.
Norton Commander: Dateien teilen
Mit dem Commander übertra-
gen Sie auch große Dateien auf kleine Disketten.
Datenträger
sind immer zu klein, besonders Disketten. Selbst wenn Sie klei-ne
Freeware-Programme auf Ihr Notebook übertragen möchten,
reichen 1,4 MByte Diskettenkapazität nur in den seltensten
Fällen aus. Hier hilft Ihnen der Norton Commander, der die
Datei in diskettentaugliche Häppchen zerteilt und wieder
zusammenfügt. Wählen Sie dazu im Norton Commander die
Datei aus, die Sie zerteilen möchten. Mit dem Befehl Dateien/
Trennen/Zusammenführen oder der Tastenkombination [Strg-F10]
rufen Sie den Dialog Datei trennen auf. Standardmäßig
legt der Norton Commander die geteilten Dateien im aktuellen
Verzeichnis an. Auf Wunsch stellen Sie im Feld Nach ein anderes
Verzeichnis ein. Als Voreinstellung für die Trenngröße
verwendet der Commander 1457664 Byte, so daß die Segmente
genau auf eine HD-Diskette passen. Mit einem Klick auf Trennen
führen Sie die Teilung durch. Im Zielverzeichnis finden Sie
nun neue Dateien mit den Endungen 001, 002 usw. Diese Segmente
übertragen Sie dann auf Leerdisketten. Zum Zusammenführen
benutzen Sie ebenfalls den Norton Commander. Wählen Sie dazu
die erste Teildatei mit der Endung .001 aus, und aktivieren Sie
wieder den Befehl Dateien/Trennen/ Zusammenführen. Aufgrund
eines Bugs zeigt der Norton Commander im Feld Nach den
ursprünglichen Pfad auf dem Quellcomputer an, der unter
Umständen auf dem neuen Rechner gar nicht zur Verfügung
steht. Ersetzen Sie deshalb diese Verzeichnisangabe manuell durch
den Pfad des aktuellen Verzeichnisses, wobei der nachgestellte
Name der Zieldatei erhal-ten bleiben muß. Klicken Sie nun
auf Zusammenführen, um die Originaldatei im aktuellen
Verzeichnis wiederherzustellen.
Norton Utilities 4.0: System Doktor in neuem Kittel
Passen
Sie die Optik der Instrumente des System Doctor nach Wunsch
an.
Der Norton System Doctor überwacht leistungsrelevante
Bereiche Ihres PC und liefert ständig aktuelle Informationen,
beispielsweise zur Festplatten-belegung oder Prozessorauslastung.
Dabei läßt sich die Darstellungsform für jedes
aktive Überwachungsinstrument separat einstellen. Klicken Sie
dazu im System Doctor doppelt auf die gewünschte
Schaltfläche, beispielsweise auf die Fläche
CPU-Auslastung. Dann gehen Sie im nächsten Bildschirm auf die
Schaltfläche Eigenschaften. Im Register Format des Dialogs
wählen Sie im Listenfeld Diagrammtyp die gewünschte
Optik aus, beispielsweise Digitaler Zähler oder Tachometer.
In der Vorschau sehen Sie schon, was Sie bei Ihrer Auswahl
erwartet. Mit einem schnellen OK-Klick übernehmen Sie die
neue Darstellungsform.
Norton Commander 2.01: Systemcrash vermeiden
Durch gezielte
Vorsichtsmaßnahmen vermeiden Sie Totalabstürze beim
Zugriff auf das Diskettenlaufwerk.
Sie greifen über den
Norton Commander auf ein Diskettenlaufwerk zu, beenden das
Programm und entnehmen die Diskette. Der nächste
Commander-Start bringt einen Systemstillstand, wenn Sie die Option
Einrichtung auto-matisch speichern im Konfigurationsdia-log
eingeschaltet haben. Er beruht auf einer fehlerhaften Einstellung
auf Betriebssystemebene und tritt nach der Installation von MS
Office 2000 auf. Eine Variante dieses Fehlers ist noch tückischer:
Sie zeigen in einem Commander- Fenster den Inhalt einer Diskette
an, wechseln in das andere Fenster und blenden den
Informationsbildschirm mit [Strg-L] im Fenster des
Diskettenlaufwerks ein. Dann beenden Sie das Programm und
entfernen die Diskette. Beim nächsten Aufruf funktioniert der
Commander zunächst bis Sie im anderen Fenster ein beliebiges
Laufwerk aus-wählen. Windows stürzt ab. In beiden Fällen
helfen Sie ab, indem Sie eine Diskette in das Laufwerk einlegen.
Entweder funktioniert der Commander dann wieder reibungslos, oder
Sie können das Programm zumindest mit [Strg-Alt-Entf] und
Task beenden terminieren, ohne neu booten zu müssen. Legen
Sie anschließend eine Diskette ein, starten Sie den
Commander neu, und wählen Sie im fraglichen Fenster ein
Festplattenlaufwerk aus. Um das Problem zu vermeiden, beenden Sie
den Commander nie mit einer ausgewählten Diskette, sondern
wechseln vorher zu einem Festplattenlauf-werk. Oder Sie schalten
im Register Allg. Einstell. des Dialogs Befehle/Konfiguration die
Option Einrichtung auto-matisch speichern aus. Anschließend
startet der Commander allerdings immer mit derselben
Konfiguration.
Norton Commander 2: Individuelle Filter
Benutzerdefinierte
Filter-Sets lassen sich speichern und jederzeit wieder
anwenden.
Mit der Filterfunktion finden und be-arbeiten Sie
Dateigruppen in vollen Verzeichnissen. Bei eigenen Dateifilter
stört es, daß sich der NC Ihre Eingaben nicht merkt.
Stattdessen müssen Sie die ent-sprechenden Dateimasken im
Dialog Filter einrichten immer neu eingeben. Um sich dies zu
ersparen, richten Sie benutzerdefinierte Filter ein, die mehrere
Dateimasken enthalten können. Dazu wechseln Sie in das
Verzeichnis, in welchem Sie den Filter brauchen. Wählen Sie
Filter im Fenster-Menü wie Rechts/Filter. Im Dialog
aktivieren Sie das Register Filter und klicken auf die
Schaltfläche Benutzerdef. Nr. 1. Das Feld Filtername
bezeichnen Sie beispielsweise mit Sound-Dateien. Wechseln Sie zum
Register Name & Attribute. Hier tragen Sie in das Listenfeld
Einschließen die Dateimasken wie *.wav *.mp3 *.mid ein. Mit
OK bestätigen Sie Ihren neuen benutzerdefinierten Filter. Um
dieses Filter-Set später wieder anzuwenden, rufen Sie den
Dialog Filter einrichten auf. Hier wechseln Sie zum Register
Filter, klicken das gewünschte Set an und schließen mit
OK ab. Im Register Filter finden Sie bereits einige vorbereitete
Filter-Sets, etwa für Textdokumente oder Grafikdateien. Alle
Sets lassen sich auf beschriebene Weise ändern und erweitern,
indem Sie Dateimasken löschen oder hinzufügen. Die
Änderung übernehmen Sie per Klick auf den Schalter OK.
Schnelles Ende
Mit einem Klick beenden Sie laufende
Programme im Office Manager.
Verwenden Sie den Microsoft Office
Manager, können Sie Anwendungen schließen, indem Sie
sie anklicken, während Sie die Alt-Taste gedrückt
halten. Dies funktioniert jedoch nicht bei Dialogen des Managers
selbst, wie beispielsweise "Datei suchen", da es sich
hierbei nicht um eigenständige Programme, sondern um Teile
einer Anwendung handelt.
Automatisch Zellen füllen
Tabellen in WordPerfect
lassen sich automatisch füllen.
Haben Sie eine Tabelle mit
12 Zeilen und zwei Spalten und wollen in der ersten Spalte zu
jeder Zeile deren Nummer dargestellt bekommen, so müssen Sie
die zwölf Zellen nicht manuell ausfüllen. Statt dessen
geben Sie lediglich in die ersten beiden Felder die Werte 1 und 2
ein. Danach markieren Sie alle 12 Zellen und drücken auf
[Strg-Umschalt-F12]. WordPerfect füllt daraufhin automatisch
die restlichen Zellen, wobei es die ersten beiden Werte verwendet,
um daraus den Anfangswert und den Zuwachs pro Zelle zu ermitteln.
Tragen Sie also statt 2 als zweiten Wert 3 ein, werden auch die
Folgezellen jeweils um 2 erhöht.
Standardansicht ändern
So ändern Sie die Zoomstufe
von WordPerfect.
Erstellen oder öffnen Sie ein Dokument in
WordPerfect, wird dieses in der 100-Prozent-Darstellung angezeigt.
Je nach Monitor, Auflösung oder verwendeter Schriftart kann
diese Darstellung aber für Ihr System unzweckmäßig
sein.
Wollen Sie beispielsweise die Standarddarstellung auf 150
Prozent einstellen, wählen Sie zunächst
Bearbeiten -
Eigenschaften
Im Dialog klicken Sie doppelt auf das
Anzeige-Symbolbild und wählen das Ansicht/Zoom-Register.
Stellen Sie auf dieser Seite die gewünschte Darstellung ein,
und bestätigen Sie die Einstellung mit [OK].
Aus Fuß- mach Endnoten
Mit einem Standardmakro
verwandeln Sie Fuß- in Endnoten.
Fußnoten lassen
sich leichter bearbeiten als Endnoten, da sie auf derselben Seite
stehen wie der zugehörige Text. Muß Ihr Dokument jedoch
gewissen Richtlinien folgen - wie etwa bei einer juristischen
Hausarbeit an der Uni -, konvertieren Sie einfach diese Fußnoten,
so daß sie dann am Ende stehen.
Dabei hilft Ihnen das
Makro "footend.wcm", das bei der Installation mit auf
Ihre Festplatte kopiert wird. Sie führen es aus, indem
Sie
Extras - Makro ausführen
wählen und ins
Textfeld "footend. wcm" eintragen.
Alle Dokumente schließen
Mit einem Befehl schließen
Sie in WordPerfect alle offenen Dokumente.
Anstatt alle Texte
einzeln zu schließen, bedienen Sie sich in WordPerfect des
Makros "closeall.wcm", das Ihnen diese Routinearbeit
abnimmt. Am besten verknüpfen Sie das Programm direkt mit
einer Symbolschaltfläche, damit es Ihnen auf Mausklick zur
Verfügung steht. Da Sie die vordefinierten Toolbars nicht
verändern dürfen, erstellen Sie zunächst eine neue.
Wählen Sie dazu
Bearbeiten - Eigenschaften
und klicken
Sie doppelt auf "Toolbar". Wählen Sie [Erstellen],
und geben Sie im Dialog den neuen Namen ein. Über
Makros -
Makro hinzufügen
öffnen Sie den Auswahldialog,
klicken doppelt auf den Eintrag "closeall.wcm" und
bestätigen die Auswahl mit [OK].
Fehlerhafte Kontoauszüge
Hält Ihre Bank Ihre
Kontobewegungen nicht lange genug online, kann es mit Quicken zu
Problemen führen.
Manche Banken (etwa die Volksbanken)
stellen Ihnen Ihre Kontoauszüge nur für eine begrenzte
Zeit zur Verfügung. Längere reise- oder PC-freie Wochen
führen dazu, daß der T-Online-Abgleich mit Quicken
fehlschlägt. Das Btx-Modul versucht, per ZKA-Norm auf die
Daten zuzugreifen, und erhält statt der Liste der Ein- und
Auszahlungen die Meldung, daß das Anfangsdatum zu weit in
der Vergangenheit liegt. Da weder Quicken diesen Fehler versteht
noch ZKA einfach alle verfügbaren Auszüge übermittelt,
stehen Sie ganz schön auf dem Schlauch. Denn selbst wenn Sie
die fehlenden Umsätze des Kontos manuell nachtragen, versucht
Quicken weiterhin, auf die nicht mehr vorhandenen Auszüge
zuzugreifen.
So bringen Sie Quicken bei, ab welchem Datum die
Abfrage der Kontobewegungen starten soll: Legen Sie einfach einen
neuen Buchungssatz in der Kontenliste an. Datieren Sie den Eintrag
auf den letztmöglichen Tag, für den die Bank Auszüge
bereithält, und versehen Sie das Feld [OK] mit einem Kreuz.
Beim nächsten Abgleich "denkt" Quicken, daß
dieser Eintrag online eingetragen wurde, und ermittelt nur die
späteren Buchungen.
Konsequente Mausunterstützung
Die Maus bietet mehr
Funktionen, als Sie auf den ersten Blick bemerken.
Corel Draw
nutzt in der neuen Version 7.0 nicht nur konsequent die rechte
Maustaste für kontextsensitive Menüs, sondern bietet in
Kombination mit entsprechenden Tasten noch einige weitere
Arbeitserleichterungen an. Wenn Sie ein Objekt mit der Maus
verschieben, skalieren oder rotieren, reicht während der
Aktion ein kurzer Klick mit der rechten Maustaste, um das Original
unverändert beizubehalten und die Veränderung der Kopie
zuzuweisen.
Ziehen Sie in Corel Draw ein Objekt bei gedrückter
rechter Maustaste auf ein anderes, so erscheint ein Menü.
Dieses erlaubt Ihnen, die Attribute des Quell- auf das Zielobjekt
zu übertragen. Drücken Sie zusätzlich zur rechten
Maustaste auf [Umschalt], übernimmt das Programm automatisch
die Füllung des Quellobjekts. Gleiches gilt auch für die
Umrißattribute, nur müssen Sie dann zusätzlich
[Alt] drücken.
Vielen bekannt ist, daß bei
gedrückter [Umschalt]-Taste mehrere Objekte nacheinander
markieren werden. Ein Klick mit der rechten Maustaste ruft ein
Kontextmenü auf, mit dem Sie diese Objekte kombinieren oder
gruppieren lassen. Aber auch hier gibt es eine schnellere
Alternative. Drücken Sie nämlich bei Anwahl eines neuen
Objekts zusätzlich zur Taste [Umschalt] die rechte Maustaste,
so erscheint das Menü sofort.
Maus- und Tastenkniffe
Viele von Corel Draws Funktionen
erreichen Sie mit der richtigen Kombination von Maus und
Tastatur.
Die Lineale der Oberfläche lassen sich ganz
leicht an jede beliebige Stelle Ihrer Grafik verschieben. Dazu
müssen Sie nur die [Umschalt]-Taste drücken und
wahlweise das horizontale oder vertikale Lineal per Drag&Drop
an die gewünschte Stelle plazieren. Noch schneller geht es,
wenn Sie - wieder bei gedrückter [Umschalt]-Taste - einen
Doppelklick ausführen. Dann nämlich wird das Lineal auf
Ihrem Bildschirm zentriert. Mit Hilfe des kleines Symbolbilds am
linken respektive oberen Rand versetzen Sie den Nullpunkt der
Skala. Dazu klicken Sie auf das Icon und ziehen es in Ihrer Grafik
an die Stelle, die den horizontalen und vertikalen Nullpunkt
darstellt.
Besonders in sich hat es der Doppelklick in Corel
Draw. Auf dem Lineal ausgeführt, öffnet er den Dialog,
mit dem Sie die Skalierung sowie das Hintergrundraster einstellen.
Auf dem Rand der Grafik hingegen öffnet er den Dialog Seite
einrichten. Und auch die Werkzeuge der Tool-Leiste haben eine
Zusatzfunktion, wenn Sie statt des einfachen den doppelten
Mausklick verwenden.
So markieren Sie auf diese Weise mit dem
Pfeilwerkzeug alle Objekte. Ein Doppelklick auf das Rechteck
erzeugt ein entsprechendes Objekt und paßt es genau an die
Dimensionen der Seite an. Da es von der Ebene her ganz hinten
liegt, eignet es sich hervorragend zur Darstellung eines
Hintergrundmusters oder einer -farbe. Dieselbe Mausaktion auf dem
Knoten- oder Text-Tool öffnet das jeweils passende
Rollup-Fenster.
Eine ganz neue Form der Auswahl bietet Corel
Draw mit einem Doppelklick der rechten Maustaste. Diese
ungewöhnliche Aktion öffnet die kontextsensitive Hilfe
zu den Werkzeugen der Symbol- und der Tool-Leiste. Aber auch in
einem anderen Bereich entspricht die rechte Maustaste nicht ganz
den Konventionen und erleichtert dennoch die Arbeit. Klicken Sie
einmal auf eine der Farben der Palette am unteren Bildschirmrand,
und färben Sie damit die Fläche des Objekts. Verwenden
Sie hingegen die rechte Maustaste, ändern Sie die
Umrißfarbe.
Bunte Schriften
Farbe in Schriften kann beliebige
Geschäftsdokumente visuell interessant machen. Bei falschem
Umgang mit Farben riskieren Sie jedoch eine negative
Wirkung.
Farbe können Sie zum Betonen von Textelementen
oder als Texthintergrund einsetzen. Dabei kommt es darauf an,
sogenannte Komplementärfarben zu vermeiden und die richtigen
Schriften einzusetzen.
In einem einfachen Dokument sollten Sie
eine Farbe für den Textkörper (gewöhnlich Schwarz)
und eine zweite für Überschriften, Titel und seltene
Hervorhebungen verwenden. In einem komplizierten Dokument können
Sie auch bis zu drei oder vier Farben einsetzen. Mögliche
Einsatzbereiche von Farben wären: Textkörper,
Überschriften, Zwischenüberschriften, Zitate, hängende
Initialen, Seitenspalten, Grafikbezeichnungen " Kopf- und
Fußnoten und seltene Betonungen im Textkörper. Zum
Hervorheben sollten Sie neben der Farbe maximal nur noch ein
weiteres Hilfsmittel wie beispielsweise Schriftart oder -größe
einsetzen. Unterstreichungen und Umrißschriften sollten Sie
- wenn überhaupt - nur äußerst sparsam verwenden.
Wenn Sie Farbe auf jede Textzeile auftragen, erhalten Sie ein
Farbmuster anstelle eines lesbaren
Textes.
Negativbeispiel:
Schrift + GROSS + Fett + Kursiv +
VERSALIEN + unterstrichen + Farbe = ZU VIEL
Achten Sie darauf,
daß die hervorgehobenen Wörter die richtige Aussage
treffen, so daß beim Überfliegen der Seite die
wichtigsten Botschaften erfaßt werden.
Hintergrundfarben
Der Kontrast zwischen Text und Hintergrund
muß ausreichend groß sein.
Setzen Sie bei Zitaten,
Seitenspalten und Textblöcken, die sich vom Haupttext
absetzen sollen, Hintergrundfarben ein. Um die richtige Wirkung zu
erzielen, müssen Sie folgendes beachten:
Dieser Text ist
schwer lesbar ...
... da Schrift- und Hintergrundfarben die
gleiche Intensität haben: Die rote Schrift ist genauso
gesättigt wie der magentafarbene Hintergrund. Mit dieser
extremen Farbkombination können einige Leser Schwierigkeiten
haben.
Dieser Text ist einfacher zu lesen...
... da die
Hintergrundfarbe viel heller als die Farbe der Schrift ist.
Dieser
Text ist schwer lesbar...
... da Schrift- und Hintergrundfarbe
in etwa die gleiche Intensität haben: Die Sättigung des
grauen Texts entspricht der des gelben Hintergrunds. Beide Farben
sind außerdem relativ hell.
Dieser Text ist einfacher zu
lesen...
... da ein starker Farbton- und ein starker
Hell-/Dunkel-Kontrast zwischen Schrift- und Hintergrundfarbe
bestehen. Schwarz auf gelbem Hintergrund ist eine der am besten
lesbaren Kombinationen. Deshalb ist sie auch oft auf Warnschildern
zu finden.
Vermeiden Sie den Einsatz von
Komplementärfarben!
Dieser Text ist schwer lesbar...
...
obwohl starker Kontrast zwischen der Schrift- und Hintergrundfarbe
vorhanden ist. In diesem Fall ist der Kontrast sogar zu stark. Rot
und Grün sind Komplementärfarben mit gleicher Intensität
(= gleicher Sättigung) und scheinen daher unmittelbar
nebeneinander zu vibrieren.
Die richtige Schrift
Wenn Text auf einem farbigen
Hintergrund plaziert bzw. aus einem farbigen Hintergrund
ausgespart wird, sollten Sie eine Schrift ohne Serifen
wählen.
Schriften mit Serifen wie Times New Roman
verschwimmen beim Aussparen aus dem Hintergrund. Das gilt speziell
bei kleinen Schriftgrößen. Solche Schriften sind schwer
lesbar.
Beispiel:
- mit Serifen (Times New Roman):
Dieser
Text ist schlecht lesbar ...
- ohne Serifen (Arial):
Dieser
Text ist einfacher zu lesen ...
Farbe in hängenden Initialen
Hängende Initiale
müssen ausreichend Kontrast zum Fließtext
aufweisen.
Hängende Initiale sind große
Zierbuchstaben am Anfang eines Absatzes. Ein großer Kontrast
zum Text sorgt dafür, daß das Erscheinungsbild nicht
durch ein unansehnliches Loch getrübt wird. Je kleiner die
hängende Initiale, desto stärker muß die Farbe
sein.
Vergleichen Sie das dunkelrote H mit dem helleren Grauton
im D des folgenden Absatzes.
Die Farbe dieses hängenden
Initials ist zu blaß. Es bleibt ein unvorteilhaftes
Loch.
Hier ist die Farbe kräftig. Der Kontrast ist groß
genug gewählt.
Setzen Sie hängende Initiale sparsam
ein. Jeweils eines zu Beginn eines neuen Kapitels genügt.
Animationscursor verändern
So ändern Sie den
animierten Mauszeiger, der anzeigt, daß der Picture
Publisher beschäftigt ist.
Seit Windows 95 gibt es die
animierten Cursor. Zu Tausenden finden Sie diese im Internet und
auf Shareware-CDs. Ein weiteres Einsatzgebiet dieser kleinen
Animationen ist der Mauszeiger beim Picture Publisher, wenn dieser
damit beschäftigt ist, einen Vorgang auszuführen. Die
Bilderfolge des Cursors ist in PP70.ani im Programmverzeichnis
abgelegt. Legen Sie von dieser Datei eine Sicherungskopie an und
kopieren Sie einen beliebigen animierten Cursor (*.ani) aus dem
Verzeichnis Windows\Cursors. Benennen Sie ihn in PP70.ani um, und
starten Sie das Grafikprogramm neu.
Kleine Tips für die tägliche Arbeit
Gewußt
wie: Mit der [Strg]-, [Umschalt]- oder [Alt]-Taste geht vieles
schneller.
Wollen Sie ein Bild aus der Liste der zuletzt
geöffneten Dateien im schnellen FastBit-Modus öffnen,
halten Sie die [Umschalt]-Taste gedrückt, während Sie
das Bild aus der Liste wählen. Wollen Sie ein Bild statt im
FastBit-Modus lieber in einer niedrigen Auflösung laden, so
halten Sie zusätzlich zur [Umschalt]- noch die [Strg]-Taste
gedrückt, während Sie das Bild in der Liste wählen.
Um
Text zu verschieben, ohne den Bearbeitungsmodus zu verlassen,
halten Sie die Taste [Umschalt] gedrückt und klicken mit der
linken Maustaste an die neue Position.
Halten Sie beim
Verschieben eines Objekts mit den Pfeiltasten der Tastatur
zusätzlich die [Umschalt]-Taste gedrückt, läßt
sich das Objekt exakter in kleineren Schritten bewegen.
Shortcut-Leiste editieren
Ein individuelles System zeigt den
Könner: Diesmal ändern Sie die Shortcut-Leiste von
Office 95.
Die Shortcut-Leiste von Office 95, die am oberen
Bildschirmrand die einzelnen Anwendungen auf Mausklick zur
Verfügung stellt, können Sie auch um eigene
Programmwünsche erweitern.
Klicken Sie dazu mit der
rechten Maustaste auf eine freie Stelle der Leiste, und wählen
Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Anpassen. Im Register
Schaltflächen können Sie dann die Icons weiterer
Programme hinzufügen.
Noch viel einfacher läßt
sich die Shortcut-Leiste jedoch im Explorer erweitern, denn diesem
liegt ebenso wie dem Start-Menü ein einfacher Ordner
zugrunde. Je nach Installationsverzeichnis finden Sie diesen
Ordner in
\Office95\Office\Shortcut-Leiste\Office
Wollen Sie
ein Programm-Icon einfügen, so ziehen Sie die Programmdatei
bei gedrückter rechter Maustaste auf den Ordner und wählen
bei der erscheinenden Abfrage den Punkt Verknüpfung hier
erstellen. Auf diese Weise passen Sie auch registrierte
Datendateien wie WinWord-Dokumente in die Shortcut-Leiste
ein.
Übrigens können Sie im Explorer auch die Icons
der Shortcut-Leiste ändern, und zwar über den
standardmäßigen Dialog Anpassen. Dazu klicken Sie eine
Verknüpfung mit der rechten Maustaste an, wählen
Eigenschaften und klicken auf das Register Verknüpfung. Mit
der Schaltfläche Anderes Symbol ändern Sie dann das
ursprüngliche Icon.
Feiertage einstellen
Passen Sie die Liste Ihrer
Bundesland-typischen Feiertage auch in Outlook an.
Die Bayern
haben's am besten. Zumindest, was die Feiertage angeht. Outlook
trägt der bundesdeutschen Feiertagsvielfalt Rechnung, indem
es alle Feiertage in einer Textdatei ablegt, die Sie eigenen
Bedürfnissen anpassen. Wollen Sie die Feiertage eintragen,
legen Sie zunächst eine Sicherheitskopie der Datei
Outlook.txt im Office-Unterverzeichnis an. Anschließend
öffnen Sie Outlook.txt mit einem Editor. Die Einträge
nehmen Sie im Abschnitt
[Deutschland] xx
vor, wobei xx für
die Anzahl der Einträge des Abschnitts - hier: der Feiertage
- steht. Darunter sehen Sie bereits die wichtigsten Feiertage in
der Form Feiertags, Jahr/Monat/Tag
Fügen Sie
beispielsweise den Eintrag
Fronleichnam, 1998/06/11
hinzu.
Vergessen Sie aber nicht, hinter dem Abschnittsnamen -
[Deutschland] - die Anzahl der Einträge zu notieren.
Schneller Bankkontakt per T-Online
So beschleunigen Sie den
Kontakt zwischen Money und dem Bankrechner per T-Online.
Mit
einem kleinen Eintrag in der Registrierungsdatenbank verkürzen
Sie die Wartezeit bei Abfragen des Bankrechners. Starten Sie dazu
den Registrierungseditor über Start/Ausführen/Regedit,
und suchen Sie den
Schlüssel
Arbeitsplatz\HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\FASTXS\1.0\Providers\Btx
Haben
Sie diesen gefunden, sehen Sie den Eintrag DctTimeOut, der den
Wert 8 enthält. Ändern Sie diesen auf 4, und starten Sie
Money erneut.
Sollten in den kommenden Wochen öfter
Kommunikationsprobleme auftreten, stellen Sie den Wert wieder auf
die ursprünglichen 8 zurück, da Ihre Verbindung in
diesem Falle nicht stabil genug ist.
Schlaue Kategorisierung
Über die Namensvergabe trennen
Sie verschiedene Wertpapierkategorien.
Wer seine Kapitalanlagen
mit Microsoft Money verwaltet, ärgert sich über die
Sortierung. Eine wesentlich übersichtlichere Trennung des
Depotbestandes nach Kategorien und aktuellem Bestand erreichen Sie
mit folgendem Kniff:
Zur Trennung der Typen wird der erste
Buchstabe des Wertpapiernamens mit der entsprechenden Kategorie
versehen, also A für Aktien, O für Optionsscheine und so
weiter. Dadurch werden alle Papiere einer Sparte zusammen
aufgelistet. Die auf diese Weise gruppierten Wertpapiere lassen
sich durch ein weiteres Merkmal in tatsächlich vorhandene und
solche trennen, die Sie nur beobachten. Dazu eignen sich
beispielsweise die spitzen Klammern. Bei allen aktiven Papieren
weisen diese auf die Kategorie >A< Telekom AG und bei
inaktiven auf <R> Bundesobligationen 2/96.
Tückischer Explorer
Der IE verändert
Registrierschlüssel-Einträge, was andere Browser an der
Arbeit hindert.
Nachdem Sie unter Freelance Graphics 97 Edition
für Windows 95 eine HTML-Datei für das Internet
gespeichert haben, wählen Sie Browser starten, um Ihre
HTML-Dateien anzuzeigen. Dann sehen Sie eine Vorschau der Datei
auf Ihrem Web-Browser. Jedoch: Der Browser beginnt den
Ladevorgang, zeigt die Vorschau aber nicht an.
Zu diesem
Problem kommt es, wenn Sie auf Ihrem System - und besonders unter
Microsoft Internet Explorer - mehrere Web-Browser installiert
haben. Der Internet Explorer deaktiviert offensichtlich die
Registrierschlüssel-Einträge der anderen Browser.
Microsoft Internet Explorer wird dadurch als Standard-Browser des
Systems eingerichtet. In einigen Fällen werden die
Registrierschlüssel der anderen Browser sogar
gelöscht.
Beachten Sie auch, daß das MS Plus Pack
für Windows 95 den Internet Explorer automatisch mit
installiert.
Registry-Tuning per Dialog
Mit einem vorgefertigten Makro
bringen Sie Ihre Word-Einstellungen auf Trab.
Dauert es Ihnen
zu lange, bis Bilder aufgebaut werden? Scrollt Ihr Text ab Seite
50 nur noch stockend? Für solche Fälle besitzt Word eine
Dokumentenvorlage mit nützlichen Makros, die Sie sich einmal
anschauen sollten, auch wenn Sie ansonsten nichts für
Programmierung übrig haben. Denn eines der Makros läßt
Sie im Dialog verschiedene Systemeinstellungen ändern, die
unter Umständen Ihre Arbeit mit Word deutlich
beschleunigen.
Laden Sie die Datei Makro70.dot (Office 95) bzw.
Support8.dot (Office 97), und starten Sie über
Extras/Makro/Makros das WordBasic-/VBA-Programm RegOptionen. Nun
erscheint ein Dialog, in dem Sie alle Standardeinstellungen in der
Registry von Windows vornehmen und verändern können.
Steht
Ihnen genügend Arbeitsspeicher zur Verfügung, wählen
Sie als erstes den Eintrag CacheSize, mit dem Sie die Größe
des Pufferspeichers für lange Texte bestimmen. Der
Standardwert liegt hier bei 64. Setzen Sie ihn getrost auf
512.
Das gilt auch für den Listeneintrag BitmapMemory.
Ebenso wie für den Textpuffer schaffen Sie mit einem größeren
Wert mehr Raum für Grafiken. Auch hier ist ein Wert von 512
oder höher sinnvoll, wenn Sie oft mit Grafiken arbeiten.
Absatzformate schnell anlegen
Erzeugen Sie neue
Formatvorlagen direkt im Dokumentenfenster von Word.
Formatvorlagen erleichtern das gleichmäßige
Formatieren von Text. Dieser Tip zeigt Ihnen, wie Sie diese
Vorlagen direkt in Ihrem Textdokument erzeugen. Neue
Formatvorlagen legen Sie am schnellsten direkt im
Word-Hauptfenster auf der Basis einer Markierung an. Dazu weisen
Sie einem Absatz die gewünschten Formatierungen zu, welche
die neue Formatvorlage enthalten sollen. Anschließend
plazieren Sie den Cursor in diesem Absatz. Nun klicken Sie in das
Formatvorlagenfeld links in der Symbolleiste. Tippen Sie den Namen
der neuen Formatvorlage ein, beispielsweise Zwischenüberschrift,
und drücken Sie die [Enter]-Taste. Word legt nun die neue
Formatvorlage automatisch an. Diese läßt sich wie
gewohnt über das Listenfeld dem markierten Text zuweisen.
Word speichert neue Formatvorlagen standardmäßig nur im
aktiven Dokument. Soll die Vorlage in allen neu angelegten
Dokumenten zur Verfügung stehen, übernehmen Sie diese
zusätzlich in die Standard-Dokumentvorlage normal. dot. Dazu
wählen Sie im Dokument einen Absatz aus, der mit der neuen
Vorlage formatiert ist, und benutzen den Befehl
Format/Formatvorlage. Im Dialog ist in der Liste Formatvorlage die
entsprechende Vorlage ausgewählt. Klicken Sie auf die
Schaltfläche Bearbeiten. Im nächsten Dialog schalten Sie
die Option Zur Dokumentvorlage hinzufügen ein und klicken auf
OK und Schließen. Wenn Sie nun ein neues Dokument anlegen,
steht die geänderte Formatvorlage im Listenfeld zur
Verfügung.
Gedruckte Tastenliste
Word druckt auf Wunsch eine Liste
Ihrer selbstdefinierten Shortcuts aus.
Wer häufig mit
eigenen Tastenkombinationen arbeitet, braucht ein gutes
Gedächtnis. Als wirksame Erinnerungshilfe druckt Ihnen Word
eine Liste Ihrer selbst zugewiesenen Tastenkombinationen aus.
Legen Sie dazu mit Hilfe der Schaltfläche Neu ein neues
Dokument an, das auf der Vorlage normal. dot basiert. Benutzen Sie
dazu den Befehl Datei/ Drucken. Im Dialog Drucken. stellen Sie im
linken Listenfeld Drucken die Option Tastenbelegung ein und
schließen mit OK ab. Anschließend erhalten Sie einen
Ausdruck, auf dem Ihre selbstdefinierten Shortcuts und deren
Funktionen aufgelistet sind.
Tabellenspalten aufteilen
Mit Excel verteilen Sie
Spalteninhalte in Word-Tabellen auf mehrere Spalten.
Sortierung
ist so eine Sache. Da hat man alle Adressen von Bekannten und
Freunden erfaßt und stellt fest, daß Word diese nicht
mehr richtig sortiert. Wenn Sie in einer Word-Tabelle die
kompletten Namensangaben (beispielsweise Hans Meier) in einer
Spalte eingegeben haben, hat dies den Nachteil, daß sich die
Tabelle nicht getrennt nach Vor- und Nachnamen sortieren läßt.
Mit Excel verteilen Sie die Namensbestandteile nachträglich
auf zwei separate Spalten. Wählen Sie in Word die komplette
Spalte mit den Namenselementen aus, und klicken Sie auf die
Kopieren-Schaltfläche. Starten Sie Excel, wählen Sie die
Zelle A1 aus, und klicken Sie auf Einfügen. Die komplette
Spalte erscheint nun in der Excel-Tabelle und ist automatisch
markiert. Benutzen Sie den Befehl Daten/Text in Spalten. Im
Text-Assistent übernehmen Sie die Voreinstellung Getrennt im
ersten Dialog mit Weiter. Wählen Sie die Menüfolge
Schritt 2/Trennzeichen/ Leerzeichen, deaktivieren Sie die Option
Tab und klicken auf Ende. Excel verteilt nun die Vor- und
Nachnamen auf zwei Spalten. Markieren Sie beide Spalten komplett,
und klicken Sie auf Kopieren. Wechseln Sie zum Word-Dokument,
markieren Sie die Spalte rechts neben den Namensangaben, und
benutzen Sie den Befehl Tabelle/ Spalte einfügen. Zum Schluß
wählen Sie die ursprüngliche Namensspalte und die
Leerspalte rechts daneben komplett aus und klicken unter Word 8.0
auf Einfügen. In Word 7.0 benutzen Sie den Befehl Bearbeiten/
Inhalte einfügen, und aktivieren Sie die Option
Unformatierter Text. Sie erhalten zwei getrennte Spalten für
Vor- und Nachnamen. Auf die gleiche Weise können Sie
Postleitzahl und Ort trennen und alphabetisch sortieren. Daten
lassen sich so leichter überblicken.
Verschiedene Kopfzeilen
So legen Sie mit Word
unterschiedliche Kopfzeilen für einzelne Textabschnitte an.
Kopfzeilen sind auf jeder Seite wiederkehrende Beschriftungen,
wie etwa in diesem Heft die Rubrikbezeichnung oben. Um einzelnen
Textabschnitten in längeren Dokumenten unterschiedliche
Kopfzeilen zuzuordnen, unterteilen Sie das Dokument in die
entsprechenden Abschnitte. Plazieren Sie den Cursor im Dokument an
den Anfang des ersten Absatzes, mit dem ein neuer Abschnitt
beginnt. Wählen Sie die Menüfolge Einfügen/
Manueller Wechsel/Abschnittswechsel/ Nächste Seite. Soll hier
kein Seitenumbruch erfolgen, wählen Sie die Option
Fortlaufend. Mit OK fügen Sie den Abschnittswechsel ein. Nach
abgeschlossener Unterteilung plazieren Sie den Cursor im ersten
Abschnitt und aktivieren Ansicht/Kopf- und Fußzeile. Geben
Sie im Bereich Kopfzeile Abschnitt 1 oben im Dokument den
gewünschten Text ein. Klicken Sie in der Symbolleiste Kopf-
und Fußzeile auf die Schaltfläche Nächste
anzeigen. Word wechselt nun automatisch zum nächsten
definierten Abschnitt. Ganz wichtig ist, daß Sie zuerst die
Schaltfläche Wie vorherige auf der Symbolleiste per Mausklick
deaktivieren, bevor Sie Änderungen an der Kopfzeile
vornehmen. Anschließend geben Sie im Kopfzeilenbereich des
Dokuments den
abweichenden Text für den aktuellen
Abschnitt ein. Wiederholen Sie dieses Verfahren für alle
Abschnitte des Dokuments. Mit der Schließen-Schaltfläche
der Symbolleiste beenden Sie den Vorgang.
Gezielt springen
Eine Tastenkombination bringt Sie
unverzüglich zur letzten Cursorposition zurück.
Bei
der Arbeit mit großen Dokumenten ist es zu Kontrollzwecken
oftmals nötig, zwischendurch zu anderen Textstellen zu
springen, etwa zum Anfang oder zum Ende des Dokuments. Am
schnellsten geht dies mit den Tastenkombinationen [Strg-Pos1] oder
mit [Strg-Ende]. Haben Sie zuletzt an einer Textstelle mitten im
Dokument gearbeitet, kostet es viel Zeit, seitenweise bis zu
dieser Stelle zu blättern. Schneller geht auch dies mit einer
Tastenkombination: Mit [Umschalt-F5] zeigt Word sofort den
Textbereich an, in dem sich der Cursor vor der letzten Aktion
befunden hat. Auf diese Weise sind kleine oder größere
Ausflüge in umfangreichen Doku-menten ohne Zeitverlust
möglich.
Weiße Schrift auf schwarzem Grund
In Kombination mit
manchen Druckertreibern verweigert Corel Draw 6 den korrekten
Ausdruck.
Versuchen Sie in Corel Draw 6 weißen Text auf
schwarzem Grund auszugeben, erhalten aber nur einen schwarzen
Balken? Dann liegt das möglicherweise an einer
Unverträglichkeit zwischen Ihrer Corel-Version und Ihrem
Druckertreiber. Ein kleines Workaround hilft jedoch. Markieren Sie
den Text, wählen Sie eine ganz dünne Linienstärke,
und färben Sie diese weiß ein. Wandeln Sie dann über
Anordnen/In Kurven umwandeln den Text in ein Zeichenobjekt um. Nun
funktioniert der Druck auf allen Druckern.
Kasten statt Grafik
Druckt Corel Draw statt Bitmaps nur
Kästen, so liegt das vielleicht an einem einfachen
INI-Eintrag.
Wenn Sie Corel Draw 6 verwenden, um eine Grafik
mit Bitmap-Elementen auf einem Hewlett-Packard-Drucker auszugeben
und statt der Pixelgrafik nur ein graues Rechteck erhalten, müssen
Sie einen INI-Eintrag ändern. Öffnen Sie je nach
Druckertyp die Datei "hp.ini" oder "deskjet.ini".
Suchen Sie dort nach einem Eintrag namens
JumboTechnology=0100
und
ändern Sie dessen Wert in 0000. Damit sollte das Problem
behoben sein.
Keine Vierfarbseparation in der Zukunft
Wird eine Allgemeine
Schutzverletzung bei der Vierfarbseparation mit Corel gemeldet,
liegt dies vielleicht an Ihrer Uhr.
Zeit ist für Corels
Grafikboliden eine wichtige Angelegenheit. Erhalten Sie nämlich
bei der Ausgabe einer Grafik als Vierfarbseparation eine
Allgemeine Schutzverletzung, so kann das mit Ihrer Systemzeit
zusammenhängen: Ist versehentlich das 21. Jahrhundert
eingestellt, so steigt die Farbtrennung aus. Stellen Sie einfach
Ihre Uhr zurück, indem Sie doppelt auf das Icon in der
Task-Leiste klicken und die Zeit im Dialog anpassen.
Neueste Drucker-Farbprofile
Hier finden Sie die aktuellen
Druckereinstellungen für allen neuen Modelle.
Erst die
Farbprofile garantieren, daß Ihr gedrucktes Ergebnis
identisch mit Ihrer Arbeit am Bildschirm ist. Dazu verwendet Corel
Farbprofile, die an alle gängigen Druckertypen angepaßt
sind. Da viele dieser Profile jedoch erst nach dem Erscheinen der
neuen Version entstanden sind, finden Sie die neuesten
Einstellungen für fast alle aktuellen Druckermodelle zum
Download
unter
www.corel.com/products/graphicsandpublishing/draw7/library2.htm
Animierte GIF-Dateien erstellen
Mit nur wenigen Mausklicks
erstellen Sie animierte GIFs fürs Internet.
In Draw 6.0
stehen Ihnen verschiedene Verfahren zur Verfügung, Dateien
für das Internet zu erstellen. Die Funktionsvielfalt reicht
von HTML-Dateien bis hin zu animierten GIF-Bildern. Wie einfach es
ist, letztere zu erstellen, zeigt die folgende
Beschreibung:
Wählen Sie als erstes aus dem Menü
Datei den Menüpunkt Neu und die Option Mit leerer Seite
beginnen. Klicken Sie auf Animation, und wählen Sie Grafik.
Anschließend fügen Sie über
Einfügen/Clipart/Sammlung Weltraum/Kategorie Weltraum 2 das
Clipart Planet ein und zentrieren ihn auf der Seite.
Geben Sie
den Text Verkehrte Welt ein, und positionieren Sie ihn zentriert
unter den Planeten. Fügen Sie nun über Seite hinzufügen
14 neue Seiten hinzu.
Jetzt bearbeiten Sie jede einzelne Seite.
Drehen Sie auf jeder Seite den Planeten um 25 Grad nach links, und
löschen Sie aus dem Text einzelne Buchstaben, so daß
auf Seite 1 nur das V sichtbar ist und auf Seite 15 der komplette
Schriftzug. Über den Menüpunkt Web/Ausgabe als animierte
GIF legen Sie abschließend Optionen wie Geschwindigkeit und
Transparenz des Hintergrundes fest, und fertig ist Ihre
Homepage-Animation.
Schriften mit Schatten
Auf drei verschiedene Arten erstellen
Sie plastisch wirkende Schriftzüge.
Text allein reicht
selten, um die Aufmerksamkeit von Lesern zu erregen. Arbeiten Sie
daher mit verschiedenen Schriftarten oder noch besser mit
plastischen 3D-Schriften.
Am einfachsten geht es, wenn Sie das
gestaltete Textobjekt markieren und bei gedrückter
[Strg]-Taste mit der Maus etwas nach rechts unten verschieben.
Färben Sie dann die Kopie dunkel ein, und verschieben Sie sie
mit [F9] in den Hintergrund. Noch etwas realistischer wirkt der
Effekt, wenn Sie das Textobjekt markieren und kurz danach noch
einmal anklicken. Dann befindet es sich im Modus Drehen und
Schrägstellen. Rotieren Sie das Objekt über eine der
Bearbeitungsmarken an den Ecken um wenige Grad, indem Sie
gleichzeitig die [Strg]-Taste drücken. Danach färben Sie
die Kopie wieder ein und schicken sie mit [F9] in den
Hintergrund.
Soll der Effekt dreidimensional aussehen, wenden
Sie zunächst eine der beiden oben beschriebenen Verfahren an.
Wandeln Sie danach Original und Kopie in Kurven um, markieren Sie
beide, und wenden Sie die Funktion Ändern/Überblenden
an.
Entspricht die Kombination aus Text und Schatten Ihren
Wünschen, empfiehlt es sich, die beiden Objekte zu
gruppieren, um deren Abstand zueinander zu fixieren.
Der Ressourcenkiller
Farbverfälschungen und
Speicherprobleme beim Designer kommen zuweilen von der
Lupenfunktion.
Benutzen Sie im Designer 6.0 die Bildgrößen-
oder Lupenfunktion? Dann sollten Sie sich darauf gefaßt
machen, daß Ihre Grafik plötzlich Farbfehler anzeigt
und sich gegebenenfalls nicht mehr speichern läßt.
So
jedenfalls erging es dem DOS-Leser Knut Appelstiel. Erst ein
System-Utility brachte ihn auf die Ursache: Beim Einsatz der Lupe
werden bei jedem Vorgang Ressourcen des Windows-Grafikbereichs
verbraucht. Verwendet man diese Funktion oft genug, sind keine
weiteren Ressourcen mehr verfügbar, und das System geht in
die Knie.
Die Lösung des Problems liefert der Leser gleich
mit: Verwenden Sie statt der Symbolschaltflächen die
Tastenkombinationen. Diese verbrauchen nämlich beim Designer
keine Ressourcen. Wie diese lauten? Fahren Sie im Designer mit dem
Mauszeiger über die entsprechenden Icons, und Sie erhalten -
neben der Funktionsbeschreibung - auch gleich den Shortcut für
die Schaltfläche.
Textobjekte überblenden
Mit einem Trick läßt
sich der Designer überreden, Textobjekte zu überblenden.
Texte lassen sich im Designer normalerweise nicht in andere
Objekte überblenden. Um dennoch diese Textüberblendung
zu erstellen, aktivieren Sie das Werkzeug Text und klicken an der
gewünschten Stelle in das Dokument. Dort geben Sie den Text
ein. Markieren Sie den Text, und weisen Sie die gewünschte
Schriftart und -größe zu. Anschließend führen
Sie in einem freien Bereich des Dokuments einen Doppelklick aus,
um das Textobjekt anzulegen. Damit die Überblendung möglich
wird, benutzen Sie bei markiertem Textobjekt den Befehl Ändern/
In Kurven umwandeln. Mit dem Zeichnen-Werkzeug legen Sie das
zweite Objekt für die Überblendung an, beispielsweise
ein Rechteck. Dann aktivieren Sie das Werkzeug Bearbeiten und
ziehen einen Rahmen um beide Objekte auf, um sie zu markieren.
Wählen Sie den Befehl Ändern/Überblenden, und geben
Sie im Dialog die Anzahl der gewünschten Schritte für
die Überblendung ein, beispielsweise 20. Mit Anwenden führen
Sie die Überblendung durch.
Bitmaps vektorisieren
Mit Hilfe des Designers wandeln Sie
geeignete Pixelbilder in Vek- torgrafiken um.
Vektorbilder
benötigen wenig Festplatten- und Arbeitsspeicher und lassen
sich zudem ohne Qualitätsverluste skalieren. Daher ist es in
manchen Fällen sinnvoll, Pixelgrafiken (Bitmaps) in
vektorisierte Bilder umzuwandeln. Als Quellmaterial eignen sich
vor allem Bitmaps mit einfachen Strukturen und wenigen Farben. Um
eine Pixelgrafik zu vektorisieren, legen Sie im Designer ein
leeres Dokument an und fügen über die Schaltfläche
Import die Grafikdatei ein. Aktivieren Sie das Werkzeug Bitmap in
der Werkzeugleiste, und markieren Sie die Pixelgrafik per
Mausklick. Aktivieren Sie den Button Nachzeichnen in der
Objektleiste. Der Cursor nimmt jetzt die Form eines Stifts an.
Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste einen Rahmen um
den Bildbereich, der vektorisiert werden soll. Der Designer
erzeugt nun eine Vektorgrafik, die vor dem Originalbild liegt.
Diese läßt sich mit der Maus neben das Originalbild
ziehen und anschließend nach Wunsch bearbeiten.
Objektformate kopieren
Per Menübefehl wenden Sie
komplexe Formatierungen auf mehrere Objekte an.
Bei der
Gestaltung von gleichartigen Objekten nimmt Ihnen der Designer
viel Arbeit ab: Wenn Sie einem Objekt verschiedene Attribute wie
Linienstärke oder Füllungsverlauf zuweisen, lassen sich
diese Formate komplett auf andere Objekte übernehmen. Legen
Sie dazu ein Objekt an, und weisen Sie die gewünschten
Formate mit Hilfe des Werkzeugs Stil zu, beispielsweise eine
Grafikfüllung sowie eine an-dere Linienfarbe. Aktivieren Sie
das Werkzeug Bearbeiten, und markieren das Objekt, das Sie soeben
formatiert haben. Benutzen Sie den Befehl Format/ Objektformat
kopieren. Anschließend legen Sie ein neues Objekt mit dem
Werkzeug Zeichnen an und markieren es. Wenn Sie nun den Befehl
Objektformat anwenden im Menü Format benutzen, erhält
dieses Objekt die gleichen Attribute wie das zuvor erstellte
Zeichnungselement.
Exakte Winkel
Objekte lassen sich im Designer problemlos im
vorgegebenen Winkel plazieren.
Oft ist es nötig, Objekte
in einem bestimmten Winkel zu drehen, um sie präzise in ein
Bildgefüge einzupassen. Dazu bietet Designer 6.0 eine
Funktion, mit der Sie beliebige Objekte per Tastendruck in festen
Winkelschritten positionieren. Markieren Sie in einem
Designer-Dokument ein Objekt, und drücken Sie die [F8]-Taste,
die bei jedem Druck das Objekt um 45 Grad bewegt. Der
voreingestellte Drehwinkel läßt sich beliebig ändern.
Benutzen Sie dazu den Befehl Extras/Optionen, und wählen Sie
das Register Drehen aus. Verändern Sie den Wert im Feld
F8-Drehungsinkrement. Wenn Sie hier beispielsweise den Wert 68
einstellen und mit OK ab-schließen, wird ein markiertes
Objekt bei jedem Druck auf die [F8]-Taste um 68 Grad gedreht.
Automatische Formatierung
So sparen Sie Arbeit bei
gleichartigen Formatierungen von Objekten.
Wenn Sie mehrere
Objekte mit gleichen Formatierungen anlegen möchten, bietet
Ihnen der Designer eine Arbeitserleichterung. Damit Sie dieselben
Gestaltungen nicht wiederholt zuweisen müssen, machen Sie die
aktuellen Formatierungen zur Standardvorgabe. Dazu erzeugen Sie
ein Objekt wie eine Ellipse. Mit dem Werkzeug Stil weisen Sie nun
die Einstellungen zu wie Füllfarben, Füllungsart,
Linienart oder Linienfarbe. Dann markieren Sie das Objekt und
wählen Format/Als Standardformat übernehmen. Wenn Sie
neue Objekte anlegen, erhalten diese automatisch alle Ihre als
Standard definierten Formate. Das geänderte Standardformat
gilt nur für eine Arbeitssitzung. Wenn Sie den Designer
beenden und neu starten, werden die Objekte wieder mit dem
ursprünglichen Standardformat angelegt.
Schneller anzeigen
Mit der geeigneten Ansicht beschleunigen
Sie den Bildaufbau komplexer Dateien.
Wenn ein
Designer-Dokument zahlreiche komplexe Objekte enthält, dauert
es manchmal unerträglich lange, bis die komplette Seite
aufgebaut ist. Sie finden daher im Menü Ansicht/Vorschau zwei
Optionen, um die Anzeige zu beschleunigen. Wählen Sie hier
die Option Entwurf, zeigt der Designer Verlaufs- oder
Schraffurfüllungen lediglich als massive Füllung an.
Alle Linien werden als feine Linien abgebildet. An Stelle von
Bitmaps erscheinen in diesem Modus lediglich leere Rahmen. Diese
Maßnahmen beschleunigen den Bildaufbau sichtbar. Noch
schneller geht es mit der Option Drahtmodell, die alle Füllungen
und Farben ignoriert und alle Linien als Haarlinien anzeigt.
Möchten Sie alle Bildinfomationen sehen, aktivieren Sie die
Option Original.
Rechtschreibprüfung wiederholen
Sie können bereits
überprüfte Texte jederzeit komplett einer neuen
Rechtschreibprüfung unterziehen.
Wenn Sie die
Rechtschreibung und Grammatik eines Dokuments überprüfen,
speichert WinWord die vorgenommenen Prüfaktionen mit dem
Dokument. Dadurch werden beispielsweise Begriffe, die Sie mit den
Schaltflächen Ignorieren oder Nie ändern übersprungen
haben, bei weiteren Überprüfungen nicht mehr im Dialog
Rechtschreibung angezeigt.
Auf Wunsch können Sie diese
Prüfdaten zurücksetzen, wenn Sie ein Dokument noch
einmal komplett überprüfen möchten. Benutzen Sie
dazu den Befehl Extras/Optionen, klicken Sie im Register
Rechtschreibung auf die Schaltfläche Erneut prüfen, und
schließen Sie den Dialog mit OK. Wenn Sie nun die
Rechtschreibprüfung erneut durchführen, überprüft
WinWord das komplette Dokument erneut und zeigt alle fraglichen
Begriffe wieder an.
Transparente Grafiken
Wenn Sie Pixelgrafiken in
WinWord-Dokumenten einsetzen, ist es oft nötig, den
Hintergrund der Grafik transparent zu speichern, damit sich das
Bild harmonisch in den Seitenhintergrund einpaßt.
Mit
WinWord 8.0 bearbeiten Sie Pixelgrafiken direkt im Dokument. Der
Tip zeigt, wie Sie Ihre Grafiken mit transparentem Hintergrund
versehen.
Klicken Sie dazu eine Pixelgrafik, die Sie in ein
Dokument eingefügt haben, mit der rechten Maustaste an, und
wählen Sie Grafiksymbolleiste anzeigen. Auf der
Grafik-Symbolleiste aktivieren Sie die Schaltfläche
Transparente Farbe bestimmen. Der Cursor nimmt die Form des
abgebildeten Symbols an. Klicken Sie mit dem Cursor auf die
Hintergrundfarbe im Bild, die daraufhin transparent gesetzt wird.
Dies funktioniert nur bei einheitlich monochromen
Bildhintergründen. Falls nötig, müssen Sie die
Grafik vorher mit einem Bildbearbeitungsprogramm aufbereiten,
indem Sie beispielsweise die Farbtiefe auf 16 Farben reduzieren.
Nichts geht mehr
"Rien ne vas plus" heißt es
beim Roulette - und manchmal auch mit Word 7 unter NT 4.0.
Während
Sie ein Word-Dokument unter Windows NT 4.0 bearbeiten, kann es
vorkommen, daß das System plötzlich stillsteht.
Besonders häufig ist dies der Fall, wenn Sie schneller tippen
und Word die Zeile umbrechen muß. Word frischt dann nicht
einmal mehr den Bildschirm auf, und selbst der Mauszeiger bleibt
verschwunden. Der NT-Task-Manager zeigt in diesem Fall an, daß
Word nicht mehr reagiert und die CPU-Zeit 100prozentig ausgelastet
ist. Nachdem Sie den Task beendet haben, startet Word normal und
stellt das Dokument wieder her.
Tritt bei Ihnen dieser Fehler
auf, deutet das auf Probleme mit dem Drucker- oder
Grafikkartentreiber hin. Word greift nämlich sehr intensiv
auf die Funktionalität dieser beiden Treiber zu. Stellen Sie
als erstes den Standard-VGA-Treiber ein, und starten Sie erneut.
Ist der Fehler immer noch nicht behoben, entfernen Sie den
Druckertreiber, oder wählen Sie einen anderen. Haben Sie auf
diese Weise die Ursache lokalisiert, besorgen Sie sich einen
Treiber, der an NT 4.0 angepaßt ist.
Verschwundener Cursor
Im Gegensatz zur Vorgängerversion
verschwindet der Mauszeiger an bestimmten Stellen von Word
7.
Befinden Sie sich in Words Layout-Ansicht und verschieben
den Mauscursor vom Textbereich in Richtung Bildlaufleisten, so
verschwindet er, sobald Sie ihn über den grauen Hintergrund
bewegen. Das ist zwar kein großer Bug, aber ärgerlich
ist es schon, wenn man plötzlich nicht mehr weiß, wo
man ist.
Keine Alternative zu "Alternativ"
Die
Rechtschreibprüfung ist eine tolle Sache - wenn sie
funktioniert!
Die Korrektur falsch geschriebener Wörter
läuft seit Word 7 im Hintergrund. Ärgerlich ist nur, daß
manche Begriffe immer mit einer roten Linie als fehlerhaft
markiert werden. Dazu gehört beispielsweise das Wort
"Alternativ". Ob Sie es in Ihr Benutzerwörterbuch
aufnehmen oder nicht, für Word ist und bleibt es falsch.
Wenn
auch Sie derartige Wörter kennen, bei denen Word sich stetig
weigert, dann schicken Sie uns eine Mitteilung. Vielleicht können
wir dann in einer der nächsten Ausgaben bereits eine
stattliche Liste präsentieren.
Komfortable Schaltflächenauswahl
Statt nur die
vorhandenen 37 aktiviert das Makro IconMaster (Listing in Databox
3/97) alle 366 in Word vorkommenden Standardsymbole.
Die
Effektivität Ihrer Word-Makros steigern Sie erheblich, wenn
Sie sie mit aussagekräftigen Symbolschaltflächen
verknüpfen. Auf diese Art starten Sie sie erheblich bequemer
und schneller als über den Makrodialog
Extras - Makro -
Ausführen
Um ein Makro mit einer Schaltfläche zu
verknüpfen, aktivieren Sie zunächst über
Extras
- Anpassen
den gleichnamigen Dialog, wählen die
Registerkarte "Symbolleisten" und markieren dann im
Listenfeld "Kategorien" den Eintrag "Makros".
Sodann erscheint rechts davon ein weiteres Listenfeld mit all
Ihren WordBasic-Programmen. Verschieben Sie den gewünschten
Eintrag per Drag&Drop in eine der Symbolleisten.
Sobald Sie
die Maustaste loslassen, fragt Sie Word im Fenster
"Benutzerdefinierte Schaltfläche" nach dem
Symbolbild. Hier haben Sie 37 Symbole zur Auswahl. In Wirklichkeit
existieren unter Word 7.0 aber insgesamt 366 (!) solcher Icons.
Diese Symbole stellt Ihnen das Makro IconMaster als separate
Symbolleiste zur Verfügung. Dabei leistet es zweierlei: Beim
erstmaligen Aufruf, wenn also noch keine Symbolleiste
"Schaltflächensymbole" existiert, legt es diese an
und füllt sie mit allen vorhandenen Icons. Dieser einmalige
Vorgang erfordert einige Sekunden Geduld. Existiert die
Symbolleiste hingegen, wird sie beim Aufruf des Makros lediglich
aktiviert.
Wie aber verbinden Sie diese neu gewonnenen Symbole
mit Ihren eigenen Makros? Starten Sie zunächst über
IconMaster die Symbolleiste "Schaltflächensymbole".
Danach verknüpfen Sie (wie zu Beginn beschrieben) das
gewünschte Makro mit einem beliebigen Symbol. Klicken Sie bei
geöffnetem Anpassen-Dialog mit der rechten Maustaste auf das
von Ihnen favorisierte Symbolbild der neuen Leiste. Wählen
Sie den Menüpunkt
Kontext - Schaltflächensymbol
kopieren
Genauso aktivieren Sie das Kontext-Menü danach
über dem provisorischen Symbolbild Ihrer neuen Schaltfläche
und wählen hier
Schaltflächensymbol einfügen
Danach
können Sie das Anpassen-Fenster wieder schließen.
Gerhard
Frey/ib
Nützliche Tastenkombinationen
Nicht alle Word-Befehle
finden Sie im Menü. Viele erhalten Sie über
Tastenkombinationen.
Auch in der "Maus-Ära" ist
die Tastatur noch nicht ganz "out". So existieren
beispielsweise in Word für Windows einige Funktionen, die Sie
mit der Maus nicht ohne weiteres erhalten.
Wußten Sie,
daß Sie ein Word-Dokument teilen können? Über das
Menü
Fenster - Neues Fenster
erstellen Sie
bekanntermaßen ein zweites Fenster, das Ihr Dokument in
verschiedenen Ansichten darstellt. Dabei wirken sich Änderungen
gleichzeitig in beiden "Kopien" der DOC-Datei aus.
Vorteil dieses Verfahrens ist, daß Sie gleichzeitig an zwei
unterschiedlichen Passagen ein und desselben Dokuments arbeiten
können, ohne hin- und herblättern zu müssen.
Mit
der Tastenkombination [AltGr-S] teilen Sie ein Fenster in zwei
Abschnitte. Drücken Sie [AltGr-S] ein zweites Mal, hebt Word
die Teilung wieder auf.
Auch die Tastenkombinationen [Strg->]
und [Strg-<] sind erwähnenswert: Hiermit vergrößern
beziehungsweise verkleinern Sie die Schriftart des markierten
Textes um einen Schriftgrad. Da alle sonstigen Textformatierungen
beibehalten werden, passen Sie so auf einfache Art und Weise Texte
an eine bestimmte Seitenzahl an.
Wenn Sie öfter die
Sonderzeichen für Copyright, Trademark und Registered
benötigen, dürfte der Weg über [AltGr-C], [AltGr-T]
respektive [AltGr-R] der schnellere sein. Und wenn Sie schon
einmal Ihre Hände auf der Tastatur haben, können Sie
auch gleich die Anzeige per Tastatur auf Seiten- (AltGr-I),
Gliederungs- (AltGr-G), Layout- (AltGr-L) oder Normalansicht
(AltGr-N) umschalten. Oliver Hempel/ib
Fehlerhafte Tabulatorposition bei hängendem
Zeileneinzug
Schlägt die Direktformatierung des hängenden
Einzugs fehl, liegt das an der Abwärtskompatibilität.
Aufzählungen
mit Spiegelstrichen oder einer Numerierung versehen Sie in der
Regel mit einem hängenden Einzug. Über die
Direktformatierung erhalten Sie dieses Absatzformat durch Ziehen
des unteren dreieckigen Schiebereglers im Lineal.
Positionieren
Sie den Cursor in der gewünschten Zeile, und beginnen Sie mit
einem Spiegelstrich oder einer laufenden Ziffer. Drücken Sie
einmal [Tab] und schreiben Sie den Text. Beim Zeilenumbruch wird
der Text der zweiten Zeile automatisch bündig unter dem
Anfang des Eintrags der ersten Zeile angeordnet. Das Zeichen oder
die Zahl steht am Anfang der ersten Zeile.
Wenn das nicht
gelingt, liegt es höchstwahrscheinlich an einer ungeeigneten
Voreinstellung. Öffnen Sie das Menü
Extras - Optionen
- Register-
karte Kompatibilität
Ist dort die
Option
Bei hängendem Einzug keinen automatischen Tabstop
einfügen
durch ein Häkchen aktiviert, erhalten Sie
die gewünschte durchgehende Einrückung nicht. Schalten
Sie die Aktivierung mit einem Klick wieder aus. Klappt das so
nicht, überprüfen Sie unter
Format - Tabulator
ob
dort im Feld "Tabstop-Position:" ein Wert eingetragen
ist, der vom gewählten Maß des hängenden Einzugs
abweicht. Bleiben Sie mit dem Cursor im betreffenden Absatz und
wählen Sie unter
Format - Absatz - Extra
die
Voreinstellung "(ohne)" aus. Sobald Sie den Absatz mit
[OK] beenden, wandelt Word für Windows die Eingabe
automatisch in ein Numerierungselement um. Wolfgang Steiner/ib
Autonumerierung abschalten
Wenn die automatische
Formatierung Sie stört, schalten Sie sie aus.
Beginnen Sie
in Word für Windows 7.0 einen Satz mit einem Bindestrich oder
einer Zahl, setzt mit [Enter] die automatische Numerierung ein.
Nehmen Sie diese Autoformatierung am besten umgehend mit einem
Klick auf die Schaltfläche [Ändern] über dem Lineal
zurück oder drücken Sie alternativ die
Rückschritt-Taste. Wollen Sie auch die automatische
Numerierung des vorhergehenden Absatzes zurücknehmen, so
betätigen Sie noch weitere zwei Male die Rückschritt-Taste.
Unter
Extras - Optionen - Register-
karte
Autoformat
schalten Sie die Funktion ganz ab. Markieren Sie im
Auswahlbereich
Während der Eingabe zuweisen
die
Einstellung
Automatische Numerierung.
Zu wenig Arbeitsspeicher?
So gehen Sie vor, wenn Word den
Start aufgrund fehlenden Speichers verweigert.
Durch eine
fehlerhafte Einstellung in der Windows Registry zeigt Word 95 beim
Aufruf die folgende Fehlermeldung an:
Der verfügbare
Arbeitsspeicher reicht für die Ausführung von Word nicht
aus.
Das Programm lässt sich anschließend nicht mehr
starten. Ursache ist eine falsche Größeneinstellung des
Cache-Speichers von Word in der Registry. Der entsprechende Wert
für den Schlüssel CacheSize in der Registry muss
zwischen 64 und 2047 KByte liegen. Ist der eingestellte Wert
größer als 2047 KByte, kommt es zum beschriebenen
Problem. Benutzen Sie unter Windows 95/98 den Befehl
Start/Ausführen/regedit. Im Registry-Editor öffnen Sie
den Ordner HKEY_CURRENT_USER\Software\ Microsoft\Word\7.0\Options.
Kontrollieren Sie, ob hier dem Schlüssel CacheSize ein
größerer Wert als 2047 zugewiesen ist. In diesem Fall
bearbeiten Sie den Schlüssel per Doppelklick und tragen einen
korrekten Wert im Bereich zwischen 64 und 2047 ein. Die
Standardvorgabe ist 64. Anschließend lässt sich Word
wieder problemlos starten.
Abfragen für WinWord-Serienbriefe
Mit Hilfe von
Access-Abfragen umgehen Sie die Einschränkungen beim
Seriendruck.
Bei der Datenfilterung im WinWord-Dialog
Abfrage-Optionen können Sie weder Joker einsetzen noch die
Teilzeichensuche im Feld starten. So schaffen Sie
Abhilfe:
Zunächst erstellen Sie mit Access eine
entsprechende Abfrage in der Quelldatenbank und verknüpfen
die Abfrage anschließend mit dem Serienbrief. Die
Access-Abfrage muß alle für den Seriendruck benötigten
Felder enthalten. Um die neue Abfrage mit dem
WinWord-Seriendruckdokument zu verbinden, klicken Sie im Dialog
Seriendruck-Manager von WinWord auf Daten importieren und dann auf
Datenquelle öffnen. Im Dialog wählen Sie die mdb-Datei
aus, die die gewünschte Abfrage enthält. Wichtig ist,
daß Sie hier die Option Importweise auswählen
einschalten, bevor Sie auf Öffnen klicken. Im nächsten
Dialog wählen Sie den Eintrag MS Access 97-Datenbank über
ODBC aus und klicken auf OK. Damit im nächsten Fenster die
gewünschte Abfrage erscheint, klicken Sie auf Optionen und
schalten die Checkbox Ansichten ein. Nun wählen Sie die neu
erstellte Abfrage in der Liste aus und stellen die ODBC-Verbindung
mit OK her.
Als MDE-Dateien sichern
Wenn Sie verhindern möchten,
daß jemand Berichte oder Formulare in Ihrer Datenbank ändert
oder daß Datenbankbenutzer Zugang zu Ihrem Visual-Basic-Code
haben, speichern Sie die Datenbank als sogenannte MDE-Datei.
Außerdem können Sie mit dem #Format eigene Assistenten
bauen.
Klicken Sie auf
Extras - Datenbank Dienstprogramme -
MDE-Datei erstellen
Access 97 kompiliert nun alle Module,
löscht den kompletten bearbeitbaren Quellcode und komprimiert
die Datenbank. Nun kann niemand mehr Formulare und Berichte
hinzufügen oder ändern. Ihr Visual-Basic-Quellcode funk-
tioniert weiterhin, läßt sich aber nicht mehr anzeigen
oder ändern. Vorsicht! Behalten Sie auf alle Fälle eine
Kopie der Originaldatenbank und des Quellcodes. Nur damit können
Sie später etwas ändern oder weiterentwickeln.
Daten übernehmen
Datenbanken aus älteren
Access-Versionen können Sie öffnen und konvertieren.
Beim Öffnen bleibt eine Datenbank im Ursprung bestehen und
läßt sich weiterhin von Benutzern älterer
Access-Versionen bearbeiten. Wenn Sie jedoch alle Funktionen von
Access 97 nutzen wollen, müssen Sie die Datenbank
konvertieren, können sie dann aber nicht mit älteren
Access-Versionen verwenden.
Diese Datenübernahme läuft
automatisch im Hintergrund ab, kann bei komplexen Datenbanken
jedoch einige Minuten dauern. Alternativ können Sie mit dem
Menübefehl
Datenbank, Dienstprogramme - Extra
Daten
übernehmen.
Datenbank verschlüsseln
Der Menüpunkt
"Zugriffsrechte" erlaubt Ihnen, wie in der
Vorgängerversion Datenbanken Kennwörter zuzuweisen sowie
Benutzer- und Gruppenberechtigungen zu vergeben. Neu ist der
Befehl "Datenbank ver-/ entschlüsseln", der die
ganze Datenbank codiert.
HTML-Seiten erzeugen
Mit Access 97 lassen sich Dateien
direkt im HTML-Format (Hyper Text Markup Language) speichern.
Nutzen Sie den Assistenten, um Daten ins Internet oder Intranet
(internes Netz mit den Werkzeugen des Internet) zu stellen. Dazu
öffnen Sie zunächst eine bestehende Datenbank. Klicken
Sie nun auf
Datei - Im HTML Format speichern
Es erscheint
der Web-Publishing-Assistent. Mit ihm erzeugen Sie Web-Dokumente
aus Tabellen, Abfragen, Formularen und Berichten. Klicken Sie
einfach auf den Reiter "Alle Objekte", und der Assistent
öffnet alle in der Datenbank vorhandenen Objekte. Sie
brauchen nur noch auszuwählen.
Im nächsten Schritt
bestimmen Sie gegebenenfalls eine HTML-Vorlage. Auf der folgenden
Seite hat der Assistent die Auswahl "statische HTML-Seiten
erstellen" schon markiert. Diese Wahl ist unbedingt
empfehlenswert, es sei denn, Sie besitzen einen Microsoft Internet
Information Server oder Personal Web Server, mit dem Sie
dynamische Web-Seiten erzeugen können. Haben Sie mehr als ein
Access-Objekt gewählt, können Sie mit dem Assistenten
eine Homepage bauen, die eine Tabelle mit Verknüpfungen zu
den gewählten Objekten enthält (ein sogenanntes
Switchboard). Die Homepage verbindet die gewählten Objekte
miteinander. Ein Klick auf das gewünschte Link im Switchboard
genügt, um eine andere Web-Seite zu öffnen.
Wenn Sie
des öfteren Web-Seiten erzeugen, speichern Sie die Antworten
am besten in einem Veröffentlichungsprofil auf der letzten
Dialogkarte des Assistenten. Das Angebot erspart Ihnen bei
weiteren Veröffentlichungen eine Menge Arbeit. Das Ergebnis
können Sie sich nun in einem Browser ansehen.
Achtung: Der
Assistent vergibt nicht die übliche Endung HTM, sondern HTML.
Deshalb können Sie die Dateien nicht mit einem gewöhnlichen
Editor öffnen.
Schwarz ist Weiß
Berichte in Microsofts
Datenbankprogramm weigern sich, schwarze Linien zu
drucken.
Tatsächlich wahr: Versuchen Sie in einem
Access-Bericht eine schwarze Linie zu drucken, fehlt diese beim
Ausdruck. Deshalb verwenden Sie einfach Schwarz statt einer
anderen Farbe. Alternativ stellen Sie im Druckerspooler ein, daß
das erweiterte Metafile-Format verwendet werden soll.
Web-Browser-Steuerelemente nutzen
Microsoft führt die
ActiveX-Technologie mit Office 97 im großen Stil ein. Hierzu
installieren Sie den Microsoft Internet Explorer 3.0: Er
registriert automatisch ein ActiveX-Steuerelement namens
"Microsoft Web Browser-Steuerelemente", das Ihnen fortan
auch unter Access im Extras-Menü zur Verfügung steht.
Im
Formularentwurf wählen Sie den Steuerelementetyp über
das Toolbox-Symbol "Weitere Steuerelemente" aus. Ziehen
Sie anschließend einen Rahmen auf, damit Access das
Steuerelement erzeugt, und benennen Sie es etwa mit "txtWeb".
Der
Nachteil des Web-Steuerelements besteht darin, daß es sich
nur per VBA aktivieren läßt. Geben Sie beispielsweise
in das BeimKlicken-Ereignis einer Befehlsschaltfläche die
Anweisung
Me!txtWeb.Navigate "http://www.fullAccess.de"
ein.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, stellt Windows eine
Internet-Verbindung her, und Access zeigt die Web-Seite innerhalb
des Formulars an.
Works-Dateien importieren
So übernehmen Sie Dateien aus
Works in Ihre Access-Datenbanken.
Access 97 bietet keine
Importfilter, um Daten aus Works für Windows direkt zu
übernehmen. Über kleine Umwege gelingt dies trotzdem.
Dazu speichern Sie wdb-Datenbankdateien vorher in Works unter dem
Dateityp dBase III, den Sie im Dialog Speichern unter einstellen.
Works legt dadurch eine Datei mit der Erweiterung .dbf an. Öffnen
Sie in Access 97 eine Datenbank, und benutzen Sie den Befehl
Datei/ Externe Daten/Importieren. Wechseln Sie in das Verzeichnis
mit der neu angelegten dbf-Datei, und stellen Sie als Dateityp
dBase III (*.dbf) ein. Wählen Sie die Datei aus, und klicken
Sie auf Im-portieren. Access fügt diese Datei als neue
Tabelle in die geöffnete Daten-bankdatei ein. Umständlicher
gestaltet sich der Import von Works-Spreadsheets.
Tabellenkalkulationsdateien speichern Sie in Works zunächst
im csv-Format, indem Sie diesen den Dateityp Text & Semikolon
zuweisen. Im Dialog Importieren von Access wählen Sie
entsprechend den Dateityp Textdateien (*.txt; *.csv; *.tab; *.asc)
aus. Wenn Sie nun auf Importieren klicken, erscheint der
Textimport-Assistent, mit dessen Hilfe Sie die Details der
Übernahme festlegen. In den ersten beiden Dialogen übernehmen
Sie dabei die Voreinstellungen Mit Trennzeichen sowie Semikolon.
Falls Feldnamen am An-fang der Liste stehen, aktivieren Sie im
zweiten Dialog die Option Erste Zeile enthält Feldnamen,
damit Access dies automatisch berücksichtigt.
Importfilter hinzufügen
Fehlende Filter für den
Datenimport installieren Sie direkt von der Setup-CD nach.
Access
bietet in der Standardinstallation keine direkten Importtreiber,
um mit Lotus 1-2-3 oder Paradox angelegte Dateien zu importieren.
Auch im Bereich Hinzufügen/Entfernen des Setup-Programms von
MS Office tauchen im Dialog Datenzugriff keine entsprechenden
Filter auf. Die genannten Treiber sind jedoch Bestandteil des Data
Access Packs, das Sie als Zugabe auf der MS-Office-Setup-CD
finden. Um fehlende Datenfilter hinzuzufü-gen, wechseln Sie
auf der MS-Office-Setup-CD in den Ordner Cdzugabe/ Dataacc. Rufen
Sie die Datei Data-acc. exe auf, und installieren Sie das
Treiberpaket mit Hinzufügen/Entfernen. Wählen Sie
anschließend über die Schaltfläche Option ändern
die ge-wünschten Datenzugriffstreiber aus. In der Liste
finden Sie auch Filter für Lotus 1-2-3 und Paradox.
Rautenfreie Hyperlinks
So exportieren Sie Internet-Adressen
fehlerfrei in eine Textdatenbank.
Access weist
Datenbankfeldern, die
Internet-Adressen enthalten, automatisch
das Format Hyperlink zu. Dadurch bleiben URLs in der Datenbank
direkt ausführbar. Verwenden Sie dieses For-mat, schließt
Access die Internet-Adressen durch zwei Rautenzeichen ein, die als
unsichtbare Trennzeichen zwischen verschiedenen Adreßteilen
dienen. Dies wird zum Problem, sobald Sie ei-ne solche Tabelle in
eine Textdatenbank exportieren. Hier erscheinen die URL-Adressen
dann in der Form #http://www.pc-magazin.de#,
was zu Fehlfunktionen führen kann. Um die Rauten dauerhaft zu
entfernen, laden Sie die Datenbankdatei in Access, wählen die
betroffene Tabelle im Register Tabellen aus und klicken auf
Entwurf. Im Editor suchen Sie das Feld für die
Internet-Adresse. Hier ist die Option Hyperlink in der Spalte
Feldda-tentyp eingestellt. Weisen Sie diesem Feld den Datentyp
Text zu, und erhöhen Sie unten im Register Allgemein den Wert
für die Feldgröße auf 150, damit lange
Internet-Adressen nicht abge-schnitten werden. Dann schließen
Sie den Editor und speichern die Änderungen. Öffnen Sie
die Tabelle, in der jetzt die Rautenzeichen vor und hinter den
URL-Adressen erscheinen. Diese Spalte markieren Sie komplett und
benutzen den Befehl Bearbeiten/Ersetzen. Geben Sie in das
Suchen-Feld [#] ein, und lassen Sie das Feld Ersetzen durch frei.
Da die Raute in Access als Platzhalterzeichen für einzelne
numerische Zeichen dient, muß sie hier in eckige Klammern
gesetzt werden, damit die Suche funktioniert. Im Dialog schalten
Sie die Optionen Groß-/Kleinschreibung beachten und Gesamten
Feldinhalt vergleichen aus so-wie die Option Aktuelles Feld ein.
Klicken Sie auf Alle ersetzen. Access entfernt alle Rautenzeichen
vor und hinter den Internet-Adressen in dieser Spalte. Zum Schluß
bestätigen Sie den Hinweis mit Ja, daß die Änderung
nicht mehr rückgängig gemacht werden kann, und schließen
die Tabelle.
Datenbanken schützen
Um Datenbanken vor Manipulation zu
schützen, speichern Sie diese im MDE-Format.
Bevor Sie
anderen Benutzern eine Datenbank zur Verfügung stellen,
emp-fiehlt es sich, die Datei zu schützen. Um zu verhindern,
daß Elemente wie Formulare oder VBA-Code verändert
werden, speichern Sie die Datenbank im MDE-Format (Microsoft Date
Engine) ab. Access 97 behält dabei die ursprüngliche
mdb-Datei bei, an der Sie nach wie vor Änderungen vornehmen
können. Es empfiehlt sich dennoch dringend, zunächst die
originale Datenbank zu kopieren. Anschließend starten Sie
Access und schließen alle Datenbanken. Benutzen Sie nun die
Befehlsfolge Extras/Datenbank-Dienstprogramme/ MDE-Datei
erstellen. Im Auswahldialog wählen Sie die gewünschte
Datei aus, die Sie schützen möchten, und klicken
anschließend auf MDE erstellen. Mit der Schaltfläche
Speichern im nächsten Dialog legen Sie die neue mde-Datei
endgültig an. Access kompiliert jetzt alle Module, entfernt
den Quellcode und komprimiert die neue Datenbank. Um eine
ge-schützte Datei zu laden, stellen Sie im Dialog
Datei/Öffnen den Dateityp MDE-Dateien (*.mde) ein. VBA-Code
bleibt in mde-Dateien ausführbar, läßt sich aber
weder anzeigen noch bearbeiten. Außerdem ist in den
Registern Formulare, Berichte und Module die Schaltfläche
Entwurf deaktiviert, so daß hier keine Änderungen
möglich sind.
Start ohne Anfangsdialog
Durch eine kleinen Manipulation
startet Access ohne den überflüssigen Anfangsdialog.
Bei jedem Aufruf von Access erscheint der Start-Dialog, mit
dem Sie neue Datenbanken anlegen oder vorhandene Dateien öffnen.
Sie können jedoch alle angebotenen Funktionen einfacher über
das Datei-Menü oder die entsprechenden Schaltflächen
ausführen lassen. Deaktivieren Sie diesen überflüssigen
Dialog daher mit einem zusätzlichen Startbefehl-Parameter.
Öffnen Sie den Eigenschaften-Dialog der Verknüpfung zum
Aufruf von Access im Ordner Startmenü\Programme des
Windows-Verzeichnisses. Im Register Verknüpfung fügen
Sie hinter dem Befehl im Feld Ziel den Parameter /nostartup ein.
Der Eintrag sieht dann beispielsweise so
aus:
"C:\Programme\MicrosoftOffice\Office\MSACCESS.EXE"
/nostartup
Mit OKschließen Sie die Aktion ab. Der
Startdialog erscheint anschließend nicht mehr, wenn Sie
Access über die geänderte Verknüpfung aufrufen.
Doppelte E-Mail-Fenster
Durch einen Bug öffnen sich
beim Klick auf E-Mail-Verweise zwei Nachrichtenfenster.
Access
97 erlaubt es, E-Mail-Verweise in Datenbankfelder vom Typ
Hyperlink zu integrieren. Dadurch lassen sich E-Mail-Nachrichten
direkt aus Ihren Tabellen verschicken. Ausführbare
E-Mail-Einträge werden durch mailto: ein-geleitet, gefolgt
von der gewünschten E-Mail-Adresse. Steht beispielsweise in
einer Tabellenzelle der Eintrag mailto:redaktion@pc-magazin.de,so
genügt ein Mausklick auf diesen Hyperlink, um den Editor zum
Schreiben von E-Mail-Nachrichten zu öffnen. Die Adresse in
diesem Beispiel redaktion@pc-magazin.de
wird dabei automatisch in das Feld An: eingetragen. Durch einen
Bug kann dabei das Problem auftreten, daß sich das Fenster
zum Schreiben einer E-Mail-Nachricht zweimal öffnet.
Verantwortlich hierfür ist ein fehlerhafter Eintrag in der
Windows-Registry. Um dieses Problem unter Windows 95/98 zu
beheben, deaktivieren Sie diesen Eintrag, indem Sie ihn
umbenennen. Dazu laden Sie den Registry-Editor mit
Start/Ausführen/Regedit und öffnen folgenden
Ordner:
HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\
CLASSES\PROTOCOLS\Handler\
Wählen Sie darunter den Ordner
Mailto mit der rechten Maustaste aus, und benutzen Sie im
Kontextmenü den Befehl Umbenennen. Tippen Sie nun einen
beliebigen neuen Namen ein, beispielsweise sik_mailto, und
schließen mit der Ein-gabetaste ab. Beenden Sie den
Registriereditor. Damit tritt das beschriebene Problem nicht mehr
in Access auf.
Textexport automatisieren
Vereinfachen Sie den Export in
Textformate, indem Sie ein Einstellungsset anlegen.
Wenn Sie
regelmäßig eine Access-Datenbank als Textdatei
exportieren, spa-ren Sie sehr viel Arbeit, indem Sie alle
Einstellungen als Exportspezifikation speichern. Normalerweise
müssen Sie im Textexport-Assistenten alle Optionen jedesmal
aufs neue einstellen, beispielsweise die korrekten Trenn- und
Textbegrenzungszeichen. Einfacher ist es, die kompletten
Einstellungen einmal als Set zu sichern und dann bei jedem Export
zu übernehmen. Dazu laden Sie eine mdb-Datei, benutzen den
Befehl Datei/Speichern unter/ Exportieren und wählen In eine
externe Datei oder Datenbank. Im Feld Dateityp stellen Sie die
Option Text Files (*.txt;*.csv;*.tab;*.asc) ein, wechseln ins
Zielverzeichnis und klicken auf Exportieren. Im
Textexport-Assistenten benutzen Sie die Schaltfläche Weitere
und legen im Dialog die erforderlichen Exporteinstellungen fest.
Klicken Sie auf Speichern unter, und vergeben Sie einen Namen für
die Exportspezifikation, oder übernehmen Sie die
voreingestellte Bezeichnung mit OK. Mit einem weiteren OK kehren
Sie zum Assistenten zurück und exportieren die Datei. Um die
gespeicherten Einstellungen bei weiteren Exportvorgängen zu
verwenden, klicken Sie im Textexport-Assistenten auf Weitere und
dann auf Spezifikationen. Im Dialog wählen Sie das
Einstellungsset aus und weisen es mit Öffnen sowie OK zu.
Access übernimmt dadurch die Einstellungen in den
Textexport-Assistenten. Hier legen Sie mit Fertigstellen die
Textdatenbank an. Bei Bedarf lassen sich auch mehrere
Exportspezifikationen für eine mdb-Datei anlegen und wie
beschrieben zuweisen.
Auswahllisten anlegen
Selbsterstellte Auswahllisten ersparen
Ihnen viel Arbeit bei der Eingabe in eine Datenbank.
Nehmen Sie
in einem Datenbankfeld sehr häufig die gleichen Einträge
vor, sparen Sie sich sehr viel Arbeit, wenn Sie dem Feld eine
Auswahlliste zuordnen. Anschließend wählen Sie im
Formular die Einträge einfach aus der Liste aus, was die
Eingabe erheblich beschleunigt. Voraussetzung ist, daß Sie
bereits ein Eingabeformular für die Datenbank angelegt haben.
Laden Sie dazu die Datenbank, und wechseln Sie in das Register
Formulare. Hier wählen Sie das gewünschte Formular aus
und benutzen die Schaltfläche Entwurf. Im Formulareditor
klicken Sie mit der rechten Maustaste das Feld an, das Sie
umwandeln möchten, und benutzen im Kontextmenü die
Befehlsfolge Ändern zu/Kombinationsfeld. Öffnen Sie dann
erneut das Kontextmenü des ausgewählten Feldes, und
wählen Sie Eigenschaften. Im Register Daten des
Eigenschaften-Dialogs wechseln Sie in das Feld Herkunftstyp. Hier
stellen Sie die Option Wertliste ein, um eine statische Liste mit
festen Einträgen anzulegen. Geben Sie darunter in das Feld
Datensatzherkunft die einzelnen Einträge der Auswahlliste
ein. Diese müssen in Anführungszeichen stehen und durch
ein Semikolon vom nächsten Eintrag getrennt werden. Hier ein
Beispiel für eine gültige
Eingabe:
"Berlin";"München";"Hamburg";
"Winsen
an der Luhe" Schließen Sie den Eigenschaften-Dialog,
verlassen Sie den Entwurfseditor, und speichern Sie die
Änderungen. Geben Sie nun Daten in dieses Formular ein,
lassen sich die definierten Einträge aus der Auswahlliste des
entsprechenden Felds übernehmen. Um die Liste zu bearbeiten,
rufen Sie im Entwurfseditor den Eigenschaften-Dialog des
entsprechenden Feldes auf und nehmen die Änderungen im Feld
Datensatzherkunft vor.
Weiße Streifen
Grafikfehler bei der 95er Version von
Encarta kommen meist vom fehlerhaften Treiber.
Erscheinen weiße
Flimmerlinien, wenn Sie ein Fenster über Ihre
Encarta-Anwendung bewegen, so liegt dies vielleicht an Ihrer
Grafikkarte. Die Matrox-MGA-Millennium- und Mystique-Treiber für
Windows 3.11 beheben diesen Fehler.
Nichts geht mehr
So gehen Sie mit gröberen System-Fouls
um.
Beim Laden einer Datei kommt es bei WPWin 8 bei gewissen
Konfigurationen zu einem schweren Ausnahmefehler an Adresse
0137:BFF9A07C. Haben Sie etwas mehr Glück, dann erwischt Sie
dabei nur ein Ausnahmefehler im Modul MFC42.DLL bei Adresse
0137:5f4018C.
Laut Hersteller Corel handelt es sich dabei um
ein Problem mit einem Grafik-, Festplatten- oder Druckertreiber.
Das kanadische Unternehmen schlägt vor: Starten Sie Windows
95 im abgesicherten Modus. Kein Erfolg? Dann stellen Sie den
Standard-Grafiktreiber auf VGA ein und deaktivieren Sie das
Kontrollkästchen "Verzögertes Schreiben für
alle Laufwerke deaktivieren" (Start
/Einstellungen/System/Leistungs-merkmale/Dateisystem/Fehlerbehebung).
Sollte
das nicht zum Ziel führen, müssen Sie neue Gerätetreiber
für Grafikkarte, Drucker und Festplattencontroller
installieren. Hilft auch das nichts, finden Sie noch einige
spezielle Ausführungen zu diesem Thema im Internet unter
www.corel.com/products/wordperfect/cwp8/support.htm
Keine Auskunft über die Zwischenablage
Adobe Acrobat
kann im Exchange-Modul den Inhalt der Zwischenablage nicht
anzeigen.
Wollen Sie in Acrobat Exchange unter
Fenster/Zwischenablage betrachten den Inhalt des Clipboards in
Augenschein nehmen, müssen Sie mit einer Fehlermeldung
rechnen. Adobe rät in diesem Fall, den Windows-eigenen
Betrachter zu installieren. Sollte bei Ihrem System dieser bereits
vorhanden sein (Start/Zubehör/Zwischenablage), entfernen Sie
ihn und richten ihn wieder ein.
Wählen Sie dazu
Start/Einstellungen/Systemsteuerung/Software und im Register
Windows-Setup den Listeneintrag Zubehör. Kreuzen Sie dann in
der Detailansicht das Kontrollkästchen Zwischenablage an, und
schließen Sie die Fenster.
Unliebsame Winkel
Bei der 3D-Rotation in PhotoPaint ergeben
manche Winkelkombinationen statt eines Resultats eine
Fehlermeldung.
In PhotoPaint existiert ein Filter zur
dreidimensionalen Rotation. Manche Winkelkombinationen führen
jedoch statt zum gewünschten Resultat nur zu einer
Fehlermeldung.
Um den Fehler selbst zu reproduzieren, öffnen
Sie ein neues Bild der Größe 360 x 504 Pixel. Wenden
Sie dann den 3D-Rotationsfilter an. Geben Sie als horizontale
Rotation -70 Grad und als vertikale -43 Grad ein. Sobald Sie auf
[Vorschau] klicken, erhalten Sie die Fehlermeldung. Dieser Fehler
tritt bei unterschiedlichen Größen-Winkel-Kombinationen
auf. Sollte also gerade bei der von Ihnen gewünschten Drehung
dieser Bug auftreten, verändern Sie einfach die Werte
minimal.
Verfälschte Graustufen
Das Raytracing-Programm
Reflections zeigt Graustufen nur als schwarze Flecken an.
Auch
das Update von Reflections 3.0 auf die Version 3.05 enthält
immer noch eine Menge kleiner Bugs. Zum Beispiel werden Objekte in
der Graustufen-Vorschau oft nur schwarz angezeigt. Besonders
häufig tritt dieser Effekt unter Windows 95 auf. Sie können
jedoch leicht wieder den normalen Zustand herstellen: Schließen
Sie dazu das Plotfenster, und beantworten Sie die Frage
Wirklich
beenden?
mit Nein. Danach erscheint die Vorschau wieder korrekt
in Graustufen.
Startschwierigkeiten unter Windows 95
Abstürze beim
Start von MS Golf 2.0 umgehen Sie mit Hilfe der
Grafik-Hardware-Beschleunigung.
Bei manchen Grafikkarten bricht
MS Golf 2.0 direkt beim Start mit einer allgemeinen
Schutzverletzung am Modul "glfani32.dll" ab. Laut
Microsoft tritt dieser Fehler in Verbindung mit manchen Treibern
und der internen Hardware-Beschleunigung der Grafikkarte auf.
Schalten Sie letztere aus, läuft MS Golf ohne
Probleme.
Starten Sie dazu über
Start -
Einstellungen
die Systemsteuerung, und wählen Sie dort das
Symbolbild System mit einem Doppelklick. Wählen Sie im Dialog
"Eigenschaften für System" das Register
"Leistungsmerkmale". Über die Schaltfläche
[Grafik] erhalten Sie einen Schieberegler für die
Hardware-Beschleunigung. Verschieben Sie diesen ganz nach links,
und bestätigen Sie Ihre Einstellung mit [OK].
Zufällige Telefonnummern
Bei spezieller Formatierung
ändert sich die Telefonnummer beim Ausdruck.
Haben Sie die
Telefonfelder einer Datenbank als numerisch definiert und
verwenden beim Ausdruck eines der typischen Telefonformate, so
ändert sich das angezeigte Ergebnis bei jedem Klick auf das
Anzeigefeld. Ebensowenig ist das Resultat bei der Ausgabe auf
einem Drucker vorhersehbar und liefert zufällige Werte.
Der
Ausweg besteht darin, den numerischen Wert in einem berechneten
Feld als Zeichenkette (String) darzustellen und es mit den
Funktionen Left, Mid und Right in die gewünschte Form zu
bringen.
Fehler bei Netzwerkinstallation
Das Setup-Programm bricht
zuweilen bei der Installation auf Peer-to-Peer-Netzwerken ab.
Zuerst scheint alles ordnungsgemäß zu laufen. Es
erscheint die Meldung:
Bitte warten: ich kopiere die
Programmdateien.
Doch plötzlich ist die Meldung weg, und
das Setup-Programm endet - ohne Fehlermeldung, aber auch ohne
fertige Installation.
Dieser Fall tritt zumeist auf
Peer-to-Peer-Netzwerken wie LANtastic oder Windows 95 auf, wenn
die Installation von einem CD-ROM-Laufwerk eines anderen Computers
erfolgt. Der einzige Ausweg: Kopieren Sie die notwendigen
Verzeichnisse temporär auf die lokale Festplatte, und
wiederholen Sie die Installation.
Falsche Schrift im System
Nach der Installation von LexiRom
1.0 erscheinen Menüs und Steuerelemente bei anderen
Anwendungen verzerrt.
Sie haben das Microsoft-Nachschlagewerk
LexiRom installiert und erhalten viel zu kleine Schriften? Oder
bei den Systemschriften fehlen plötzlich die Umlaute?
Verzweifeln Sie nicht. Löschen Sie einfach die Schrift "Arial
Special" aus Ihrem System. Dann läuft wieder alles, wie
es soll.
NT 4.0 ist zu alt
Sidekick verweigert die Installation unter
Windows NT 4.0.
Das Organisationsprogramm Sidekick für
Windows stellt hohe Ansprüche an ein Betriebssystem. Denn
selbst das fast brandneue NT 4.0 ist diesem Programm zu alt. Bei
der Installation meldet es sich mit einer entsprechenden Meldung
und verweigert fortan den Dienst. Etwas kurios ist allerdings, daß
dem Programm die Version 3.51 von NT ausreicht.
Fehlendes Server-Verzeichnis
Frontpage benötigt ein
eigenes Stammverzeichnis, wenn Sie Server-Erweiterungen
installieren.
Wollen Sie mit FrontPage Server-Erweiterungen
installieren, so erhalten Sie die Fehlermeldung, daß das
entsprechende Verzeichnis nicht angelegt werden kann. Der Grund:
Der Web-Server benötigt ein anderes Stammverzeichnis als das
Hauptverzeichnis der Festplatte. Legen Sie also auf dem Server ein
Unterverzeichnis erster Ebene an, und mappen Sie dieses als
Hauptverzeichnis.
Die Ansicht umschalten
Mit einem einfachen Word-Pro-Skript
schalten Sie per Mausklick zwischen verschiedenen Zoomstufen
um.
Mit Hilfe eines einfachen Word-Pro-Skripts, das Sie mit
einer Symbolschaltfläche verbinden, schalten Sie zwischen der
benutzerdefinierten Ansicht und der Seitenvorschau um. Erstellen
Sie zunächst ein Skript namens "switch.lss", und
geben Sie dort den Code
Option Public
Sub Main
If
.ActiveDocWindow.WinViewPrefs.ViewType =&H8
Then
.ActiveDocWindow.WinViewPrefs.ViewType =
&H4
Else
.ActiveDocWindow.WinViewPrefs.ViewType =
&H8
End If
End Sub
ein. Speichern Sie die Datei im
Wordpro\Scripts-Ordner.
Als nächstes verbinden Sie dieses
Makro mit einer Symbolschaltfläche. Dazu wählen Sie in
Word Pro den Menüpunkt
Datei - Benutzer-Setup -
SmartIcons
Wählen Sie ein passendes Symbolbild aus der
Liste im linken Fensterbereich und verbinden Sie dieses über
Icon
bearbeiten
mit dem Skript "switch.lss". Als
Beschreibungstext geben Sie
Umschalten der Ansicht
ein,
speichern die Einstellung und schließen das Fenster.
Verschieben Sie das Icon per Drag&Drop auf Ihre Symbolleiste,
und klicken Sie auf [OK].
Toxische Textmarken
Ein bekannter Bug in Word 6 sind
Textmarken am Anfang eines Dokuments. Das Makro spürt diese
auf.
Mit Textmarken bezeichnen Sie Teile Ihres Dokuments, auf
die Sie sich beispielsweise in Kopfzeilen oder Querverweisen
beziehen. Um sie zu definieren, markieren Sie den gewünschten
Text, wählen im Menü
Bearbeiten - Textmarke
und
geben deren Namen ein.
In Word 6 für Windows existiert ein
bekannter Software-Fehler: Ist am Anfang eines Dokuments eine
Textmarke definiert, so können verschiedene Faktoren dazu
führen, daß Word die Dateistruktur zerstört, so
daß der Text nicht mehr lesbar ist.
Das folgende kleine
Makro (Listing in Databox 7/97) überprüft diesen
Mißstand und entfernt auf Wunsch auch die Gefahrenstelle,
indem es sie um ein Zeichen nach hinten verschiebt. Sinnvoll ist
dieses Makro beispielsweise, wenn Sie es dahingehend erweitern,
daß das Dokument gespeichert wird, falls keine toxische
Textmarke vorhanden ist. Benennen Sie es dann noch in "AutoClose"
um, wird es jedesmal aufgerufen, wenn Sie ein Dokument
schließen.
Hinweis: Das Makro funktioniert nur, wenn Sie
unter
Extras - Optionen
im Register "Modul/Allgemein"
als "Sprache/Land" den Eintrag
"Englisch/[Benutzerdefiniert]" eingestellt haben.
Ansonsten müssen Sie die Trennzeichen ; durch , ersetzen und
gegebenenfalls die englische Syntax in die deutsche übersetzen.
Ablösung für den alten Mediaplayer
Windows 95 hat
einen neuen Multimedia-Motor: Active Movie. Entstanden ist er zwar
im Rahmen des Internet Explorer 3.0 (und auch auf dessen
WWW-Seiten herunterzuladen), dennoch ist die Software eine
eigenständige Multimedia-Erweiterung von Windows
95.
Active Movie wird nach dem Setup zum neuen Abspielprogramm von
Windows 95: Sämtliche Active-Movie-Komponenten und
Konfigurationsdialoge liegen dann im Zubehör-Unterordner. Die
Installation von Active Movie ist in vielen Fällen zwar
tückisch, bringt jedoch viele Vorteile:
- Active Movie
unterstützt alle Video-Codes des alten Mediaplayers, die
vorhandene Installation wird beibehalten.
- Das
Apple-Quicktime-System wird durch Active Movie überflüssig,
da Quicktime-Dekompression bereits eingebaut ist.
- Active
Movie enthält einen optimal programmierten MPEG-Codec von
Microsoft. Er macht von 32 Bit und DCI (Display Control Interface)
Gebrauch und bringt ab einem Pentium 100 auch mit
Standard-Grafikkarten sehr gute Wiedergaberesultate. MPEG ist ab
sofort gratis - die Installation irgendwelcher Shareware-Tools
oder der Kauf von Software-MPEG-Playern macht keinen Sinn mehr.
Setup
Ob Active Movie läuft oder nicht, hängt vom
Erfolg der Installation ab. Das englische Update kommt stets
zuerst, das deutsche folgt später. Hier gilt: Installieren
Sie niemals ein englisches Active Movie auf einem deutschen
Windows-95-System! Wenn sich beim Setup ein Dialog meldet, brechen
Sie das Setup ab, sonst müssen Sie mit Chaos im
Windows-Multimedia-Motor rechnen!
Wenn sich eine
Active-Movie-Installation als instabil erweist, gilt: zuerst die
jeweils aktuell installierte Version über die
Systemsteuerungs-Software restlos deinstallieren, dann die
deutschsprachige neue Version oder das Update installieren.
Individuelle Konfiguration
Nach der Installation sollten Sie
prüfen, ob Windows alle gewünschten Video-Formate (AVI,
Quicktime, MPEG) abspielen kann. Funktioniert ein Format nicht,
ist Active Movie umzukonfigurieren. Die notwendigen
Active-Movie-Optionen finden Sie im Konfigurationsdialog.
Wichtig:
Active Movie drängelt sich bei der Installation sofort ins
System und greift nach allen Multimedia-Verknüpfungen. Wenn
Sie das nicht wünschen, weil etwa der Player einer MPEG-Karte
für MPEG-Dateien zum Einsatz kommen soll, hilft ebenfalls
eine Umkonfiguration ab.
Vorsicht Selbstreparatur !
Wird eine weitere
Multimedia-Komponente nach Active Movie installiert, beschwert er
sich beim nächsten Windows-Start darüber, daß ihm
Dateiverknüpfungen weggeschnappt wurden. Das ist ein weiterer
großer Vorteil des neuen Active-Movie-Systems: Es ist
weitgehend in der Lage, sich selbst zu reparieren; manuelle
Eingriffe in die Multimedia-Motor-Konfiguration reduzieren sich
erheblich.
Sichere Übertragung
Fehler bei der Datenübertragung
beheben Sie mit FileLink.
Der Datenaustausch mit zwei
unterschiedlich schnellen Computern und dem Programm FileLink von
NW DOS 7.0 funktioniert mit kleineren Dateien einwandfrei. Bei
Dateien indessen, die größer sind als ein MByte, bleibt
FileLink dagegen immer wieder hängen. Der Fehler läßt
sich nicht genau orten, weil der Abbruch an unterschiedlichen
Stellen ohne ersichtlichen Grund erfolgt.
Die Lösung ist
einfach: Konfigurieren Sie den schnelleren PC als Slave und den
mit der langsameren CPU als Master. Damit klappt die Übertragung
einwandfrei. Offensichtlich verwendet FileLink ein zeitabhängiges
Protokoll, bei dem das Timeout zu kurz gewählt ist.
Cookies beseitigen
Entfernen Sie unerwünschte Programme
und Dateien, die der Internet Explorer aus dem Web
mitbringt.
Dateien, die von Internet-Seiten als Marker
verwendet werden, um beispielsweise Informationen über Ihren
letzten Besuch auf der lokalen Festplatte abzulegen, nennt man
Cookies. Welche Zusatzinformationen ein Cookie sonst noch enthält,
ist von Fall zu Fall verschieden. Wer aber seine Festplatte nicht
als digitale Müllkippe für Internet-Informationen
begreift, sollte von Zeit zu Zeit einmal die
Verzeichnisse
\Windows\Cookies
\Windows\Temporary Internet
Files
ausmisten.
Zu große Dateien
Was tun, wenn der Internet Explorer
sich weigert, eine Datei zu öffnen?
Wenn Sie mit
Microsofts Web-Browser versuchen, ein Dokument zu laden, kann die
Fehlermeldung
Kann die Datei C:\[cache]\[datei] nicht
öffnen
erscheinen, wobei [cache] für Ihr
Cache-Verzeichnis und [datei] für den Namen der Datei steht,
die Sie öffnen wollen. Das liegt zumeist daran, daß die
Datei größer ist als der verbleibende
Cache-Speicherplatz. Um diesen zu vergrößern, wählen
Sie
Ansicht - Optionen
Im Register "Erweitert"
klicken Sie dann auf die Schaltfläche [Einstellungen] und
verschieben den Regler nach rechts. Aber Achtung: Die
Prozentangabe bezieht sich auf die Gesamtgröße Ihres
Laufwerks. Haben Sie eine GByte-Festplatte, so bedeuten 10 Prozent
bereits 100 MByte.
Alternativ können Sie auch Ihr
Cache-Verzeichnis mit Ihrem Datei-Manager löschen. Dadurch
verlangsamt sich der erneute Zugriff auf Internet-Seiten, die sich
bereits lokal auf Ihrer Platte befanden.
Schnelle Textansicht
Statt minutenlang auf den Aufbau einer
Seite zu warten, reicht ein Tastendruck, um den Inhalt sofort zu
sehen.
Wenn Sie im WWW mit Microsofts Internet Explorer
unterwegs sind, stellen gewisse Seiten Ihre Nerven auf eine harte
Zerreißprobe: Zwar ist der eigentliche Text binnen Sekunden
übertragen, doch dauert es erheblich länger, bis Sie
etwas sehen. Das liegt daran, daß zunächst alle
wichtigen Zusatzdaten geladen und dargestellt werden.
Mit einem
Trick beschleunigen Sie die Anzeige. Drücken Sie, sobald Sie
die Web-Seite gefunden haben, auf die Leertaste oder einen
beliebigen Buchstaben. Sofort erscheint die bereits geladene
Information im Sichtfenster. So navigieren Sie schnell durch die
Hyperlinks.
Große Seiten für kleine Auflösung
Zu große
Internet-Seiten oder zu kleiner Bildschirm, um alles anzuzeigen?
Der Internet Explorer schafft Abhilfe.
Viele Autoren von
Internet-Seiten vergessen, daß noch immer etliche Anwender
14-Zoll-Bildschirme und Auflösungen von maximal 800 x 600
verwenden. Die Resultate sind gigantische Seiten, die trotz guter
Gestaltung kaum lesbar sind. Ständig muß der Leser hin-
und herscrollen. Wer das Internet mit dem Explorer von Microsoft
durchpflügt, kann hier bedingt Abhilfe schaffen. Denn der IE
stellt Ihnen über Ansicht/Schriftgrad fünf verschiedene
Zoomstufen zur Verfügung. Das Schöne daran ist, daß
auch Grafiken und sonstige Gestaltungsmittel angepaßt
werden, so daß das Layout der Seite darunter nicht leidet.
Bilder speichern
So speichern Sie jpg- und gif-Grafiken in
den Internet-Browsern von Microsoft und Netscape.
Um sowohl bei
Netscapes als auch bei Microsofts Web-Browser die in einer
Internet-Seite enthaltenen Grafiken lokal auf Ihrer Platte zu
speichern, klicken Sie die gewünschte Grafik mit der rechten
Maustaste an und wählen den Menüpunkt Bild speichern
respektive Grafik speichern.
Bildbetrachter zum Nulltarif
So nutzen Sie ohne viel Aufwand
den IE als Bildbetrachter.
Die meisten Anwender setzen den
Internet Explorer 3.0X als Internet-Browser ein. Doch er kann noch
mehr: etwa JPEG- und GIF-Grafikdateien anzeigen, womit manches
Grafikprogramm noch Schwierigkeiten hat.
Haben Sie den Internet
Explorer ordnungsgemäß installiert und klicken im
Windows Explorer doppelt auf eine GIF-Datei, so wird dieser
automatisch mit der entsprechenden GIF-Datei geladen und diese
angezeigt.
Alternativ können Sie die GIF-Datei auch nach
dem Start des Internet Explorer
mit
[Alt-D]atei/Ö[f]fnen.../
[D]urchsuchen...
öffnen
und betrachten. Je nachdem, welche Erweiterungen installiert sind,
können Sie daneben auch noch AU- oder AIFF-Sound- oder andere
Dateien darstellen bzw. sogar anhören.
Channels richtig aktualisieren
Wenn das Aktualisieren von
Channels scheitert, liegt das oft an einer unglücklichen
Übersetzung der entsprechenden Befehle in die deutschen
Version des IE 4.
Sie können einen abonnierten Channel
jederzeit manuell aktualisieren, indem Sie in der Channel-Leiste
mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Channel-Symbol
klicken und im Kontextmenü den Befehl Jetzt aktualisieren
benutzen. Für Verwirrung sorgt hier der benachbarte Befehl
Aktualisieren: Er aktualisiert lediglich die
Channel-Definitionsdatei mit der Endung cdf. Die cdf-Datei enthält
die Informationen, die Sie im Dialog Subscriptions unter
Favoriten/Abonnements verwalten finden. Nur mit dem Befehl Jetzt
aktualisieren werden die Inhalte des Channels aktualisiert. Grund
für die Verwirrung ist eine unpräzise Übersetzung
der englischen Befehle Refresh (Aktualisieren) und Update Now
(Jetzt aktualisieren).
Nicht ohne meinen Navigator
Manche Plug-ins verweigern die
Installation mit Microsofts Internet Explorer.
Manche Plug-ins,
die eigentlich kompatibel zum Internet Explorer 3.0 für
Windows sein müssen, verweigern die Installation in
Microsofts Web-Browser. Dazu gehören beispielsweise der
"Astound Web Player for Windows", "AutoDesk Whip!",
Corels "CMX Viewer" und das DWG/DXF Plug-in von
SoftSource. Eine Vorgehensweise ist, sich beim Hersteller nach den
genauen Installationsmodalitäten zu erkundigen und die
Einträäge manuell vorzunehmen. Viel einfacher hingegen
ist es, den Navigator von Netscape einzurichten und dort - ohne
Probleme - die Plug-ins zu integrieren. Damit sind diese auch im
IE verfügbar.
Adressen schnell sichern
Mit Drag&Drop verschaffen Sie
sich eine Hyperlink-Liste mit Zielen, die Sie in der nächsten
Zeit besuchen wollen.
In E-Mails oder auf Internet-Seiten
befinden sich oft interessante URLs, welche Sie vielleicht gerne
später besuchen würden. Wie gut, daß der Internet
Explorer 4 oder Outlook Express inzwischen Hyperlinks per
Drag&Drop kopieren können.
Erzeugen Sie dazu im
Windows-95-Ordner ...\Favoriten einen neuen Unterordner mit einem
Namen ihrer Wahl, etwa Neue Ziele. Ziehen Sie diesen Ordner per
Drag&Drop in die Schnellstartleiste, wo sich oft bereits Icons
für den IE 4 oder Outlook Express befinden. Sollte diese
Leiste noch nicht aktiviert sein, so holen Sie dieses über
das Kontextmenü der Task-Leiste nach. Das neue Icon dient als
Sammel-Container für URLs, zu denen Sie in der nächsten
Zeit surfen wollen.
Nachdem Sie nun eine Verknüpfung Ihres
Neue-Ziele-Ordners in der Schnellstartleiste abgelegt haben,
ordnen Sie dieser über Eigenschaften im Kontextmenü noch
ein passendes Symbol zu. Geschafft! Per Drag&Drop ziehen Sie
jetzt jeden beliebigen Hyperlink auf dieses neue Symbol, um ihn
später direkt im Favoriten\Neue Ziele-Ordner des Internet
Explorer anzuwählen.
Vollbilddarstellung perfektionieren
Indem Sie das
IE-4-Fenster vergrößern, erhalten Sie vollen Zugriff
auf die Task-Leiste.
Die Vollbilddarstellung des IE 4 bietet in
der Grundeinstellung eine schmale Funktionsleiste am oberen
Bildschirmrand. Ein rechter Mausklick darauf öffnet ein
Pop-Up-Menü, in welchem Sie über den Menüpunkt
Automatisch im Hintergrund festlegen können, daß diese
Funktionsleiste dynamisch ein- und ausgeblendet werden kann. Wenn
Sie den Mauszeiger an den oberen Bildschirmrand fahren, scrollt
die Funktionsleiste jederzeit in den sichtbaren Bereich.
Ähnliches
ist auch mit der Task-Leiste möglich. Klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf eine freie Stelle in der Task-Leiste, und
aktivieren Sie im Kontextmenü den Punkt Eigenschaften. Im
folgenden Dialog Eigenschaften von Taskleiste markieren Sie die
beiden Punkte Immer im Vordergrund und Automatisch im
Hintergrund. Anschließend steht Ihnen auch im Vollbildmodus
des IE 4 die Task-Leiste zur Verfügung, wenn Sie den
Mauszeiger an den unteren Bildschirmrand bewegen. Markus Rath/et
Dokumente, direkt und schnell
Im Schnellstart greifen Sie
mit einem einfachen Mausklick auf Ihre zuletzt bearbeiteten
Dokumente zu.
Die Schnellstartleisten, die seit dem Update des
IE den Desktop bereichern, gestatten in vielen Situationen ein
komfortables Arbeiten. Praktisch ist es zum Beispiel, wenn Sie den
Windows-95-Ordner ...\Recent in die Task-Leiste integrieren.
Klicken Sie dazu in einen freien Bereich der Task-Leiste, und
aktivieren Sie im aufklappenden Popup-Menü den Punkt
Symbolleisten\Neue Symbolleiste.... Im folgenden Dialog wählen
Sie dann im Windows-Hauptverzeichnis den Recent-Ordner aus. Ab
sofort starten Sie so Ihre aktuellen Dokumente per Mausklick.
Schneller blättern
Ein Kontextmenü liefert eine
interaktive Liste der zuletzt besuchten Seiten.
Wenn Sie in
einer Internet-Sitzung viele Sites besucht haben, ist der
Rücksprung über mehrere Seiten durch mehrfaches
Anklicken der Zurück-Schaltfläche langwierig und mühsam.
Sie können diesen Vorgang beschleunigen, wenn Sie mit der
rechten Maustaste auf eine der Schaltflächen Zurück oder
Vorwärts klicken. Dann erhalten Sie eine Liste der zuletzt
besuchten Seiten und springen hier direkt zur gewünschten
Adresse, indem Sie den entsprechenden Eintrag im Kontextmenü
anklicken. Um Links der aktuellen und vergangenen Sitzungen wieder
abzurufen, steht Ihnen außerdem ein History-Fenster zur
Verfügung, das Sie mit der Schaltfläche Verlauf
einblenden. Innerhalb einer Sitzung ermöglicht das
Kontextmenü aber die schnellere und effektivere Navigation.
Favoriten neu ordnen
Erst wenn Sie die Registry geändert
haben, lassen sich die Favoriten wieder korrekt sortieren.
Wenn
Sie die Bookmark-Funktion des Internet Explorer 4 intensiv nutzen,
geraten die Favoriten-Einträge mit der Zeit gehörig
durcheinander. So sortiert der Internet Explorer neue Bookmarks
willkürlich in die Liste ein oder plaziert sie sogar zwischen
den Ordnern, die normalerweise gesammelt am Anfang des Menüs
stehen. Um die Liste wieder zu ordnen, genügt eine
Neusortierung im Internet Explorer nicht, denn die entsprechende
Funktion ist im Explorer fehlerhaft. Sie müssen vorher einen
Schlüssel in der Registry von Windows 95/98 löschen.
Benutzen Sie dazu unter Windows den Befehl Start/Ausführen,
und laden Sie mit regedit den Registrier-Editor. Öffnen Sie
den Ordner
HKEY_CURRENT_USER\Software\ Microsoft\Windows\
CurrentVersion\Explorer\ MenuOrder\Favorites
Hier wählen
Sie den Ordner Menu aus und löschen ihn mit der [Entf]-Taste.
Anschließend wählen Sie im Internet Explorer
Favoriten/Favoriten verwalten und klicken mit der rechten
Maustaste in das Dialogfenster. Im Kontextmenü finden Sie das
Menü Symbole anordnen, mit dem Sie die Sortierung
durchführen. Beachten Sie bei allen Manipulationen an der
Registry: Sichern Sie diese wertvolle Systemdatenbank, bevor Sie
Änderungen vornehmen.
Abos via T-Online
Damit Sie Abonnements nutzen können,
richten Sie eine Direktverbindung zu T-Online ein.
Beim
Internet Explorer treten häufig Probleme mit der
AbonnementFunktion auf, wenn Sie den Internet-Zugang über die
T-Online-Software herstellen. So lassen sich abonnierte Seiten
nicht mehr aktualisieren, oder es kommt zu Abstürzen beim
Aufruf des Subscription-Ordners mit dem Befehl Favoriten/
Abonnements verwalten. Verantwortlich hierfür sind
Unverträglichkeiten zwischen dem Internet Explorer und der
T-Online-Software. Um die Abonnements problemlos zu nutzen, müssen
Sie eine direkte PPP-Verbindung zu T-Online herstellen, die
unabhängig von der T-Online-Decoder-Software arbeitet. Unter
Windows 95/98 richten Sie dazu eine entsprechende Verbindung mit
dem DFÜ-Netzwerk ein. Eine genaue Anleitung, wie Sie für
die verschiedenen Plattformen vorgehen, finden Sie im Internet
unter der Adresse
http://home.t-online.de/
home/albert.rommel/ppp.htm
Bugfixes installieren
Ein Online-Assistent bringt den
Internet Explorer auf den neuesten Sicherheitsstand.
Aufgrund
erheblicher Sicherheitsmängel des Internet Explorer sind
in-zwischen mehrere Bugfixes zu diesem Browser erschienen. Die
Sicherheit-Up-dates sollen Abstürze und unerlaubte Zugriffe
auf Ihren Rechner verhindern, die beispielsweise durch
Java-Scripts möglich sind. Es empfiehlt sich drin-gend, diese
Updates zu installieren. Dazu ist es jedoch nicht nötig, die
einzelnen Updates mühsam selbst zusammenzusuchen. Eine
Web-Seite nimmt Ihnen diese Arbeit ab und führt Sie durch die
notwendigen Schritte zur In-stallation. Um diese Seite aufzurufen,
benutzen Sie im Internet Explorer den Befehl
Produktaktualisierungen aus dem Hilfe-Menü. Der Explorer lädt
die Web-Seite Produkt-Updates, die Ihnen zunächst eine
Überprüfung anbietet, ob Updates auf Ihrem PC nötig
sind. Klicken Sie im Dialog auf Ja. Daraufhin erscheint unter der
Rubrik Wichtige Updates eine Liste der Bugfixes, die noch nicht
installiert sind. Wählen Sie die gewünschten Up-dates
aus, indem Sie Häkchen vor dem entsprechenden Update setzen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Download, und die markierten
Updates werden auf Ihren Rechner übertragen und automatisch
installiert. Folgen Sie dabei den Anweisungen. Auf dieser Seite
finden Sie übrigens noch weitere nützliche
System-Updates, beispielsweise DirectX 6.
Cache erneuern
Bei Abstürzen richten Sie den
Cache-Speicher komplett neu ein.
Die Verwaltung des
Zwischenspeichers für temporäre Internet-Daten ist beim
Internet Explorer alles andere als ausgereift. Sobald der
Festplatten-Cache eine gewisse Größe und Komplexität
erreicht hat, wird der Browser instabil. Das zeigt sich auch in
der Fehlermeldung
Explorer verursachte einen Fehler durch eine
ungültige Seite im Modul MSHTML.DLL
Um solche Abstürze
zu vermeiden, richten Sie das Cache-System komplett neu ein. Das
heißt, Sie löschen den entsprechenden Ordner Temporary
Internet Files unter zwar unter DOS. Verlassen Sie Windows 95/98
mit Start/Beenden/Neu starten, und drücken Sie die Taste
[F8], sobald die Meldung
Windows 9x wird gestartet
erscheint.
Im Bootmenü wählen Sie Nur Eingabeaufforderung und geben
am DOS-Prompt
cd windows
ein, um in das Windows-Verzeichnis
zu wechseln. Falls dieses anders heißt, passen Sie den
Befehl entsprechend an. Löschen Sie nun das komplette
Cache-Verzeichnis mit dem Befehl
deltree tempor~1
Der
Löschvorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen.
Anschließend starten Sie Windows neu, wobei der Ordner
Temporary Internet Files automatisch neu angelegt wird. Der
beschriebene Absturz des Internet Explorer tritt nun nicht mehr
auf.
Streikende Hyperlinks
Wenn Sie die Darstellungsschrift
ändern, kann ein Bug den Link-Verkehr lahmlegen.
Unter
Umständen reagiert der Internet Explorer beim Klick auf
Hyperlinks nur noch mit einer Fehlermeldung, daß die
entsprechende Seite nicht geöffnet werden kann. Ursache dafür
ist ein Bug, der auftritt, wenn Sie eine benutzerdefinierte
Schriftart bei der Anzeige von Internet-Seiten einstellen. Falls
Links nicht mehr funktionieren, überprüfen Sie also
zunächst im Menü Ansicht/Schriftarten, ob hier die
Option Benutzerdefiniert eingeschaltet ist. In diesem Fall
aktivieren Sie wieder die Standardeinstellung Westeuropa, und die
Hyperlinks arbeiten wieder wie ge-wohnt. Eine andere Schriftart
läßt sich trotzdem verwenden, wenn Sie die
Einstellungen für die Option Westeuropa ändern. Benutzen
Sie dazu den Befehl Ansicht/ Internetoptionen, und klicken Sie im
Register Allgemein auf die Schaltfläche Schriftarten.
Anschließend weisen Sie der Option Westeuropa eine andere
Proportionalschrift zu und schließen mit zweimal OK ab.
Programme direkt starten
Rufen Sie Ihre Programme über
selbstangelegte Buttons direkt aus dem Browser auf.
Häufig
brauchen Sie beim Surfen durch das Internet zusätzliche
Programme, beispielsweise eine Textverarbeitung, um Textpassagen
aus dem Browser zu übernehmen und direkt weiterzuverarbeiten.
Damit diese häufig benötigte An-wendungen beim Surfen
möglichst schnell zur Verfügung stehen, legen Sie
Schaltflächen zum Programmstart direkt im Internet Explorer
an. Dazu machen Sie zunächst falls erforderlich mit dem
Befehl Ansicht/Symbolleisten/ Links die Links-Leiste sicht-bar.
Neue Buttons fügen Sie hier hinzu, indem Sie Daten- oder
Programmdateien per Drag&Drop auf diese Leiste ziehen. Um
beispielsweise eine Schaltfläche zum Start von Outlook
anzulegen, öffnen Sie den Windows Explorer als Fenster.
Wechseln Sie in das Verzeichnis
C:\Programme\Microsoft Office\
Office
und ziehen Sie hier die Datei outlook.exe auf die
Links-Leiste im Internet Explorer. Hier erscheint nun die
Schaltfläche Verknüpfung mit outlook.exe. Die Bestückung
der Links-Leiste wird durch den Inhalt des Favoriten-Ordners Links
bestimmt. Änderungen an diesem Ordner wirken sich automatisch
auch auf die Links-Leiste aus und umgekehrt. Um die Beschriftung
der neuen Schaltfläche zu ändern, benutzen Sie den
Befehl Favoriten/Favoriten verwalten. Sie öffnen den Ordner
Links und ändern den Namen der neuen Datei.
Keine Quelltexte?
Mit Hilfe des Windows-Editors NotePad
zeigt der Internet Explorer den Quelltext geladener HTML-Seiten
an.
Der Internet Explorer gibt Ihnen einen Einblick in den
Quelltext der aktuellen HTML-Seite. Doch unter Umständen
bleibt der entsprechende Befehl Ansicht/Quelltext anzeigen
wirkungslos. Meist liegt das daran, daß der Windows-Editor
NotePad nicht installiert ist oder seine Datei nicht im Suchpfad
liegt. Um das Problem zu beheben, richten Sie NotePad in der
Systemsteuerung über Software/Windows-Setup neu ein. Wenn das
nichts nützt, kann auch die Datei mshtml.dll defekt sein.
Über Start/Suchen/Dateien/Ordner machen Sie sie ausfindig und
benennen sie um. Danach öffnen Sie ein DOS-Fenster, legen die
Setup-CD von Windows 95/98 ins Laufwerk und wechseln auf der CD in
das Verzeichnis Win98 bzw. Win95. Unter Windows 98 benutzen Sie
folgenden Befehl an der Kommandozeile des DOS-Fensters:
extract
/a /l C:\Windows\System Win98_33.cab
MSHTML.DLL
Windows-95-Benutzer verwenden den gleichen Befehl,
geben aber als Quelldatei Win95_02.cab ein. Die Systemdatei
mshtml.dll wird damit durch die intakte Originalversion
überschrieben.
Minimal ist zu wenig
Wenn Internet Mail 1.0 nicht startet,
liegt dies oft an der Einstellung der Fenstergröße.
Von
Benutzern wird oft berichtet, daß beim Start von Internet
Mail 1.0 kurz etwas in der Task-Leiste aufblinkt und nichts weiter
passiert. Das liegt daran, daß im Link auf das Programm
eingestellt wurde, daß es als minimiert gestartet werden
soll. Markieren Sie die Verknüpfung, klicken Sie mit der
rechten Maustaste, und aktivieren Sie über das Kontext-Menü
den Eigenschaften-Dialog. Stellen Sie auf der Seite "Verknüpfung"
unter "Ausführen" entweder "Maximiert"
oder "Normal" ein, startet das Programm wunschgemäß.
Schlauer Browser
Statt langer Adressen geben Sie im Netscape
Navigator nur noch das Stichwort an.
Die Eingabe einer
vollständigen URL-Adresse ist normalerweise recht mühselig
- nicht nur wegen der in den Zielpfaden häufig auftretenden
Sonderzeichen. Im World Wide Web beginnt die Zeichenfolge
praktisch immer mit
http://www.name.com
Zahlreiche
Browser erlauben mittlerweile, auf die Einleitung "http://"
zu verzichten und begnügen sich im Adreßfeld mit der
Eingabe des Vorspanns "www.".
Ab Netscape 2.0 geben Sie zur Anwahl der
URL
http://www.nec.com/
in
der Adreßzeile lediglich
nec
ein, der Rest - mitsamt
der Endung ".com" - wird vom System generiert. Das
funktioniert allerdings nur, solange unter
Optionen -
Netzwerk-Einstellungen
auf dem Register "Proxies" der
Eintrag
Keine Proxies
eingestellt ist. Die Version 3.0
forscht mit dem Suchsystem "Lycos" automatisch weiter
nach Zeichenketten wie
www.nec.com
wenn
sie keine entsprechende URL ermitteln konnte.
Mystische Warnung
Auch im Netscape Navigator hat sich ein
Osterei versteckt.
Viele Programme verstecken die Namen der
Programmierer in sogenannten "Easter Eggs" im Programm.
Mit etwas Fingerakrobatik erhalten Sie - je nach Anwendung - eine
kleine Animation, ein Foto oder nur reinen Text.
Beim Navigator
von Netscape finden Sie diese versteckte Information hinter der
Adresse
about:mozilla
die Sie einfach statt der HTTP-Angabe
in das Eingabefeld schreiben. Dann aber sollten Sie für eine
mystische Botschaft gewappnet sein, denn das Zitat, das statt
eines Internet-Dokuments auf dem Bildschirm erscheint, wirkt eher
wie aus dem Film "Der Exorzist" denn aus einem
WWW-Browser:
Und die Bestie wird kommen, umgeben von einer
Wolke der Rache ...
Lediglich die letzte apokalyptische Strophe
bringt uns wieder auf den verschrobenen Humor der Programmierer
zurück:
Und ihre Tags werden blinken bis ans Ende ihrer
Tage.
Schneller Wechsel
So kommen Sie im Navigator schnell von
einem URL-Fenster zum anderen.
Mit dem Menübefehl
Datei
- Neuer Web-Browser
erhalten Sie eine neue Instanz des
Web-Browsers von Netscape. Auf diese Weise lassen Sie mehrere
Internet-Seiten gleichzeitig anzeigen. Anstatt aber bei Windows 95
über die Task-Leiste oder in der 16-Bit-Umgebung über
[Strg-Esc] die verschiedenen Seiten anzuwählen, hilft Ihnen
beim Navigator die Tastenkombination [Strg-Tab], von einer zur
anderen Seite zu gelangen.
Infos ohne Ende
Mit dem Service-Schlüsselwort About:
erhalten Sie zahlreiche Informationen von Netscapes Internet
Browser.
Ein richtiger Navigator weiß alles, was um ihn
herum passiert. Da ist der von Netscape keine Ausnahme. Er weiß,
wann Sie zuletzt auf welcher Seite im Intra- oder im Internet
waren, wann die Seiten zuletzt aktualisiert wurden und wie lange
Sie welche gif-Grafiken betrachtet haben.
Tröstlich:
Alles, was sich der Navigator merkt, können Sie mit dem
Befehl Optionen/Netzwerk-Einstellungen/
Cache löschen ins
Nirwana schicken. Damit haben Sie den "Großen Bruder"
ausgetrickst, der Sie zu überwachen versucht.
Dem
Navigator teilen Sie Ihre Wißbegierde mit dem Schlüsselwort
About: in dem Eingabefeld mit, in dem Sie gewöhnlich die URL
angeben. About:document liefert Ihnen die Verweise zu allen
Dateien der aktuell geladenen Internet-Seite. Ähnliche
Informationen, nur in Listenform, erhalten Sie mit den Angaben
About:cache, About:global, About:image-cache und
About:memory-cache.
Der Vollständigkeit halber seien auch
noch die restlichen Infos und Logos erwähnt. Sie erhalten sie
über About:security?banner-secure,
About:security?banner-mixed, About:security?banner-insecure,
About:security?banner-payment, About:license, About:logo,
About:javalogo und About:plugins.
Strom aufwärts
Verwenden Sie als Plugins bevorzugt
solche, die Datenströme verarbeiten.
Manche Plugins des
Netscape Navigator verwenden eine Technik, die man als Streaming
bezeichnet. Dabei werden Multimedia-Dateien aus dem Internet
bereits angezeigt, wenn die Daten erst teilweise übertragen
wurden. Das hat den Vorteil, daß Sie den Download-Vorgang
jederzeit abbrechen können, wenn Ihnen das Material nicht
gefällt.
Baumdiagramm protokolliert Web-Aktionen
Mit einem Plugin
erhalten Sie eine übersichtliche Darstellung aller besuchten
Seiten.
Die History-Liste der von Ihnen aufgerufenen Seiten ist
eine praktische Sache. Klicken Sie jedoch auf einem Server oft hin
und her, wird diese Liste ziemlich schnell unübersichtlich.
Dies liegt an ihrer eindimensionalen Struktur.
Abhilfe schafft
ein Plugin. Es verwandelt die Ansicht in ein Baumdiagramm, bei dem
die Seiten ordentlich nach Servern gegliedert sind. Im Internet
erhalten Sie unter
www.smartbrowser.com
eine
Testversion dieses nützlichen Browser-Zusatzes.
Netscape Navigator 3: Quelltext besser anzeigen
Nutzen Sie
ein beliebiges Programm, um den Quelltext von HTML-Seiten
komfortabler anzuzeigen.
Wenn Sie sich öfters den
Quelltext von Internet-Seiten ansehen, erweist sich der
spartanische Betrachter des Navigator 3 als wenig geeignet. Ein
direktes Bearbeiten des Quelltextes ist hier nicht möglich.
Auch Menübefehle suchen Sie vergeblich. Um mehr Komfort zu
erhalten, legen Sie im Netscape Navigator 3.x ein anderes Programm
zur Anzeige des Quelltextes fest. Benutzen Sie dazu den Befehl
Opti-ons/ General Preferences, und wählen Sie im Dialog das
Register Apps aus. Hier tragen Sie in das Feld View Source den
Pfad des gewünschten Anzeigeprogramms ein. Geeignet zur
Anzeige von HTML-Quelltext ist jeder Texteditor. Um beispielsweise
den Windows-Editor zu verwenden, geben Sie hier
C:\windows\notepad.exe ein oder benutzen die Schaltfläche
Browse zur Auswahl. Mit OK übernehmen Sie die Än-derung.
Verwenden Sie nun den Befehl View/Document Source, erscheint der
Windows-Editor mit dem Quelltext der aktuell im Navigator
angezeigten HTML-Seite. Hier läßt sich der Quelltext
direkt bearbeiten oder mittels Menübefehl in die
Zwischenablage übernehmen.
Channel konfigurieren
In Netcaster legen sie fest, wann und
wie abonnierte Channels aktualisiert werden.
Um den Zeitpunkt
der Aktualisierung für einen abonnierten Channel festzulegen,
starten Sie das Programm Netcaster und wählen den Bereich
Meine Kanäle aus. Hier klicken Sie mit der rechten Maustaste
auf den gewünschten Dienst, beispielsweise SFB Online, und
benutzen den Befehl Eigenschaften. Im Register Allgemeines stellen
Sie im Listenfeld unten das Aktualisierungsintervall ein, etwa
alle 3 Stunden.
Wenn Ihr PC rund um die Uhr läuft, ist es
effektiver, eine Einstellung wie jeden Tag um 00:30 zu wählen.
Dadurch erfolgt die Aktualisierung nachts in Ihrer Abwesenheit, so
daß während Ihrer Arbeitszeit keine Online-Kapazität
blockiert wird.
Im Register Cache legen Sie im Feld
Herunterladen den Umfang der Übertragungsebenen fest. Mit der
Eingabe 1 wird nur die Hauptseite übertragen, mit 2 alle
Seiten, auf die von der Hauptseite verwiesen wird und so weiter.
Auf Wunsch können Sie im Feld darunter noch die übertragene
Datenmenge durch Eingabe eines Maximalwerts begrenzen. Mit OK
übernehmen Sie die Änderungen.
Bookmarks beim Start
Auf Wunsch präsentiert der
Navigator beim Start Ihre persönliche Bookmark-Liste.
Im
Einstellungen-Dialog läßt sich die Startseite
definieren, die der Navigator beim Programmstart aufruft.
Standardmäßig ist dies die Netscape-Homepage. Dabei
empfiehlt es sich, Ihre Bookmark-Liste als Startseite zu
verwenden. Dies hat zwei Vorteile: Der Navigator bleibt zunächst
offline, und Sie können nach dem Start des Programms sofort
die gewünschte Seite anwählen. Benutzen Sie dazu im
Navigator den Befehl Bearbeiten/Einstellungen. Falls nötig,
wählen Sie im Dialog links die Kategorie Navigator aus.
Schalten Sie die Option Anfangsseite ein, und klicken Sie auf
Durchsuchen. Ihre persönliche Bookmark-Liste finden Sie in
Ihrem Verzeichnis im Ordner netscape\users. Öffnen Sie das
Verzeichnis mit Ihrem Benutzernamen, und wählen Sie die Datei
bookmark.htm. Mit Öffnen übernehmen Sie diese in das
Feld Adresse., und mit OK schließen Sie ab. Wenn Sie den
Navigator das nächste Mal starten, erscheint Ihre persönliche
Bookmark-Liste im Hauptfenster. Selbst hinzugefügte Links
finden Sie am Ende der Liste.
Eingebaute Suche
So führen Sie Recherchen im Internet
direkt im Navigator durch.
Anstatt stets auf die WWW-Seite
einer Suchmaschine gehen zu müssen, um Informationen im
Internet zu finden, bietet der Netscape Navigator eine clevere
Lösung: Geben Sie die gewünschten Suchbegriffe in das
Feld Adresse ein, und bestätigen Sie mit [Enter]. Das
Programm leitet Ihre Angaben automatisch an eine Web-Suchmaschine
weiter, etwa Infoseek. Die Suchergebnisse erscheinen nach kurzer
Zeit direkt im Browserfenster. Sie können im Adreßfeld
wie gewohnt einen oder mehrere Suchbegriffe eingeben, die als
UND-Verknüpfung übergeben werden. Auf die Wahl der
verwendeten Suchmaschine haben Sie keinen Einfluß, da diese
auf dem Netscape-Server festgelegt wird.
Links übernehmen
Über ein Kontextmenü
übernehmen Sie Links aus dem Navigator in
Office-Dokumente.
Wenn Sie den Netscape Navigator als
Standard-Browser unter Windows 95/98 eingerichtet haben und
zusammen mit MS Office 97 nutzen, ist es nicht möglich, Links
per Drag&Drop in Office-Dokumente zu übernehmen. Das geht
nur, wenn Sie den Internet Explorer als Standard-Browser
verwenden. Beim Netscape Navigator müssen Sie dazu einen
kleinen Umweg in Kauf nehmen und Links über die
Zwischenablage kopieren: Klicken Sie den gewünschten Link im
Navigator mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie
Verknüpfungsadresse kopieren. Anschließend übernehmen
Sie den Hyperlink mit Einfügen in das Office-Dokument.
History durchsuchen
Eine Suchfunktion spürt schnell die
gewünschte URL in der History-Liste auf.
In der
History-Liste speichert der Navigator die Adressen der Seiten, die
Sie in den letzten Tagen oder Wochen besucht haben. Wie viele Tage
die Einträge aufbewahrt werden, legen Sie im Dialog
Bearbeiten/ Einstellungen im Bereich History fest. Da diese Liste
sehr schnell groß und unübersichtlich wird, steht Ihnen
hier eine Suchfunktion zur Verfügung, mit der sich die
gewünschte URL schnell finden läßt. Benutzen Sie
zunächst im Netscape Navigator den Befehl Communicator/
History oder die Tastenkombination [Strg-H], um das Fenster mit
der History-Liste zu öffnen. Hier sehen Sie ei-ne Auflistung
der besuchten Seiten. Gehen Sie auf den Befehl
Bearbeiten/History-Liste durchsuchen, oder verwenden Sie die
Tastenkombination [Strg-F]. Mit Hilfe des ersten Listenfelds links
stellen Sie den Suchbereich ein, beispielsweise Titel oder
Adresse. Im mittleren Listenfeld legen Sie den Operator fest, etwa
Enthält. Rechts geben Sie den Suchbegriff ein und führen
dann mit Suchen die Recherche durch. Auf Wunsch richten Sie hier
auch komplexere Suchdefinitionen ein. Bei jedem Klick auf die
Schaltfläche Mehr erscheint eine weitere Definitionszeile,
mit der sich die Suche eingrenzen bzw. erweitern läßt.
Standardmäßig ist dabei die Und-Verknüpfung
eingestellt, das heißt, es werden nur diejenigen Einträge
gefiltert, die alle definierten Bedingungen erfüllen. Um eine
Oder-Verknüpfung zu erhalten, klicken Sie auf das Wort Und
links neben der gewünschten Definitionszeile und schalten im
Kontextmenü die Option Oder ein.
Messenger automatisch laden
Bestimmen Sie, welche
Teilprogramme beim Start des Communicator geladen werden.
Wenn
Sie den Communicator meist-für den E-Mail-Austausch benutzen,
bietet es sich an, das E-Mail-Programm Messenger sofort beim
Aufruf zu laden. Standardmäßig startet der Netscape
Communicator zunächst den Browser. Sie müssen
Communicator/Messenger extra aufrufen, wenn Sie eine E-Mail
schreiben möchten. Kürzen Sie diese lästige
Prozedur ab: Veranlassen Sie, daß der Messenger automatisch
beim Start geladen wird. Benutzen Sie dazu den Befehl Bearbeiten/
Einstellungen, und wählen Sie links die Kategorie Gesamtbild
aus. Rechts aktivieren Sie die Checkboxen der Programme, die
automa-tisch beim Start geladen werden. In diesem Beispiel
schalten Sie die Option Navigator aus und dafür Messenger
ein. Sie können hier mehrere Programme für den
automatischen Start auswählen. Allerdings verlängert
sich dadurch die Ladezeit des Communicator entsprechend. Die zu
ladenden Pro-gramme legen also Ihre Einstellungen fest.
Übergreifende Links kontrollieren
So finden Sie
schnell übergreifende Verknüpfungen in Excel-Tabellen.
Mit der Suchfunktion von Excel finden Sie alle übergreifenden
Verknüpfungen, die auf andere Tabellen oder Arbeitsmappen
verweisen. Auf diese Weise lassen sich Formeln in verknüpften
Tabellensystemen mühelos sichten und überprüfen.
Wählen Sie dazu links oben im Arbeitsblatt die Zelle A1 aus,
und benutzen Sie den Befehl Bearbeiten/Suchen. Im Feld Suchen nach
des Dialogs geben Sie ein Ausrufezeichen ein. Damit die Suche
funktioniert, stellen Sie im Feld Suchen in die Option Formeln
ein. Das Kontrollkästchen Nur ganze Zeilen suchen darf nicht
aktiviert sein. Beide Einstellungen sind standardmäßig
vorgegeben. Wenn Sie nun mit Weitersuchen die Suche durchführen,
markiert Excel jeweils die nächste Zelle, die eine
tabellenübergreifende Verknüpfung in der Formel enthält.
Schnell springen
Per Mausklick navigieren Sie blitzschnell
durch zusammenhängende Tabellen.
Excel bietet eine
versteckte Methode, um schnell durch zusammenhängende
Tabellendaten zu navigieren. Möchten Sie beispielsweise
direkt zum Ende einer Tabelle springen, wählen Sie eine Zelle
in der obersten Zeile der Tabelle aus. Zeigen Sie auf die untere
Auswahllinie dieser Zelle. Der Cursor muß dabei als Pfeil
erscheinen. Wenn Sie nun einen Doppelklick durchführen,
springt Excel direkt zur letzten Zelle der zusammenhängenden
Datenreihe in dieser Spalte. Dieses Verfahren funktioniert in alle
vier Richtungen: Um beispielsweise nach rechts zum Ende der
Tabelle zu springen, führen Sie einen Doppelklick auf die
rechte Markierungslinie der ausgewählten Zelle aus.
Zusätzlich lassen sich die dazwischenliegenden Zellen
markieren, wenn Sie während der Operation die
[Umschalt]-Taste gedrückt halten. Dabei ist zu beachten, daß
bei diesem Verfahren leere Zellen als Haltepunkte dienen. Enthält
eine Tabelle beispielsweise eine Leerzeile, springt Excel immer
nur bis zur Zelle vor dieser Leerzeile.
Blätter neu sortieren
So ändern Sie die
Reihenfolge der Arbeitsblätter in einer Arbeitsmappe.
Wenn
Sie mit verschiedenen Arbeitsblättern in einer Excel-Mappe
arbeiten, läßt sich die Reihenfolge der einzelnen
Tabellen jederzeit ändern. Klicken Sie dazu mit der rechten
Maustaste auf die Registerzunge der Tabelle, die Sie verschieben
möchten, beispielsweise Tabelle 3. Benutzen Sie im
Kontextmenü den Befehl Verschieben/Kopieren. Im Dialog
erscheint eine Liste aller Arbeitsblätter in der aktuellen
Arbeitsmappe. Wählen Sie hier als Ziel die Tabelle aus, vor
der das zu verschiebende Blatt eingefügt werden soll. Mit
OKverschieben Sie die ausgewählte Tabelle an die neue
Position. Wenn Sie zusätzlich im Dialog die Option Kopieren
einschalten, erstellt Excel an der Zielposition eine Kopie der
ausgewählten Tabelle.
Fixe Überschriften
Excel zeigt bei großen
Tabellen auf Wunsch die Spaltenüberschriften an.
Wie hieß
doch gleich die Überschrift zum Eintrag 089-44 34 56? Beim
Blättern in größeren Tabellen verschwindet die
oberste Zeile, und Sie verlieren die Übersicht bei der
Bearbeitung Ihrer Datenreihen. In solch einem Fall weisen Sie
Excel an, die Spaltenüberschriften immer anzuzeigen.
Markieren Sie dazu oben im Blatt die komplette Zeile, die sich
direkt unter den Überschriften befindet, und benutzen Sie den
Befehl Fenster/Fixieren. Excel teilt das Tabellenblatt unterhalb
der Überschriftenzeile. Wenn Sie in der Tabelle nach unten
blättern, bleibt der Bereich mit den Spaltenüberschriften
sichtbar. Um die Teilung aufzuheben, wählen Sie
Fenster/Fixierung aufheben.
Dezimale Zeiten
Um einfacher mit Zeitwerten zu rechnen,
wandeln Sie diese in Dezimalzahlen um.
Wollen Sie aus
notierten Arbeitszeiten die Überstunden ermitteln, rechnen
Sie in Excel mit Zeitangaben. Zeitwerte lassen sich aufgrund der
abweichenden Skala nicht ohne weiteres addieren und subtrahieren.
Excel formatiert Zeitwerte standardmäßig im Format
hh:mm, also als Stunden und Minuten. Um einen Zeitwert in dezimale
Berechnungen zu integrieren, wandeln Sie ihn in eine Dezimalzahl
um, indem Sie ihn mit 24 multiplizieren. Weisen Sie dazu der
Zelle, in der die Dezimalzahl stehen soll, mit dem Befehl
Format/Zelle das Format Zahl mit zwei Dezimalstellen zu. Tragen
Sie die Multiplikationsformel ein, beispielsweise
=B3*24,
falls der Zeitwert in Zelle B3: steht. Anschließend
erscheint die Zeitangabe als Dezimalzahl in der neuen Zelle.
Zeitwerte in Minuten anzeigen
Mit Hilfe eines
benutzerdefinierten Formats wandelt Excel Zeitwerte in Minuten um.
In Zeitabrechnungen oder -listen ist es oft erwünscht,
daß Zeitwerte in Minuten angezeigt werden. Damit Excel
beispielsweise automatisch den Zeitwert 01:15 Stunden in 75
Minuten umrechnet, weisen Sie der Zelle, in der das Ergebnis in
Minuten stehen soll, das benutzerdefinierte Format [m] zu.
Markieren Sie dazu die gewünschte Zelle, und benutzen Sie den
Befehl Format/Zelle. Im Dialog wählen Sie im Fenster links
die Kategorie Benutzerdefiniert und geben in das Feld Formate die
Formatdefinition [m] ein. Die Eingabe mmuß klein geschrieben
sein und in eckigen Klammern stehen. Mit OK weisen Sie das neue
Format zu. Anschließend übernehmen Sie den
ursprünglichen Zeitwert (hier 01:15 ) mit der Formel
=A1
in die neue Zelle, falls der Zeitwert in A1 steht. Jetzt
erscheint die korrekte Minutenangabe (hier: 75 ) in der neuen
Zelle.
Euro-Währungsformat
Für die Darstellung von
Euro-Werten benötigen Sie ein benutzerdefiniertes
Zellformat.
Excel bietet kein fertiges Zellformat für
Werte an, die in der Euro-Währung dargestellt werden sollen.
Dazu müssen Sie ein benutzerdefiniertes Format anlegen.
Voraussetzung ist, daß das Euro-Symbol vom Betriebssystem
dargestellt wird. Die entsprechend modifizierten Zeichensätze
sind in Windows 98 bereits integriert. Benutzer von Windows 95 und
NT müssen zunächst ein passendes Euro-Update
installieren, das im Internet unter der
Adresse
www.microsoft.com/windows/
euro.asp
bereitsteht. Nach der Installation des Updates läßt
sich das Euro-Sonderzeichen in allen Anwendungen mit der
Tastenkombination [AltGr-E] einfügen. Um in Excel ein
Euro-Währungsformat anzulegen, wählen Sie Format/Zellen
und als Kategorie Benutzerdefiniert. Tragen Sie in das
Formate-Feld #.##0,00 DM ein, um ein einfaches Format mit zwei
Dezimalstellen zu erhalten. Markieren Sie die Währungsbezeichnung
DM, und betätigen Sie die Tastenkombination [AltGr-E]. Die
Angabe DM wird durch das Euro-Symbol ersetzt. Weitere
benutzerdefinierte Euro-Formate erstellen Sie, indem Sie die
vorhandenen DM-Formate im Bereich Benutzerdefiniert entsprechend
modifizieren. Mit den neuen Formaten lassen sich Werte nun als
Währung mit dem Euro-Symbol formatieren.
Texte in Formeln
Mit Hilfe kombinierter Formeln integrieren
Sie Berechnungen in Textpassagen.
In Rechnungsformularen oder
ähnlichen Anwendungen ist es oft erforderlich, Berechnungen
und Textpassagen in einer Formel zu kombinieren. Dies läßt
sich mit Excel problemlos realisieren. Wichtig bei gemischten
Formeln ist, daß die Textpassagen immer in
Anführungs-zeichen stehen. Verknüpfen Sie die
verschiedenen Elemente durch das Zeichen &. Als Beispiel dient
die folgende Formel:
="Im Rechnungsbetrag
von"
&SUMME(E3:E10)&" DM sind 16 %
Umsatzsteuer
="&RUNDEN((SUMME(E3:E10)/116)*16; 2)&"
DM."
Die Formel berechnet die Summe der Beträge in
den Zellen E3 bis E10 und ermittelt die enthaltene Mehrwertsteuer,
indem sie den Gesamtbetrag durch 116 dividiert und das Ergebnis
mit 16 multipliziert. Als Resultat erscheint dann beispielsweise
der Satz:
Im Rechnungsbetrag von 141 DM sind 16 Prozent
Umsatzsteuer = 19,45 DM enthalten.
Damit Textpassagen und
Zahlenwerte korrekt getrennt werden, fügen Sie in gemischten
Formeln vor bzw. hinter den Anführungszeichen jeweils ein
Leerzeichen zu Beginn und am Ende jedes Textelements ein.
Listen korrekt sortieren
So verhindern Sie, daß Excel
die Spaltenüberschriften in Listen mit einsortiert.
Excel
eignet sich hervorragend zur Verwaltung von Adreß- oder
Inventar-listen. Beim Sortieren von Listen in Excel-Tabellen kann
allerdings das Problem auftreten, daß die Sortierfunktion
die Spaltenüberschriften ebenfalls mit einordnet. Um zu
verhindern, daß Ihnen auf diese Art Überschriften
verloren gehen, müssen Sie eine Option im Sortieren-Dialog
verändern. Wählen Sie dazu eine beliebige Zelle
innerhalb der Liste aus, und gehen Sie auf den Befehl Daten/
Sortieren. Wenn die Liste keine Leerzeilen enthält, markiert
Excel standardmäßig den kompletten Listenbe-reich
unterhalb der Überschriften. Falls die Überschriften
ebenfalls ausgewählt sind, schalten Sie im Bereich Liste
enthält die Option Überschriften ein. Excel nimmt nun
die Überschriften aus der Markierung heraus. Sie können
die Sortierung nach den gewünschten Spaltenüberschriften
durchführen, ohne daß die Überschriften
einsortiert werden.
Doppel-Buttons
Einige Schaltflächen auf den
Excel-Symbolleisten sind mit zwei Funktionen belegt.
Die
Überfrachtung mit zahlreichen Buttons erschwert die
Programmbedienung. Auch Excel macht da keine Ausnahme. Zum Glück
lassen sich die überfüllten Symbolleisten von Excel
erheblich übersichtlicher gestalten: Da einige Schaltflächen
zwei Funktionen haben, können Sie überflüssige
Buttons entfernen, ohne auf Funktionen zu verzichten. Als
Umschalter bei zweifach belegten Schaltflächen dient die
[Umschalt]-Taste. Wenn Sie beispielsweise die Schaltfläche
Arbeitsmappe öffnen mit gedrückter [Umschalt]-Taste
anklicken, verwandelt sich diese in die Taste Speichern. Doppelt
belegt sind außerdem die Schaltflächen Speichern,
Drucken und Seitenansicht sowie einige Buttons in der
Formatierungsleiste, etwa Unterstrichen, Linksbündig,
Zentriert und Rechtsbündig. Falls es Sie nicht stört, ab
und zu die [Umschalt]-Taste zu betätigen, können Sie
also einige Buttons von der Sym-bolleiste entfernen. Dazu benutzen
Sie den Befehl Extras/Anpassen und ziehen die überflüssigen
Schaltflächen auf den Anpassen-Dialog. Mit Zurücksetzen
im Register Symbolleisten dieses Dialogs stellen Sie bei Bedarf
den ursprünglichen Zustand wieder her.
Tabellenzahl vorgeben
So verändern Sie die Anzahl der
Tabellen in neu angelegten Arbeitsmappen.
Standardmäßig
enthalten neu angelegte Arbeitsmappen unter Excel 97 drei
Tabellen. Falls Sie damit nicht auskommen, erhöhen Sie
einfach die Anzahl der Tabellen in neuen Arbeitsmappen. Benutzen
Sie dazu den Befehl Extras/Optionen, und aktivieren Sie das
Register Allgemein. Hier stellen Sie die gewünschte
Tabellenanzahl im Feld Blätter in neuer Arbeitsmappe ein und
schließen mit OK ab. Excel 95 legt neue Arbeitsmappen
standardmäßig mit 16 Tabellen an. Falls Sie weniger
brauchen, reduzieren Sie die Anzahl wie beschrieben.
Aktualisieren ohne Abfrage
So unterbinden Sie die Abfrage,
ob externe Verknüpfungen aktualisiert werden sollen.
Enthält
eine Tabelle Formeln, die Daten aus anderen Excel-Dateien holen,
erscheint beim Öffnen dieser Arbeitsmappe folgende
Abfrage:
Diese Datei enthält automatische Verknüpfungen.
Verknüpfungen aktualisieren?
Auf Wunsch läßt
sich dieser Dialog generell abschalten. Benutzen Sie den Befehl
Extras/Optionen, und wählen Sie das Register Bearbeiten. Hier
schalten Sie die Option Aktualisieren von automatischen
Verknüpfungen bestätigen aus und schließen mit OK
ab. Jetzt erscheint diese Meldung nicht mehr. Sind
dateiübergreifende Bezüge vorhanden, bringt Excel diese
automatisch beim Öffnen der Hauptdatei auf den neuesten
Stand, falls Änderungen vorliegen. Außerdem läßt
sich die Aktualisierung jederzeit manuell durchführen.
Benutzen Sie dazu den Befehl Bearbeiten/ Verknüpfungen. Im
Dialog wählen Sie die gewünschte Verknüpfung aus
und klicken auf Jetzt aktualisieren.
Taschenrechner
Einfache Berechnungen führen Sie ohne
Formeln direkt in Excel-Tabellen durch.
Als Excel-Anwender
können Sie sich einen separaten Taschenrechner sparen, da
Excel dessen Aufgaben übernimmt. Dabei ist es nicht nötig,
für schnelle Berechnungen Formeln in separaten Zellen
anzulegen. Viel schneller geht dies mit dem Befehl Inhalte
einfügen, der sich ideal für alle Grundrechenoperationen
eignet. Möchten Sie beispielsweise alle Werte einer Spalte
zum Quadrat setzen, markieren Sie diese Werte und kopieren sie mit
[Strg-C] in die Zwischenablage. Lassen Sie die Markierung
bestehen, und benutzen Sie den Befehl Bearbeiten/Inhalte einfügen.
Im Dialog wählen Sie unter Rechenoperation bzw. Operation bei
Excel 97 die gewünschte Option, in diesem Beispiel
Multiplizieren. Bestätigen Sie mit OK, multipliziert Exel die
markierten Werte mit sich selbst und zeigt die Quadratzahlen als
Ergebnis in den gleichen Zellen an. Sie nehmen die Berechnung mit
der Rückgängig-Taste zurück.
Transparente Grafiken
Mit etwas Handarbeit erzeugen Sie
gif-Grafiken mit transparentem Hintergrund.
Bei der Gestaltung
von Web-Seiten ist es oft nötig, den Hintergrund eines Bildes
transparent zu setzen. Nur dann paßt sich die Grafik perfekt
in den Seitenhintergrund ein. Leider bietet Paint-Shop 4 kein
Werkzeug, um die Transparenz auf Knopfdruck zuzuweisen. Mit etwas
Handarbeit gelingt dies trotzdem. Damit die Umwandlung gelingt,
muß der Hintergrund der entsprechenden Grafik möglichst
einfarbig sein. Verringern Sie zunächst die Farbtiefe des
Bildes auf 256 Farben mit Colors/Decrease Color Depth/256 Colors
(8 bit). Im Dialog wählen Sie die Optionen Standard und
Nearest Colors aus und klicken auf OK. Aktivieren Sie das
Dropper-Werkzeug in der unteren Symbolleiste, und zeigen Sie auf
den Hintergrundbereich des Bildes. Rechts in der Farbleiste
erscheinen die RGB-Werte des ausgewählten Farbtons. Darunter
finden Sie hinter dem I den Indexwert dieser Farbe, den Sie für
das Setzen der Transparenz benötigen. Merken Sie sich diesen
Wert, und benutzen Sie den Befehl File/Save as. Im sichtbar
werdenden Dialog stellen Sie als Dateityp GIF/Compuserve und als
Sub type die Option Version 89a/Non-interlaced ein. Klicken Sie
auf die Schaltfläche Options. Im erscheinenden Dialog
aktivieren Sie die Option Set the transparency value to palette
entry und geben in das Feld den Indexwert der Hintergrundfarbe
ein, den Sie soeben ermittelt haben. Klicken Sie auf OK, und
speichern Sie die Grafik unter dem gewünschten Namen.
Filter einbinden
Nutzen Sie zusätzliche Effektfilter
aus diversen Programmen zur Bildbearbeitung in Paint Shop Pro.
Die
Funktionalität von Paint Shop Pro 4 läßt sich
durch externe Effektfilter erweitern, die als Plugins eingebunden
werden. Verwenden Sie zum Adobe-Standard kompatible Filter. Um
neue Filter hinzuzufügen, wählen Sie in Paint Shop Pro
den Befehl File/Preferences/General Program Preferences und im
Dialog das Register Plugin Filters aus. Hier schalten Sie die
Option Enable Plugin Filters Allow the Use of External Image
Processing Filters ein. Tragen Sie den Pfad des Verzeichnisses,
das die Filter enthält, in das Feld Folder ein. Alternativ
benutzen Sie die Browse-Schaltfläche, öffnen das
gewünschte Verzeichnis und klicken auf Select. Mit OKim
Dialog Paint Shop Pro Preferences schließen Sie ab.
Kompatible Filter aktiviert Paint Shop ab jetzt sofort und bindet
die Plugins bei jedem Start automatisch ein. Sobald eine Grafik
geladen ist, stehen die neuen Filter im Menüpunkt
Image/Plug-in-Filters zur Verfügung.
3D-Verläufe
Mit der Wahl des richtigen Verlaufs
erzielen Sie dreidimensionale Wirkungen.
Paint Shop Pro 4
bietet keine Werkzeuge, um dreidimensionale Objekte di-rekt
anzulegen. Mit ein paar Handgriffen lassen sich jedoch einfache
3D-Ef-fekte auch mit diesem Programm erzeugen. Legen Sie dazu mit
der Schaltfläche Neweine neue Grafik an. Im Dialog stellen
Sie eine Größe von 200 x 200 Pixeln ein und wählen
White als Background Color. Aktivieren Sie das Werkzeug Shapes,
stellen Sie als Form Circle ein, und zeichnen Sie einen Kreis im
leeren Dateifenster. Mit Hilfe eines Füllverlaufs weisen Sie
nun den gewünschten 3D-Effekt zu. Entscheidend ist, daß
Sie eine möglichst helle Vordergrundfarbe wie Weiß oder
Gelb sowie eine kräftige Hinter-grundfarbe verwenden,
beispielsweise Dunkelblau. Zur Einstellung benutzen Sie die
Schaltflächen unterhalb der Farbpalette rechts Anschließend
aktivieren Sie das Werkzeug Flood Fill, stellen im Listenfeld
Tolerance den Wert 10 ein und weisen als Fill Style die Option
Sunburst Gradient zu. Klicken Sie auf die Schaltfläche
Options, und stellen Sie im Dialog jeweils 25 Prozent für die
vertikale und horizontale Achse ein. Mit OK übernehmen Sie
die Änderung. Wenn Sie jetzt in den Kreis klicken, sorgt der
Verlauf für den gewünschten Kugeleffekt.
Reparieren durch Kopieren
So reparieren Sie defekte
Klangstellen, die sich nur in einem Kanal befinden.
Weist eine
Stereo-Sounddatei Störungen in einem Kanal auf, lassen sich
diese oft korrigieren, indem Sie einen intakten Soundschnipsel aus
dem anderen Kanal über die fehlerhafte Stelle kopieren.
CoolEdit führt solche Operationen sehr präzise aus.
Markieren Sie dazu mit gedrückter Maustaste in beiden Kanälen
den fehlerhaften Bereich der Wave-Datei. Klicken Sie auf die
Zoomtaste, um den markierten Bereich größer
darzustellen. Mit der rechten Maustaste läßt sich die
Markierung beiderseitig erweitern oder verkleinern, um die Auswahl
exakt anzupassen. Blenden Sie den Kanal aus, der die schadhafte
Stelle enthält. Handelt es sich um den rechten Kanal,
schalten Sie die Option Right Channel im Menü View aus. Mit
Edit/Copy übernehmen Sie die intakte Stelle aus dem anderen
Kanal in die Zwischenablage. Danach zeigen Sie mit Hilfe des
View-Menüs ausschließlich den fehlerhaften Kanal an. In
diesem Beispiel schalten Sie dazu die Option Right Channel wieder
ein und Left Channel aus. Wenn Sie den Befehl Edit/Paste benutzen,
ersetzt Cool-Edit die fehlerhafte Stelle durch das intakte Pendant
aus dem anderen Kanal.
Rauschfreie Zonen
Durch selektive Höhenabsenkung
entfernen Sie Rauschen ohne große Klangverluste.
Cool
Edit stellt Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung,
um Mu-sikstücke von Störgeräuschen zu befreien. Bei
der gängigen Methode wenden Sie das Noise Reduction-Werkzeug
auf die gesamte wav-Datei an. Da sich dies jedoch
klangverschlechternd auswirkt, ist es besser, ausschließlich
die leisen Stellen einer Audiodatei, in denen das Rauschen hörbar
ist, mit einem Filter zur Höhenabsenkung zu behandeln. Für
dieses selektive Filtern markieren Sie eine leise Passage in der
wav-Datei und verwenden den Befehl Transform/Fil-ters/ FFT Filter.
Im Dialog aktivieren Sie in der Liste Graphic Presets den Eintrag
Treble Reduce mit einem Doppelklick. Der Kurvenverlauf im
Liniendiagramm zeigt an, welche Änderungen der Filter in den
einzelnen Frequenzberei- chen vornimmt. Die Kurve und damit die
Charakteristik des Filters läßt sich durch Verschieben
der Markierungs-punkte nach Belieben ändern. Zusätzliche
Markierungspunkte fügen Sie bei Bedarf per Mausklick auf die
Kurve hinzu. Den Wirkungsgrad beeinflussen Sie, indem Sie die
db-Werte in den Feldern rechts neben dem Diagramm verändern.
So verstärken beispielsweise die Werte 20 und -20 den Effekt.
Mit OK wenden Sie den Filter an.
Leiser Beginn
Ein dynamischer Filter sorgt für perfekte
Rauschunterdrückung am Anfang eines Musikstücks.
Manche
Musikstücke beginnen sehr leise und werden allmählich
lauter. Um in solchen Fällen eine optimale
Rauschunterdrückung zu erzielen, setzen Sie einen dynamischen
Filter zur Höhenabsenkung ein. Dynamisch bedeutet, daß
sich der Wirkungsgrad des Filters während der Anwendung
ändert, bei-spielsweise ständig abnimmt. Dies reduziert
die Klangverschlechterung auf ein Minimum und vermeidet einen
harten Übergang zwischen der gefilterten und der
unbehandelten Passage. Markieren Sie dazu die gewünschte
Passage am Anfang der wav-Dateien, und wählen Sie den Befehl
Transform/ Filters/FFT Filter. Im Dialog aktivieren Sie Treble
Reduce per Doppelklick. Damit der Filter dynamisch arbeitet,
schalten Sie die Option Lock to Constant Filter (disable) aus und
wählen View Final. Klicken Sie auf Flat, und ziehen Sie den
rechten Markierungspunkt der Linie auf die 0 dB-Marke. Damit legen
Sie fest, daß dieser Filter am Ende des markierten
Audiobereichs nichts mehr am Originalsignal ändert. Mit OK
wenden Sie den Filter an. Den exakten Wirkungsverlauf des Filters
zwischen den beiden Einstellungen View Initial Filter Graph und
View Final ändern Sie auf Wunsch mit Hilfe eines
Liniendiagramms, das Sie mit der Schaltfläche Transition
Curve aufrufen. Die Voreinstellung sorgt hier für eine
degressive Rauschunterdrückung, die sich fließend
abschwächt.
Sanftes Entrauschen
So setzen Sie die Rauschunterdrückung
optimal ein, um Qualitätsverluste zu vermeiden.
CoolEdit
eignet sich hervorragend dazu, störendes Rauschen aus
Musikauf-nahmen zu entfernen. Bei einer vollständigen
Unterdrückung des Störgeräuschpegels klingt das
Resultat allerdings meist hohl und leblos. Zudem werden der Musik
störende Geräusche beigemischt, beispielsweise
"blubbernde" Effekte. Bei stark verrauschten Originalen
haben sich in der Praxis Einstellungen um die 70 Prozent bewährt.
Um diese Einstellung vorzunehmen, benutzen Sie den Befehl
Transform/NoiseReduction. Legen Sie zunächst ein Noise
Profile an, oder benutzen Sie die Schaltfläche Load Profile,
um ein Rauschprofil zu laden. Stellen Sie den Regler Noise
Reduction Level auf einen Wert wie 70 Prozent ein. Restrauschen
läßt sich selektiv mit Hilfe eines Hochpassfilters
mindern.
SchulHTML des Bernhard Malinkewitz: